Documentation utilisateur

Accès à OpenFlyers

Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure

Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :

• Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
  • Si non, alors il faut regarder la FAQ Page indisponible
• Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
  • Si oui, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure de réinitialisation de mot de passe. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure aéronautique
• Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
  • Si oui, alors il faut regarder la procédure de gestion des cookies du navigateur.

Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :

• Navigateur utilisé
• Système d'exploitation
• type de PC, smartphone ou tablette
• Nom du fournisseur d'accès internet
• Actions effectuées
• Message d'erreur s'affichant

Fiche utilisateur

Données > Affichage et fiche personnelle

Affichage du menu contextuel

Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :

• soit automatiquement
• soit par un clic droit de la souris

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :

• Aller dans Données > Affichage et fiche personnelle
• Cocher ou décocher N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris selon le comportement souhaité
• Cliquer sur le bouton Sauver tout en bas du formulaire

Choisir l'unité de temps

Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.

• Aller dans Données > Affichage et fiche personnelle
• Choisir dans le champ Unité de temps parmi :
  • heures minutes
  • heures centièmes
  • heures dixièmes
• Appuyer sur le bouton Sauver.

Recevoir un e-mail pour toute réservation

• Aller dans Données > Affichage et fiche personnelle

Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit Alertable par e-mail pour toute réservation, apparait une case à cocher Recevoir un e-mail pour toute réservation.

• L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail lorsqu'une nouvelle réservation est créée par n'importe quel utilisateur.

Gérer ses disponibilités

Lorsque vous êtes intervenant (formateur, instructeur, moniteur, mécanicien, etc.), vous pouvez gérer vos disponibilités en allant dans Données > (in)disponibilités

Il existe deux types de disponibilités :

Les disponibilités régulières qui reviennent chaque semaine, par exemple : le lundi de 9h00 à 18h00.

Les disponibilités exceptionnelles (ou les indisponibilités exceptionnelles) sont ponctuelles : présent (ou absent) le 1er décembre de 8h00 à 12h00.

Vous pouvez cumulés ces modes pour avoir une flexibilité maximum.

Exemple :

- disponible du Lundi 8 h 00 au Mercredi 19 h 00 en permanent

- disponible du Vendredi 8 h 00 au Samedi 19 h 00 en permanent

- Absent du 15 Juillet au 30 Juillet pour raison de congé

Attention à ne pas créer des incohérences.

De même, si vous faites une pause déjeuner, il faut créer des disponibilités par demi-journées pour chaque jour concerné, en présence régulière en créant une disponibilité tous les jours de 9h à 12h et une disponibilité tous les jours de 14h à 18h (par ex.).

En cas de problème, affichez la liste des disponibilités et supprimez tous les créneaux puis reconstruisez les disponibilités.

Message d'alerte adresse IP bloquée

Un message d'alerte signalant que l'adresse IP est bloquée peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention à la casse.

Réinitialiser son mot de passe

Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des attaques par force brute.

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :

• Cliquer sur le lien Mot de passe oublié ?
• Dans le formulaire Demande de réinitialisation du mot de passe, remplissez le champ E-mail avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
• Cliquer sur le bouton Valider
• Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :

Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.

• Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :

Demande de réinitialisation du mot de passe à capam.openflyers.fr et contient les éléments suivants :

Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers

• Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
• Dans le 2ème formulaire intitulé Réinitialisation du mot de passe, renseigner les champs :
  • Identifiant avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
  • Code d'activation avec le code d'activation reçu par e-mail
• Cliquer sur le bouton REINITIALISER

Restriction d'accès

En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions à la connexion. Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :

• En cas de solde insuffisant
• En cas de validité obsolète

Un message s'affiche au moment de la connexion indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Activité

Consulter un vol ouvert

Pour pouvoir consulter un vol ouvert d'un tiers, il faut disposer du droit de "Saisie d'activité pour un tiers".

• Sur le planning de réservation, cliquer sur le rectangle de l'aéronef considéré qui doit être sur fond bleu pour indiquer que l'aéronef est en l'air.

