Sommaire

1 Fonctionnement d'OpenFlyers
2 Les bases de données
3 Compte client OpenFlyers
4 Plateforme OpenFlyers
5 Support

Fonctionnement d'OpenFlyers

Fonctionnement économique

OpenFlyers fonctionne sur le modèle économique d'une ASP (=Application Service Provider) ou SaaS (= Software as a Service). On parle également de "cloud computing" (informatique dans les nuages). C'est-à-dire que nous fournissons un service applicatif par le biais d'internet pour lequel nous facturons un abonnement annuel.

Les avantages de ce système pour les clients finaux sont les suivants :

la maintenance logiciel est déportée et ne nécessite plus le déplacement d'un technicien. Cela permet également de mettre en œuvre plus rapidement des correctifs à la demande ;
le coût des développements est mutualisé entre les différents clients ;
nous assurons nous-mêmes la pérennité des données par sauvegardes journalières sur plusieurs serveurs en plusieurs lieux et cela sur 20 jours glissants.

De plus, OpenFlyers existe en plusieurs versions dont certaines sont disponibles en téléchargement. Vous pouvez retrouver plus d'infos sur notre support libre.

Fonctionnement applicatif

Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

Le logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

Nouveaux développements

Le conditions générales d'OpenFlyers donne la possibilité aux clients de choisir eux-mêmes les développements qui leur seront le plus profitable. Le fonctionnement est le suivant :

Tout client désireux de voir développer une nouvelle fonctionnalité peut faire une demande de devis développement par an. Cette demande doit être effectuée par e-mail en précisant le nom de la structure aéronautique cliente.
En fonction du coût en heures de développement, ce développement peut être financé les heures de bonus développement dont bénéficie chaque client. Plusieurs clients peuvent mutualiser leurs bonus de développement. Les développements peuvent être également financés en partie ou en totalité par une facturation spécifique dans le cas où le bonus développement ne permet pas de couvrir l'intégralité du coût en heures.
A l'issue d'une demande de devis, un client peut demander un nouveau devis à condition qu'il ait accepté le 1er devis. Le but est de limiter le temps consacré par l'équipe OpenFlyers à effectuer des devis.

Nous mutualisons les développements : tous nos développements sont intégrés au sein de l'unique version en cours de développement. Ainsi, tous les clients bénéficient des demandes de chacun d'entre-eux.

De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?

Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera ou Safari. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur.

Les bases de données

Les données stockées sont-elles bien protégées ?

Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.

Comment récupérer notre base de données ?

Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données en allant dans Admin, puis grâce à Configuration/Export SQL/Complet

Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?

Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir le catalogue tarifaire).

Peut-on importer notre ancienne base de données externe OF 1.3.x lors du passage en production sur la solution hébergée OpenFlyers ?

Oui, il est tout a fait possible de reprendre votre ancienne base de données OF 1.3.x.

Le coût est à partir de 50 € HT/heure, le temps effectif étant déterminé lors de l'import. Il faut nous faire parvenir un export complet de la base SQL de votre plateforme.

Il faut au préalable que vous ayez créé une plateforme client , puis nous signaler l'identifiant de votre plateforme.

Il faut ensuite vous créer la ou les factures, selon l'abonnement choisi, à partir de votre clientmanager

Vous acquittez les factures correspondant à la migration de votre base de données, de votre abonnement et éventuellement de la migration de votre plateforme de la version 2.1 en 3.0

Puis, l'idéal est de fixer un rendez-vous, par exemple, le XX-XX-2012 à 9 h. Puis, à cette même date :

vous bloquez votre accès sur votre plateforme OF le jour J à 9h00 ;
vous nous envoyez la base de données en suivant ;
nous migrons, dès réception, votre base de données vers la version 2.1 (ou la version 3.0) sur nos serveurs ;
une fois cela fait, on vous envoie un e-mail ;
vous mettez en place de votre côté une redirection vers la nouvelle URL OF.

Il faut compter environ 2 heures maximum pour procéder à la migration (suivant les difficultés que nous rencontrerons avec votre base de données).

Les opérations d'export/import sont ainsi synchronisées et l'interruption de service est la plus courte possible.

Compte client OpenFlyers

Comment accéder à mon compte client ?

L'identifiant permettant d'accéder à votre compte client correspond au sous-domaine de votre plateforme.

Par exemple, si votre plateforme est référencée par l'adresse :

http://mermoz.openflyers.fr

Alors le sous-domaine est mermoz.

C'est donc mermoz qu'il faut utiliser comme identifiant pour vous connecter au compte client.

Si vous n'avez pas le mot de passe, vous pouvez le réactiver avec la fonction Mot de passe oublié ? qui est sur la page d'identification.

Une adresse e-mail vous sera demandée. Vous pourrez saisir l'adresse e-mail de la structure aéronautique ou celle du contact qui ont été saisies dans la fiche client (il s'agit des adresses e-mails sur lesquelles sont envoyées nos e-mails d'alerte de renouvellement ou d'information).

