Configuration de la comptabilité

Présentation

L'objet de cette page est de décrire la configuration de la comptabilité dans Openflyers 3.

Types d'encaissements

OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu Comptes > Encaissements > Types d'encaissements. A partie de ce menu, on peut :

• Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne Ordonner à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
• Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton Ajouter un type d'encaissement.
• Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
• Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.

Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut définir la ventilation qui doit lui être associée.

Ventilation des types d'encaissements

La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Le logiciel OpenFlyers permet d'importer des soldes de comptes (les "à nouveaux"). Par conséquent, il est conseillé de passer en production sur la gestion des comptes clients et/ou la comptabilité courante en début d'exercice (par exemple au 1er janvier). Cela évite d'avoir à générer 2 à nouveaux au cours d'un même exercice et d'avoir à fusionner les écritures comptables depuis plusieurs logiciels.

Néanmoins, cela n'empêche pas de préparer la gestion de la comptabilité dans OpenFlyers bien avant le 1er janvier. Il est même recommandé de ne pas attendre la dernière minute pour effectuer ou faire effectuer le paramétrage de la comptabilité dans OpenFlyers.

Concernant le paramétrage, nous recommandons de profiter de notre forfait paramétrage (soit en supplément de l'abonnement First Price soit inclus dans l'abonnement Business) afin d'être sûr de tirer profit au mieux des possibilités de l'application OpenFlyers ainsi que de notre expertise métier sur les bonnes pratiques comptables. Enfin, cela permet de gagner du temps.

Gestion des baptêmes

1. Créer un type de vol "baptême"
2. Créer un compte client "Clients extérieurs"
3. Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo

Ainsi :

• le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
• le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
• le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement