Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers version 3 - Contributions de l’utilisateur [fr]

Contrôle d'identification par OpenFlyers pour un logiciel tiers

2018-03-12T11:46:24Z

Sgoossens : /* Exemple de code PHP */

=Présentation=
Cette page explique comment vérifier qu'un couple identifiant/mot de passe envoyé, par vos propres scripts, est conforme à la base de données d'OpenFlyers.

Le script retourne une valeur indiquant si la connexion, avec des identifiants données, a réussi et son état. Un cookie OpenFlyers est aussi retourné, permettant de gérer une session utilisateur sur votre site, en utilisant le compte utilisateur OpenFlyers de l'utilisateur connecté.

=Comment ça marche=
Si votre plateforme OpenFlyers se situe sur le lien http://openflyers.com/nom-plateforme/, envoyez simplement une requête POST sur le lien http://openflyers.com/nom-plateforme/checkIdent.php avec comme paramètres les variables '''login''' et '''rawPassword'''.

'''Attention:''' Les versions 2 d'OpenFlyers ou plus nécessitent un mot de passe chiffré en MD5 (cf. la ligne $postData commentée ci-dessous, dans le script PHP).

==Valeurs de retour possibles==
Le script retourne un chiffre parmi les suivant :
*0: OK
*1: OK mais plusieurs profils disponibles. OpenFlyers sélectionne automatiquement le meilleur profil.
*2: Expiré mais autorisé
*3: Expiré mais autorisé, avec un profil expiré
*4: Abonnement expiré, refusé
*5: Mauvais identifiants, refusé
*6: IP ou identifiants bloqués, refusé
*7: Aucun identifiant donné, ils sont demandés

Nous vous recommandons de considérer un code de retour entre 0 et 2 comme bon et mauvais entre 3 et 7.

'''Attention:''' Vous devez filtrer les identifiants de connexion libres (sans droits) puisque pour OpenFlyers, ils correspondent à des accès autorisés !!!

=JavaScript=
Si vous utilisez votre propre formulaire d'authentification, utilisez la fonction javascript submit_pwd() située dans \javascript\submitPwd.js .

=Exemple de code PHP=
Voici un exemple de code PHP permettant d'envoyer une requête POST :
<php>// PHP 5.6 is required
// OpenSSL 1.0.1 is required
function httpPostRequest($host, $path, $postData) {
$result= "";

$request = "POST $path HTTP/1.1\n".
"Host: $host\n".
(isset($referer) ? "Referer: $referer\n" : "").
"Content-type: Application/x-www-form-urlencoded\n".
"Content-length: ".strlen($postData)."\n".
"Connection: close\n\n".
$postData."\n";

// Some debug informations:
print("<pre>Request:\n".htmlentities($request)."</pre>");

if ($fp = fsockopen($host, 443, $errno, $errstr, 3)) {
// Set cryptology method
// @link http://php.net/manual/en/function.stream-socket-enable-crypto.php
if (!defined('STREAM_CRYPTO_METHOD_TLSv1_2_CLIENT')) {
die('STREAM_CRYPTO_METHOD_TLSv1_2_CLIENT IS REQUIRED');
}
$cryptoMethod = STREAM_CRYPTO_METHOD_TLSv1_2_CLIENT;
// Activate encryption while authenticating
stream_socket_enable_crypto($fp, true, $cryptoMethod);
if (fputs($fp, $request)) {
while(! feof($fp)) {
$result.= fgets($fp, 128);
}
// Deactivate encryption once authenticating done
stream_socket_enable_crypto($fp, false);
fclose($fp);
//print($result);
return $result;
}
}
}

$postData = 'login=jbond&rawPassword='.md5('007');
$rawContent = httpPostRequest('openflyers.com','https://openflyers.com/plateform-name/checkIdent.php',$postData);

list($header, $content) = explode("\r\n\r\n", $rawContent, 2);
list($byteQty, $realContent, $dummy) = explode("\r\n", $content, 3);

// the answer is in $realContent</php>

=Plugin d'authentification Joomla=
Si vous avez un site Joomla et que vous désirer de permettre aux utilisateurs OpenFlyers de se connecter à votre espace restreint Joomla, vous devriez ajouter ce plugin de manière à avoir une unique base de données de comptes utilisateurs : celle d'OpenFlyers.

Vous n'avez pas besoin de mettre à jour votre base de données Joomla, ce plugin interroge directement OpenFlyers grâce au script PHP CheckIdent.php.

*[[Media:Joomla_authentication_plugin.zip|Joomla plugin for OpenFlyers]]

Gestion des produits et des ventes

2017-12-07T11:16:12Z

Sgoossens : /* Gestion des tarifs */

__TOC__

=Présentation=

Cette page décrit le gestionnaire des produits et des ventes, sur comment le configurer et l'utiliser. Ce gestionnaire n'est disponible que si la gestion des comptes est activé. Il permet également d'effectuer la vente de validité.

Le résultat final dépend de la [[Écritures comptables3#Fusion_des_écritures_comptables|fusion des écritures]].

==[[Facturation des clients#Fonctionnement_des_variables_associées_aux_formules_de_tarification|Fonctionnement des variables associées aux formules de facturation]]==

=Configuration=
*Les produits non stockés sans tarif ne sont disponibles à l'achat qu'avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Vente de produit sans tarif]].
*Les produits en vente libre peuvent être achetés par les utilisateurs disposant du droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Achat ventes libres]] ou être vendus par les utilisateurs avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Acheter pour les tiers]].
*Les produits qui ne sont pas en vente libre ne peuvent être vendus qu'avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Acheter pour les tiers]].

Pour définir un produit comme étant en '''Vente libre''', il faut aller dans '''Ventes > Produits''' et cocher la marque correspondante dans la colonne '''Vente libre''' de la ligne du produit concerné.

Voir les [[Formules de calcul#Tarification|formules de tarification]].

Les paragraphes ci-dessous présentes plusieurs exemples de configuration de produit.

==Mettre en place une règle de tarification générale pour les produits==
Nous recommandons fortement de mettre en place cette règle qui simplifie grandement par la suite l'ajout de nouveaux produits à vendre. Cette règle à vocation à s'appliquer tout le temps. Ensuite, on peut rajouter des [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|règles en cascade]] qui viendront modifier le comportement de cette première règle de tarification en modifiant par exemple le compte produit concerné.

*Aller dans '''Ventes > Tarification des produits'''
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE TARIFICATION'''
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Tarification générale des produits''
*Dans le champ '''Formule''', insérer ''%UNIT_PRICE_VALUE*%PRODUCT_QUANTITY''. Cette formule multiplie le tarif unitaire du produit défini dans '''Ventes > Produits''' avec la quantité commandée.
*Dans le champ '''Nom de variable associé à la formule''', insérer ''tarifGeneral''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte Produit''.
*Dans le champ '''Compte Produit à créditer''', sélectionner ''Boutique''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.

==Rediriger vers un autre compte produit le produit d'une vente==
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de toute vente va dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut rediriger le produit de la vente ainsi :

*Aller dans '''Admin > Ventes > Tarification des produits'''.
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification du produit X.
** '''Formule''' : @tarifGeneral
** '''Type de compte à débiter''' : Compte produit
** '''Compte à produit à débiter''' : "Boutique"
** '''Type de compte à créditer''' : Au choix. Normalement cela doit être un compte produit.
** '''Produit''' : Cocher le ou les noms du ou des produits concernés par cette redirection.
** Valider le formulaire
Ainsi la 1ère règle générale créditera le compte produit "Boutique" et la règle ci-dessus débitera du même montant ce compte produit "Boutique" pour créditer à la place un autre compte produit au choix.

==Configuration d'un produit non-stocké "Carte" avec tarif==

===Création d'une variable tarifaire "$tarifCarte"===

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Définition des variables prix''' :
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : tarifCarte
** '''Intitulé''' : Tarification carte
** '''Type de valeur''' : '''Nombre à virgule'''
* Valider le formulaire

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix''' :
* Cliquer sur '''Modifier'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification carte
** '''Valeur''' : xxx
** '''Date de début''' : Une date au choix qui doit être antérieure à celle du début d'exercice comptable

===Création du produit "Carte"===
Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Produits''' :
* Créer un produit :
** '''Nom''' : Carte
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Produit non stocké'''
** '''Prix unitaire''' : Tarification carte

===Création de la règle de tarification pour le produit "Carte"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

==Configuration d'un produit non stocké "Manuel" sans tarif==

===Création du produit "Manuel"===
Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Produits''' :
* Créer un produit :
** '''Nom''' : Manuel
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Produit non stocké'''
** '''Prix unitaire''' : '''Aucun'''

===Création de la règle de tarification pour le produit "Manuel"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

==Configuration du produit Validité==

===Création d'un type de validité à vendre===

Su rendre sur la page '''Admin''' > '''Utilisateurs''' > '''Types de validités''' :
* En bas de la page à gauche du bouton '''Ajouter une validité''', saisir le nom "Cotisation"
* Cliquer sur le bouton '''Ajouter une validité'''
* Activer '''Soumise à échéance'''
* Le cas échéant, activer '''Validité bloquante pour la saisie des vols'''
[[Fichier:Users_TypeValidity1_fr.jpg]]

===Création d'une variable tarifaire "$tarifCotisation"===

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Définition des variables prix''' :
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : tarifCotisation
** '''Intitulé''' : Tarification cotisation
** '''Type de valeur''' : '''Nombre à virgule'''
* Valider le formulaire

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix''' :
* Cliquer sur '''Modifier'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification cotisation
** '''Valeur''' : 1
** '''Date de début''' : Une date au choix qui doit être antérieure à celle du début d'exercice comptable

===Création du produit "Cotisation"===

* Créer un produit :
** '''Nom''' : Cotisation
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Validité'''
** '''Prix unitaire''' : Tarification cotisation

===Création de la règle de tarification pour le produit "Cotisation"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

===Tarification de la validité "Cotisation"===

*'''Admin > Ventes > Validités à vendre''' :
*Dans le cas où il n'y a pas déjà de ligne association le produit à la validité à vendre, créer une ligne contenant :
** '''Validité''' : Cotisation
** '''Produit''' : Cotisation
** '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : Cf. les [[Formules de calcul#Date_d'expiration| formules de calcul de la date d'expiration]]

===Variantes tarifaires sur les validités===
Si le tarif à appliquer sur la vente d'une validité change en fonction des utilisateurs, par exemple en fonction de l'âge, ou en fonction d'autres critères comme par exemple la date de renouvellement de la validité, il faut mettre en place des règles de tarification supplémentaires qui appliqueront des remises ou des surfacturations par rapport au tarif de base. Cette méthode permet d'assurer qu'il n'y a qu'un point d'entrée pour la vente d'une validité donnée et ainsi de permettre de laisser les utilisateurs acheter ou renouveler eux-mêmes leurs validités.

==[[#Tarification-de-la-validité-|Mettre à jour la date d'échéance d'une validité à vendre]]==

==Mise en place de la TVA dans la tarification des produits==
Si vous gérez la TVA, alors il faut rajouter une ligne pour créer les mouvements liés à la TVA. On suppose qu'il existe déjà une [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|ligne de tarification générale]].
*Aller dans '''Ventes > Tarification des produits'''.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE TARIFICATION'''
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Taux TVA standard''
*Dans le champ formule, insérer ''@standardPrice*$tvaFranceNormale/100'' en supposant que la variable associée à la TVA se nomme ''$tvaFranceNormale''.
*Laisser le champ '''Produit''' cliqué pour '''Tous'''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte TVA''.
*Dans le champ '''Compte TVA à créditer''', sélectionner ''TVA collectée''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Remarque : dans le cas où l'on part d'un prix TTC, alors pour retrouver la TVA il faut appliquer la formule suivante :
''@standardPriceTTC*$tvaFranceNormale/(100+$tvaFranceNormale)''

==Suppression de la vente d'une validité==
Il peut être nécessaire de supprimer au moins temporairement la vente d'une validité pour pouvoir, par exemple, la supprimer d'un utilisateur à qui elle a été indument vendue. Pour ce faire, il faut :
*Aller dans '''Ventes > Validités à vendre'''
*Cliquer sur l'icône poubelle de la ligne de validité concernée
Attention : si la suppression est temporaire, il est recommandé d'[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|effectuer une copie d'écran]] pour mémoriser le contenu de la ligne pour pouvoir la remettre en place ultérieurement.

=[[Utilisation-de-la-comptabilité#Mettre-à-jour-les-tarifs|Gestion des tarifs]]=

=Utilisation=

==Achat de produit non stocké==
Depuis la page du planning, se rendre sur la page '''Comptes > Acheter'''. Pour avoir une vue des produits sans tarif, s'assurer de posséder le droit '''Vente de produit sans tarif'''.

Pour l'achat d'un seul produit, se placer la ligne de celui-ci :
* '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut. Sélectionner le nom de la personne concernée par l'achat
* '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
* '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur l'icône qui représente un caddy avec un plus intitulée '''Ajouter au panier'''

Pour l'achat de plusieurs produits :
* '''Compte utilisateur''' : Sélectionner le nom de la personne concernée par l'achat
* Pour chacun des produits :
** '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
** '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur le bouton '''Tout ajouter au panier'''

Après un achat, on est redirigé vers le panier. On peut retirer des produits du panier. On peut également en rajouter d'autres en cliquant sur le bouton '''Voir les produits en vente'''.

==Achat de validité==
Les utilisateurs auront le droit d'"Acheter" leur cotisation si leur profil a le droit de '''Mises à jour des dates de péremption de ses validités'''. Sinon seul les profils avec '''Mise à jour de ses validités''' pourront le faire.

[[Fichier:Users_Profil_fr.jpg]]

Dans '''Données''' > '''Validités''', au premier accès, il faut acheter la validité "Cotisation" :
* En bas du tableau, sélectionner dans la liste déroulante "Cotisation". le bouton sur la gauche doit indiquer '''Acheter'''. Si le bouton est désactivé (grisé), c'est que le produit lié à la validité n'a pas l'option '''Ventes libre''' de coché.
* Cliquer sur '''Acheter'''. La validité doit apparaitre dans le tableau et la date limite de validité doit être au 31/12/2012

[[Fichier:Donnés_validité_fr.jpg]]

Si la validité "Cotisation" existe déjà dans le tableau, il faut la renouveler (par exemple, la date actuelle est le 31/12/2011). Dans ce cas, dans la colonne Limite de validité, cliquer sur l'icône "Flèche circulaire" et la date de la validité doit passer au 31/12/2012

L'action de renouvellement/achat de validité est irréversible. Par contre, on peut [[#Annuler_l'achat_d'une_validité|annuler comptablement l'achat d'une validité et modifier la validité pour l'utilisateur concerné]].

==Annuler l'achat d'une validité==
L'achat d'une validité est irréversible pour un utilisateur : dès qu'il a choisi d'acheter une validité, cette opération est comptablement validée et il ne peut revenir en arrière. Cela permet de garantir que l'utilisateur ne va pas s'attribuer des privilèges liés à son achat de validité, effectuer ce qu'il souhaite et ensuite annuler cet achat.

Si on souhaite annuler un tel achat, il faut alors effectuer 2 opérations :
*[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|Annuler l'effet comptable]] de la vente de la validité en saisissant un flux opposé.
*[[#Débrayer-la-vente-d'une-validité-de-façon-temporaire|Débrayer temporairement la vente de la validité]] pour modifier la date d'échéance ou supprimer la validité pour l'utilisateur concerné.

==Débrayer la vente d'une validité de façon temporaire==
Il peut être utile dans certains cas d'attribuer une validité à vendre à un utilisateur sans que cela débite son compte. C'est le cas par exemple pour attribuer une licence fédérale à un utilisateur dont l'achat réel de la licence a été effectuée auprès d'une autre structure.

Dans ce cas, il faut supprimer temporairement le couplage de la validité avec la vente de produit.

*Aller dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre'''
*[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|Faire une copie d'écran]] du tableau pour garder une trace du couplage qu'il faudra remettre en place par la suite
*Supprimer la ligne liant la validité considérée à un produit
*Attribuer la validité aux utilisateurs concernés
*Retourner dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre'''
*Remettre la ligne supprimée en s'aidant de la copie d'écran

==Validation d'un panier par un utilisateur==
*Pour finaliser les achats et les valider, cliquer sur le bouton '''Valider tous les achats'''.
Cette opération peut être effectuée plus tard en modifiant une entrée comptable générée par la vente du produit concerné. Dans ce cas, les produits restent dans le panier. On doit considérer qu'ils ne sont pas réellement vendus tant qu'ils ne sont pas validés.

Cependant un gestionnaire a la possibilité de [[#Validation_des_produits_en_attente_dans_les_paniers_par_un_gestionnaire|valider massivement les produits présents dans les paniers]] et ainsi de valider à posteriori les achats. Ce mode de fonctionnement peut être utile dans un [[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow|workflow]] où seul un gestionnaire/responsable dispose du droit d'effectuer les achats et ne souhaitent pas valider à chaque achat pour ne pas perdre de temps mais reporter cette opération en fin de journée ou en fin de semaine par exemple.

==Validation des produits en attente dans les paniers par un gestionnaire==
*Un gestionnaire peut valider tout ou partie des produits mis dans les paniers de chaque utilisateur :
*'''Ventes > Valider les ventes'''
*Choisir la période de ventes souhaitée dans les champs '''A partir du''' et '''Jusqu'au'''
*Choisir l'utilisateur concerné dans le champ '''Compte utilisateur''' ou laisser ''Tous'' pour faire apparaitre les ventes de tous les utilisateurs
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un tableau liste les produits mis dans des paniers et en attente de validation
*Pointer les produits à valider
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les entrées sélectionnées (cette action est irréversible)'''

Utilisation de la comptabilité

2017-05-24T15:24:55Z

Sgoossens : /* Grand livre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]].

=Clôturer l'exercice comptable=
''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

Avant de clôturer, il faut :
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
*Dans tous les cas, [[#Solder-les-comptes|remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
*Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Pour cela, il peut être nécessaire de [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|retrouver les écritures non validées]]. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.

Ensuite, pour clôturer :
*Aller dans '''Comptes > Gestion / Export'''.
*Dans la 2ème partie intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Modèle-commercial-et-compte-client-OpenFlyers#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Grand livre=

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

Pour y accéder, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Grand livre'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche pas les comptes n'ayant eu aucune écritures comptables sur la période donnée.'''

=Mettre à jour les tarifs=
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressource > Comptes ressource'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Comptabilité#Traçabilité_des_écritures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d'un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Exemple de compte de contre-partie dans le cas de la mise à zéro du solde d'un compte ressource : compte de bilan [[Comptabilité#Compte-de-report-à-nouveau|Report à nouveau]]

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments/flows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment/flow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:Saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==Saisie d'un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Documentation utilisateur#Colonne_.22Numéro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Écritures comptables#Saisie_d'un_encaissement_(d'un_client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

Utilisation de la comptabilité

2017-05-24T14:41:40Z

Sgoossens : /* Grand livre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]].

=Clôturer l'exercice comptable=
''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

Avant de clôturer, il faut :
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
*Dans tous les cas, [[#Solder-les-comptes|remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
*Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Pour cela, il peut être nécessaire de [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|retrouver les écritures non validées]]. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.

Ensuite, pour clôturer :
*Aller dans '''Comptes > Gestion / Export'''.
*Dans la 2ème partie intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Modèle-commercial-et-compte-client-OpenFlyers#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Grand livre=

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée. Il y a présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

Pour y accéder, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche pas les comptes n'ayant eu aucune écriture comptable sur la période donnée.'''

=Mettre à jour les tarifs=
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressource > Comptes ressource'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Comptabilité#Traçabilité_des_écritures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d'un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Exemple de compte de contre-partie dans le cas de la mise à zéro du solde d'un compte ressource : compte de bilan [[Comptabilité#Compte-de-report-à-nouveau|Report à nouveau]]

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments/flows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment/flow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:Saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==Saisie d'un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Documentation utilisateur#Colonne_.22Numéro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Écritures comptables#Saisie_d'un_encaissement_(d'un_client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

Historique des versions

2017-03-30T08:05:14Z

Sgoossens : /* OpenFlyers version 4 */

=Présentation=
L'objet de cette page est de lister les nouvelles fonctionnalités liées à chaque version

=OpenFlyers version 1.3.4=
*Réservation
*Couplage à une liste de diffusion

=OpenFlyers version 2.1=
*Saisie des heures de vol
*Facturation des heures de vol
*Affichage des METARs et TAFs
*Rapports personnalisables
*Gestion des qualifications
*Surbooking ou réservation par type d'aéronef
*Calcul du potentiel restant et du potentiel estimé restant

=OpenFlyers version 3=
*Affichage du risque de givrage carburateur
*Champs additionnels définissable librement pour la gestion des fiches utilisateurs, des réservations, des heures de vols
*Export des rapports au format CSV pour import direct dans un tableur
*Import personnalisable pour synchronisation des données utilisateurs
*Menu spécifique pour les smartphones
*Apparition de la notion de validité qui remplace et élargit la notion de qualifications
*[[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-du-produit-Validité|Vente de validités]] (exemples : licence fédérale, cotisation, etc.)
*[[Comptabilité#Comptabilités_multiples|Comptabilités multiples]] pour une même plateforme (exemple d'utilisation : gestion de sections, gestion de packs d'heures de vols, etc.)
*Gestion complète de la comptabilité courante grâce à l'efficacité du module de [[Gestion des achats|gestion des achats]]
*Apparition de la notion de ressource en lieu et place de la notion d'aéronef élargissant les usages possibles d'OpenFlyers
*Version alpha du module de suivi de navigabilité
*Fonctionnalité de regroupement des duplicata de factures sur un seul fichier PDF
*Fonctionnalité multi-onglet
*[[Modèle-commercial-et-compte-client-OpenFlyers#Plateforme-supplémentaire-de-test|Plateforme bac à sable]]
*[[Suivi des emails]]
*Rajout d'un fichier .ics dans les emails de notification des réservations pour synchronisation avec des agendas personnels
*[[Mailing]]
*Amélioration de la gestion du trombinoscope et personnalisation par utilisateur de la visibilité des photos.
*Refonte de la gestion des rapports : mis en place d'une bibliothèque de rapports permettant d'en assurer la maintenance.

=[[OF_doc4-fr:Historique-des-versions#OpenFlyers-version-4|OpenFlyers version 4]]=

Tableurs

2017-03-14T09:18:10Z

Sgoossens : /* Introduction */

__TOC__

=Introduction=
Pour les abonnements Business + et supérieur ou les plateformes disposant de l'option (voir la [https://openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf brochure tarifaire]), OpenFlyers fournit des feuilles de calcul.

Cette page présente le fonctionnement de ces documents, qui peuvent être accessibles depuis la plateforme.

[https://openflyers.com/fr/etudes-cas/logiciel-reservation-et-gestion-aeroclub Vous trouverez sur nos plateformes de démonstration des exemples de tableur.]

=Configuration du droit=
Avant d'ouvrir les feuilles de calcul, le droit doit être correctement attribué sur la plateforme.

Pour cela, il faut :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Cliquer sur la catégorie '''Généralités admin''' en entête du tableau
*Cocher le droit [[Gestion des profils#Généralités Admin|'''Accès aux tableurs''']] pour les profils désirés.

Une fois la configuration effectuée, un nouvel élément [[#Menu Tableurs|'''"Tableurs"''']] apparaît dans le menu administrateur pour les profils précédemment sélectionnés.

=Menu Tableurs=
Dans le menu '''Admin > Tableurs''', pour les profils [[#Configuration du droit|ayant le droit requis]], les feuilles de calcul disponibles apparaissent dans un item sous la forme '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X'''.

Placer la souris sur l'item fait apparaître un sous menu, contenant les deux opérations possibles sur le document :
*[[#Accéder à la feuille de calcul|'''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Accéder à la feuille de calcul''']]
*[[#Forcer la mise à jour|'''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Forcer la mise à jour''']]

==Accéder à la feuille de calcul==
Cliquer sur l'item '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X''' d'un document ouvre un nouvel onglet dans le navigateur qui pointe sur l'application Google et la feuille de calcul.

On peut aussi ouvrir le document en cliquant sur le sous item '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Accéder à la feuille de calcul'''.

==Forcer la mise à jour==
Cliquer sur l'item '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Forcer la mise à jour''' redirige vers une page forçant la mise à jour des cellules de la feuille de calcul.

La page charge puis affiche '''La feuille de calcul a bien été actualisée''' une fois la mise à jour à été effectuée.

===Alerte lors de l'échec de la mise à jour===
Si la mise à jour échoue, une alerte est affichée:

La feuille de calcul n'a pas pu être mise à jour.
Numéro de la feuille de calcul : 5

Dans ce cas précis, il faut contacter l'équipe de développement par le biais du [[Rapporter un bug|rapporteur de bug]].

=Feuilles de calcul disponibles=
Voici une liste des différentes feuilles de calcul proposées par OpenFlyers :
*[[Suivi de maintenance#Tableur de suivi de maintenance|Tableur de suivi de maintenance]] : le fichier tableur, mis à jour en temps réel lors de la saisie et la suppression d'un vol, permet de suivre les potentiels, butées et autres informations des aéronefs paramétrés dans la plateforme.

Tableurs

2017-03-14T09:17:17Z

Sgoossens : /* Introduction */

__TOC__

=Introduction=
Pour les abonnements Business + et supérieur ou les plateformes disposant de l'option (voir la [https://openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf brochure tarifaire]), OpenFlyers fournit des feuilles de calcul.

Cette page présente le fonctionnement de ces documents, qui peuvent être accessibles depuis la plateforme.

[https://openflyers.com/fr/etudes-cas/logiciel-reservation-et-gestion-aeroclub Vous trouverez sur nos plateformes de démonstration des exemples de tableurs.]

=Configuration du droit=
Avant d'ouvrir les feuilles de calcul, le droit doit être correctement attribué sur la plateforme.

Pour cela, il faut :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Cliquer sur la catégorie '''Généralités admin''' en entête du tableau
*Cocher le droit [[Gestion des profils#Généralités Admin|'''Accès aux tableurs''']] pour les profils désirés.

Une fois la configuration effectuée, un nouvel élément [[#Menu Tableurs|'''"Tableurs"''']] apparaît dans le menu administrateur pour les profils précédemment sélectionnés.

=Menu Tableurs=
Dans le menu '''Admin > Tableurs''', pour les profils [[#Configuration du droit|ayant le droit requis]], les feuilles de calcul disponibles apparaissent dans un item sous la forme '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X'''.

Placer la souris sur l'item fait apparaître un sous menu, contenant les deux opérations possibles sur le document :
*[[#Accéder à la feuille de calcul|'''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Accéder à la feuille de calcul''']]
*[[#Forcer la mise à jour|'''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Forcer la mise à jour''']]

==Accéder à la feuille de calcul==
Cliquer sur l'item '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X''' d'un document ouvre un nouvel onglet dans le navigateur qui pointe sur l'application Google et la feuille de calcul.

On peut aussi ouvrir le document en cliquant sur le sous item '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Accéder à la feuille de calcul'''.

==Forcer la mise à jour==
Cliquer sur l'item '''Admin > Tableurs > Feuille de calcul X > Forcer la mise à jour''' redirige vers une page forçant la mise à jour des cellules de la feuille de calcul.

La page charge puis affiche '''La feuille de calcul a bien été actualisée''' une fois la mise à jour à été effectuée.

===Alerte lors de l'échec de la mise à jour===
Si la mise à jour échoue, une alerte est affichée:

La feuille de calcul n'a pas pu être mise à jour.
Numéro de la feuille de calcul : 5

Dans ce cas précis, il faut contacter l'équipe de développement par le biais du [[Rapporter un bug|rapporteur de bug]].

=Feuilles de calcul disponibles=
Voici une liste des différentes feuilles de calcul proposées par OpenFlyers :
*[[Suivi de maintenance#Tableur de suivi de maintenance|Tableur de suivi de maintenance]] : le fichier tableur, mis à jour en temps réel lors de la saisie et la suppression d'un vol, permet de suivre les potentiels, butées et autres informations des aéronefs paramétrés dans la plateforme.

Configuration de la comptabilité

2017-02-17T14:31:08Z

Sgoossens : /* Comptes d'export */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans Openflyers 3.

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Aller dans le formulaire '''[[Documentation administrateur#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]''' :

[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]
*Champ '''Gestion des comptes''' : activer ce champ et valider pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : Activer ce champ si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser sur '''Désactivé(e)'''. Lorsque ce champ est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association exonérée des impôts commerciaux" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA non applicable : article 294 du CGI" pour une structure dans les DOM.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*'''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilité'''.
[[Fichier:OF3_DDT_comptabilite.png]]

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
* '''Nom''' : Nom de la comptabilité
* '''Unité''' : L'unité employé
* '''Symbole''' : Le symbole de l'unité
* '''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
* '''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
* '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un e-mail d'alerte, [[Documentation utilisateur#Alertes_par_e-mail_uniquement_sur_les_plateformes_de_production|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil.
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'e-mail d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'e-mail d'alerte.
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'e-mail d'alerte envoyé à chaque utilisateur concerné.

Exemple de message incluant le montant du solde du compte pour éviter tout problème de "communication" :
<pre>Cher client/adhérent

Votre compte au sein de la société/l'association X présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de X €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
</pre>
Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € qui permet d'avoir une traçabilité du montant "vu" par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion des profils#Réservation|"Réservation solo" et "Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion des profils#Réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Comptes X''' où X dépend du [[Comptabilité#Présentation_des_comptes|type de compte]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer.
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Comptes > Ressources > Comptes ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[Fichier:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes Utilisateur''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types de compte actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Types d'encaissements=
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu '''Comptes > Encaissements > Types d'encaissements'''. A partie de ce menu, on peut :
*Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne '''Ordonner''' à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter un type d'encaissement'''.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut [[#Ventilation_des_types_d'encaissements|définir la ventilation]] qui doit lui être associée.

==Ventilation des types d'encaissements==
La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu '''Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements'''. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

En indiquant '''OUI''' pour le champ '''Remise à une personne''', la sélection du type d'encaissement rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de la saisie d'un encaissement. La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Recevoir de l'argent]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Passer_en_production|Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers]]=

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type de vol "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Configuration de la comptabilité

2017-02-17T14:30:43Z

Sgoossens : Annulation des modifications 15157 de Sgoossens (discussion)

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans Openflyers 3.

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Aller dans le formulaire '''[[Documentation administrateur#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]''' :

[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]
*Champ '''Gestion des comptes''' : activer ce champ et valider pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : Activer ce champ si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser sur '''Désactivé(e)'''. Lorsque ce champ est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association exonérée des impôts commerciaux" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA non applicable : article 294 du CGI" pour une structure dans les DOM.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*'''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilité'''.
[[Fichier:OF3_DDT_comptabilite.png]]

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
* '''Nom''' : Nom de la comptabilité
* '''Unité''' : L'unité employé
* '''Symbole''' : Le symbole de l'unité
* '''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
* '''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
* '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un e-mail d'alerte, [[Documentation utilisateur#Alertes_par_e-mail_uniquement_sur_les_plateformes_de_production|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil.
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'e-mail d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'e-mail d'alerte.
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'e-mail d'alerte envoyé à chaque utilisateur concerné.

Exemple de message incluant le montant du solde du compte pour éviter tout problème de "communication" :
<pre>Cher client/adhérent

Votre compte au sein de la société/l'association X présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de X €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
</pre>
Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € qui permet d'avoir une traçabilité du montant "vu" par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion des profils#Réservation|"Réservation solo" et "Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion des profils#Réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Comptes X''' où X dépend du [[Comptabilité#Présentation_des_comptes|type de compte]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer.
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Comptes > Ressources > Comptes ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[Fichier:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*Certains caractères ne sont pas recommandés dans le compte d'export [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes Utilisateur''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types de compte actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Types d'encaissements=
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu '''Comptes > Encaissements > Types d'encaissements'''. A partie de ce menu, on peut :
*Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne '''Ordonner''' à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter un type d'encaissement'''.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut [[#Ventilation_des_types_d'encaissements|définir la ventilation]] qui doit lui être associée.

