Version du 21 mars 2016 à 15:34

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des validités dans OpenFlyers.

Définition

Le terme "validité" est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, certificat, échelon, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les "types de validités" permettent de définir des validités qui seront attribuées aux utilisateurs. Différents critères permettent de les définir :

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :

• A la connexion de l'utilisateur
• Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
• Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

Validité à vendre

Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un produit en vente.

Messages d'alerte

OpenFlyers distingue 2 types de messages d'alertes :

• Les alertes non bloquantes qui peuvent être surpassées par l'utilisateur.
• Les alertes bloquantes qui empêchent d'enregistrer la saisie en cours.

Alertes non bloquantes

Les alertes non bloquantes apparaissent en orange.

Alertes bloquantes

Les alertes bloquantes apparaissent en rouge.

Ajouter des types de validités

• admin
• Utilisateurs > Types de validités
• En-dessous du tableau listant les types de validité, remplir le champ vide à gauche du bouton Ajouter une validité en mettant le nom souhaité pour la validité
• Cliquer sur le bouton Ajouter une validité

La validité s'insère dans le tableau qui est trié par ordre alphabétique

• Sélectionner ou non les cases à cocher décrites dans les Paramètres de configuration en fonction du comportement attendu.

Une fois le type de validité créé, la gestion de ce type de validité est automatiquement donnée aux profils ayant le droit "Ajout et gestion de ses validités".

Paramètres de configuration

Attention : lorsque vous effectuez une modification sur le tableau des types de validité, il faut cliquer en dehors du tableau pour que le choix soit pris en compte et sauvegardé.

Nom

Nom choisi pour désigner une validité

Soumise à échéance

Indique si la validité doit contenir une date d'échéance ou non

Gestion du code identifiant

Indique si un champ "code identifiant" est éditable pour y renseigner un code associé à la validité de l'utilisateur. Exemples : numéro de membre, numéro de licence, numéro de qualification, identifiant, etc.

Gestion de la date d'obtention

Indique si un champ "date d'obtention" doit être associé à la validité. Exemples : date de délivrance d'un permis, date d'obtention d'un brevet, 1ère date d'inscription

Validité bloquante pour la saisie des vols (si requise)

Indique le comportement pour ce type de validité que doit adopter OpenFlyers lors d'une tentative de saisie de vols dont une validité requise est périmée ou absente. Si la validité est configurée comme bloquante, alors la saisie du vol sera bloquée et impossible. C'est utile en mode ouverture/fermeture de vol où il est alors possible lors de l'ouverture du vol d'interdite un utilisateur de saisir son vol s'il manque un certain nombre de validités.

Validité bloquante pour le contrôle d'accès (si requise pour la réservation)

Cette colonne est visible uniquement dans le cas où un contrôle d'accès spécifique est interfacé avec OpenFlyers.

Elle permet de définir si une validité doit bloquer une autorisation d'accès gérée par un système de contrôle d'accès.

Le comportement du blocage est le suivant :

• OpenFlyers liste les validités qui ne sont pas détenues par un utilisateur et qui sont des validités qui sont requises pour une réservation.
• Si dans cette liste, il existe des validités qui sont marquées bloquantes pour le contrôle d'accès alors l'accès n'est pas autorisé.

Alerte à la connexion

Définit le comportement souhaité à la connexion. 4 types de comportements sont possibles lorsqu'une validité à échéance est périmée :

• Pas de gestion
• Alerte à la connexion
• Accès restreint au profil X (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme)
• Pas d'accès

Remarque : Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance. Ainsi, les validités sans échéance ou les validités avec formule d'expérience ne sont pas contrôlées.

Formule d'expérience

Lorsque ce champ est renseigné avec une formule, alors le type de validité devient une "validité avec expérience". Dans ce cas, la validité ne peut plus être attribuée à un utilisateur. Elle sert uniquement lors de la saisie des vols en l'associant à un type de vol. Elle sert à vérifier que l'utilisateur remplit des critères variables au cours du temps. Exemples :

• avoir plus de 3 atterrissages dans les 90 derniers jours
• ne pas dépasser plus de 90h dans les 30 derniers jours

cf. les formules de calcul d'expérience récente.

