Comptabilité

Révision de 13 février 2013 à 15:42 par Aleborgne (discuter | contributions) (→‎Quelques conseils généraux)

Aller à : navigation, rechercher

Présentation

Cette page présente la comptabilité en général. Il existe d'autres pages en relation avec ce sujet :

Définitions

Comptabilité

définition de la comptabilité d'après wikipedia

Principe de la partie double

définition de la partie double d'après wikipedia

Que fait OpenFlyers ?

OpenFlyers dans sa version 3 gère toutes les écritures courantes de la comptabilité :

  • facturation client
  • facturation fournisseur
  • encaissements
  • paiements
  • mouvements de compte à compte

La Comptabilité

Présentation des comptes

Comptes utilisateurs

(en France: comptes 411xxx) Il s'agit de comptes clients. L'appellation "compte utilisateur" est propre à OpenFlyers car certaines structures utilisatrices d'OpenFlyers étant des associations, les clients au sens comptable sont des membres ou des adhérents au sens de l’association. Le terme utilisateur permet de regrouper l'ensemble de ces termes en un seul.

  • Les comptes sont débités des factures (vols, cotisations, etc.)
  • Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les encaissements.

Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon le gestionnaire des encaissements)

Comptes ressources

(en France: comptes en 7xxxxx ou en 6xxxxx)

Les comptes ressources sont une notion propre à OpenFlyers. Ils servent à coupler des comptes produits liés aux ressources. Normalement ces comptes produits doivent être uniquement crédités.

On peut également créer des comptes de charges qui devront alors être uniquement débités.

Comptes fournisseurs

(en France: comptes 401xxx)

  • Les comptes sont crédités des factures fournisseurs (loyers, eau, électricité, etc.)
  • La contrepartie va au débit sur un compte de charge.
  • Les paiements des fournisseurs sont débités sur le compte fournisseur et crédité sur le compte de trésorerie

Comptes de trésorerie

(en France: comptes 512xxx)

Les comptes de trésorerie sont essentiellement des comptes bancaires.

Attention : les mouvements sur ces comptes se font dans le sens opposé du relevé de compte bancaire. Ainsi, une opération au débit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré en comptabilité au crédit et une opération au crédit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré au débit.

Comptes de TVA

(en France comptes 445xxx)

Les comptes de TVA sont utilisés pour enregistrer les contreparties liées à la TVA des factures fournisseurs et des factures clients.

Ils ne sont pas usités dans les associations qui ne facturent pas la TVA à leurs clients et qui n'ont donc pas besoin de gérer la contrepartie liée à la TVA des factures fournisseurs.

Comptes de charges

(en France: comptes 6xxxxx)

Les comptes de charges permettent d'enregistrer les contreparties des factures fournisseurs.

Comptes de produits

(en France: comptes 7xxxxx)

Les comptes de produits permettent d'enregistrer les contreparties des factures clients/utilisateurs.

Le chiffre d'affaire correspond au total des comptes produits.

Normalement, dans OpenFlyers, la majorité des factures clients doivent être affectées à des comptes ressources-produits étant donné que les structures utilisant OpenFlyers génèrent l'essentiel de leur chiffre d'affaire par le biais de la mise à disposition de ressources.

Les écritures comptables

Principes comptables généraux

Règles de saisies de la comptabilité courante

  1. La facturation client et les encaissements clients sont normalement saisies au jour le jour soit par les utilisateurs soit par des gestionnaires
  2. Il faut saisir les factures fournisseurs au vu des factures
  3. Nous recommandons de saisir les écritures bancaires au vu du relevé de banque et en utilisant la date du relevé de banque (il faut choisir entre utiliser la date "réelle" et la date de valeur). Cette forme de saisie vaut alors pointage.

Le principe est normalement de saisir les paiements et les encaissements à la vue des chèques, bordereaux, etc. puis ensuite de vérifier que l'on tombe juste avec la banque. Mais il est plus simple de saisir les écritures bancaires au vu du relevé : cela permet d'être tout de suite juste avec la banque. Cette façon de procéder ne peut s'appliquer que si on limite le paiement par chèque qui ne permet pas de maitriser la date d'encaissement par le fournisseur. Il faut ainsi privilégier les paiements par carte bancaire ou par virement qui permettent une prise en compte immédiate ou quasiment immédiate de la part de la banque et évitent ainsi les problèmes de "chèque dans la nature" car non encaissés par le fournisseur. En procédant ainsi, les vérifications s'en trouvent simplifiées.

Vérifications sur la comptabilité courante

En respectant les recommandations de saisie d'OpenFlyers de la comptabilité courante, les éléments à vérifiés sont les suivants :

  1. On vérifie que l'on tombe juste sur le solde du compte bancaire : le solde du compte bancaire sur la plateforme OpenFlyers doit correspondre au solde présent sur le relevé de banque à la même date. Si une erreur apparait, on procède par dychotomie pour identifier à partir de quelle date, les soldes sont différents et ainsi retrouver l'écriture en défaut. C'est seulement une fois que ce travail est effectué, que l'on peut passer à l'étape suivante.
  2. On vérifie que les comptes fournisseurs sont tous à 0 et lorsqu'ils ne sont pas à 0, on doit être capable de dire pourquoi (facture non payée par exemple). En effet, on peut être juste au niveau de la banque sans que pour autant le compte fournisseur débité soit le bon.
  3. Il reste alors à contrôler le chiffre d'affaire. Pour cette vérification le plus simple est de vérifier que le chiffre d'affaire correspond au volume de l'activité multiplié par le prix unitaire. Dans certains cas, cette vérification n'est pas aisée (changements de tarifs en cours d'année par exemple). Il faut donc scinder le volume en autant de composantes qu'il peut y avoir de tarifs.