Version du 7 octobre 2014 à 12:41

Règles sur les écritures

En comptabilité, il ne peut y avoir d'écriture de débit négatif ou de crédit négatif.

Les 4 grands types d'écritures

Note : quelque soit l'écriture (=ensemble de mouvements)
elle doit toujours être équilibrée (=la somme des débits doit être égale à la somme des crédits)

Facture fournisseur

Attention : nous présentons ici uniquement la saisie d'une facture fournisseur d'un produit non immobilisé. Cf. le cas d'une facture fournisseur d'un produit immobilisé.

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie :

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 17.94 € sur son compte

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :

Facture fournisseur intra-communautaire

• http://www.eguens.com/v2/comptabilite/cours/tva-intracommunautaire.php

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie allemande :

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 15.00 € sur son compte

Passage de la TVA fournisseur en intra-communautaire

Si cette facture a déjà été saisie comme une facture fournisseur normale, alors il faut rajouter les écritures :

Facture client

Je vend un stylo à 20 € HT + 3.92 € de TVA à un client :

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le client à un solde débiteur 23.92 € sur son compte

Dans le cas où l'on ne facture pas la TVA, l'écriture devient :

Paiement (à un fournisseur)

Je fais un chèque de 17.94 € à mon papetier :

Encaissement (d'un client)

Je reçois un chèque de 23.92 € de mon client :

Avoirs

Avoir clients

Si vous souhaitez faire bénéficier un client d'un avoir sur ses futures factures (par exemple dans le cas où il paie une facture d'essence qui est normalement supportée par la structure), il vous faut saisir une écriture qui va créditer son compte client et débiter un compte produit. Cependant, normalement, on ne débite pas les comptes produits. Il faut donc enregistrer le mouvement sur un compte produit particulier en 709x. Voici un exemple avec un avoir sur des prestations de service à venir :

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :

Avoir fournisseurs

Un avoir fournisseur peut correspondre à une remise ou à un retour sur achat.

Remise sur facture fournisseur

A documenter

Retour sur achat fournisseur

Il s'agit d'annuler partiellement ou totalement une facture du fait du retour du produit ou d'une partie des produits. Dans ce cas, les écritures à passer corresponde exactement à l'opposé des écritures de d'une facture fournisseur :

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie puis finalement, le stylo ne met plait pas, je le ramène et le fournisseur me rembourse. Je dois donc saisir une écriture qui annulera la 1ère facture :

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :

Si le fournisseur m'a fait un avoir, alors le montant de cet avoir doit correspondre au solde du compte du fournisseur (sous réserve que l'ensemble de ses factures soient payées).

Si le fournisseur m'a remboursé le trop perçu, alors il faut également saisir un remboursement fournisseur.

Factures clients spécifiques

Saisie d'une facture client Google AdSense

Je vend à Google AdSense de l'espace publicitaire. Sur leur attestation de revenus, il n'y a pas mention de TVA. Sur leur FAQ, il est noté : "Dans ce cas [je suis hors d'Irlande], les paiements dus sont effectués par Google Ireland, entreprise régie par les lois irlandaises. Conformément aux termes de votre contrat avec Google, les services fournis sont soumis au mécanisme d'autoliquidation : la TVA est due par le bénéficiaire du service, à savoir Google Ireland, conformément à l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil."

C'est donc Google (le bénéficiaire du service) qui se charge d'acquitter la TVA.

Factures fournisseurs spécifiques

Saisie d'une facture fournisseur Google AdWords

J'achète à Google AdWords de l'espace publicitaire. Sur leur facture, il n'y a pas mention de TVA. Par contre, il est mentionné : "conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." (à savoir nous).

Dans ce cas, on saisit la facture sans la TVA et on saisit ensuite 2 lignes fictives qui s'équilibrent. Cette opération est possible car Google est en Irlande (il s'agit donc d'une TVA intra-communautaire).

Facture fournisseur d'immobilisation

Référence : enregistrer achat immobilisation.

J'achète un avion à 150 000 € HT + 29 400 € de TVA chez un constructeur :

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 179 400 € sur son compte

Remboursement fournisseur

Si j'ai payé trop à un fournisseur ou que j'ai retourné un achat, ce dernier va me rembourser le trop perçu. Un remboursement fournisseur correspond à l'opposé d'un paiement fournisseur :

Mon papetier me fait un chèque de 17.94 € :

Revenus mobiliers

Dans ce type de revenu, il n'y a pas de facture et il n'y a pas de client. Il suffit donc de saisir un mouvement entre le compte de trésorerie (au débit dans le cas d'un revenu positif) et le compte de produit correspondant à l'enregistrement des revenus mobiliers (compte 764 par exemple).

Paiement de la TVA

TVA annuelle

Acomptes de TVA

Subventions

Subventions d'exploitation

• La comptabilisation des subventions d'exploitation

Subventions d’exploitation accordées sans conditions

Enregistrement de la "promesse" de subvention (par exemple lors de l'obtention d'un document officiel indiquant l'obtention de la subvention)

Lorsque la subvention est réellement encaissée, il faut saisir cet encaissement sur le compte 4417.

Subventions d'investissement

• La comptabilisation des subventions d'investissement

Transfert de charge

Dans certains cas, de l'argent peut "arriver" sur le compte de trésorerie sans que cela soit pour autant une recette issue d'une facturation client. C'est le cas par exemple :

• Lorsqu'une assurance rembourse un sinistre,
• Lorsque des utilisateurs bénéficient d'une subvention attribuée par leur fédération et qui est versée sur le compte de leur de leur structure

L'écriture de transfert de charge correspond alors à enregistrer :

Il n'y a pas d'opération de TVA à associer.

Écritures de fin d'exercice avant la clôture de la comptabilité

Les écritures de fin d'année à passer en comptabilité peuvent être nombreuses et il peut être nécessaire de faire appel à un expert-comptable.

Entre autre, il faut penser à :

• calculer le solde de TVA lorsqu'applicable
• la correction des ventilations des salaires et charges sur les exercices
• transférer les produits et charges constatées d'avance
• passer les amortissements et provisions pour charge
• passer l'écriture d'apurement des comptes de résultat

Écritures de transfert des produits et charges constatées d'avance

L'idéal est d'avoir des comptes produits dédiés pour recevoir les ventes correspondant à des produits constatés d'avance. Il en est de même pour les comptes de charges.

Ainsi, supposons que nous ayons un compte produit Cotisation N+1 recevant les produits des cotisations valables pour l'année suivante. En fin d'année, ce compte produit à un solde X. Il faut transférer le montant de ce solde sur un compte de produits constatés d'avance :

Après l'ouverture du nouvel exercice, il faudra réaffecter les produits/charges constatées d'avances.

Écriture d'apurement des comptes de résultat

L'écriture d’apurement des comptes de charges (6x) et de produits (7x) se fait après édition du compte de résultat au 31 décembre de l'année considérée.

Le but est de solder (=mettre à 0) tous les comptes de résultat et d'injecter le résultat de l'exercice dans le compte 129000 (perte) ou 120000 (bénéfice).

Pour effectuer plus facilement cette opération manuellement, OpenFlyers intègre deux outils dans le module de saisie d'un flux (comptes/saisir un flux) :

• La possibilité de "ramener à zéro" le solde de tout compte
• Le calcul automatique de la balance

Ainsi, pour passer l'écriture d'apurement il faut procéder ainsi :

• Exporter la liste des comptes qui ne sont pas nuls (version 2.1, version 3).
• De cette liste ne considérer que les comptes de résultat
• Aller dans Comptes > Saisir un flux
• Dans la colonne Compte, choisir le premier compte de résultat non nul de la liste
• Sur la même ligne, cliquer sur l’icône de la balance pour ramener le solde ce compte à zéro : le solde du compte doit alors apparaitre dans la case débit ou crédit selon que le compte était créditeur ou débiteur
• Faire de même ligne avec le deuxième compte sur la deuxième puis répéter l'opération avec tous les comptes à apurer en créant de nouvelles lignes
• Enfin, créer une dernière ligne et sélectionner l'action d'équilibrage des écritures pour calculer la contre-partie de l'ensemble des écritures précédentes.
• Affecter cette contre-partie sur un compte de bilan de perte ou de bénéfice selon le cas à considérer.

Attention : Le calcul automatique de la balance n'est pertinent que s'il n'y a pas eu d'écriture sur le nouvel exercice. Si c'est le cas, il faut saisir la valeur correspondante à la fin de l'exercice à la main.

Écriture de report à nouveau

Cette écriture n'a pas besoin d'être passée dans OpenFlyers lorsqu'on ouvre un nouvel exercice Comptable. En effet, les à nouveaux sont repris automatiquement du solde de l'exercice précédent.

Cependant, lorsqu'on crée de nouveaux comptes, lorsqu'on met en place la comptabilité dans OpenFlyers, il peut être nécessaire de passer une ou plusieurs écritures de report d'à nouveau. Il s'agit de saisir un flux au sens OpenFlyers en effectuant un mouvement entre un compte bilan 110000 "Report à nouveau" et le ou les comptes concernés. (Voir saisie d'un flux sur OF version 3).

Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité

Écritures de réaffectation des produits/charges constatées d'avances

Avant la clôture de la comptabilité, s'il a été nécessaire de transférer des produits ou charges constatées d'avances, alors après l'ouverture de la comptabilité, il faut réaffecter ces montants sur les comptes produits "normaux".

Ainsi, supposons que nous ayons passé un mouvement de X € entre le compte produit Cotisations N+1 et le compte de produits constatés d'avance. Alors il faudra réaffecter ce même montant sur le compte produit Cotisations N :