Version du 10 janvier 2013 à 14:34

Sommaire

1 Présentation
2 Formule de rapprochement
3 Formule de test de mise à jour
4 Formule de mise à jour
5 Tableau de synchronisation
- 5.1 Code couleur
6 Mise en place de requêtes d'import pour SMILE
7 Import d'utilisateurs avec affectation de profil
- 7.1 Création du champ additionnel "Profil à affecter"
- 7.2 Création de l'import d'utilisateurs avec affectation de profil
8 Mise à jour des soldes et code d'export des comptes Clients

Présentation

Cette fonction est disponible à partir de la version 3.0

Le module d'import permet d'importer et de synchroniser de manière automatique la table des utilisateurs OpenFlyers ainsi que leurs validités à partir d'un fichier externe.

Ce module trouve notamment son application pour la synchronisation avec le fichier SMILE de la Fédération Française Aéronautique.

Ce module est décomposé en 3 étapes :

Le rapprochement qui permet de faire correspondre les lignes d'un fichier à importer avec la base de données OpenFlyers
Le test de mise à jour qui permet de déterminer, pour les lignes rapprochées, si une mise à jour de la ligne correspondante dans la base OpenFlyers est préconisée ou non
La mise à jour qui effectue des requêtes déterminées dans la base OpenFlyers pour les lignes qui ont été déterminées comme devant être mises à jour

Le processus d'import peut fonctionner de façon complétement automatique (via une synchronisation journalière à partir d'une source de données extérieure accessible via internet), de façon semi-automatique (la récupération des données est transparente et déclenchée par une simple validation sur un bouton, puis un tableau liste les lignes à synchroniser et une nouvelle validation permet de déclencher la mise à jour) ou de façon complétement manuellement (la récupération des données se fait alors par upload manuel et les lignes à mettre à jour peuvent être sélectionner ou dé-sélectionner manuellement).

Formule de rapprochement

Le but est de trouver les utilisateurs se trouvant dans la base de données ayant des données semblables à ceux se trouvant dans le fichier. Nous allons donc compléter une formule de rapprochement pour effectuer cela.

Nous allons faire un rapprochement sur le nom et le prénom par une égalité. La formule de rapprochement est donc :

person::stripChars(CONCAT(#nom,#prnom)) = stripChars(CONCAT(person.last_name,person.first_name))

#nom correspond au champ "Nom" du fichier. #prnom correspond au champ "Prénom" du fichier. Ces variables sont affichées sur le tableau, en seconde ligne d'entête.

stripChars est une fonction faite maison permettant de retirer tout ce qui est tiret et espace d'un nom afin de faire un meilleur rapprochement entre le fichier et la base de données.

Lors d'un import, des lignes rouges du tableau généré passeront en orange. Les lignes oranges représenteront les utilisateurs rapprochés.

Formule de test de mise à jour

Une fois que nous avons les utilisateurs rapprochés, nous allons appliquer un autre filtrage : nous voulons les utilisateurs ayant une validité X qui a expiré. Il est possible d'utiliser des variables comme $validityId (en supposant que la variable $validityId a été précédemment créée et qu'une valeur lui a été affecté).

La requête de filtrage, appelée formule de test de mise à jour, est ainsi :

SELECT person.id, IF(validity.expire_date > '2010-12-31',1,0)
FROM person
LEFT JOIN validity
ON validity.person_id=person.id
WHERE validity.validity_type_id=$validityId

Le résultat fera rafraîchir le tableau généré. Des lignes oranges passeront en couleur verte et seront automatiquement cochées. Ces lignes vertes représentent les utilisateurs dont leur validité a expirée.

Ainsi, nous nous retrouvons avec 3 couleurs possibles qui correspondent à un code couleur.

Formule de mise à jour

Ensuite, nous allons mettre à jour les validités de ces utilisateurs. Nous laissons le tableau comme tel, nous ne cocherons ou décocherons aucune ligne. Seules les lignes vertes seront mises à jour (si une ligne orange est cochée manuellement, elle passera en verte pour indiquer quelle sera affectée par la mise à jour).

