Version du 17 mars 2014 à 15:22

Présentation

L'objet de cette page est de présenter certains points généraux de la facturation des clients.

Numérotation des factures clients

Dans la version 3 d'OpenFlyers, lors de la validation d'une facturation client (heures de vols, produits non stockés, etc.), la facture associée est créée avec un numéro de facture unique. Ce numéro de facture correspond au dernier numéro de facture client créé augmenté de 1. Ainsi, si la facture précédente avait le numéro 307, alors la nouvelle facture a le numéro 308. Cet algorithme est conforme à la législation française concernant la numérotation des factures qui prévoit que : la numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture

Tarification et facturation

Fonctionnement des variables associées aux formules de tarification

Voici comment on procède pour configurer la notion de variable-formule dans le gestionnaire de tarification  :

• On va dans le menu Ventes > Tarification des heures ou Ventes > Tarification des produits selon ce que l'on veut tarifier. On obtient le tableau qui liste toutes les règles de tarification.
• On choisit une des règles. Par exemple, la première en haut de la liste et on l'édite.
• Dans le champ Nom de variable associé à la formule, on va mettre "XYZ" et on valide le formulaire.
• On choisit une autre règle. En particulier, une règle qui va se déclencher avec la première règle lors de la saisie d'une fermeture de vol ou d'une vente de produit.
• On l'édite. Dans le champ Nom de variable associé à la formule, on laisse cela vide. Dans le champ formule, on l'édite pour rajouter la variable associée à la première formule.
  • Par exemple, avant on a : $a/200
  • Après, on aura : $a/200+@XYZ
  • L'utilisation d'une variable associée à une formule se fait en le précédant d'un @.
• Cocher Formule seulement si on ne veut pas que la règle génère des entrées comptables. Cela est pratique pour créer des valeurs de variable-formule intermédiaire.
• Dans le cas d'une règle de tarification des heures, associer la règle à un champ additionnel de catégorie Entrée comptable ou à aucun champ.
• Puis on teste une saisie d'une fermeture de vol ou d'une vente de produit.

Voici comment on procède techniquement du côté de l'application pour tarifier :

• On va chercher toutes les règles de tarification dont les critères correspondent pour la saisie et qui sont applicables à celle-ci. Par exemple, on va trouver deux règles.
• On récupère la première règle pour analyser la formule de tarification. On remarque qu'une variable (@XYZ) est associée à la formule de la règle alors on lance le calcul de la formule de tarification qui donnera 66,50. On applique un arrondi sur le nombre de chiffre après la virgule en fonction de la comptabilité du compte impacté. Ensuite, on stocke en mémoire que la variable @XYZ vaut 66,50.
• On récupère la seconde règle pour analyser la formule de tarification. On remarque qu'il n'existe pas de variable associée à la formule.
• Vu qu'on a trouvé la variable @XYZ dans la formule, on va récupérer sa valeur qui a été mise en mémoire puis on remplace @XYZ par cette valeur, ici 66,50 même si les domaines d'application de la première règle de tarification diffèrent de la seconde.
• Ensuite, on lance le calcul de la formule de tarification qui donnera 100+66,50. On applique un arrondi sur le nombre de chiffre après la virgule en fonction de la comptabilité du compte impacté.
• Dans le cas où dans la première règle, il n'y avait pas de variable associé à la formule. Au niveau de la seconde règle, la variable @XYZ serait remplacée par 0 car elle n'était pas stockée en mémoire.
• Dans le cas où une règle de tarification a été associée à un champ additionnel :
  • Le champ additionnel prendra comme valeur le résultat de la formule.
  • Si plusieurs formules ont été appliquées pour le même champ additionnel alors c'est la dernière formules qui sera prise en compte.
  • Lors de la génération des entrées comptables par le moteur, les champs additionnels vont être associés à ces entrées comptables.

Exemple d'application et de non-application pour la tarification des heures

Voici un exemple de liste de règles de tarification :

Saisie de vol avec comme types "Local" + "Instruction" et ressource "Aéronef F-GAX"

Dans cet exemple, les règles 1 et 2 s'appliquent.

Au niveau du calcul du coût de vol, cela va procéder ainsi :

1. On récupère la règle 1, la formule donne 50
2. Le compte "Pilote" est débité de 50 puis le compte "Aéronef F-GAX" est crédité de 50 conformément à la règle 1
3. On stocke en mémoire 50 dans la variable X
4. On récupère la règle 2, la formule va donner X+100 soit 50+100
5. Le compte "Pilote" est débit de 150 puis le compte "Aéronef F-GAX" est crédité de 150 conformément à la règle 2

Saisie de vol avec comme type "Instruction" et ressource "Aéronef F-GAX"

Dans cet exemple, seule la règle 2 s'applique.

Au niveau du calcul du coût de vol, cela va procéder ainsi :

1. On récupère la règle 2, la formule va donner donner X+100 soit 0+100 vu qu'il n'y a pas eu de stockage en mémoire de la variable X et que la règle 1 n'est pas applicable
2. Le compte "Pilote" est débité de 100 puis le compte "Aéronef F-GAX" est crédité de 100 conformément à la règle 2

Saisie de vol avec comme type "Instruction" et ressource "Aéronef F-TYH"

Dans cet exemple, seule la règle 3 s'applique.

Au niveau du calcul du coût de vol, cela va procéder ainsi :

1. On récupère la règle 3, la formule va donner donner X+150 soit 0+150 vu qu'il n'y a pas eu de stockage en mémoire de la variable X
2. Le compte "Pilote" est débité de 150 puis le compte "Aéronef F-TYH" est crédité de 150 conformément à la règle 3

Exemple d'application et de non-application pour la tarification des produits

Voici un exemple de liste de règles de tarification :

Saisie d'une vente de produit "Bouquin"

Dans cet exemple, les règles 1 et 2 s'appliquent.

Au niveau du calcul du coût de la vente, cela va procéder ainsi :

1. On récupère la règle 1, la formule donne 50
2. Le compte "Principal" est débité de 50 puis le compte "Boutique diverse" est crédité de 50 conformément à la règle 1
3. On stocke en mémoire 50 dans la variable X
4. On récupère la règle 2, la formule va donner X+100 soit 50+100
5. Le compte "Principal" est débit de 150 puis le compte "Boutique diverse" est crédité de 150 conformément à la règle 2

Saisie d'une vente de produit "Porte-clé"

Dans cet exemple, seule la règle 2 s'applique.

Au niveau du calcul du coût de la vente, cela va procéder ainsi :

1. On récupère la règle 2, la formule va donner donner X+100 soit 0+100 vu qu'il n'y a pas eu de stockage en mémoire de la variable X et que la règle 1 n'est pas applicable
2. Le compte "Principal" est débité de 100 puis le compte "Boutique diverse" est crédité de 100 conformément à la règle 2

Saisie d'une vente de produit "Carte"

Dans cet exemple, seule la règle 3 s'applique.

Au niveau du calcul du coût de la vente, cela va procéder ainsi :

1. On récupère la règle 3, la formule va donner donner X+150 soit 0+150 vu qu'il n'y a pas eu de stockage en mémoire de la variable X
2. Le compte "Principal" est débité de 150 puis le compte "Boutique vol" est crédité de 150 conformément à la règle 3

Mise en place de la facturation client

Sur OpenFlyers, il est possible de permettre que la saisie d'une vente de produit ou d'un vol puisse générer une ou des factures client. Pour permettre cela, éditer les règles de tarification :

Deux champs Groupe de facturation sont présents : l'un pour l'écriture de débit et l'autre pour le crédit. Y Associer un groupe de facturation permet que l'écriture générée par la règle soit incluse en tant qu'entrée de facture.

Les choix possibles sont :

• Non inclus dans une facture pour que l'écriture ne soit pas incluse dans la facture client.
• X : Un nombre indiquant dans quelle facture client l'écriture va être incluse.

L'affectation du groupe de facturation suit les contraintes suivantes :

• Pour un même groupe de facturation, il ne peut y avoir plusieurs comptes client ou utilisateur
• Les comptes associés à un même groupe de facturation doivent tous être de la même comptabilité.

Mettre en place une seule facture client pour la saisie

• Editer les règles de tarification applicables qui doivent figurer dans la facture client
• Y affecter le même groupe de facturation à ces règles. Par exemple 1.

Mettre en place plusieurs factures client pour la saisie

• Editer les règles de tarification applicables qui doivent figurer dans la première facture client.
• Y affecter un numéro de facturation à des règles. Par exemple 1.
• Editer les règles de tarification applicables qui doivent figurer dans la second facture client.
• Y affecter un groupe de facturation à des règles autre que 1. Par exemple 2.
• Editer les règles de tarification applicables qui doivent figurer dans la troisième facture client.
• Y affecter un groupe de facturation à des règles autre que 1 et 2. Par exemple 3.
• Répéter ce processus pour chacune des différentes factures à créer.