Liste de diffusion

liste de diffusion Mailman proposée pour les clients OpenFlyers

Vous pouvez bénéficier de notre solution de liste de diffusion qui est couplée avec l'espace OpenFlyers que nous vous proposons. Pour ce faire, vous devez :

• nous envoyer un e-mail demandant la création d'une telle liste. Elle sera sous la forme nom_du_club-ml@openflyers.info
• nous vous créerons cette liste et nous vous notifierons cette création par retour d'e-mail

Attention à ne pas perdre le mot de passe !

En effet, en cas de perte, vous devez nous en demander la ré-initialisation par e-mail. Cette opération peut être payante suivant l'abonnement souscrit.

• vous devrez alors saisir le nom de cette liste (par exemple nom_du_club-ml) dans OpenFlyers et préciser "hostedMailman" en type de liste
• vous pourrez alors gérer cette liste de diffusion.

Attention : nous procédons au couplage de la liste avec l'application OpenFlyers ce qui veut dire que vous pouvez abonner/désabonner un utilisateur depuis l'interface OpenFlyers (les utilisateurs peuvent en faire de même). Mais il vous appartient après la création de la liste de l'alimenter, avec la liste des adresses e-mails que vous souhaitez inscrire, depuis l'interface mailman.

Abonner massivement les utilisateurs

• Il faut d'abord générer un fichier avec les adresses e-mail. Cela peut se faire par le biais des rapports dans OpenFlyers en créant un rapport avec la requête SQL suivante :

SELECT email 
FROM authentication 
LEFT JOIN member  ON member.id = authentication.id 
WHERE email IS NOT NULL AND subscription = "2011-12-31"

• Ensuite, il faut importer le résultat (par un copier/coller) en allant dans "Membership management" puis "Mass subscription"

Abonner un nouvel utilisateur à la liste depuis OpenFlyers

Lorsque vous renseignez la fiche d'un nouvel utilisateur (membre, client, etc.), vous pouvez l'abonner à la liste de diffusion directement depuis OpenFlyers. Cela se fait dans le formulaire de création ou de modification de l'utilisateur (AJOUTER UN UTILISATEUR / MODIFIER UN UTILISATEUR) au niveau du champ Liste de diffusion en sélectionnant Abonner puis en validant le formulaire.

Abonnement / désabonnement de la liste par l'utilisateur

Un utilisateur peut de lui-même s'abonner ou se désabonner à la liste de diffusion depuis son interface Données > Affichage et fiche personnelle puis en cliquant sur les boutons S'ABONNER ou SE DESABONNER.

Envoyer un e-mail sur la liste de diffusion

Si le nom de la liste de diffusion est quelquechose-ml@openflyers.info, alors pour envoyer un e-mail à toutes les personnes inscrites sur cette liste, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse quelquechose-ml@openflyers.info.

Attention : l'e-mail ne sera diffusé que si l'adresse e-mail de l'envoyeur est autorisée pour diffuser des e-mails.

Autoriser une adresse e-mail à poster sur la liste de diffusion sans modération

Pour qu'une adresse e-mail soit autorisée à poster sans modération sur la liste de diffusion :

• Se connecter à l'interface de gestion de la liste
• Gestion des abonnements > Liste des abonnements
• Trouver l'adresse e-mail concernée
• Vérifier que la check-box mod est décochée

Accepter un e-mail modéré et placé en attente

Lorsque l'adresse e-mail envoyant un message est modéré et placé en attente, alors l'e-mail envoyé est placé en attente et le gestionnaire de la liste de diffusion reçoit un e-mail de l'adresse nom_de_la_plateforme-ml-owner@openflyers.info avec comme titre nom-de-la-plateforme-ml post from adresse@quelque.chose requires approval en remplaçant nom_de_la_plateforme-ml par le nom de votre liste de diffusion.

• Il doit cliquer sur le lien présent dans l'e-mail http://lists.openflyers.info/cgi-bin/mailman/admindb/nom_de_la_plateforme-ml en remplaçant nom_de_la_plateforme-ml par le nom de votre liste de diffusion.

Le gestionnaire se retrouve sur la même interface de gestion des messages en attente que s'il avait cliqué sur le lien Tend to pending moderator requests présent dans l'interface de gestion de la liste de diffusion.

• En-dessous du titre Held Messages apparait un tableau avec la liste des message en attente d'acceptation (=Accept), de rejet (=Reject) ou de suppression (=Discard). Voir la différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)
• Pour accepter un message, il faut cliquer sur la puce Accept de la ligne du message puis cliquer sur le bouton en-dessous du tableau Submit All Data

Obtenir la liste des e-mails inscrits à la liste de diffusion

• Une fois connecté sur le gestionnaire de la liste de diffusion, cliquer sur Membership Management....
• On se retrouve alors par défaut sur la page Membership List qui permet de visualiser l'ensemble des personnes inscrites sur la liste de diffusion.

Différence entre e-mail rejeté (=Reject) et supprimé (=Discard)

Lors du traitement des e-mails envoyé à la liste de diffusion, il est possible de façon automatique ou manuelle de refuser la diffusion d'un e-mail sur la liste de diffusion de 2 façons : soit en le rejetant soit en le supprimant. La différence entre rejeter et supprimer vient du fait que pour un message rejeté l'envoyeur sera avisé par e-mail du rejet de son envoi alors que pour un message supprimé, il n'aura pas de notification.