Dans le but de ne pas être submergés par les demandes, nous facturons la ré-initialisation manuelle, par nos soins, du mot de passe ou la mise à jour des adresses e-mails présentes sur la fiche client pour les abonnement First Price (cf. le catalogue tarifaire).

Comment modifier des éléments de la fiche client ?

Il vous suffit de vous connecter à votre plateforme OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

Comment renouveler l'abonnement ?

Afin de pouvoir renouveler l'abonnement, vous devez :

Vous connecter sur votre compte client OpenFlyers
Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre catalogue tarifaire)
Ensuite, payer soit :
- par carte bancaire en cliquant sur le lien "paiement par carte bancaire" (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate)
- par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction)
- par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier)

Variation du nombre de ressources lors du renouvellement

Lors du renouvellement, le nombre minimum de ressources proposées, dans l'interface de renouvellement de l'abonnement, correspond au nombre de ressources activées dans la plateforme OpenFlyers.

Si vous souhaitez augmenter le nombre de ressources pour l'année suivante, il suffit de modifier la valeur proposée par défaut.

Si vous souhaitez diminuer le nombre de ressources pour l'année suivante, il faut désactiver des ressources dans la plateforme OpenFlyers afin que le nombre proposé par défaut diminue.

Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation

Le message d'alerte votre cotisation n'est pas à jour correspond à un message lié à la configuration d'OpenFlyers. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa cotisation au sein de la structure.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement

L'abonnement OpenFlyers est dans la majorité des cas (sauf abonnement "Corporate Jet") calculé en fonction du nombre de ressources souhaitées. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez une ressource en cours d'année, alors vous devez demander par e-mail la création d'une facture complémentaire correspondant à une nouvelle ressource ou la mise à jour de votre prélèvement mensuel :

Dans le cas où vous acquittez un abonnement annuel : le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.
Dans le cas où vous êtes en prélèvement mensuel (avec majoration de 20% par rapport au tarif annuel) alors le tarif appliqué sera rajouté au prélèvement mensuel avec la majoration de 20%. De plus, des frais de dossier de 50 € HT pour la mise à jour du prélèvement automatique seront à payer en sus.

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ressource est prise pour toute l'année.

Par contre, s'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un nouvel abonnement pour la nouvelle ressource : il suffit de désactiver l'ancienne ressource avant d'activer la nouvelle.

Comment remplacer une ressource par une autre ?

Pour remplacer une ressource par une autre, il faut d'abord désactiver la ressource à substituer.

Si vous ne souhaitez pas désactiver cette ressource, alors vous pouvez nous demander de créer une facture complémentaire d'abonnement pour une ressource supplémentaire.

Comment désactiver une ressource ?

Comment créer une ressource ?

Facturation des ressources réelles et virtuelles

A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef (Admin / Flotte / Aéronefs colonne Aéronefs réels).

Nous avons créé une plateforme de test, comment passer en production ?

Pour passer en production, il suffit de lancer la facturation dans votre compte client OpenFlyers.

Vous trouverez plus d'explications sur comment vous connecter à la question Comment renouveler l'abonnement.

Attention : si vous souhaitez bénéficier du forfait paramétrage, il ne faut pas oublier de cocher la case prévue à cet effet.

A noter que le passage en production impacte la base de données lors de la mise en œuvre du paramétrage par nos soins : toutes les données déjà saisies sont susceptibles d'être écrasées pour repartir sur une base de données vierge.

Si vous souhaitez conserver des données saisies sur la plateforme de test, alors il vous faut créer une nouvelle plateforme et passer en production sur cette dernière.

Comment fonctionne le forfait paramétrage ?

Nous mettons à votre disposition un forfait paramétrage qui vous permet de vous éviter de consacrer du temps au paramétrage. Vous tirez ainsi profit d'un paramétrage "aux petits oignons" spécialement concocté par nous grâce à notre très bonne connaissance des contraintes qui sont les vôtres.

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers y compris l'import des utilisateurs à condition que vous nous communiquiez les données sous la forme d'un fichier informatique (csv, open office, excel, etc.) et en particulier :

la configuration du décompte du temps vol ;
la configuration de la comptabilité avec la création des codes comptables (sous réserve de nous fournir également les données sous format électronique) ;
la configuration du module de tarification ;
la configuration des qualifications ;
la mise en place de nos reports parmi ceux publiés.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre catalogue tarifaire si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les autres abonnements, le forfait paramétrage est inclus.

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :

Dans le cas où vous êtes sous version 1.3.x, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 2.1 en nous précisant que vous souhaitez le forfait paramétrage.
Nous créons les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
Vous devez souscrire au nouvel abonnement OpenFlyers.
Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire.
Une fois que vous avez rempli le questionnaire (en y joignant le cas échéant un fichier contenant la liste des utilisateurs) il faut compter quinze jours pour la mise en place du paramétrage initial.
Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables qui auront été saisies pour tester le paramétrage.

J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?

Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre catalogue tarifaire.

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?

Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?

Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos conditions générales.

L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?

Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre catalogue tarifaire. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

Plateforme OpenFlyers

Comment créer une plateforme ?

Il vous suffit d'aller sur www.openflyers.com et de cliquer en haut à gauche sur "essayer gratuitement"

Après création de votre plateforme vous aurez une plateforme de test d'automatiquement créée.

Cette procédure est gratuite et vous pouvez rester en test aussi longtemps que vous le souhaitez.

Ensuite, il vous faudra passer en production en profitant si vous le souhaitez du forfait paramétrage.

Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création

Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis Client Manager, avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par e-mail.
Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version X et nous voudrions tester la version Y

Quelles alternatives ?

soit vous migrez directement de la version X vers la version Y

Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du forfait paramétrage)

avantages :

Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les éléments

inconvénients :

vous payez de suite la tarification de la version Y
vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)

Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un e-mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version X et la version Y.

soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test

avantages :

vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
vous ne payez pas la différence de coût entre la version X et la version Y pendant que vous testez

inconvénients :

lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre la procédure de création de plateforme.

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version X à la version Y (passage en production sur la version Y), voici ce qu'il faudra faire :

nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)

Alors nous effectuerons les actions suivantes :

migration de la base de données X vers la Y
changement du pointage de votre adresse nom_de_la_plateforme.openflyers.fr par exemple de la X vers la version Y

Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle Y (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la version Y

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le catalogue tarifaire).

Forfait paramétrage

N'oubliez-pas que nous proposons le forfait paramétrage pour la configuration d'OpenFlyers.

Quel est le délai pour migrer une base de données ?

Il faut compter 1 semaine

Comment se fait la migration vers une version supérieure ?

Il faut avoir pris connaissance des conséquences d'une migration et accepter le fait qu'elle est irréversible
Il faut en faire la demande par e-mail
Nous créons alors les factures liées à la migration, à la différence de tarif et au forfait paramétrage selon votre abonnement et les options souscrites (cf. le catalogue tarifaire).
Vous payez.
Nous procédons alors à cette migration et nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine pour palier les problèmes de cache DNS.
Selon ce qui a été convenu nous effectuons ou le client effectue le nettoyage lié au passage à la version 3.
Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. Forfait paramétrage

Quelles sont les conséquences d'une migration ?

Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure
Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le BTS pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
Après une migration, il peut être nécessaire de forcer le rafraichissement du "cache" du navigateur en appuyant sur CTRL+R (ou icône "Actualiser" ou "Rafraichir" suivant les navigateurs) afin d'obliger le navigateur à charger en mémoire les scripts qui correspondent à la nouvelle version.
De même, l'accès à la plateforme via son URL peut ne pas fonctionner pendant 1 ou 2 jours du fait des serveurs disposant de "caches DNS". Afin de palier à ce défaut, nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine qui permet quand même d'accéder à la plateforme.

La configuration nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?

Si vous souhaitez utiliser en production rapidement votre plateforme OpenFlyers (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "forfait paramétrage".

Ce forfait est également valable pour un client utilisateur de la version 1.3.x et qui souhaite migrer sans attendre à la version 3.0.3 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

Nous avons une version 3 en test

mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?

Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

Peut-on garder la configuration de la version 3 et migrer uniquement les réservations de la 1.3.x ?

Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :

demander la migration par e-mail de la 1.3.x vers la 3 avec passage en prod sur la 3 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
reprendre la configuration faite sur la 3 en test sur la nouvelle 3
envoyer un nouveau e-mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 3 en test

Comment passer à la gestion des comptes et la comptabilité dans OpenFlyers ?

Pour activer la gestion des comptes et de la comptabilité dans OpenFlyers, vous pouvez suivre les FAQ dédiées à la comptabilité ainsi que les documentations qui présentent les modules de comptabilité :

dont Quelques conseils sur la mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Support

Quels sont les supports techniques ?

Il existe à ce jour 3 types de support :

le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.
le support ponctuel par téléphone qui peut vous permettre de vous dépanner si nous pouvons vous fournir la réponse en temps réel.

Comment créer son accès au support-forum ?

Aller sur le site internet http://www.openflyers.com
Cliquer sur "Support"
Cliquer sur "S'identifier" à droite de "Choix: Recherche"
Cliquer sur "Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -"
Renseigner le formulaire "Créer un nouveau profil"
Activer le compte par le biais de l'e-mail qui est automatiquement envoyé dès que le profil est créé

Si vous ne recevez pas d'e-mail pour confirmer la création du compte, vérifiez que l'e-mail n'a pas été classé dans les messages indésirables. Si vous n'en trouvez nulle trace, vous pouvez nous envoyer un e-mail pour valider la création du compte. Mais attention : si vous ne recevez pas d'e-mail cela veut dire que vous ne recevrez pas non plus d'e-mail vous notifiant un nouveau message sur les fils auxquels vous aurez participé.

Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur

Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'authentification SPF que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.

FAQ client