Documentation administrateur : Différence entre versions

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__TOC__
 
=Présentation=
 
=Présentation=
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Cette page est destinée à contenir la documentation administrateur de la version 3.0.
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Cette page est destinée à contenir les éléments généraux concernant l'administration d'une plateforme [[Accueil3|OpenFlyers 3]].
  
 
*[[formula pool|Choix de formules pour le calcul du temps de vol et pour la tarification]]
 
*[[formula pool|Choix de formules pour le calcul du temps de vol et pour la tarification]]
 
*[[OF_doc-en::Main_Page#Export_generation|Page du Wiki en anglais pour les statistiques]]
 
*[[OF_doc-en::Main_Page#Export_generation|Page du Wiki en anglais pour les statistiques]]
  
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=Présentation générale=
 
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Nous allons configurer ensemble une structure aéronautique en partant d'une base de donnée vierge afin de comprendre les mécanismes de fonctionnement d'openflyers.
 
 
=Sécurisation=
 
=Sécurisation=
 
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.
 
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.
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Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.
 
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.
 
===Gestion des réservations===
 
===Gestion des réservations===
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[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.jpg|gestion des réservations]]
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[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.png|gestion des réservations]]
  
−
Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve un appareil en fonction de son nom (immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".
+
====Mode de réservation====
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=====Réservations standards=====
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Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".
  
−
Vous avez la possibilité de limiter dans le temps et en nombre les réservations de vos adhérents.
+
=====Réservation par type de ressource=====
 +
La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).
  
−
Il est possible de demander au pilote d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.
+
La réservation par type comporte un double intérêt :
 +
*pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
 +
*créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.
  
−
La case même jour et observation sont des options activables afin qu'elles apparaissent sur la page de réservation
+
Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.
−
====Réservation par type====
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La réservation par type permet non pas de choisir un appareil particulier mais un type d'appareil. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).
+
  
−
La réservation par type comporte un double intérêt :
+
Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.
 +
 
 +
De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.
 +
 
 +
'''Attention :''' dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.
 +
 
 +
====Réservation multi-ressources====
 +
Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.
  
−
- pouvoir donner la priorité à un aéronef par rapport à un autre et ainsi pousser tel ou tel aéronef à voler plus en fonction des souhaits de programmation des visites d'entretiens ;
+
'''Attention :''' cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.
  
−
- créer un aéronef fictif supplémentaire pour mettre en place du surbooking.
+
====Affichage du nom des ressources dans le planning====
  
−
Si des aéronefs de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'ils sont réservés ou immobilisés, alors c'est le 1er aéronef disponible qui est choisi par OpenFlyers.
+
Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.
  
−
Il est possible de modifier l'ordre de tri des aéronefs à n'importe quel moment.
+
====Heure TU de début et fin d'activité====
 +
Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.
  
−
De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur un aéronef donné.
+
====Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de====
 +
Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.
  
−
===Gestion des licences/qualifications===
+
====Limitation dans le temps des réservations====
−
[[Image:015_parametrage_gestion_licences.jpg|gestion des licences]]
+
Permet de limiter dans le temps les réservations.
  
−
On choisit si on souhaite gérer les licences, si c'est le cas, on a deux possibilités.
+
====Limitation du nombre de réservations====
 +
Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.
  
−
La gestion des licences et des cotisations consiste, pour les licences, à vérifier lors de la connexion sur le logiciel si les dates de validité de ces licences ont expiré ou non.
+
====Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)====
−
Si on choisit le mode restriction et qu'une date a expiré, le pilote sera averti de cette expiration et basculé dans un mode qui l'empêchera de réserver un appareil.
+
Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.
−
Dans le mode avertissement, le pilote sera informé de la licence expirée mais pourra continuer à réserver.
+
−
Pour les qualifications, chaque type d'aéronef se voit attribuer un liste de qualifications nécessaires pour pouvoir le réserver. Si la liste des qualifications requises pour un type d'aéronef n'est pas identique à celle que possède le pilote, alors la réservation est impossible.
+
−
===Gestion des cotisations===
+
−
[[Image:016_parametrage_gestion_cotisations.jpg|gestion des cotisations]]
+
  
−
On choisit si on souhaite gérer les cotisations, si c'est le cas, on a deux possibilités.
+
====Durée minimale d'une réservation====
 +
Permet de définir la durée minimale d'une réservation.
  
−
La cotisation est au sens large le droit d'admission pour appartenir à une structure aéronautique. Lors de la connexion au logiciel, la date de validité de la cotisation est vérifiée, si elle a expiré l'utilisateur est basculé sous un profil défini par l'administrateur. Ceci peux être en mode
+
La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.
−
*pas d'acces
+
 
−
*pas de gestion (acces sous son profil normal)
+
====Durée par défaut d'une réservation====
−
*profil visiteur (droit de voir mais pas de réservé)
+
Permet de définir la durée par défaut.
−
*....
+
 
 +
====Afficher ces champs====
 +
Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :
 +
*Même jour
 +
*Places à disposition
 +
*Lieu de départ
 +
*Lieu d'arrivée
 +
 
 +
====[[Gestion des validités#Paramétrage_général_du_contrôle_des_validités_pour_les_réservations|Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations]]====
  
 
===Gestion des vols===
 
===Gestion des vols===
Ligne 98 : Ligne 113 :
 
Ici nous activons le mode de gestion des vols.
 
Ici nous activons le mode de gestion des vols.
  
−
Si on choisit la <i>fermeture des vols seulement</i> le pilote devra remplir à l'issue de son vol un formulaire qui fait office de carnet de route de l'aéronef ; il y renseigne le même type d'informations, entre autres les index de départ et d'arrivée, ce qui permettra à Openflyers de calculer le coût du vol.
+
On a le choix entre les [[Introduction#Modes_de_saisie_ouverture+fermeture_ou_fermeture_seule|modes ouverture+fermeture et fermeture seule]].
  
−
Si on choisit <i>ouverture et fermeture des vols</i> on doit lors de la prise de l'aéronef renseigner un formulaire où l'on précise la durée estimée, la destination ainsi que d'autres informations.
 
−
L'ouverture du vol permet surtout de faire un vérification sur le solde du compte pilote et permettre ou non de voler sur l'appareil.
 
−
L'ouverture du vol permet enfin de gérer l'armoire à clef Openflyers et ainsi libérer ou non la clef en fonction des nombreux critères (solde du compte, qualification à jour...)
 
 
Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.
 
Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.
  
Ligne 118 : Ligne 130 :
 
*Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes
 
*Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes
  
−
===Gestion des comptes===
+
====[[Gestion des validités#Paramétrage_général_du_contrôle_des_validités_pour_la_saisie_des_vols|Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols]]====
  
−
[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]
+
===[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_de_la_gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]===
  
−
Ici nous activons le mode gestion des comptes et celle de la TVA
+
===Reporting/Export===
−
 
+
*Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les exports CSV des [[Gestion des rapports|rapports]].
−
Il est possible de modifier :
+
*Séparateur décimal : permt de définir pour la plateforme le type de séparateur pour les [[Gestion des rapports|rapports]] qui utilisent la fonction [[OF_doc-en:OpenFlyers_SQL_stored_functions_and_procedures#formatDecimal|formatDecimal]].
−
*la mention s'il n'y a pas de TVA
+
−
*le titre des factures non validées (ex: "Facture proforma", "Bon de commande" ou "Devis")
+
−
*l'action à effectuer si le solde du pilote est inférieur au minimum
+
−
*le solde minimum
+
−
*la limite avant l'envoi d'un e-mail d'alerte le contenu de cet e-mail et la fréquence des envois
+
  
 
==Configuration > Structure > Configuration de la structure==
 
==Configuration > Structure > Configuration de la structure==
−
Ce menu permet de paramétrer les informations "postales" de la structure, c'est la première partie du formulaire.
+
*Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
 +
*Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.
 +
===Adresse de la structure===
 +
*Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
 +
*Téléphone : Téléphone de la structure.
 +
*Fax : Fax de la structure.
 +
*E-mail : E-mail de la structure qui s'affiche en bas à droite des pages d'OpenFlyers.
  
−
[[image:006_config_club.jpg|saisie des coordonnées postales]]
+
===Logo de la structure===
 +
*Cliquer sur le bouton '''Parcourir''' pour uploader un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.
 +
*Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton '''Valider'''.
 +
'''Attention''' : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R.
  