Supprimer des types de validité

• Aller sur Utilisateurs > Types de validités

L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer un type de validité.

Cependant, si cette validité a été attribuée à au moins un utilisateur, alors une alerte bloquante, avec la liste des utilisateurs, empêchera la suppression de cette validité. Il faudra d'abord retirer la validité aux utilisateurs concernés.

Contrôle des validités

Contrôle des validités à la connexion

Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage des types de validités peut induire 4 types de comportements lorsqu'une validité à échéance est périmée :

• Pas de gestion.
• Alerte à la connexion : il s'agit d'une alerte non bloquante.
• Accès restreint au profil X (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme) : il s'agit d'une alerte non bloquante mais qui induit des restrictions sur les droits de l'utilisateur.
• Pas d'accès : il s'agit d'une alerte bloquante.

Ce paramétrage s'effectue au travers de 2 champs :

• le champ Alerte à la connexion qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
• le champ Soumise à échéance qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation

Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par l'utilisateur occupant la 1ère place dans la ressource et seulement s'il n'y a qu'un seul utilisateur pour cette réservation. De plus, OpenFlyers vérifie que les validités requises pour ce type de ressource sont détenues par l'utilisateur et, dans le cas de validités à échéance, que leur date d'échéance est postérieure à la date de fin de la réservation.

Il y a 3 comportement possibles :

• Pas de contrôle des validités.
• Une alerte non bloquante dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
• Une alerte bloquante dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Le comportement est le même pour toutes les validités.

Contrôle des validités lors de la saisie d'un vol

Lors de la saisie d'un vol, OpenFlyers effectue 2 contrôles :

1. S'il n'y a qu'une seule personne pour ce vol, le logiciel vérifie la présence des validités requises pour les types de vols sélectionnés. Il y a 2 comportement possibles pour chaque validité manquante :
   • Une alerte non bloquante.
   • Une alerte bloquante.

   Il y a un paramétrage général qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité.

2. OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées comme à la connexion.

Paramétrage du contrôle des validités

Paramétrage du contrôle des validités pour les réservations

Lors d'une réservation, le contrôle des validités s'effectue en fonction du type de ressource sélectionné pour la réservation.

Un comportement général, restrictif, permissif ou sans contrôle, est défini pour toutes les ressources. Puis, pour chaque type de ressource, on définit les validités requises.

Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations

Pour paramétrer, ce contrôle, il faut :

• Aller dans Admin.
• Puis Configuration > Paramétrage.
• Dans le formulaire Gestion des réservations, champ Gestion des validités, il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
  • En mode "Restriction" pour les réservations : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
  • En mode "Avertissement" pour les réservations : cela fera apparaitre des alertes non-bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validité requises pour une ressource donnée
  • Désactivé
• Puis cliquer sur le bouton Valider associé au formulaire

Paramétrage pour chaque type de ressources des validités requises lors d'une réservation

• Aller dans Admin.
• Puis choisir l'item de menu Ressources > Types de ressources.
• Dans le tableau qui liste les types de ressources, cliquer sur l'icône dans la colonne Action symbolisant une check-list et intitulée Validité.

On se retrouve avec un tableau qui permet de déterminer les validités requises lors de la réservation d'une ressource donnée.

Les validités peuvent se suppléer les unes les autres. C'est la règle "ou" présente entre chaque validité d'une même ligne.

Si on souhaite que les validités s'ajoutent et soient toutes nécessaires, alors il faut les disposer sur des lignes différentes qui sont séparées par la règle "et" présente en début de ligne.

Exemples types :

• Si on souhaite qu'une validité A soit requise, il faut cliquer sur la check verte de cette validité sur la 1ère ligne. Une deuxième ligne apparait alors avec aucune validité de sélectionnée.

• Si on souhaite qu'une validité A et qu'une validité B soient toutes les 2 requises, il faut cliquer sur la check verte de la validité A de la 1ère ligne puis sur la check verte de la validité B de la 2ème ligne qui est apparue. Une 3ème ligne apparait alors également avec aucune validité de sélectionnée.

• Si on souhaite qu’indifféremment les validités A ou B soient requises, il cliquer sur les check vertes de chacune des validités de la 1ère ligne.

Exemple pratique : On souhaite qu'un utilisateur dispose d'un brevet PPL ou d'un brevet BB et qu'il dispose également d'une visite médicale de classe 1 ou de classe 2. Pour cela, on va cliquer :

• sur les validités "PPL" et "BB" de la 1ère ligne.
• sur les validités "Visite médicale classe 1" et "Visite médicale classe 2" de la 2ème ligne.

Conseil OpenFlyers :

• En mode restreint, ne pas oublier d’attribuer les validités aux membres pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines avant d'activer les restrictions.

Paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols

Le paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols s'effectue en fonction du type de vols

Validités requises pour la saisie des vols

Une validité est définie comme requise pour la saisie des vols si elle est requise pour un type de vol. Ensuite 2 cas se présentent pour que cette validité soit réellement requise lors de la saisie du vol :

1. Soit ce type de vol est coché par l'utilisateur dans le formulaire de saisie du vol
2. Soit ce type de vol est lui-même systématiquement requis par le type de ressource correspondant à la ressource sélectionnée

Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols

• Aller dans Admin.
• Puis choisir Configuration > Paramétrage.
• Dans le formulaire Gestion des vols, champ Gestion des validités lors de la saisie d'un vol, il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
  • En mode "Restreint" : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
  • En mode "Avertissement" : cela fera apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour une ressource donnée. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du paramétrage du type de validité.
  • Désactivé
• Puis cliquer sur le bouton Valider associé au formulaire.

Paramétrage pour chaque type de vol des validités requises

Les validités requises lors de la saisie d'un vol dépendent des types de vols sélectionnés pour ce vol. Le paramétrage des validités requises pour chaque type de vol s'effectue ainsi :

• Aller dans Admin.
• Puis Vols > Types de vol
• Dans le tableau Types de validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné, cocher les validités requises pour chaque type de vol

Imposer des types de validité pour des types de ressource différents

Pour rendre obligatoire une validité pour un type de ressource en particulier il faut tout d'abord créer un type de vol pour chacun de ces types.

Ensuite il faut associer ce nouveau type de vol au type de ressource concerné.

Pour terminer il suffit de définir les validités requises pour ce type de vol.

Gestion des validités des utilisateurs

Pour pouvoir gérer les validités des utilisateurs, la personne connectée doit disposer d'un profil ayant au moins le droit Gestion des utilisateurs. S'il s'agit de validités à vendre, il lui faut en plus le droit Acheter pour les tiers.

De plus, seules les validités listées dans Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour le profil concerné sont gérables.

Ajouter une validité à un utilisateur

• Aller dans Admin
• Puis Utilisateurs > Utilisateurs.
• Cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne Actions.

Vous accédez à la page de saisie des Validités :

• Sélectionner la validité à ajouter et Valider.

Si la validité est une validité à vendre, l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validés. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de supprimer une validité à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer temporairement la facturation d'une validité pour pouvoir l'attribuer sans coût à un utilisateur.

Lister tous les utilisateurs détenant une validité

• Aller sur Utilisateurs > Types de validités
• Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne Liste de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

Mettre à jour la date d'échéance d'une validité à vendre

• Il faut mettre à jour les champs Formule de création et Formule de mise à jour dans Admin > Ventes > Validités à vendre.

Modifier la validité d'un utilisateur

• Aller dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs.
• Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).

Vous accédez à la page de saisie des Validités : les modifications s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée.

Note :

• Les modifications sont prises en compte en cliquant en dehors du champ de saisie.

Supprimer la validité d'un utilisateur

• Aller dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs.
• Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).

Vous accédez à la page de saisie des Validités : les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée. Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle, cela veut dire que la validité est à vendre. Pour pouvoir supprimer une validité vendue alors qu'elle n'aurait pas du l'être il faut suivre la procédure suivante :

• Annuler l'effet d'une écriture comptable
• Supprimer la vente d'une validité en prenant soin de noter le contenu de la ligne concernée. Nous recommandons pour cela d'effectuer une copie d'écran.
• Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
• Remettre en place la tarification de la validité