FAQ administrateur

Questions générales

Comment personnaliser la documentation utilisateur ?

Il suffit de suivre la FAQ indiquant comment imprimer la doc et, au lieu de l'imprimer avec son navigateur, effectuer une sauvegarde avec la commande "Enregistrer sous..." ou équivalente de son navigateur. Vous obtiendrez ainsi un fichier HTML que vous pourrez modifier à l'aide d'un logiciel d'édition comme Open Office.

Comment se connecter sur le support-forum ?

• Allez sur l'onglet "Support" du site openflyers
• Cliquez sur S'identifier (en haut à droite)
• Puis cliquez sur Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -
• Vous n'avez plus qu'à vous créer un profil utilisateur, à le soumettre
• Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre

Comment se connecter sur le BTS pour rapporter un bug ?

• Allez sur le BTS
• Cliquez sur "Ouvrir un nouveau compte"
• Remplissez les champs
• Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre

Affichage

Le logo du club prend toute la place sur la page d'accueil, comment corriger cela ?

Il suffit de diminuer la taille du logo avec un logiciel d'édition d'image comme "gimp". Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.

Comment modifier le nom et l'adresse e-mail administrateur en page d'accueil ?

Si vous ne souhaitez pas que le nom de l'administrateur en page d'accueil soit celui d'un utilisateur réel, il faut créer un utilisateur fictif :

• Aller côté admin dans Utilisateurs > Utilisateurs > Utilisateurs actifs
• Cliquer sur AJOUTER UN UTILISATEUR
• Choisir un identifiant facile à identifier comme étant "différent" des autres utilisateurs. Une bonne pratique peut être de construire le nom de telle sorte qu'il apparaisse en 1er dans la liste des utilisateurs (par exemple aaaADMIN).
• Choisir un mot de passe
• Saisir le nom et le prénom de l'utilisateur fictif avec soin car c'est ce nom qui apparaitra dans la page d'accueil (par exemple Contact STRUCTURE)
• Attribuer un profil avec des droits administrateur
• Valider

Ensuite, il faut modifier la configuration pour que cet utilisateur soit l'administrateur en page d'accueil :

• Configuration > Structure > Configuration de la structure
• Modifier le champ Responsable OpenFlyers pour y mettre l'utilisateur fictif qui vient d'être créé
• Valider

Comment modifier l'adresse e-mail d'envoi qui sert pour les avis de réservations ?

• Aller côté admin dans Configuration > Structure > Configuration de la structure
• Editer le contenu du champ Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)
• Cliquer sur le bouton Valider

Gestion des utilisateurs

Comment changer le profil d'un utilisateur ?

• Admin > Utilisateurs > Utilisateurs
• Sélectionner la ficher de l'utilisateur à modifier (icône crayon)
• Dans le champ Profil, sélectionner/dé-selectionner les profils souhaités
• Valider

Remarque : il n'est possible d'attribuer à des utilisateurs que des profils de niveau inférieur ou égal à son propre profil, c'est à dire dont les droits sont équivalents ou moindre.

Comment mettre à jour les cotisations des membres ?

• Aller sur la page Admin > Structure > Paramétrage : sous le titre "Gestion des cotisations", modifier la date d'expiration de la cotisation (c'est cette date qui sera utilisée lors de la mise à jour des cotisations des membres)
• Aller sur la page Admin > Utilisateurs > Utilisateurs : cocher les membres à mettre à jour et cliquer sur "Mise à jour" au droit de la ligne "Prochaine échéance club : ......"

Remarque : Le fond de la cellule "Cotisation" est grisé avec la date en rouge si la cotisation n'est pas à jour.

Si vous avez créé une validité Cotisation pour gérer les règlements des cotisations de vos utilisateurs, vous devez quand même mettre à jour la page utilisateurs. Ces modules sont indépendants

Comment Ajouter/modifier des utilisateurs ?

Dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs cliquer sur le bouton Ajouter, une fiche vide s'affiche, la saiaie d'un mot de passe est obligatoire pour Valider Dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs cliquer sur l’icône Edition (le crayon). Vous accédez à la page de saisie des informations des utilisateurs, Valider.

Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge, pourquoi ?

Les utilisateurs sur fond rouge, sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

Comment permettre aux utilisateurs de réserver au-delà de la fin de validité de leur cotisation ?

Plusieurs solutions possibles :

• Paramétrer OpenFlyers pour qu'il n'y ait qu'un message d'alerte ou ne pas gérer du tout les cotisations.
• Paramétrer OpenFlyers avec une date de fin de cotisation à x mois après l'échéance réelle afin de permettre à l'utilisateur de pouvoir disposer de tous les droits de son profil jusqu'à x mois après l'échéance réelle.
• Paramétrer OpenFlyers pour un accès restreint à un profil qui n'ait que le droit de réserver (profil à créer préalablement)

Comment activer une formule d’expérience récente ?

• Dans Admin > Utilisateurs > Type de validité saisir la formule dans la colonne "Formule d’expérience" récente
• Voir Comment activer le contrôle des validités pour les réservation ? pour appliquer la gestion de l'expérience récente lors des réservation
• Voir Comment activer le contrôle des validités pour la saisie des vols ? pour appliquer la gestion de l'expérience récente lors de la saisie des vols

Comment attribuer/modifier des validités ?

Dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs cliquer sur l’icône Lister (le plus à droite). Vous accédez à la page de saisie des Validités, slectionnez la validité à ajouter et Valider. Pour chaque lignes les modifications sont prises en comptes des que vous quittez le champ de saisie

Comment lister les utilisateurs ayant une validité ?

Dans Admin > Utilisateurs> Types de validité dans la colonne Lister cliquer sur l'icone. La liste des utilisateurs s'affiche, si une echéance est échue la date est en rouge.

Comment supprimer un type de validité ?

Il faut la supprimer dans Admin > Utilisateurs> Types de validité. Auparavant il ne faut plus qu'elle soit affectée à un utilisateur. Pour voir la liste des utilisateurs ayant la validité, il faut cliquer sur l'icône Liste dans Admin > Utilisateurs > Types de validité. Il faut aussi que la validité ne soit pas utilisée comme "Validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné", A décocher dans Admin > Vols > Type de Vols.

Import des utilisateurs et mot de passe

Lorsque un import est réalisé depuis Admin > Configuration > Imports > Importer des utilisateurs, les nouveaux utilisateurs ont comme mot de passe le numéro de membre.

Si c'est un utilisateur qui a été remis à jour grâce au rapprochement, le mot de passe ne change pas.

Comment ré-utiliser des numéros de membre

Il n'est pas possible d'utiliser le même numéro de membre pour plusieurs utilisateurs. Le système va refuser l'attribution du numéro de membre à l'utilisateur que l'on veut créer/modifier si on lui attribue le même numéro de membre qu'un membre déjà existant en base de données.

Attention : cette restriction s'applique également pour les utilisateurs désactivés.

Dans ce cas, si l'on souhaite réattribuer ce numéro à un autre utilisateur, il faut procéder de la manière suivante :

• Ré-activer l'utilisateur désactivé
• Changer son numéro de membre (ou mettre le champ à vide)
• Désactiver l'utilisateur
• Créer/modifier l'autre utilisateur et lui affecter le numéro

Certains utilisateurs ne peuvent voir les ressources sur le planning

Il faut rendre les types de ressources visibles pour les profils concernés et également vérifier que l'utilisateur a cocher la visibilité de la ressource dans Données > Affichage et fiche personnelle. Une autre façon d'activer par défaut la visibilité à tous les utilisateurs est de cliquer sur l'icône Montrer dans Ressources > Ressources.

Comment augmenter le temps avant la déconnexion automatique pour certains utilisateurs ?

Il faut attribuer le droit Pas de déconnexion automatique aux profils concernés.

Gestion du planning

Comment limiter la période du planning ?

• Menu Admin
• Menu Configuration > Paramétrage
• Formulaire Gestion des réservations
• Modifier les champs Heure TU de début d'activité et Heure TU de fin d'activité exprimée en TU
• Valider les modifications en cliquant sur le bouton Valider associé au formulaire Gestion des réservations

Gestion des réservations

Comment limiter le nombre de réservations par utilisateur ?

• Menu Admin > Configuration > Paramétrage
• Dans le formulaire Gestion des réservations, modifier le champ Limitation du nombre de réservations
• Valider la modification en cliquant sur le bouton Valider associé au formulaire Gestion des réservations

Comment limiter dans le temps les réservations ?

L'objectif est de pouvoir empêcher les réservations plus de X semaines à l'avance.

• Menu Admin > Configuration > Paramétrage
• Dans le formulaire Gestion des réservations, modifier le champ Limitation dans le temps des réservations
• Enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton Valider associé au formulaire Gestion des réservations.

Comment activer le contrôle des validités pour les réservations ?

• Voir la documentation sur la gestion des réservations pour la version 3.

Je reçois par e-mail les avis de réservation de tout le monde, pourquoi ?

Sûrement parce que dans votre profil, vous avez le droit "Alertable par mail pour toute réservation" d'activé.

Pourquoi j'ai une alerte "l'instructeur n'est pas disponible" ?

Les instructeurs ont la possibilité de définir leurs disponibilités dans OpenFlyers. Il y a 2 politiques possibles :

• Soit l'instructeur décide de se mettre tout le temps disponible afin de supprimer les messages d'alerte et il gérera ses disponibilités réelles autrement
• Soit l'instructeur saisit directement dans OpenFlyers ses disponibilités réelles. Dans ce cas, les message d'alertes prennent tout leur sens. Il est alors possible de donner le droit (au travers des profils) à des utilisateurs de surpasser ou non cette alerte.

La gestion des disponibilités des instructeurs se fait dans Données/(In)disponibilités.

Comment rendre obligatoire la saisie des champs départ et arrivé ?

• Admin/Configuration/Paramétrage
• Dans le formulaire Gestion des réservations, il faut modifier le paramétrage Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché) en fonction de ce que l'on souhaite (cela peut-être libre, obligatoire ou obligatoire pour les réservations dépassant une durée à choisir)
• Valider le formulaire

Gestion des ressources

Comment activer le contrôle des validités pour la saisie des vols ?

• Pour activer le contrôle des validités pour la saisie des vols en ouverture ou en fermture, se rendre dans le menu Admin > Configuration > Paramétrage. Puis dans la rubrique Gestion des vols, c'est le champ Gestion des validités lors de la saisie d'un vol qui définit comment s'effectue le contrôle :
• Désactivé : Aucun contrôle n'est effectué
• Avertissement : Les validités ne passant pas le contrôle sont affichés en tant que message orange d'avertissement. Il suffit de cliquer sur le bouton Confirmer pour poursuivre l'enregistrement du vol
• Restreint: Les validités ne passant pas le contrôle sont affichés en tant que message rouge bloquant. Le vol ne peut donc être enregistré.
• Il est possible de déclarer une validité comme bloquante. Dans la page Admin > Utilisateurs > Types de validités, cliquer sur la check verte de la colonne Validité bloquante pour la saisie des vols de la ligne concernant la validité.
• Selon l'activation d'une formule d'expérience récente pour le type de validité, deux cas sont possibles :
  • Présence d'une formule : le contrôle sera effectué pour tous les types de vol
  • Absence de formule : il faut paramétrer la validité en fonction du type de vol dans Admin > Vols > Types de vol, section Types de validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné et cliquer sur la ligne du type de vol sur la check verte de la colonne de la validité
• Voir la mise en œuvre des formules d'expérience récente

Affichage des heures de vols

• Les temps de vol des carnets de vol s'affichent selon l' "Unité de temps" défini par l'utilisateur connecté, paramétré dans Données/Affichage et fiche personnelle. Voir Patron de date et heure
• Les temps de vol des carnets de route s'affichent selon l' "Unité de temps par défaut de la structure", paramétré dans Admin/Configuration/Paramétrage*Les temps de vol sur les comptes s'affichent selon l' "Unité de temps" défini par l'utilisateur connecté, il ne dépend pas du choix du propriétaire du compte
• La saisie des vols est fonction du parametrage de la gestion des vols "Unité de temps par défaut de la structure"
• Les compteurs des avions s'affichent selon l' "Unité de temps des compteurs de type d'aéronef" paramétré dans Admin/Flotte/Type d'aéronef
• La vérification de la continuité des vols affiche le temps de vols selon "Unité de temps par défaut de la structure" et les compteurs selon l' "Unité de temps des compteurs de type d'aéronef"

Calcul des heures de vols pour maintenance

Initialisation de la gestion des potentiels

• Menu Admin > Ressources > Ressources cliquer sur l'icône Édition (le crayon)
  • Dans la partie inférieure « Données pour la gestion des vols » on initialise les valeurs:
  • Date de début de comptabilisation - Attention ! Pour un calcul exact des potentiel restant, tous les vols doivent être saisis à partir de cette date
  • Total des heures à cette date (HDVinit)

Initialisation de la gestion des alertes

• Menu Admin > Ressources > Navigabilité cliquer sur l'icône Edition (le crayon)
  • Régler les 3 seuils d'alerte pour les potentiels (exemple 10 h, 0 h et -5 h)
  • Régler les 3 seuils d'alerte pour les dates calendaire (exemple 15 jours, 8 jours et 0 jours)

Butées de maintenance

• Menu Admin > Ressources > Navigabilité cliquer sur l'icône Edition (le crayon)
  • Date de la prochaine échéance calendaire
  • Total des heures de vol de la prochaine visite horaire (HDVlimit)
• Le programme calcule à chaque vol le total des heures de vol depuis la date d'initialisation (HDV) et affiche le potentiel restant (Pot) à gauche du cahier journalier et affiche sous chaque réservation le potentiel estimé (durée indiqué par l'utilisateur lors de la réservation ou 75% de la durée de la réservation en absence d'information)

Pot = HDVlimit - (HDVinit + HDV)

• Le programme surveille ces 2 butées
  • Alerte visuelle si la date du jour approche les seuils de date calendaire.
  • Alerte visuelle si on approche les seuils de fin de potentiel.

Le survol de la souris sur le voyant indique si c'est la date ou le potentiel (ou les deux) qui a déclenché l'alerte

• Il est conseillé de mettre à jour les valeurs d'initialisation une fois par an

Comment enlever les temps "maintenance" ?

Si vous faites des points-fixes, par exemple, qui font tourner l'horamètre et que vous ne souhaitez pas que ces temps soient comptés dans les heures de vols (et donc dans le calcul du potentiel), il suffit de mettre à jour le compteur mécanique :

• Admin > Ressources > Ressources > Actives
• Cliquer sur l’icône "Crayon" dans la colonne Actions de la ligne de l'aéronef concerné
• Mettre à jour le champ Dernier compteur enregistré
• Valider

Comment afficher le potentiel restant dans le planning des réservations ?

Cela se fait à partir d'un champ additionnel spécifique.

Alerte "Pas de profil attribué à la première place"

Il manque la 1ère place d'attribuée à au moins un profil.

Gestion des vols

Comment visualiser les vols oubliés ?

• Aller sur la page Admin > Vols > Liste des vols :

- Vous cliquez sur l'icône de l'avion de la colonne "Vérifier la continuité des vols

- Vous pouvez éventuellement limiter votre contrôle entre 2 dates et/ou à partir d'un compteur particulier (utile pour lister les vols entre 2 maintenances). Par défaut les vols du mois en cours sont proposés

- Si vous avez sélectionné l'option compteur sur cette avion, les discordances apparaissent en rouge sur fond grisé. L'erreur peut provenir de la ligne supérieure. Cliquer sur l'icône d'édition du vols dans la colonne action. Vous retrouvez la page de saisie pour corriger le compteur (ceci peut demander de modifier aussi le temps de vol)

• Il est conseillé d'effectuer le contrôle de la continuité des vols et de leurs concordances avec le carnet de route régulièrement. Chaque fin de mois ou, si le suivi des potentiels est utilisé, avant chaque opération de maintenance

Message de type de vol manquant pour un vol en double commande...

• Vous avez sélectionné en admin "Type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord" et lorsque vous saisissez un vol en double commande il vous est impossible de le valider malgré la sélection du fameux type de vol requis.

Vous avez un message d'alerte "Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus". Dans ce cas, il faut que l'utilisateur indiquer un type de vol complémentaire

• Si vous ne souhaitez pas ce comportement il fait mettre "NON" à l'option "Le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord ne peut être sélectionné seul".

La conséquence de cette configuration est importante sur la façon dont vous souhaitez calculer vos statistiques. Si le critère est manquant le calcul ne pourra pas etre correct (exemple : en cas d'instruction le temps de vol, selon le critère de classement local ou navigation de la DGAC, ne sera pas comptabilisé)

Peut-on saisir les avitaillements ?

Pour saisir des avitaillements avant et/ou après les vols, il faut d'abord que les aéronefs soient définis avec un ou des réservoirs. Ce paramétrage s'effectue ainsi :

• Admin > Ressources > Types de ressources > Actifs
• Cliquer sur l'icône crayon associée à la ressource concernée
• Tout en bas de la page, il y a un tableau qui permet de définir les réservoirs.

Pour l'essence, on conseille de ne définir qu'un seul réservoir même si l'aéronef dispose de plusieurs réservoirs. En effet, dans la pratique les pleins sont faits sans qu'il ne soit comptabilisé la quantité avitaillée par réservoir de plus, il est impossible de suivre les consommations par réservoir.

Ainsi, lors un ou des types de réservoirs sont définis, les champs d'avitaillements apparaissent dans le formulaire de saisie des vols pour indiquer s'il y a eu un plein avant et/ou après le vol. Ils sont par défaut "repliés" et il faut cliquer sur la check-box correspondante pour les "déplier".

Il est ensuite possible de suivre les consommations par aéronef à l'aide de rapports prévus à cet effet.

Reports

Où puis-je faire mes propres requêtes SQL personnalisées afin d'afficher des rapports ?

Vous allez dans le menu Admin > Rapports > Structure > Créer/Modifier puis Ajouter et dans le champ Prédicat, vous placez votre requête.

Pour visualiser le résultat, allez Admin > Rapports > Structure > Visualiser puis cochez les rapports que vous désirez voir.

Lorsqu'il existe plusieurs rapports, il faut éviter d'utiliser "Tous cocher" car cela risque d'aboutir à une page vide par dépassement des ressources.

Où trouver des requêtes SQL pour générer des rapports ?

Nous préconisons la centralisation des requêtes SQL sur le wiki anglais sur la page Export generator. Cela permet d'avoir une ressource d'informations centralisée utilisable par les administrateurs de tous les pays.

Je ne trouve pas la requête que je souhaite, comment la demander ?

Si vous ne trouvez pas sur la page Export generator la requête que vous souhaitez, nous préconisons l'utilisation du support-forum depuis www.openflyers.com pour effectuer une demande de création de requête SQL.

Soit un autre utilisateur vous proposera alors son aide, soit nous vous proposerons de créer cette requête SQL. Comme cela nécessite pour nous du temps, nous facturons cette création qui ensuite sera rajoutée sur la page contenant les diverses requêtes SQL.

Le coût de cette création est fonction de la complexité de la requête. Il est facturé au coût horaire "Assistance - Intervention" présent sur le catalogue tarifaire. A noter que l'assistance peut être prise en charge dans le cadre du bonus développement (cf. le catalogue tarifaire).

Les membres ont accès à des rapports alors qu'il n'en n'ont pas le droit

Si les membres ont accès à des rapports c'est que ces derniers sont rendus publics : la "check-box" a du être sélectionnée dans le groupe concerné de la colonne "Visualisable pour les groupes" (menu Rapports/Structure/"Créer/Modifier").

Dans les exports csv il apparait des « N° Id ». A quoi correspond ce numéro ?

C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator )

Pourquoi les rapports de statistique ne donnent pas des valeurs identiques ?

Les rapports pour les statistiques DGAC sont conçus avec une configuration qui permet d'avoir les critères de sélection nécessaires à ces rapports.

Si vous avez des différences dans les totaux de ces différents rapports c'est que votre configuration ne respecte pas ces critères.

L'erreur la plus courante concerne les vols d'instruction qui ne possède pas de type de vol Local ou Navigation. Ceci est du au paramètres "Si un seul type de vol est sélectionné dans le cas de la présence d'un second pilote en demander au moins un autre" sélectionné sur NON Voir Message de type de vol manquant pour un vol en double commande....

La conséquence c'est que les vols d'instruction peuvent n'avoir comme type de vol que Instruction. Ces vols ne sont donc pas comptabilisés dans la requête Heures de vol par type de vol qui supprime les vols ayant le type de vol "Instruction".

Seuls les vols en Instruction peuvent être différenciés des autres types de vol avec l'option ci-dessus. Si le pilote sélectionne plusieurs types de vol alors ces vols seront comptabilisés en double dans la requête des types de vol. Il faut cocher dans les types de vols le maximum d'incompatibilité pour éviter les décomptes en double.

Comment faire un publipostage aux utilisateurs ?

Ceci peut facilement être effectuée avec un tableur et un traitement de texte

Dans Admin > Rapports > Visualiser sélectionnée le rapport Liste des membres par ordre alphabétique

Si il n'est pas existant voir | Liste des coordonnées des utilisateurs

• Sélectionnée à l'aide de la souris le tableau depuis les entêtes jusqu’à la fin en bas à droite
• Copier la sélection
• Allez dans Votre tableur et faite un Coller
• Nettoyer éventuellement les lignes indésirables (membres actifs seulement par exemple). Les colonnes inutilisées peuvent rester sans gêne pour le publipostage
• Enregistrer le fichier
• Ouvrir votre traitement de texte
• Allez dans l'utilitaire de rédaction d'un publipostage
• Créer votre modèle et lier les champs avec votre fichier du tableur
• Lancer vos impressions de courrier et/ou enveloppe

Une fois le modèle sauvegardé il suffit de mettre à jours votre fichier du tableur et vos impressions seront mises à jour

Voir un des nombreux tutoriels sur le net en fonction de vos logiciels

Exemple avec Open Office 3.3 http://www.openoffice.org/fr/Documentation/How-to/writer/Publipostage.pdf

Traçabilité des modifications de la base de données

Toute action effectuée, qui impacte la base de données, ainsi que la personne ayant effectuée cette action, est enregistrée automatiquement dans la base de données.

Selon les droits dont vous disposez dans votre profil, vous pouvez accéder à ces informations par le biais du requêteur de recherches (menu logs).

Nous pouvons également effectuer pour le compte de la structure toute recherche conformément au tarif en vigueur dans notre catalogue tarifaire

A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?

Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructueuse à se loguer sur OpenFlyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructueuse.

Le but de ce blocage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.

Armoire à clé

Check-list Armoire à clé INOP

1. Vérifier les branchements