−
La seconde partie concerne le logo de la structure aéronautique, l'adresse de son site internet et l'adresse sous laquelle seront envoyés les mails de confirmation des réservations
+
===URL du site internet de la structure===
 +
Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir ''http://''.
  
−
[[image:007_config_club_suite.jpg|configuration du logo]]
+
===Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)===
 +
Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.
  
−
Nous allons déterminer la position géographique de la structure, pour cela on le sélectionne dans le menu déroulant. S'il n'est pas présent, il faudra remplir les zones prévues à cet effet. C'est à partir de ces coordonnées que sont calculées les heures de coucher et lever de soleil.
+
===Code OACI du terrain de la structure===
 +
Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.
  
−
[[Image:008_config_club_suite.jpg|configuration des coordonnées]]
+
===Liste de diffusion===
 +
Les champs '''Nom de la liste de diffusion''' et '''Type de liste de diffusion''' permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.
  
−
Si la structure possède une liste de diffusion, celle ci peut être couplée à OpenFlyers, il suffit d'y mettre son nom et de sélectionner quel logiciel gère la liste.
+
{| class="wikitable"
 +
!Type de liste!!Format du nom de la liste!!Description
 +
|-
 +
|ezmlm||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
 +
|-
 +
|free||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
 +
|-
 +
|generic||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
 +
|-
 +
|hostedMailman||nom-ml||Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
 +
|-
 +
|mailman||nom@domaine||Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
 +
|-
 +
|majordomo||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
 +
|-
 +
|}
  
−
[[Image:010_config_club_suite.jpg|liste de diffusion]]
+
===Responsable OpenFlyers===
 +
Dans '''Configuration > Structure > Configuration de la structure''', le champ '''Responsable OpenFlyers''' désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaitront sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.
  
−
La case ''même jour'' permet de pré-sélectionner pour la fin d'une réservation le même jour que la date de début de réservation.
+
Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant un de leurs profils avec des droits de gestion permettant d'accéder à cette même interface de gestion.
  
−
La case ''Commentaire sur les réservations'' laisse la possibilité au pilote de laisser un commentaire sur le vol.
+
De plus, il ne sera pas bloqué en cas de validité périmée et pourra ainsi mettre à jour ses validités même si des restrictions existent pour les utilisateurs avec une validité périmée.
  
−
[[Image:011_config_club_suite.jpg|option diverses]]
+
'''Astuce''' : pour faire apparaitre sur la page d'accueil une adresse e-mail particulière, il suffit de :
−
 
+
*Créer un utilisateur
−
*L'heure de début et de fin d'activité permet de déterminer la taille de la frise de réservation. Il ne faut pas laisser de minuit à minuit car openflyers vérifie alors sur toute la plage horaire si il y a des réservations, et cela allonge inutilement le temps de traitement.
+
*Lui attribuer l'adresse e-mail souhaitée
−
 
+
*Lui attribuer un profil lui permettant de disposer de droits de gestion
−
*la durée minimale spécifie la durée en dessous du quelle aucune réservation n'est possible.
+
*Désigner cet utilisateur comme responsable de la plateforme OpenFlyers
−
*la durée par défaut pré-sélectionne la durée d'un réservation, bien sûr cela est modifiable par le pilote, mais pas en dessous de la valeur saisie dans la cellule précédente .
+
−
 
+
−
 
+
−
[[Image:012_config_club_suite.jpg|heure de début et fin]]
+
  
 
==Configuration > Structure > Flux d'informations==
 
==Configuration > Structure > Flux d'informations==
Ligne 168 : Ligne 200 :
  
 
De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.
 
De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.
 +
 +
Il est possible d'insérer des liens dans les messages :
 +
<pre>[http://www.openflyers.com Visiter le site vitrine d'OpenFlyers]</pre>
  
 
==[[Champs additionnels|Configuration > Champ(s) additionnel(s)]]==
 
==[[Champs additionnels|Configuration > Champ(s) additionnel(s)]]==
  
−
=Menu Ressources=
+
==Configuration > Export SQL==
−
==Menu Ressources > Types de ressources > Places==
+
===Configuration > Export SQL > Complet===
−
Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).
+
Permet d'exporter l'intégralité de la base de données
 +
===Configuration > Export SQL > Table person===
 +
Permet d'export uniquement la table des utilisateurs
  