Nous supposons que la variable $validityId a déjà été créée et qu'elle correspond à la validité "FFA". La variable $person_id prendra l'id de l'utilisateur en base (c'est une variable prédéfinie dans notre moteur). La formule de mise à jour qui va être utilisée est :

INSERT INTO `validity` (`person_id`, `validity_type_id`, `expire_date`, `ident_value`)
VALUES ('$person_id', '$validityId', '2011-12-31', '#nlicence')
ON DUPLICATE KEY UPDATE `expire_date` = '2011-12-31', `ident_value` = #nlicence;

Cette requête va mettre à jour la date d'expiration de la validité X choisie des utilisateurs (représentés en ligne verte sur le tableau). Si un utilisateur ne possédait pas de validité X, celle-ci lui sera créée en lui complétant le numéro de licence (variable #nlicence, la valeur est récupérée depuis le tableau généré).

Un retour de message alertera du nombre de validités mises à jour : ce nombre sera de 0 au minimum et du nombre de lignes vertes cochées au maximum. S'il y avait 5 lignes vertes et que l'alerte nous indique que 4 validités seulement ont été mises à jour, cela signifie que la validité d'un utilisateur n'avait pas besoin d'être remise à jour.

Tableau de synchronisation

Code couleur

Les lignes du tableau de synchronisation peuvent avoir 3 couleurs :

vert-sélectionnée par défaut : rapprochement effectué, mise à jour recommandée
rouge-non sélectionnable : rapprochement impossible : impossible d'associer la ligne du fichier importé avec une entrée utilisateur en base de données
orange-sélectionnable mais non sélectionnée par défaut : rapprochement effectué, mais mise à jour non préconisée (l'utilisateur est déjà à jour)

Mise en place de requêtes d'import pour SMILE

Nous partons sur la base d'un fichier CSV à importer qui a cette structure :

"N° licence";"Date de saisie";"Code renouvellement";"Date renouvellement";"Nom";"Prénom";"Date de naissance";"Sexe";
417965;02/01/10;"OK-RAC";02/01/10;"DUPONT";"CHRISTOPHE";26/02/70;"M";

Le but est de mettre à jour la validité "Licence FFA" que nous allons créer pour chacun des utilisateurs renseignés dans ce fichier.

La synchronisation peut s'opérer de 2 façons possibles selon le processus défini au sein de la structure aéronautique :

Si les adhérents paient directement la FFA (chèque à l'ordre de la FFA), alors aucun mouvement comptable n'est à enregistrer dans OpenFlyers. Il en est de même, si OpenFlyers ne gère pas la comptabilité de la structure aéronautique. Dans ces cas de figure, la synchronisation consiste simplement à mettre à jour la validité FFA.
Si les adhérents paient leur cotisation FFA à la structure aéronautique (chèque à l'ordre de la structure aéronautique) et que la gestion des comptes pilotes est faite dans OpenFlyers, alors il faut enregistrer en comptabilité les mouvements permettant de suivre les flux financiers.

Dans les 2 cas, certaine opération ne change pas : la "prise de licence FFA" devra être saisie dans SMILE. Cette opération peut être soit réalisée par l'adhérent lui-même soit centralisée par la structure aéronautique (auquel cas, les adhérents doivent remplir un formulaire papier).

Dans le cas "2" (=paiement de la licence FFA à la structure aéronautique), l'encaissement du paiement devra être saisi dans OpenFlyers (cette opération peut être faite par l'adhérent lui-même : il s'agit pour l'adhérent de saisir un simple encaissement sur son compte pilote)
Dans les 2 cas la mise en place d'une synchronisation par import du fichier SMILE est recommandée. Elle passe par des actions communes puis des actions spécifiques qui ont pour objet :
1. De mettre à jour uniquement la validité "licence FFA" (cas 1)
2. De mettre à jour la validité "licence FFA" ET de générer les écritures de vente correspondante de cette même validité (cas 2)

De plus, afin de mieux sécuriser le rapprochement des bases de données, nous préconisons d'effectuer un premier rapprochement sur les couples (nom, prénom) afin de générer les validités "licence FFA" puis d'effectuer les opérations de mise à jour non plus sur ces couples mais sur le numéro de licence FFA.

Actions communes

Création de la validité "licence FFA"

Dans Admin/Types de validités :

En bas de la page, dans le champ texte à gauche du bouton "Ajouter un type de validités", renseigner "Licence FFA"
Cliquer sur le bouton "Ajouter un type de validités"
Activer pour ce type de validité l'option "Soumise à échéance" (permet de renseigner la date butoir de cette validité)
Activer pour ce type de validité l'option "Gestion du code identifiant" (permet de renseigner le numéro de licence FFA)
Eventuellement activer "Validité bloquante pour la saisie des vols" (intéressant uniquement en mode ouverture+fermeture de vols)

Création des autres "validités FFA"

Dans le cas où le but est uniquement de contrôler que l'adhérent est à jour de sa cotisation, il n'est pas indispensable de créer les autres "validités FFA". C'est néanmoins recommandé car cela permet d'avoir une visibilité aussi bien pour l'adhérent que pour les gestionnaires sur ces éléments.

Donc, dans le cas où on crée les autres "validités FFA", il faut répéter l'opération de création de "licence FFA" pour les validités suivantes mais sans activer la "Gestion du code identifiant" :

Assurance IA FFA de base
Abonnement INFO-PILOTE
Assurance FFA Plus option A
Assurance FFA Plus option B
RC Instructeurs FI-FE
Assurance individuelle FI-FE

Création du champ additionnel "licenceFFAId"

Dans Admin/Utilisateurs/Imports/"Champ(s) additionnel(s)" :

Renseigner "Nom" (le champ précédé d'un $) avec "licenceFFAId"
Renseigner "Intitulé" avec "licence FFA"
Renseigner "Type de valeur" avec dbObject::ValidityType
Cliquer sur "Ajouter"

Création des autres champs additionnels "FFA"

Dans le cas où les autres types de validités FFA ont été créées, il faut alors également créer les autre champs additionnels suivants sur le modèle du champ additionnel "licenceFFAId" :

AssuranceIAFFAId
AbonnementIPId
AssuranceFFAAId
AssuranceFFABId
RCInstructeurId
AIInstructeurId

Paramétrage des imports des numéros de licence FFA

Dans Admin/Utilisateurs/Imports/"Créer/Modifier" :

Cliquer sur "Ajouter"
Mettre comme intitulé "Import des numéros de licence FFA"
Mettre comme formule de rapprochement :

person::stripChars(CONCAT(#nom,#prnom)) = stripChars(CONCAT(person.last_name,person.first_name))

Mettre comme formule de test de mise à jour :

SELECT person.id, 1
FROM person
LEFT JOIN merge_data ON person.id=merge_data.person_id
LEFT JOIN validity ON merge_data.person_id=validity.person_id AND validity.validity_type_id=$licenceFFAId
WHERE merge_data.person_id IS NOT NULL

Mettre comme formule de mise à jour :

INSERT INTO `validity` (`person_id`, `validity_type_id`, `ident_value`, `expire_date` )
VALUES ('$person_id', '$licenceFFAId', '#nlicence', '2010-12-31')
ON DUPLICATE KEY UPDATE `ident_value` = #nlicence;

Sélectionner "Licence FFA" pour "$licenceFFAId (licence FFA)"
Répéter cette mise en correspondance pour les autres champs
Valider

Import des numéros- de licence FFA

Exporter côté SMILE l'exercice de l'année.
Retourner dans OpenFlyers
Aller dans Admin/Utilisateurs/Imports/Import des numéros de licence FFA
Sélectionner ISO-8859-1 dans le champ Jeu de caractère CSV par défaut
Cliquer sur l’icône Importer à droite du champ
Sélectionner le fichier précédemment exporté depuis SMILE

Patienter une quinzaine de secondes (une icône animée aide à cela)
Lorsque le tableau s'affiche (avec normalement quasiment que des lignes vertes), noter les noms des personnes sur les lignes rouges (il s'agit de personnes qui n'ont pas pu être rapprochées: écriture du nom ou du prénom différemment) et pour lesquelles il faudra justement créer à la main la validité "licence FFA" pour les rapprochements ultérieurs

Aller tout en bas du tableau et cliquer sur le bouton "Mettre à jour"
Il ne reste plus qu'à aller dans Utilisateurs/Types de validités, cliquer sur l'icône "Liste" du type de validité "Licence FFA" pour vérifier que tout c'est bien passé : chaque adhérent doit disposer maintenant d'une validité "licence FFA" avec son numéro de licence FFA et une date d'échéance au 31/12/2010.

