Version du 2 novembre 2013 à 13:13

Présentation

L'objet de cette page est de décrire la configuration de la comptabilité dans Openflyers 3.

Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Paramétrage général de la gestion des comptes

• Aller dans Admin.
• Puis choisir Configuration > Paramétrage.
• Dans le formulaire Gestion des comptes :

Ici nous activons le mode gestion des comptes et celle de la TVA

Il est possible de modifier :

• la mention s'il n'y a pas de TVA
• le titre des factures non validées (ex: "Facture proforma", "Bon de commande" ou "Devis")
• l'action à effectuer si le solde utilisateur est inférieur au minimum
• la limite avant l'envoi d'un e-mail d'alerte le contenu de cet e-mail et la fréquence des envois

Restriction d'accès en cas de solde insuffisant

Les champs Si solde utilisateur inférieur au minimum et Solde minimum requis permettent d'alerter, de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de restreindre le profil d'un utilisateur, permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :

• A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
• Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils un droit permettant de surpasser une restriction sur les soldes qui seraient ainsi mise en place.

Types d'encaissements

OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu Comptes > Encaissements > Types d'encaissements. A partie de ce menu, on peut :

• Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne Ordonner à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
• Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton Ajouter un type d'encaissement.
• Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
• Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.

Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut définir la ventilation qui doit lui être associée.

Ventilation des types d'encaissements

La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers

Spécificités métiers

Gestion des baptêmes

1. Créer un type de vol "baptême"
2. Créer un compte client "Clients extérieurs"
3. Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo

Ainsi :

• le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
• le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
• le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement