Configuration de la comptabilité

Présentation

L'objet de cette page est de décrire la configuration de la comptabilité dans Openflyers 3.

Paramétrage général de la gestion des comptes

• Aller dans Admin.
• Puis choisir Configuration > Paramétrage.
• Aller dans le formulaire Gestion des comptes :

• Champ Gestion des comptes : activer ce champ et valider pour activer la gestion des comptes.
• Champ Gestion TVA : Activer ce champ si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser sur Désactivé(e). Lorsque ce champ est désactivé, le champ Mention spécifique pour l'absence de TVA est saisissable.
• Exemple de valeurs possibles pour le champ Mention spécifique pour l'absence de TVA :
  • "TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
  • "Association exonérée des impôts commerciaux" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
  • "TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
  • "TVA non applicable : article 294 du CGI" pour une structure dans les DOM.
• Exemple de valeurs possibles pour le champ Titre spécifique pour les factures validées :
  • "Facture"
  • "Note de participation aux frais"
• Exemple de valeurs possibles pour le champ Titre spécifique pour les factures non validées :
  • "Facture PROFORMA"
  • "Note de participation aux frais PROFORMA"
  • "Devis"
  • "Bon de commande"
• Mentions sur les conditions de paiement : remplace le champ [payment_notice_tag] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :

Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.

• Mentions pieds de page : remplace le champ [footer_tag] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :

SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890

Paramétrage général des comptabilités

• Aller dans Admin > Comptes > Comptabilité.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :

• Nom : Nom de la comptabilité
• Unité : L'unité employé
• Symbole : Le symbole de l'unité
• Format : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
• Nombre de chiffre après la virgule : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
• Si solde utilisateur inférieur au minimum et Solde minimum requis : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
• Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte : Permet l'envoi d'un e-mail d'alerte, uniquement sur les plateformes en production, lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil.
• Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'e-mail d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
• Contenu de l'e-mail d'alerte : Le contenu à insérer dans le message d'e-mail d'alerte.
• Ajouté en copie d'e-mail : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'e-mail d'alerte envoyé à chaque utilisateur concerné.

Exemple de message incluant le montant du solde du compte pour éviter tout problème de "communication" :

Cher client/adhérent

Votre compte au sein de la société/l'association X présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de X €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

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Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € qui permet d'avoir une traçabilité du montant "vu" par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

Restriction d'accès en cas de solde insuffisant

Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :

• Créer un profil spécifique qui peut s'intituler Accès restreint. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
• Dans le paramétrage général des comptabilités, paramétrer les colonnes Si solde utilisateur inférieur au minimum et Solde minimum requis pour permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de restreindre le profil d'un utilisateur, permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :

• A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
• Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "Surpasser la limitation du solde du compte" qui seraient ainsi mise en place.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits "Réservation solo" et "Réservation pour des tiers" au profil Accès restreint tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit "Etre sur une nouvelle réservation" au profil Accès restreint.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

Compte comptable

Créer un compte comptable

• Aller dans Comptes > Lister les comptes > Comptes X où X dépend du type de compte à créer.
• En bas du tableau :
  • Remplir le champ de la colonne Nom avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer
  • Remplir le champ de la colonne Compte d'export avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
  • Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne Reçoit les paiements des clients extérieurs si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
  • Cliquer sur le bouton Ajouter

Créer un compte pour les ressources

• Aller dans Comptes > Ressources > Comptes ressources
• Cliquer sur l'icône

Les ressources affichées sont :

• celles utilisables pour la Saisie d'activité
• celles non utilisables pour la Saisie d'activité mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

Comptes d'export

A chaque compte comptable est associé un compte d'export qui lui est propre.

• Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les exports comptables et les rapports comptables
• Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
• Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
• Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
• De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.

Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.

Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources

Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :

• soit par édition du compte d'export de chaque compte individuellement
• soit par mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs

Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources

• Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes Utilisateur ou Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource
• Retrouver le compte souhaité
• Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources

• Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Types de compte actifs ou Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs selon le cas.
• Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
• Renseigner le champ Patron de code comptable pour l'exportation (cf. les exemples).
• Cliquer sur le bouton Valider.

Il faut ensuite appliquer le patron :

• Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export ou dans Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export selon le cas.
• Dans le champ Appliquer la mise à jour sur les types de comptes sélectionner le type de compte concerné. Le champ Formule à appliquer doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
• Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner Tous les comptes. Sinon, sélectionner Uniquement les comptes sans numéro d'export.
• Cliquer sur le bouton Appliquer.

Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource

• Aller dans Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes
• Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

Types d'encaissements

OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu Comptes > Encaissements > Types d'encaissements. A partie de ce menu, on peut :

• Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne Ordonner à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
• Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton Ajouter un type d'encaissement.
• Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
• Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.

Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut définir la ventilation qui doit lui être associée.

Ventilation des types d'encaissements

La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

En indiquant OUI pour le champ Remise à une personne, la sélection du type d'encaissement rendra actif le champ Personne qui reçoit lors de la saisie d'un encaissement. La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit Recevoir de l'argent.

Spécificités métiers

Gestion des baptêmes

1. Créer un type de vol "baptême"
2. Créer un compte client "Clients extérieurs"
3. Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo

Ainsi :

• le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
• le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
• le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement