Version actuelle en date du 11 janvier 2017 à 10:51

Introduction

L'envoi d'emails en masse, le mailing permet d'envoyer un email personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Admin > Utilisateurs > Mailing et il faut avoir le droit d'envoyer et suivre les emails.

Sélection des destinataires

Le cadre Destinataires contient deux liens et un bouton, faisant tous les trois apparaître, après un clic, les fonctionnalités de filtrage des destinataires.

Les destinataires doivent d'abord être filtrés par types de profils (Sélectionner les profils concernés (ou)) et détention de certaines validités (Sélectionner les validités requises (et)) puis ils peuvent être désélectionnés manuellement (Voir / modifier la liste des destinataires).

Sélection par profils

Lors d'un clic sur le lien Sélectionner les profils concernés (ou), la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :

• Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
• Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant au moins un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

Une modification du filtrage par profils réinitialise la sélection par destinataires.

Sélection par validités

Il est aussi possible de filtrer les destinataires par validités. Lors d'un clic sur le lien Sélectionner les validités requises (et), la liste des validités existantes apparaît dans un tableau.

Le tableau contient une ligne et deux cases à cocher par validité :

• La case A permet de sélectionner toutes les personnes ayant la validité ciblée qui n'a pas exipiré.
• La case N'a pas permet de sélectionner toutes les personnes n'ayant pas la validité ciblée, c'est-à-dire les personnes dont la validité en question a expiré ou n'a jamais été obtenue
• Par défaut, aucune case n'est cochée et donc aucun filtrage par validité n'est fait. Si une validité n'est pas sélectionnée, aucun filtrage ne sera fait sur celle-ci.
• Si plusieurs validités sont sélectionnées, les personnes ayant à la fois toutes les validités choisies seront listées en destinataires.

Une modification du filtrage par validités réinitialise la sélection par destinataires.

Sélection par destinataires

En plus des deux filtrages précédents, il est possible de modifier manuellement la liste des destinataires Lors d'un clic sur le bouton Voir / modifier la liste des destinataires, une nouvelle page comportant un tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse email.

Le tableau contient une ligne et une case à cocher par personne :

• La case Destinataire permet de sélectionner ou retirer la personne de la liste des destinataires, quand elle est respectivement cochée ou décochée.

En entête du tableau dans la colonne Destinataires sont présents deux liens Tout cocher et Tout décocher permettant respectivement de mettre ou retirer toutes les personnes de la page courante de la liste des destinataires.

Par défaut, tous les destinataires correspondant au filtrage par profils et par validités fait précédemment sont cochés. Ainsi si aucune validité et aucun profil ne sont sélectionnés, tous les utilisateurs seront cochés dans le tableau.

Rédaction de l'email

Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger l'email de manière personnalisée :

• Le champ Intitulé de l'émetteur, permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l'email "Message de " suivi de la valeur du champ. Par défaut, la valeur est "Nom de l'utilisateur, Profil". Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
• Le champ Sujet pour le sujet de l'email
• Le champ Texte contenant le corps de l'email
• Le champ Pièce jointe pour ajouter un fichier à quelconque au message

Le pictrogramme principal de l'email, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé :

En cliquant sur le lien Sélectionner le pictogramme de l'email, plusieurs images différentes apparaissent. Il est possible de changer l'image sélectionnée.

Envoi de l'email

Une fois l'email rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton Envoyer en bas de la page.

Si l'email contient une pièce jointe, le message Veuillez ne pas fermer la page, l'email est en cours d'envoi. est affiché, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, le message L'email a été envoyé. est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

L'email est ensuite visible dans la fonctionnalité de suivi des emails.