Gestion des achats

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Présentation

L'objet de cette page est de décrire l'utilisation du gestionnaire des achats dans la version 3.0 d'OpenFlyers.

Paramétrage

Pour utiliser le gestionnaire des achats, il faut au préalable l'activer :

  • Configuration > Paramétrage
  • Formulaire Gestion des achats
  • Cliquer sur Activé(e)
  • Valider

Ensuite, il faut s'attribuer le droit :

  • Utilisateurs > Profils
  • Onglet Gestionnaire des achats
  • Cliquer sur le droit Gestion des achats pour les profils souhaités

Le menu Achats doit alors apparaitre avoir cliquer sur le menu Accueil > Accueil admin

Concept de type de facture fournisseur

L'originalité du gestionnaire des achats d'OpenFlyers repose dans le concept du "type de facture fournisseur". Il s'agit en fait de paramétrer des types de factures fournisseurs, une fois pour toute, qui vont servir par la suite pour saisir toutes les factures fournisseurs. Ainsi, on définit une fois pour toute une facture fournisseur de type "Essence 100LL TAMUL" qui va décrire :

  • le compte fournisseur à créditer
  • le compte de charge à débiter
  • Éventuellement le compte de TVA à débiter également, si la comptabilité est paramétrée pour gérer la TVA
  • Éventuellement les budgets associés à chaque mouvement

Et ensuite, lorsque vous saisissez des factures d'essence 100LL du fournisseur TAMUL, vous aurez juste à renseigner le stricte minimum :

  • le montant
  • la date
  • un champ commentaire

Saisie d'une facture fournisseur

La saisie des types de facture fournisseur et des factures fournisseurs sont prévus pour être fait depuis le même formulaire :

  • Achats > Saisie facture fournisseur

Là, 2 situations peuvent se présenter :

  • Soit la facture que l'on saisit correspond à un type de facture fournisseur déjà enregistré, et on se retrouve à saisir uniquement les éléments propres à la facture après avoir sélectionné dans le champ Type de facture fournisseur le type de facture fournisseur correspondant
  • Soit la facture que l'on saisit nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur, et on doit laisser dans le champ Type de facture fournisseur la valeur par défaut Associer un nouveau compte.

Dans ces cas là, on doit Remplir tous les champs qui permettront ensuite, à la validation de la saisie de la facture d'enregistrer également le nouveau type de facture fournisseur ainsi créé. Les champs qui apparaissent sont les suivants :

  • Nom de type de facture : il s'agit du titre que vous allez attribuer au type de facture fournisseur que vous êtes en train de créer. Exemple : "Essence 100LL - TAMUL".
  • Compte fournisseur : renseigner ici le nom du compte fournisseur à associer à la facture. Par exemple "TAMUL". 2 cas peuvent se présenter :
    • Soit le fournisseur TAMUL existe déjà en tant que fournisseur dans la base de données de la plateforme OpenFlyers et il suffit de le sélectionner
    • Soit le fournisseur TAMIL n'existe pas en tant que tel, et il faut le créer. Dans ce cas, il faut laisser la valeur par défaut Autre... puis renseigner les champs suivants qui vont servir à créer le compte fournisseur :
      • Budget à attribuer : présent dans le cas où la gestion des budgets est activée
      • Nom de compte fournisseur : renseigner le nom du fournisseur. Par exemple : "TAMUL".
      • Compte fournisseur d'export : renseigner le code comptable à associer au fournisseur. Par exemple : "401TAMUL".
  • Compte de charge :


  • BUDGET A ATTRIBUER = Il est alimenté automatiquement depuis le compte fournisseur si celui ci a été renseigné et reste modifiable dans le type de facture.


  • COMPTE DE CHARGE = Assigner le compte de charge correspondant.


  • BUDGET A ATTRIBUER = Il est alimenté automatiquement depuis le compte de charge si celui ci a été renseigné et reste modifiable dans le type de facture.


  • COMPTE TVA : Dépend du paramêtrage si on gére ou non la TVA. Dans le cas où la TVA est gérée, indiquer le compte de TVA et le budget si necessaire.


Remarque : A l'heure actuelle, OF propose le compte de TVA même si on ne souhaite pas la gérer au niveau du type de facture. Cela sera réglé trés prochainement.

Ce sont ces zones budgets qui interviendront dans la synthése budget(Compte de résultas)



Il ne reste plus qu'à saisir les factures


Dans GESTIONNAIRE DES ACHATS/ SAISIE DES FACTURES FOURNISSEURS .


  • TYPE DE FACTURE FOURNISSEUR = Indiquer le type de facture approprié


  • OF vous propose automatiquement un numéro de pointage que vous reportez sur votre facture.
  • Cocher la case de la prise en compte de ce numéro.


  • Indiquer un libellé d'écriture


  • Indiquer la date en la choisissant dans l'icône calendrier


  • Indiquer le montant.



Dans GESTIONNAIRE DES ACHATS/ LISTE DES FACTURES FOURNISSEURS.


  • OF vous propose la liste des factures saisies.


A ce stade les factures sont encore modifiables ou elles peuvent être supprimées. Pour qu'elles soient définitives, il faut les selectionner et les valider définitivement.