Saisie d'un vol

• Aller dans Vols > Saisir un vol, remplir le formulaire
• La saisie d'un vol d'une durée inférieure à 15 minutes déclenchera l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur Confirmer la validation au dessous de ce message pour saisir définitivement le vol.
• Après la saisie d'un vol, renvoie sur :
  • Le planning lors d'un vol en ouverture
  • Le formulaire de saisie d'un vol lors d'un nouveau vol en fermeture et que le terrain d'arrivée saisie est différent du terrain par défaut de la structure
  • Dans les autres cas, l'extrait de compte de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
  • Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

Alerte Vous êtes actuellement en l'air

Si en tentant de saisir un vol, l'alerte Vous êtes actuellement en l'air apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. Il faut cliquer sur le bouton permettant de saisir ce vol pour ensuite le supprimer s'il n'a pas lieu d'être.

Alerte L'aéronef est déjà en l'air

Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge L'aéronef est déjà en l'air cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec et aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut effectuer la procédure suivante :

• Revenir sur le planning
• Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
• Cliquer sur le bouton Annuler le vol tout en bas du formulaire.

Comptabilité

Créditer son compte utilisateur

• Aller dans Comptes > Approvisionner
• Si vous disposez de droit de gestion comptable, choisir dans le champ Encaissement de l'utilisateur le nom de l'utilisateur concerné
• Si vous disposez de plusieurs comptes sur lesquels vous pouvez choisir où ventiler votre encaissement, choisir dans le champ Compte à créditer le nom du compte concerné
• Dans le champ Type de règlement, sélectionner le type de règlement
• Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ Personne qui reçoit
• Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
• Cliquer sur le bouton Valider

Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "3-D Secure" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

Extrait de compte

OpenFlyers offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du profil et de ses droits, une colonne Actions peut apparaître avec des icônes pour permettre de modifier ou supprimer une écriture non validée selon le type d'écriture comptable qui est générée.

Colonne "Numéro de pointage ou de facture"

• Lorsque l'écriture est liée à une facture fournisseur, la colonne affiche le numéro de pointage.
• Lorsque l'écriture est liée à une facture client et que l'utilisateur dispose du droit de Gestion des comptes ou que la facture à afficher lui est destinée :
  • Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes qui amènent aux factures pro-format associées.
  • Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes qui amène aux factures PDF associées.

  Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.

La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :

• D'encaissement client.
• De flux.
• De facture client n'ayant pas de facture associée.

Imprimer un extrait de compte

• Afficher l'extrait de compte souhaité
• Imprimer avec la commande du navigateur

Transférer de l'argent

Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :

• Aller sur Comptes >Transférer
• Dans le champ Compte à créditer choisir le nom de la personne concernée
• Dans le champ Montant, saisir le montant que l'on souhaite transférer
• Remplir éventuellement le champ Commentaires
• Cliquer sur le bouton Valider : Attention cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.

Rapports

Tous les rapports sont regroupés sur une même page qui est accessible depuis Données > Rapports ou côté admin Rapports > Structure > Visualiser (si on dispose d'un droit spécifique).

Cette page est constituée de 2 parties :

• Une liste de champs dans le formulaire général
• Une liste de rapports

Les données qui doivent être saisies dans les champs du formulaire général varient en fonction des rapports.

Les données prises en compte dans les rapports sont affichés dans le titre du rapport au-dessus du tableau de résultat.

Aussi, si on constate que malgré le fait d'avoir préciser une valeur, celle-ci semble ignorer par le rapport, il faut vérifier si cette donnée apparait dans la liste données prises en compte. Si c'est le cas, alors il y a potentiellement un bug. Si ce n'est pas le cas, alors c'est "normal".

La version 4 d'OpenFlyers proposera une interface différente où on choisira d'abord son rapport et ensuite les données pour les seules variables prises seront demandées.

Réservations

Immobiliser une ressource

Les utilisateurs disposant du droit Gestion des disponibilités des ressources peuvent rendre une ressource indisponible pour un créneau horaire donné. Cela permet d'indiquer aux autres utilisateurs que la ressource considérée n'est pas disponible.

Validités

Alerte à la connexion

Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance. Ainsi, les validités sans échéance ou les validités avec formule d'expérience ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur.

L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans Données > Validités. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

Alertes lors d'une réservation ou une saisie de vol

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'un vol comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.