Exporter depuis SMILE

Se connecter à SMILE en tant que "club"
Aller dans Exportation de données > liste complète des licenciés
Cocher Licenciés récents
Cliquer sur l’icône Excel
Puis, depuis OpenOffice ou Excel, Enregistrer l'export excel sous csv avec comme séparateur ';'

Mise à jour simple de la validité "licence FFA"

Les actions communes doivent avoir été réalisées au préalable.

A documenter

Synchronisation de la validité "licence FFA" et génération des écritures comptables associées

Le but est de facturer l'achat et/ou le renouvellement de la validité "Licence FFA" pour chacun des adhérents concernés en plus de la mise à jour de leur validité "licence FFA".

Les actions communes doivent avoir été réalisées au préalable.

Procédure de création de tarification

Création du compte fournisseur "FFA"

Dans Admin/Comptes/Lister les comptes/Comptes fournisseur :

Renseigner "Nom" avec "FFA"
Renseigner Compte d'export" avec "401FFA"
Cliquer sur "Ajouter"

Création des types de vente

Dans Admin/Ventes/Types de vente, créer le type de vente "Licence FFA" :

Renseigner "Nom" avec "Licence FFA"
Laisser "Unité" sur "Sans unité"
Laisser "Echelle de précision" sur 0
Ne pas activer l'option "Vente libre" : cela donnerait la possibilité aux adhérents d'acheter directement la validité "licence FFA" par le biais d'OpenFlyers alors qu'il faut forcément faire une saisie dans SMILE pour que celle-ci soit prise en compte par la FFA.
Cliquer sur "Ajouter"
Répéter cette opération de création avec les types de vente suivant :
- Abonnement INFO-PILOTE
- Assurance FFA Plus option A
- Assurance FFA Plus option B
- Assurance IA FFA de base
- Assurance individuelle FI-FE
- RC Instructeurs FI-FE

Création des ventes

Si cela n'est pas fait, activer le droit "vente pour tous" pour le profil utilisé pour cette mise en place

Dans Admin/Ventes/Tarification des ventes, créer la vente "Licence FFA" :

Cliquer sur "Ajouter une ligne de tarification"
Renseigner "Nom" par "Licence"
Renseigner "Formule" par le prix tarifaire. Par exemple, 1 (la valeur ne sera pas prise en compte dans l'import : c'est le tarif indiqué dans le fichier csv qui sera utilisé)
Sélectionner "Licence FFA" dans "Type de vente"
Sélectionner "Compte membre" en "Type de compte à débiter"
Sélectionner "Compte fournisseur" en "Type de compte à créditer" puis choisir "FFA" en "Compte fournisseur à créditer"
Cliquer sur "Valider"
Répéter cette opération pour les ventes :
- Assurance IA FFA
- Abonnement INFO-PILOTE
- Assurance FFA Option A
- Assurance FFA Option B
- RC Instructeurs FI-FE
- Assurance Individuelle Instructeur

Création des ventes de validités

Dans Admin/Ventes/Validités à vendre, créer la vente de validité "Licence FFA" :

Renseigner "Tarification" avec "Licence"
Renseigner "Validité" avec "Licence FFA"
Renseigner "Formule de création" avec la date d'échéance à mettre par défaut lors de l'achat de la validité. Par exemple "2011-12-31" (format anglo-saxon)
Renseigner "Formule de mise à jour" avec la date d'échéance à mettre par défaut lors du renouvellement de validité. Par exemple "2011-12-31" (format anglo-saxon)
Cliquer sur "Ajouter"
Répéter cette opération pour les ventes de validités :
- Assurance IA FFA
- Abonnement INFO-PILOTE
- Assurance FFA Option A
- Assurance FFA Option B
- RC Instructeurs FI-FE
- Assurance Individuelle Instructeur

Une validité ne peut être associée qu'à une seule règle de tarification.

Création de l'import SMILE avec tarification