−
=Menu Admin > Utilisateurs=
+
=[[Tableurs|Menu Tableurs]]=
−
==[[Profile-management3.0|Utilisateurs > Profils]]==
+
Cette partie a pour d'afficher les fichiers tableurs disponibles [[Gestion des profils#Généralités Admin|si l'utilisateur connecté a le droit associé]].
 +
==[[Suivi-de-maintenance#Tableur-de-suivi-de-maintenance|Tableurs > Suivi de maintenance]]==
  
−
==Utilisateurs > Profils plus==
+
=[[Gestion des ressources|Gestion des ressources]]=
−
*Pour chaque profil, définir dans la colonne '''Attribution de place''' les places que peuvent utiliser les profils concernés.
+
  
−
Il faut au moins attribuer à un profil une place de 1ère rang (numéro de place 0) qui aura été définie au préalable dans le menu [[#Menu_Ressources_.3E_Types_de_ressources_.3E_Places|Ressources > Types de ressources > Places]].
+
=[[Gestion des utilisateurs|Gestion des utilisateurs]]=
  
−
*Pour chaque profil, il faut définir les '''Types de ressources visibles'''. Un profil ne pourra voir que les ressources dont le type de ressource lui a été défini comme visible.
+
=[[Comptabilité#Présentation|Comptabilité]]=
−
 
+
−
==Utilisateurs > Utilisateurs==
+
−
 
+
−
Vous pouvez maintenant ajouter les utilisateurs d'OpenFlyers. Cette liste devra comprendre les utilisateurs de votre structure aéronautique mais aussi les divers utilisateurs d'OpenFlyers (par exemple : le secrétaire, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc.)
+
−
 
+
−
Il y 2 moyens d'ajouter les utilisateurs.
+
−
 
+
−
*Tout d'abord l'import des utilisateurs grâce à un fichier en format csv (format géré par le logiciel Excel).
+
−
Cela permet un certain gain de temps pour la mise en place d'OpenFlyers.
+
−
Vous pourrez le faire à partir du menu Configuration/Import/Importer des utilisateurs.
+
−
 
+
−
La marche à suivre et les informations sur cette technique sont clairement données sur la page ainsi obtenue.
+
−
N'oubliez pas de paramétrer le
+
−
 
+
−
*L'ajout peut aussi se faire manuellement via un formulaire accessible à partir du menu Utilisateurs/Utilisateurs en cliquant en bas de page sur le bouton AJOUTER UN UTILISATEUR.
+
−
 
+
−
Nota : Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge dans la liste. C'est que les champs Date de naissance/Sexe/Nationalité n'ont pas été renseignés.
+
−
 
+
−
=Comptabilité=
+
 
==Généralités==
 
==Généralités==
 
===Date par défaut dans les formulaires===
 
===Date par défaut dans les formulaires===
Ligne 209 : Ligne 227 :
 
Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
 
Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
  
−
=Menu Flotte=
+
=[[Module pour importation|Module d'import]]=
−
 
+
=[[Suivi des emails]]=
−
==Ajouter une ressource==
+
−
 
+
−
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Actives''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
+
−
*Saisir les champs du formulaire et valider
+
−
 
+
−
==Désactiver une ressource==
+
−
 
+
−
Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant.
+
−
 
+
−
Pour pouvoir désactiver une ressource il faut au préalable :
+
−
*que les [[OF_Use_Accounting3.0.2#D.C3.A9sactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]
+
−
La liste des comptes associés à un aéronef se trouve dans '''Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''
+
−
 
+
−
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
+
−
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Active'''
+
−
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver
+
−
 
+
−
==Réactiver une ressource==
+
−
 
+
−
Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans '''Admin > Ressources > Ressources > Désactivées''', et en cliquant dessus.
+
−
 
+
−
Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.
+
−
 
+
−
Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément [[#D.C3.A9sactiver_une_ressource|désactiver une autre ressource]], puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.
+
−
 
+
−
=[[Import_module3.0.2|Module d'import]]=
+

Version actuelle en date du 9 mars 2017 à 09:56

Sommaire

Présentation

Cette page est destinée à contenir les éléments généraux concernant l'administration d'une plateforme OpenFlyers 3.

