Version du 6 septembre 2012 à 15:17

La gestion d'activité avec OpenFlyers

Génération du chiffre d'affaire et gestion des encaissements clients

L'une des fonctionnalités d'OpenFlyers est de gérer les comptes des utilisateurs-clients (clients, membres, adhérents, etc.).

Le processus chronologique est le suivant :

saisie de l'activité

Il s'agit typiquement de la saisie des heures de vols.

Cette saisie peut être faite directement par l'utilisateur final ou centralisée au sein d'un service dédié (secrétariat par exemple).

Pour les heures de vols, cette saisie se fait grâce au menu Vols > Saisir un vol ou grâce à Saisir un vol qui apparait dans le menu contextuel en survolant une réservation.

Dès qu'un vol est saisie une facture pro-format, un devis ou un bon de commande est généré et les écritures comptables qui en découlent sont automatiquement générées. Ces écritures ne sont pas définitives et peuvent être modifiées en modifiant la saisie du vol. C'est l'équivalent du Brouillard existant dans les logiciels de comptabilité. Elles apparaissent en vert italique sur les relevés de comptes, les carnets de routes, carnets de vols et sur les listes des vols. La personne qui a saisit le vol peut le reprendre et les personnes disposant des droits de gestion peuvent modifier cette saisie.

Conseil OpenFlyers :

• Dans le cas où les vols sont saisis directement par les pilotes, nous recommandons de demander aux pilotes de saisir d'abord leur vol dans OpenFlyers et ensuite de recopier ce qui est saisit dans OpenFlyers sur le carnet de route. Ainsi, on est sûr que les 2 informations coïncideront et que les calculs faits par l'application OpenFlyers seront en conformité avec les calculs qui seraient fait au vu du carnet de route qui est le seul document officiel.

Saisie des encaissements

Les encaissements peuvent être saisis à tout moment et de façon indépendante de l'activité.

Tout comme pour l'activité, la saisie peut être autorisée aux utilisateurs finaux ou restreinte à certaines personnes en charge de la gestion.

Cette saisie s'effectue côté planning, par le biais du menu Comptes > Approvisionner.

Toutes les écritures saisies sont modifiables comme pour les vols sauf dans le cas d'un paiement par l'intermédiaire d'un Terminal de Paiement Électronique virtuel (paiement en ligne). En effet, dans ce dernier cas, la validation par la banque du numéro de carte bancaire vaut acceptation par celle-ci et confirmation du montant débité sur le compte attaché à la carte bancaire. Il n'y a donc pas nécessité de valider à posteriori cette écriture comptable. C'est même tout son intérêt : elle permet d'automatiser le processus d'encaissement.

Validation de la saisie de l'activité

La validation de la saisie des vols s'effectue côté Admin, dans Vols > liste des vols. Elle s'effectue en 2 temps :

1. Vérification de la continuité des compteurs grâce à la commande Vérifier la succession des vols
2. Validation réelle des vols grâce à la commande Valider les vols sélectionnés

Lorsqu'un problème est identifié par OpenFlyers dans l'interface de contrôle des vols, la valeur concernée apparait en rouge sur fond gris.

Lorsqu'un vol est validé, il n'est plus modifiable autrement qu'en agissant directement sur la base de données de la plateforme. Cette opération ne peut être faite que par la SARL OpenFlyers qui facture cette opération. En effet, tout comme lorsqu'on écrit sur un carnet de route, toute rature est interdite et il ne doit par conséquent pas être possible de modifier une donnée saisie. De plus, lorsqu'un est validé, une facture est générée et vient remplacer la facture pro-format, le devis ou le bon de commande qui était attaché au vol. Les écritures comptables sont également validées : on ne peut plus les modifier.

Si malgré tout, les écritures comptables s’avéraient à postériori inexactes, il est toujours possible de saisir manuellement des contres-écritures pour corriger les mouvements.

Conseil OpenFlyers :

• La validation doit se faire au vu du document officiel qui est le carnet de route.
• Plusieurs personnes doivent être habilitées et formées pour effectuer la validation des vols. Cependant, les personnes qui effectuent réellement cette opération doivent être restreintes. L'idéal étant que ce soit toujours la même personne qui effectue cette validation.
• Il faut définir une politique concernant la fréquence et la période des vols validés. Ainsi, il ne faut pas trop espacer entre 2 opérations de validation (1 mois cela commence à faire beaucoup dans le cas d'une structure dont les aéronefs volent régulièrement). Il ne faut pas non plus le faire trop fréquemment et il vaut mieux toujours laisser une période non validée. Ainsi, il est pertinent de valider les écritures tous les quinzaines jours en validant uniquement les vols vieux de plus d'une semaine.
• Il est également recommandé de valider les vols avant de déposer une APRS. Ainsi, cela évitera tout problème ultérieur entre le document officiel qui est le carnet de route et le calcul des heures de vols effectué par OpenFlyers.

Validation de la saisie des encaissements

La validation de la saisie encaissements n'a pas lieu dans le cas d'un paiement par carte bancaire sur un Terminal de Paiement Électronique virtuel (paiement en ligne).

Dans les autres cas, la validation s'effectue dans Comptes > Pointer > xxx où il faut remplacer xxx par le type de paiement dont on souhaite valider les écritures.

Consultation des écritures

Un utilisateur peut retrouver l'ensemble des écritures qui concernent son compte depuis le côté Planning en cliquant sur la zone en haut et à droite du planning où apparait le solde de son compte.

Il retrouve alors l'ensemble des écritures qui impactent son compte :

• les factures
• les paiements qu'il a effectué

Ces écritures sont :

• soit en vert italique pour indiquer qu'elles peuvent être modifiées : il a alors la possibilité de les modifier lui-même (sous réserve qu'il dispose des droits) à l'aide de la fonction modifier qui correspond à l'icône symbolisant un crayon présente dans la colonne action à droite de son relevé de comptes.
• soit en noir pour indiquer qu'elles sont définitives