Version du 5 juin 2013 à 15:26

Présentation

Cette page est destinée à contenir la documentation administrateur de la version 3.0.

• Choix de formules pour le calcul du temps de vol et pour la tarification
• Page du Wiki en anglais pour les statistiques

Présentation générale

Nous allons configurer ensemble une structure aéronautique en partant d'une base de donnée vierge afin de comprendre les mécanismes de fonctionnement d'openflyers.

Sécurisation

Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est admin et son mot de passe est aussi admin. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe admin.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

Cliquez ensuite sur le menu admin, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite Utilisateurs puis Utilisateurs

Actuellement le seul utilisateur c'est admin ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

Remplacez :

• l'identifiant
• le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
• le nom de l'utilisateur
• le prénom de l'utilisateur
• cochez le type d'utilisateur standard
• cochez le groupe standard

Au bas du formulaire, utilisez le bouton validez pour accepter ces modifications.

Menu Configuration

Configuration > Paramétrage

Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Gestion des réservations

Mode de réservation

Réservations standards

Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

Réservation par type de ressource

La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :

• pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
• créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

Réservation multi-ressources

Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

Attention : cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

Heure TU de début et fin d'activité

Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.

Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de

Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

Limitation dans le temps des réservations

Permet de limiter dans le temps les réservations.

Limitation du nombre de réservations

Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)

Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

Durée minimale d'une réservation

Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

Durée par défaut d'une réservation

Permet de définir la durée par défaut.

Afficher ces champs

Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :

• Même jour
• Places à disposition
• Lieu de départ
• Lieu d'arrivée

Gestion des validités

Les validités peuvent être prises en compte lors d'une réservation de 3 façon :

• En mode "Restriction" : la réservation ne sera possible que si les validités sont présentes. Un message rouge bloquera la réservation dans le cas où une ou plusieurs validités sont absentes.
• En mode "Avertissement" : la réservation sera possible même si les validités ne sont pas présentes. Un message orange d'avertissement, surpassable, apparaitra dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
• Ou ne pas être pris en compte

La définition des validités requises pour les réservations se fait dans :

• Admin > Ressources > Type de ressource.
• Cliquer sur l’icône Validité dans la colonne Action
• Ajouter une ligne conditionnelle et cliquer sur la check verte de la colonne de la validité choisie

Nota :

• Voir la mise en œuvre des formules d'expérience récente
• En mode restreint, ne pas oublier d’attribuer les validités aux membres pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines avant d'activer les restrictions.

Gestion des vols

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

Si on choisit la fermeture des vols seulement le pilote devra remplir à l'issue de son vol un formulaire qui fait office de carnet de route de l'aéronef ; il y renseigne le même type d'informations, entre autres les index de départ et d'arrivée, ce qui permettra à Openflyers de calculer le coût du vol.

Si on choisit ouverture et fermeture des vols on doit lors de la prise de l'aéronef renseigner un formulaire où l'on précise la durée estimée, la destination ainsi que d'autres informations. L'ouverture du vol permet surtout de faire un vérification sur le solde du compte pilote et permettre ou non de voler sur l'appareil. L'ouverture du vol permet enfin de gérer l'armoire à clef Openflyers et ainsi libérer ou non la clef en fonction des nombreux critères (solde du compte, qualification à jour...) Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

• Unité de temps par défaut de la structure aéronautique

Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.

• Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord

Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.

• Gestion du temps de vol: il y a deux modes
  • Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
  • Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
• Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
• Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
• Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes

Activer le contrôle des validités pour la saisie des vols en ouverture ou en fermeture

• Dans Admin > Configuration > Paramétrage, puis dans la rubrique Gestion des vols, sélectionner une des valeurs suivantes pour le champ Gestion des validités lors de la saisie d'un vol :

• Pour déclarer une validité bloquante. Aller dans Admin > Utilisateurs > Types de validités et cocher Validité bloquante pour la saisie des vols pour la validité concernée.
• Selon l'activation d'une formule d'expérience récente pour le type de validité, deux cas sont possibles :
  1. Présence d'une formule : le contrôle sera effectué pour tous les types de vol
  2. Absence de formule : il faut paramétrer la validité en fonction du type de vol dans Admin > Vols > Types de vol, section Types de validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné et cocher la validité requise pour un type de vol donné
• Voir la mise en œuvre des formules d'expérience récente

Gestion des comptes

Ici nous activons le mode gestion des comptes et celle de la TVA

Il est possible de modifier :

• la mention s'il n'y a pas de TVA
• le titre des factures non validées (ex: "Facture proforma", "Bon de commande" ou "Devis")
• l'action à effectuer si le solde du pilote est inférieur au minimum
• le solde minimum
• la limite avant l'envoi d'un e-mail d'alerte le contenu de cet e-mail et la fréquence des envois

Configuration > Structure > Configuration de la structure

Ce menu permet de paramétrer les informations "postales" de la structure, c'est la première partie du formulaire.

La seconde partie concerne le logo de la structure aéronautique, l'adresse de son site internet et l'adresse sous laquelle seront envoyés les mails de confirmation des réservations

Nous allons déterminer la position géographique de la structure, pour cela on le sélectionne dans le menu déroulant. S'il n'est pas présent, il faudra remplir les zones prévues à cet effet. C'est à partir de ces coordonnées que sont calculées les heures de coucher et lever de soleil.

Si la structure possède une liste de diffusion, celle ci peut être couplée à OpenFlyers, il suffit d'y mettre son nom et de sélectionner quel logiciel gère la liste.

La case même jour permet de pré-sélectionner pour la fin d'une réservation le même jour que la date de début de réservation.

La case Commentaire sur les réservations laisse la possibilité au pilote de laisser un commentaire sur le vol.

• L'heure de début et de fin d'activité permet de déterminer la taille de la frise de réservation. Il ne faut pas laisser de minuit à minuit car openflyers vérifie alors sur toute la plage horaire si il y a des réservations, et cela allonge inutilement le temps de traitement.

• la durée minimale spécifie la durée en dessous du quelle aucune réservation n'est possible.
• la durée par défaut pré-sélectionne la durée d'un réservation, bien sûr cela est modifiable par le pilote, mais pas en dessous de la valeur saisie dans la cellule précédente .

Configuration > Structure > Flux d'informations

La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

Configuration > Champ(s) additionnel(s)

Menu Ressources

Menu Ressources > Types de ressources > Places

Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).

Exemple pour le type de ressource Robin DR400 :

Menu Admin > Utilisateurs

Utilisateurs > Profils

Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde du compte est insuffisant

• Dans Admin > Configuration > Paramétrage formulaire "Gestion des comptes"
• Si vous souhaitez que l’utilisateur n'ait pas accès au logiciel, sélectionner "Pas d'accès" dans le champ "Si solde pilote inférieur au minimum"
• Si vous souhaitez que l’utilisateur ait accès au logiciel avec des droits spécifiques:
  • Créer dans Admin > Utilisateurs > Profils un profil "Solde insuffisant" par exemple
  • Attribuer à ce profil les droits souhaités dans le cas où le solde du compte est insuffisant
  • Sélectionner "Accès restreint au Profil solde insuffisant" dans le champ "Si solde pilote inférieur au minimum"

Utilisateurs > Profils plus

• Pour chaque profil, définir dans la colonne Attribution de place les places que peuvent utiliser les profils concernés.

Il faut au moins attribuer à un profil une place de 1ère rang (numéro de place 0) qui aura été définie au préalable dans le menu Ressources > Types de ressources > Places.

• Pour chaque profil, il faut définir les Types de ressources visibles. Un profil ne pourra voir que les ressources dont le type de ressource lui a été défini comme visible.

Utilisateurs > Utilisateurs

Vous pouvez maintenant ajouter les utilisateurs d'OpenFlyers. Cette liste devra comprendre les utilisateurs de votre structure aéronautique mais aussi les divers utilisateurs d'OpenFlyers (par exemple : le secrétaire, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc.)

Il y 2 moyens d'ajouter les utilisateurs.

• Tout d'abord l'import des utilisateurs grâce à un fichier en format csv (format géré par le logiciel Excel).

Cela permet un certain gain de temps pour la mise en place d'OpenFlyers. Vous pourrez le faire à partir du menu Configuration/Import/Importer des utilisateurs.

La marche à suivre et les informations sur cette technique sont clairement données sur la page ainsi obtenue. N'oubliez pas de paramétrer le

• L'ajout peut aussi se faire manuellement via un formulaire accessible à partir du menu Utilisateurs/Utilisateurs en cliquant en bas de page sur le bouton AJOUTER UN UTILISATEUR.

Nota : Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge dans la liste. C'est que les champs Date de naissance/Sexe/Nationalité n'ont pas été renseignés.

Comptabilité

Généralités

Date par défaut dans les formulaires

Normalement OpenFlyers propose comme date par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) la date de la dernière écriture correspondante enregistrée. Si ce n'est pas le cas, alors c'est une anomalie qu'il faut rapporter sur le BTS.

Exports

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.

Menu Flotte

Type de ressource

Ajouter un type de ressource

• Aller sur la page Admin > Types de ressources > Ressources > Actifs puis cliquer sur le bouton Ajouter
• Saisir les champs du formulaire et valider
• Configurer les places pour le type de ressource
• Aller sur la page Admin > Utilisateurs > Profils plus et :
  • dans la colonne Attribution de places, y affecter les places précédemment configurés aux profils
  • dans la colonne Type de ressource visible, ajouter le type de ressource aux profils

Ressource

Ajouter une ressource

• Aller sur la page Admin > Ressources > Ressources > Actives puis cliquer sur le bouton Ajouter
• Saisir les champs du formulaire et valider

Désactiver une ressource

Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant.

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut au préalable :

• que les comptes associés soient désactivables

La liste des comptes associés à un aéronef se trouve dans Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

• Aller sur la page Admin > Ressources > Ressources > Active
• Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Réactiver une ressource

Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans Admin > Ressources > Ressources > Désactivées, et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément désactiver une autre ressource, puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

Module d'import