Sécurisation

Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est admin et son mot de passe est aussi admin. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.


page d'accueil avant modification du compte admin

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe admin.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.


page d'acceuil

Cliquez ensuite sur le menu admin, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite Utilisateurs puis Utilisateurs


page d'admin

Actuellement le seul utilisateur c'est admin ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :


menu utilisateur

Remplacez :

  • l'identifiant
  • le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
  • le nom de l'utilisateur
  • le prénom de l'utilisateur
  • cochez le type d'utilisateur standard
  • cochez le groupe standard

Au bas du formulaire, utilisez le bouton validez pour accepter ces modifications.


modification du compte admin

Menu Configuration

Configuration > Paramétrage

Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Gestion des réservations

gestion des réservations

Mode de réservation

Réservations standards

Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

Réservation par type de ressource

La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :

  • pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
  • créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

Attention : dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.

Réservation multi-ressources

Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

Attention : cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

Affichage du nom des ressources dans le planning

Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.

Heure TU de début et fin d'activité

Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.

Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de

Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

Limitation dans le temps des réservations

Permet de limiter dans le temps les réservations.

Limitation du nombre de réservations

Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)

Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

Durée minimale d'une réservation

Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

Durée par défaut d'une réservation

Permet de définir la durée par défaut.

Afficher ces champs

Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :

  • Même jour
  • Places à disposition
  • Lieu de départ
  • Lieu d'arrivée

Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations

Gestion des vols

gestion des vols

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

On a le choix entre les modes ouverture+fermeture et fermeture seule.

Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

gestion des vols detail

  • Unité de temps par défaut de la structure aéronautique

Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.

  • Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord

Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.

  • Gestion du temps de vol: il y a deux modes
    • Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
    • Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
  • Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
  • Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
  • Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes

Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols

Gestion des comptes

Reporting/Export

  • Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les exports CSV des rapports.
  • Séparateur décimal : permt de définir pour la plateforme le type de séparateur pour les rapports qui utilisent la fonction formatDecimal.

Configuration > Structure > Configuration de la structure

  • Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
  • Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.

Adresse de la structure

  • Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
  • Téléphone : Téléphone de la structure.
  • Fax : Fax de la structure.
  • E-mail : E-mail de la structure qui s'affiche en bas à droite des pages d'OpenFlyers.

Logo de la structure

  • Cliquer sur le bouton Parcourir pour uploader un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.
  • Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton Valider.

Attention : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R.

URL du site internet de la structure

Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir http://.

Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)

Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.

Code OACI du terrain de la structure

Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.

Liste de diffusion

Les champs Nom de la liste de diffusion et Type de liste de diffusion permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.

Type de liste Format du nom de la liste Description
ezmlm nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com
free nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com
generic nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com
hostedMailman nom-ml Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
mailman nom@domaine Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
majordomo nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com

Responsable OpenFlyers

Dans Configuration > Structure > Configuration de la structure, le champ Responsable OpenFlyers désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaitront sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant un de leurs profils avec des droits de gestion permettant d'accéder à cette même interface de gestion.

De plus, il ne sera pas bloqué en cas de validité périmée et pourra ainsi mettre à jour ses validités même si des restrictions existent pour les utilisateurs avec une validité périmée.

Astuce : pour faire apparaitre sur la page d'accueil une adresse e-mail particulière, il suffit de :

  • Créer un utilisateur
  • Lui attribuer l'adresse e-mail souhaitée
  • Lui attribuer un profil lui permettant de disposer de droits de gestion
  • Désigner cet utilisateur comme responsable de la plateforme OpenFlyers

Configuration > Structure > Flux d'informations

La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

cellule info

De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

Il est possible d'insérer des liens dans les messages : 

[http://www.openflyers.com Visiter le site vitrine d'OpenFlyers]

Configuration > Champ(s) additionnel(s)

Configuration > Export SQL

Configuration > Export SQL > Complet

Permet d'exporter l'intégralité de la base de données

Configuration > Export SQL > Table person

Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

Menu Tableurs

Cette partie a pour d'afficher les fichiers tableurs disponibles si l'utilisateur connecté a le droit associé.

Tableurs > Suivi de maintenance

Gestion des ressources

Gestion des utilisateurs

Comptabilité

Généralités

Date par défaut dans les formulaires

Normalement OpenFlyers propose comme date par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) la date de la dernière écriture correspondante enregistrée. Si ce n'est pas le cas, alors c'est une anomalie qu'il faut rapporter sur le BTS.

Exports

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.

Module d'import

Suivi des emails