Conseil OpenFlyers :

• Dans le cas d'une politique de traitement des spams il est judicieux de ne pas retourner d'e-mail à l'envoyeur qui est souvent un robot afin de ne pas lui confirmer l'existence de l'adresse e-mail de la liste de diffusion.

Configuration de la liste

Accès à l'interface de gestion de la liste de diffusion

L'interface de gestion mailman de la liste de diffusion se trouve à l'adresse suivante : https://lists.openflyers.info/mailman/admin/nom_de_la_plateforme-ml en remplaçant nom_de_la_plateforme-ml par le nom de votre liste de diffusion

Présentation de l'interface mailman

Une fois arrivé sur l'interface d'administration, vous pouvez configurer votre Mailing List. Vous verrez divers liens (qu'on nommera menu) groupés par rubriques.

Dans l'interface mailman, il est possible de définir un certain nombre de paramétrages comme :

• la langue par défaut (Language options). La langue par défaut de l'interface est l'anglais. Le français n'apparaît pas dans le menu déroulant. Il faut au préalable l'importer dans ce menu. Pour cela, cocher French puis cliquer sur Submit Your Changes. Sélectionner ensuite French qui est apparu dans le menu déroulant. Cliquer sur Submit Your Changes une nouvelle fois. L'interface est désormais en français.
• la notification d'inscription à la liste de diffusion des nouveaux membres
• les autorisations de diffusion des e-mails sur la liste

N'hésitez-pas à nous communiquer tout élément de configuration pour que nous l'indiquions ici afin d'aider les autres administrateurs.

Vous pouvez également retrouver la documentation complète sur mailman.

General Options

Gestion du champ reply-to

Par défaut, lorsqu'on répond la réponse est envoyée uniquement à la personne qui a posté le mail.

Du coup, on est obligé de faire via son client mail un "reply to all" qui a pour conséquence d'avoir un post double (vers la personne qui a envoyé le mail et vers la liste de diffusion)

Le but de la configuration ci-après est de simplifier la réponse aux mails envoyés sur la liste de diffusion en proposant par défaut une réponse vers la liste de diffusion. Ainsi, inutile de faire un "reply to all", un simple "reply" enverra la réponse à la liste de diffusion.

• cherchez Where are replies to list messages directed? ou Destination des réponses aux messages adressés à la liste ?
• choisir This list ou Cette liste

Suppression de la limitation de la taille des emails

• cherchez Maximum length in kilobytes (KB) of a message body ou Taille maximale en kilo-octets (ko) du corps d'un message
• mettre 0

Rappels mensuels de mot de passe

• chercher Send monthly password reminders? ou Envoyer les rappels mensuels de mot de passe ?
• mettre No ou Non

Nombre maximum de membres à afficher

• chercher Maximum number of member to show on one page of Membership List
• mettre 100

Non-digest options

• Can subscribers choose to receive mail immediately, rather than in batched digests? mettre Yes

Suppression du pied de page

• Vider le contenu de Footer added to mail sent to regular list members

Digest options

• Can list members choose to receive list traffic bunched in digests? mettre No

Privacy options

Rendre public/privé l'existence de la liste

• option Advertise this list when people ask what lists are on this machine?
• Sélection No ou Yes selon ce que l'on souhaite

Gestion de l'acceptation des mails reçus sur la liste de diffusion

• choisir le sous-menu Sender filters.
• vous pouvez alors configurer vos filtres d'envoi divisés en deux filtres :
  • Member filters
  • Non-member filters.

Vous allez plutôt vous intéresser au second filtre.

Autoriser certains tiers (=non abonnés) à poster des mails sur la liste de diffusion

Si vous voulez autoriser certaines adresses à envoyer des emails à la liste de diffusion sans pour autant que ces adresses doivent s'abonner à la liste de diffusion comme par exemple, pour autoriser no-reply@openflyers.com à envoyer des emails en copie cachée.

Pour faire cela :

• on ajoute no-reply@openflyers.com dans le champ de l'option List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted..

Empêcher les envois des tiers (=non abonnés)

Si vous voulez exclure toutes les autres adresses sans préférence (sauf celle de la Mailing List) par exemple dans le but d'empêcher notamment la diffusion de spams sur la liste de diffusion

• option Action to take for postings from non-members for which no explicit action is defined. à mettre sur :
  • Hold si vous voulez les modérer,
  • Reject pour les refuser en renvoyant un message
  • Discard pour qu'il ne se passe rien (aucun message ne sera renvoyé et les éventuels emails non autorisés vont être effacés).

Recipient Filters

Accepter des messages sans l'adresse explicite de la liste de diffusion

Si vous voulez accepter des messages dont l'adresse de la liste de diffusion n'est pas indiquée en destinataire ou en copie :

• Mettre No à l'option Must posts have list named in destination (to, cc) field (or be among the acceptable alias names, specified below)?

Archiving Options

• Archive messages? mettre No
• Is archive file source for public or private archival? mettre private