==Ventilation des types d'encaissements==
La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu '''Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements'''. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

En indiquant '''OUI''' pour le champ '''Remise à une personne''', la sélection du type d'encaissement rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de la saisie d'un encaissement. La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Recevoir de l'argent]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Passer_en_production|Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers]]=

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type de vol "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Configuration de la comptabilité

2017-02-17T14:29:58Z

Sgoossens : /* Comptes d'export */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans Openflyers 3.

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Aller dans le formulaire '''[[Documentation administrateur#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]''' :

[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]
*Champ '''Gestion des comptes''' : activer ce champ et valider pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : Activer ce champ si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser sur '''Désactivé(e)'''. Lorsque ce champ est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association exonérée des impôts commerciaux" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA non applicable : article 294 du CGI" pour une structure dans les DOM.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*'''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilité'''.
[[Fichier:OF3_DDT_comptabilite.png]]

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
* '''Nom''' : Nom de la comptabilité
* '''Unité''' : L'unité employé
* '''Symbole''' : Le symbole de l'unité
* '''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
* '''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
* '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un e-mail d'alerte, [[Documentation utilisateur#Alertes_par_e-mail_uniquement_sur_les_plateformes_de_production|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil.
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'e-mail d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'e-mail d'alerte.
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'e-mail d'alerte envoyé à chaque utilisateur concerné.

Exemple de message incluant le montant du solde du compte pour éviter tout problème de "communication" :
<pre>Cher client/adhérent

Votre compte au sein de la société/l'association X présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de X €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
</pre>
Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € qui permet d'avoir une traçabilité du montant "vu" par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion des profils#Réservation|"Réservation solo" et "Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion des profils#Réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Comptes X''' où X dépend du [[Comptabilité#Présentation_des_comptes|type de compte]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer.
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Comptes > Ressources > Comptes ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[Fichier:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les *'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
*Certains caractères ne sont pas recommandés dans le compte d'export [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes Utilisateur''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types de compte actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Types d'encaissements=
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu '''Comptes > Encaissements > Types d'encaissements'''. A partie de ce menu, on peut :
*Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne '''Ordonner''' à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter un type d'encaissement'''.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut [[#Ventilation_des_types_d'encaissements|définir la ventilation]] qui doit lui être associée.

==Ventilation des types d'encaissements==
La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu '''Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements'''. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

En indiquant '''OUI''' pour le champ '''Remise à une personne''', la sélection du type d'encaissement rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de la saisie d'un encaissement. La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Recevoir de l'argent]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Passer_en_production|Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers]]=

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type de vol "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Configuration de la comptabilité

2017-02-17T14:29:22Z

Sgoossens : /* Créer un compte comptable */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans Openflyers 3.

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Aller dans le formulaire '''[[Documentation administrateur#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]''' :

[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]
*Champ '''Gestion des comptes''' : activer ce champ et valider pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : Activer ce champ si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser sur '''Désactivé(e)'''. Lorsque ce champ est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association exonérée des impôts commerciaux" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA non applicable : article 294 du CGI" pour une structure dans les DOM.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*'''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilité'''.
[[Fichier:OF3_DDT_comptabilite.png]]

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
* '''Nom''' : Nom de la comptabilité
* '''Unité''' : L'unité employé
* '''Symbole''' : Le symbole de l'unité
* '''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
* '''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
* '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un e-mail d'alerte, [[Documentation utilisateur#Alertes_par_e-mail_uniquement_sur_les_plateformes_de_production|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil.
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'e-mail d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'e-mail d'alerte.
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'e-mail d'alerte envoyé à chaque utilisateur concerné.

Exemple de message incluant le montant du solde du compte pour éviter tout problème de "communication" :
<pre>Cher client/adhérent

Votre compte au sein de la société/l'association X présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de X €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
</pre>
Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € qui permet d'avoir une traçabilité du montant "vu" par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Documentation utilisateur#Restriction_d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion des profils#Réservation|"Réservation solo" et "Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion des profils#Réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Comptes X''' où X dépend du [[Comptabilité#Présentation_des_comptes|type de compte]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer.
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Comptes > Ressources > Comptes ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[Fichier:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*Certains caractères ne sont pas recommandés dans le compte d'export [[OF_doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes Utilisateur''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types de compte actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Types d'encaissements=
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu '''Comptes > Encaissements > Types d'encaissements'''. A partie de ce menu, on peut :
*Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne '''Ordonner''' à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter un type d'encaissement'''.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut [[#Ventilation_des_types_d'encaissements|définir la ventilation]] qui doit lui être associée.

==Ventilation des types d'encaissements==
La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu '''Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements'''. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

En indiquant '''OUI''' pour le champ '''Remise à une personne''', la sélection du type d'encaissement rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de la saisie d'un encaissement. La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Recevoir de l'argent]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Passer_en_production|Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers]]=

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type de vol "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Utilisation de la comptabilité

2017-01-27T10:27:24Z

Sgoossens : /* Désactiver un compte */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]].

=Clôturer l'exercice comptable=
''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

Avant de clôturer, il faut :
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
*Dans tous les cas, [[#Solder-les-comptes|remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
*Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Pour cela, il peut être nécessaire de [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|retrouver les écritures non validées]].

Ensuite, pour clôturer :
*Aller dans '''Comptes > Gestion / Export'''.
*Dans la 2ème partie intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Modèle-commercial-et-compte-client-OpenFlyers#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Mettre à jour les tarifs=
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressource > Comptes ressource'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Comptabilité#Traçabilité_des_écritures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d'un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Exemple de compte de contre-partie dans le cas de la mise à zéro du solde d'un compte ressource : compte de bilan [[Comptabilité#Compte-de-report-à-nouveau|Report à nouveau]]

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments/flows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment/flow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:Saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==Saisie d'un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Documentation utilisateur#Colonne_.22Numéro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Écritures comptables#Saisie_d'un_encaissement_(d'un_client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

Gestion des utilisateurs

2017-01-27T10:26:42Z

Sgoossens : /* Supprimer/Désactiver un utilisateur */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la gestion des utilisateurs pour la version 3 d'OpenFlyers.

=[[Gestion des profils|Gestion des profils]]=
=Gestion des utilisateurs=

Cette page permet de gérer les utilisateurs d'une plateforme OpenFlyers.

Pour gérer les utilisateurs, [[Gestion-des-profils#Page-Profils|des droits sont nécessaires]] comme par exemple, la '''Gestion des utilisateurs'''.

Cette liste doit contenir '''tous''' les utilisateurs OpenFlyers au sens large, par exemple : les clients, les membres, les gérants, le secrétaire, le trésorier, le comptable, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc. C'est à dire aussi bien des personnes qui physiquement se connectent pour utiliser la plateforme OpenFlyers que des personnes qui ne se connecteront jamais comme des personnes morales mais qui doivent être facturées en tant que client.

Nota : Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge dans la liste. C'est que les champs Date de naissance, Sexe ou Nationalité n'ont pas été renseignés.

==Ajouter un utilisateur==
*Aller dans '''Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN UTILISATEUR'''.
*Un formulaire vide s'affiche qu'il faut compléter. La saisie d'un mot de passe est obligatoire pour Valider.

L'option [[Documentation-utilisateur#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-email|Etre informé des actualités OpenFlyers par email]] sera automatiquement activé si l'utilisateur possède au moins un profil ayant des droits de gestion.

==Ajouter un intervenant (instructeur, formateur, etc.)==
Pour ajouter un intervenant il faut d'abord le [[#Ajouter_un_utilisateur|créer en tant qu'utilisateur]]. Ensuite, pour qu'il soit visible sur le planning, il faut lui [[Documentation-utilisateur#(In)disponibilités|rajouter des disponibilités]].

==Bloquer l'accès à un utilisateur==
Si on souhaite bloquer l'accès à un utilisateur il existe plusieurs méthodes. La plus simple consiste à [[#Supprimer/Désactiver_un_utilisateur|supprimer/désactiver l'utilisateur]].

Parfois, cette solution n'est pas possible immédiatement car le compte comptable associé à l'utilisateur ne remplit pas tous les critères. Dans ce cas, il est possible de bloquer l'accès à l'utilisateur concerné en effectuant les 2 opérations suivantes :
*Supprimer l'adresse e-mail de l'utilisateur
*Changer son mot de passe
Ainsi, l'utilisateur ne pourra plus se connecter et ne pourra pas réinitialiser son mot de passe.

Il existe d'autres solutions :
*Attribuer une validité périmée et dont la péremption entraine le blocage de l'accès
*Attribuer un profil sans droit qui permettra donc de se connecter mais sa possibilité de réserver.

==Restreindre les droits d'un utilisateur==
===[[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde est insuffisant]]===

===[[Gestion des validités#Alerte_à_la_connexion|Restreindre les droits d'un utilisateur dont une validité est périmée]]===

==Gestion des disponibilités des intervenants==
La gestion des disponibilités se fait au [[Documentation-utilisateur#(In)disponibilités|même endroit]] qu'on le fasse pour soi-même ou pour les autres.

===Génération automatique des disponibilités===

[[#Ajouter-un-intervenant-(instructeur,-formateur,-etc.)|Ajouter un intervenant]] ou [[#Modifier-un-utilisateur|modifier les profils d'un utilisateur]] provoque la génération de disponibilités permanentes lorsque toutes ces conditions sont rencontrées :
* L'utilisateur n'avait de base aucun profil avec les droits [[Gestion-des-profils#Réservation|"Planning personnel" et "Planning individuel visible pour les autres"]]
* Un profil avec les droits [[Gestion-des-profils#Réservation|"Planning personnel" et "Planning individuel visible pour les autres"]] vient d'être affecté à l'utilisateur
* L'utilisateur n'avait de base, aucune (in)disponibilités exceptionnelles/régulières

===Réserver un intervenant seul===
Pour réserver un intervenant seul sans réserver de ressource réelle, il faut en fait réserver l'intervenant avec une ressource factice. Pour cela il faut intervenir au niveau du paramétrage :
*Créer un type de ressource "Salle" de catégorie "Salle de classe"
*Créer une ou plusieurs ressources de type "Salle".
*Cocher pour les ressources ainsi créées '''Réservable''' et ne pas cocher '''Saisie d'activité'''.

==Modifier un utilisateur==
*Dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs''' cliquer sur l’icône Edition (le crayon). Vous accédez à la page de saisie des informations des utilisateurs, Valider.

L'option [[Documentation-utilisateur#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-email|Etre informé des actualités OpenFlyers par email]] sera automatiquement activé si l'utilisateur n'avait pas de base de profil ayant des droits de gestion et qu'il se retrouve maintenant avec au moins un de ces profils.

==Réactiver un utilisateur==
Les utilisateurs désactivés peuvent être réactivés :
*Aller dans '''Utilisateurs > Utilisateurs > Désactivés'''.
*Sur la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône représentant une flèche verte dans la colonne '''Réactiver'''.

Quand un utilisateur est ré-activé :
* Lorsque celui-ci ne possède plus de [[Gestion des profils|profil]] existant alors cet utilisateur va prendre automatiquement les profils par défaut à attribuer lors de la création d'un utilisateur. Ces profils par défaut se trouvent dans la page '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut'''.
* Lorsque la [[Configuration de la comptabilité|gestion des comptes]] est activée, ses comptes sont réactivés. Egalement, les comptes définit dans '''Admin > Utilisateurs > [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]] > Type de compte requis''' sont créés pour cet utilisateur si manquant.

==Supprimer/Désactiver un utilisateur==
Lorsqu'un utilisateur n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un utilisateur il faut au préalable :
*que les [[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]
La liste des comptes associés à un utilisateur se trouve dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''.
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de l'utilisateur à désactiver.

Si l'utilisateur n'est pas désactivable car son compte n'est pas soldé mais que l'on souhaite néanmoins lui empêcher l'accès à OpenFlyers, il suffit de lui attribuer une validité dépassée et obligatoire pour la connexion comme par exemple une validité "Cotisation". Cette validité doit être paramétrée à "Pas d'accès" dans le champ [[Gestion des validités#Alerte_à_la_connexion|Alerte à la connexion]].

=[[Module pour importation|Importer une liste d'utilisateurs]]=

Gestion des utilisateurs

2017-01-27T10:26:23Z

Sgoossens : /* Supprimer/Désactiver un utilisateur */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la gestion des utilisateurs pour la version 3 d'OpenFlyers.

=[[Gestion des profils|Gestion des profils]]=
=Gestion des utilisateurs=

Cette page permet de gérer les utilisateurs d'une plateforme OpenFlyers.

Pour gérer les utilisateurs, [[Gestion-des-profils#Page-Profils|des droits sont nécessaires]] comme par exemple, la '''Gestion des utilisateurs'''.

Cette liste doit contenir '''tous''' les utilisateurs OpenFlyers au sens large, par exemple : les clients, les membres, les gérants, le secrétaire, le trésorier, le comptable, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc. C'est à dire aussi bien des personnes qui physiquement se connectent pour utiliser la plateforme OpenFlyers que des personnes qui ne se connecteront jamais comme des personnes morales mais qui doivent être facturées en tant que client.

Nota : Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge dans la liste. C'est que les champs Date de naissance, Sexe ou Nationalité n'ont pas été renseignés.

==Ajouter un utilisateur==
*Aller dans '''Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN UTILISATEUR'''.
*Un formulaire vide s'affiche qu'il faut compléter. La saisie d'un mot de passe est obligatoire pour Valider.

L'option [[Documentation-utilisateur#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-email|Etre informé des actualités OpenFlyers par email]] sera automatiquement activé si l'utilisateur possède au moins un profil ayant des droits de gestion.

==Ajouter un intervenant (instructeur, formateur, etc.)==
Pour ajouter un intervenant il faut d'abord le [[#Ajouter_un_utilisateur|créer en tant qu'utilisateur]]. Ensuite, pour qu'il soit visible sur le planning, il faut lui [[Documentation-utilisateur#(In)disponibilités|rajouter des disponibilités]].

==Bloquer l'accès à un utilisateur==
Si on souhaite bloquer l'accès à un utilisateur il existe plusieurs méthodes. La plus simple consiste à [[#Supprimer/Désactiver_un_utilisateur|supprimer/désactiver l'utilisateur]].

Parfois, cette solution n'est pas possible immédiatement car le compte comptable associé à l'utilisateur ne remplit pas tous les critères. Dans ce cas, il est possible de bloquer l'accès à l'utilisateur concerné en effectuant les 2 opérations suivantes :
*Supprimer l'adresse e-mail de l'utilisateur
*Changer son mot de passe
Ainsi, l'utilisateur ne pourra plus se connecter et ne pourra pas réinitialiser son mot de passe.

Il existe d'autres solutions :
*Attribuer une validité périmée et dont la péremption entraine le blocage de l'accès
*Attribuer un profil sans droit qui permettra donc de se connecter mais sa possibilité de réserver.

==Restreindre les droits d'un utilisateur==
===[[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|Restreindre les droits d'un utilisateur dont le solde est insuffisant]]===

===[[Gestion des validités#Alerte_à_la_connexion|Restreindre les droits d'un utilisateur dont une validité est périmée]]===

==Gestion des disponibilités des intervenants==
La gestion des disponibilités se fait au [[Documentation-utilisateur#(In)disponibilités|même endroit]] qu'on le fasse pour soi-même ou pour les autres.

===Génération automatique des disponibilités===

[[#Ajouter-un-intervenant-(instructeur,-formateur,-etc.)|Ajouter un intervenant]] ou [[#Modifier-un-utilisateur|modifier les profils d'un utilisateur]] provoque la génération de disponibilités permanentes lorsque toutes ces conditions sont rencontrées :
* L'utilisateur n'avait de base aucun profil avec les droits [[Gestion-des-profils#Réservation|"Planning personnel" et "Planning individuel visible pour les autres"]]
* Un profil avec les droits [[Gestion-des-profils#Réservation|"Planning personnel" et "Planning individuel visible pour les autres"]] vient d'être affecté à l'utilisateur
* L'utilisateur n'avait de base, aucune (in)disponibilités exceptionnelles/régulières

===Réserver un intervenant seul===
Pour réserver un intervenant seul sans réserver de ressource réelle, il faut en fait réserver l'intervenant avec une ressource factice. Pour cela il faut intervenir au niveau du paramétrage :
*Créer un type de ressource "Salle" de catégorie "Salle de classe"
*Créer une ou plusieurs ressources de type "Salle".
*Cocher pour les ressources ainsi créées '''Réservable''' et ne pas cocher '''Saisie d'activité'''.

==Modifier un utilisateur==
*Dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs''' cliquer sur l’icône Edition (le crayon). Vous accédez à la page de saisie des informations des utilisateurs, Valider.

L'option [[Documentation-utilisateur#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-email|Etre informé des actualités OpenFlyers par email]] sera automatiquement activé si l'utilisateur n'avait pas de base de profil ayant des droits de gestion et qu'il se retrouve maintenant avec au moins un de ces profils.

==Réactiver un utilisateur==
Les utilisateurs désactivés peuvent être réactivés :
*Aller dans '''Utilisateurs > Utilisateurs > Désactivés'''.
*Sur la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône représentant une flèche verte dans la colonne '''Réactiver'''.

Quand un utilisateur est ré-activé :
* Lorsque celui-ci ne possède plus de [[Gestion des profils|profil]] existant alors cet utilisateur va prendre automatiquement les profils par défaut à attribuer lors de la création d'un utilisateur. Ces profils par défaut se trouvent dans la page '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut'''.
* Lorsque la [[Configuration de la comptabilité|gestion des comptes]] est activée, ses comptes sont réactivés. Egalement, les comptes définit dans '''Admin > Utilisateurs > [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]] > Type de compte requis''' sont créés pour cet utilisateur si manquant.

==Supprimer/Désactiver un utilisateur==
Lorsqu'un utilisateur n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un utilisateur il faut au préalable :
*que les [[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]
La liste des comptes associés à un utilisateur se trouve dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > actifs'''.
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de l'utilisateur à désactiver.

Si l'utilisateur n'est pas désactivable car son compte n'est pas soldé mais que l'on souhaite néanmoins lui empêcher l'accès à OpenFlyers, il suffit de lui attribuer une validité dépassée et obligatoire pour la connexion comme par exemple une validité "Cotisation". Cette validité doit être paramétrée à "Pas d'accès" dans le champ [[Gestion des validités#Alerte_à_la_connexion|Alerte à la connexion]].

=[[Module pour importation|Importer une liste d'utilisateurs]]=

Utilisation de la comptabilité

2017-01-24T08:26:22Z

Sgoossens : /* Solder un compte */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]].

=Clôturer l'exercice comptable=
''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

Avant de clôturer, il faut :
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
*Dans tous les cas, [[#Solder-les-comptes|remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
*Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Pour cela, il peut être nécessaire de [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|retrouver les écritures non validées]].

Ensuite, pour clôturer :
*Aller dans '''Comptes > Gestion / Export'''.
*Dans la 2ème partie intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Modèle-commercial-et-compte-client-OpenFlyers#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Mettre à jour les tarifs=
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressource > Comptes ressource'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Comptabilité#Traçabilité_des_écritures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d'un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Exemple de compte de contre-partie dans le cas de la mise à zéro du solde d'un compte ressource : compte de bilan [[Comptabilité#Compte-de-report-à-nouveau|Report à nouveau]]

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments/flows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment/flow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:Saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==Saisie d'un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Documentation utilisateur#Colonne_.22Numéro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Écritures comptables#Saisie_d'un_encaissement_(d'un_client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

Bien débuter avec OpenFlyers

2016-12-02T11:29:30Z

Sgoossens : /* Mettre en place un TPE virtuel */

=Présentation=
La solution OpenFlyers permet de gérer l'ensemble de l'activité d'une structure autour de 2 éléments principaux :
*La réservation
*La gestion de l'activité réalisée (c'est à dire la gestion des heures de vols dans le cadre d'une activité aéronautique)

La mise en place d'OpenFlyers au sein d'une structure peut se découper en 2 phases :
#La mise en place de la réservation qui est relativement simple à appréhender
#La mise en place de la gestion de l'activité qui nécessite un travail de fond pour bien définir les règles de gestion de la structure aussi bien en terme de politique de relation client qu'en terme de gestion comptable.

=Recommandations=
==Attribuer les profils aux utilisateurs==
*Chaque utilisateur doit disposer d'au moins un profil. Il est recommandé de limiter le nombre de profils par utilisateur à 1 dans la mesure du possible sauf pour des cas particuliers et notamment pour l'attribution de profils "transparents" pour les utilisateurs qui appartiennent à des groupements comme les Comités d’Établissements (C.E.) ou représentant une catégorie spécifique devant être identifiée comme telle (exemple : les formateurs).
*Il ne faut jamais rester seul avec un profil "Admin". Il est recommandé d'être 2 ou 3 personnes à disposer de ce profil. C'est une bonne pratique qui permet d'assurer la continuité d'activité en cas de problème. C'est même une question de bonne gouvernance.
*Il ne faut pas être plus de 2 ou 3 à disposer d'un profil "Admin". En effet, il n'y a pas de raison qu'il y ait plus de 2 ou 3 personnes à disposer des droits pour intervenir sur l'intégralité de la plateforme. Cela crée des risques qu'une personne ne disposant pas de l'expertise fasse de mauvaises manipulations entrainant des coûts de restauration voir de perte de données si le problème n'est pas détecté suffisamment tôt.
*De même, les personnes disposant de profils de gestion larges ("Bureau", "Gestionnaire", etc.) doivent être en nombre limité. En général pas plus de 4 ou 5 personnes. Si les tâches de gestion doivent être réparties entre plusieurs personnes alors il vaut mieux scinder les droits sur des profils spécifiques. Exemple : un profil "Trésorier" ou "Comptable" d'un côté et un profil "Secrétariat" de l'autre.

=Mettre en place la réservation=
La mise en place de la réservation nécessite de définir uniquement :
*Les profils et droits associés pour les utilisateurs
*Les règles concernant les réservations
*Les ressources (les aéronefs dans le cas d'une activité aéronautique)
*Éventuellement les validités afin de générer des alertes pour les utilisateurs à la connexion et/ou à la réservation
Le paramétrage et la mise en production de cette phase peut être très rapide et ne nécessite pas de date clé comme pour la mise en place de la gestion d'activité.

L'import de données externe est également limité à importer uniquement le fichier des utilisateurs. Cependant, plus ce fichier sera complet au moment de l'import et moins de reprises manuelles seront nécessaires. Ainsi, des données comme l'adresse, la date de naissance ou le sexe de chaque utilisateur peuvent être incluses dans le fichier d'import.

Les risques associés à la mise en production des réservations est quasiment nul car il n'y a aucun mouvement comptable de généré et il n'y a pas d'export à effectuer par la suite : les réservations tournent en vase clos.

La mise en place des réservations peut être effectuée indifféremment par l'équipe OpenFlyers dans le cadre du forfait paramétrage ou par un administrateur au sein de la structure cliente.

=Mettre en place la [[Introduction#La_gestion_d'activité_avec_OpenFlyers|gestion d'activité]] sur OpenFlyers=
La mise en place de la [[Introduction#La_gestion_d'activité_avec_OpenFlyers|gestion d'activité]] sur OpenFlyers se fait à n'importe quel moment de l'année. Le passage en production se fait idéalement au 1er janvier pour bénéficier du changement d'exercice comptable et de la clôture de l'exercice précédent pour récupérer les à nouveaux des comptes, notamment ceux des comptes clients.

La mise en place de la gestion d'activité doit être bien préparée. Car une fois en production, les données qui seront saisies généreront des écritures comptables qui seront éventuellement exportées vers un logiciel de comptabilité. Un mauvais paramétrage ou une mauvaise définition des besoins peut engendrer des erreurs latentes qui n'apparaitront pour certaines qu'à la fin du 1er exercice comptable si aucune vérification n'est effectuée d'ici là. Il sera alors difficile d'en retrouver l'origine et la correction des mauvaises écritures sera une tâche laborieuse et fastidieuse.

C'est la raison pour laquelle nous avons défini un ordre chronologique des actions à effectuer afin de limiter tout risque d'erreur.

Les risques associés à la mise en place de la gestion d'activité restent également limités : OpenFlyers n'effectue aucune opération sur des comptes bancaires réels. Par conséquent toute erreur d'écriture comptable peut être corrigée à n'importe quel moment par une contre-écriture. Le point le plus critique que nous avons identifié concerne pour l'aéronautique le décompte des heures de vols par OpenFlyers qui permet de déterminer les visites de maintenance. De ce fait, il est important de bien tester et valider le mode de calcul et de décompte. Le logiciel en lui-même est largement éprouvé puisqu'il approche les 300.000 vols saisis en 5 ans sans aucun problème.

La chronologie pour la mise en place de la gestion d'activité est présentée dans les paragraphes qui suivent.
==Définir le périmètre comptable géré par OpenFlyers==
OpenFlyers peut être utilisé de 3 façons différentes pour la gestion comptable.
===Gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers===
La saisie de l'activité, et donc la génération du chiffre d'affaire au travers des factures clients et des écritures comptables, se fait dans OpenFlyers.

Les comptes clients sont gérés par OpenFlyers.
===Gestion des charges dans OpenFlyers===
En plus de la [[#Gestion_du_chiffre_d'affaire_dans_OpenFlyers|gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers]], dans ce cas, les factures fournisseurs sont également saisies dans OpenFlyers. L'ensemble des écritures courantes, c'est à dire celles qui impactent le compte d'exploitation, sont saisies dans OpenFlyers.

Cela implique que les comptes de tiers sont à jour dans OpenFlyers.

===Gestion comptable complète dans OpenFlyers===
En plus de la [[#Gestion_du_chiffre_d'affaire_dans_OpenFlyers|gestion du chiffre d'affaire]] et de la [[#Gestion_des_charges_dans_OpenFlyers|gestion des charges]] dans OpenFlyers, les écritures du bilan sont également saisies dans OpenFlyers.

Cela implique que l'intégralité du plan comptable de la structure soit à jour dans OpenFlyers.

===Impact sur les exports===
A noter que quelque soit le périmètre choisi, OpenFlyers pourra générer l'export comptable vers le logiciel comptable utilisé pour saisir les "autres" écritures. Il faut donc bien avoir conscience que la bonne et unique façon de fonctionner est la suivante :
*Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers n'est saisi '''que''' dans OpenFlyers
*Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers est saisi '''avant''' tout export
*On n'importe '''jamais''' dans OpenFlyers des données saisies dans un logiciel de comptabilité
Cela peut se résumer au principe d'hygiène de "la marche en avant" appliqué dans les cuisines pour les aliments : les données ne doivent jamais rebrousser chemin et ne doivent jamais se croiser.

==Paramétrer la plateforme==
Nous recommandons vivement de déléguer cette opération à l'équipe OpenFlyers au travers du [[FAQ-client#Comment-fonctionne-le-forfait-paramétrage-?|forfait paramétrage]]. Les avantages sont les suivants :
*Vous gagnez du temps
*Vous tirez profit d'un paramétrage adapté à votre structure grâce à notre connaissance de votre métier
*Vous tirez profit de la puissance de la solution OpenFlyers grâce à notre maitrise de ses fonctionnalités

Si vous souhaitez effectuer vous-même ce paramétrage, alors vous devez avoir reçu au préalable une [[Formations OpenFlyers|formation]] par la SARL OpenFlyers. Cette formation est indispensable afin d'avoir la garantie que le paramétrage que vous mettrez en œuvre sera fait dans l'esprit du logiciel OpenFlyers. Cela garantie la pérennité de votre paramétrage lors des mises à jour d'OpenFlyers.

===Forfait paramétrage===
Nous proposons un forfait paramétrage qui s'appuie sur un questionnaire détaillé complété par la structure cliente. Ce questionnaire est sous la forme d'un fichier tableur communiqué sous 2 formats (Excel et OpenOffice).

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers :
*Mise en place des ressources ;
*Création des profils utilisateurs ;
*Paramétrage du décompte du temps vol ;
*Mise en place de la comptabilité :
**Module de vente des produits ;
**Moteur de création des écritures comptables associées aux ventes (heures de vols, produits) ;
*Définition des validités (licences, qualifications, échéances administratives, légales, médicales, etc.) ;
*Mise en place des rapports types parmi ceux [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator publiés].

Nous attirons votre attention sur le moteur de création des écritures comptables qui permet d'automatiser toutes les écritures comptables qui doivent être générées lors d'une vente de produit. Grâce à sa puissance, nous mettons en place la ventilation automatique des facturations de groupement de clients comme les comités d'entreprises par exemple ou l'application de remises pour des catégories de clients.

Le forfait paramétrage inclut également l'import des utilisateurs par le biais d'un fichier informatique au format OpenOffice ou Excel que nous vous communiquons et que vous nous retournez rempli. Il est possible de personnaliser cet import en reprenant tout ou partie, selon la compatibilité des champs, des extractions en provenance d'un autre logiciel de gestion. Dans ce cas, l'import des champs additionnels nécessite un travail supplémentaire, hors forfait paramétrage, qui est déduit des heures de bonus assistance/développement.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire] si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les abonnements supérieurs, le forfait paramétrage est inclus.

====Chronologie du forfait paramétrage====
La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :
#*Dans le cas où vous disposiez déjà d'un abonnement à une ancienne version 1.3 ou 2.1 d'OpenFlyers, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 3
#*Dans le cas où vous disposiez pas déjà d'une plateforme OpenFlyers, il vous faut d'abord la [[Créer-une-plateforme-OpenFlyers-pour-sa-structure|créer]].
#*Dans le cas où vous disposiez d'une plateforme OpenFlyers sous version à jour, il n'y a pas d'étape 1.
#Dans tous les cas, vous [[Créer-une-plateforme-OpenFlyers-pour-sa-structure#Prise_d'abonnement|créez les factures]] correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
#Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire. Parallèlement à cela, si vous êtes en version 1.3 ou 2.1 nous programmons avec vous une mise à jour de votre plateforme.
#Vous nous retournez le questionnaire paramétrage rempli.
#Nous parcourons le questionnaire pour vérifier qu'il est complet. Si ce n'est pas le cas, nous vous demandons des précisions.
#Une fois que le questionnaire est retourné complet et que votre plateforme est sous version 3, nous nous engageons à mettre en place le paramétrage initial sous 15 jours hors période du 21 décembre au 5 janvier. Ainsi, si la période de paramétrage comprend une partie de cette période, alors la date limite de mise en place du paramétrage est reportée de 15 jours. Exemple : une date limite initiale qui tombe le 26/12 sera reportée au 10/01.
#Ce paramétrage sera suivi par une [[#Tester_la_configuration|validation par vos soins]] (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
#Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une [[#Nettoyer_la_base_de_données_avant_le_passage_en_production|suppression complète des écritures comptables et d'activités]] qui auront été saisies pour tester le paramétrage. Ce nettoyage peut être étendu aux réservations et/ou aux validités.
#Enfin, postérieurement au passage en production, nous vous enverrons, sur votre demande, un fichier .csv contenant la liste des utilisateurs pour que vous puissiez nous le retourner complété des soldes de compte afin que nous procédions à [[#Rapatrier_les_à_nouveaux_des_comptes_clients|l'import des à nouveaux des comptes clients]]. C'est aussi après le passage en production que vous pourrez initialiser les compteurs et potentiels des aéronefs.

==Tester la configuration==
Avant de passer en production, il faut vérifier qu'il n'y a pas de "grosses erreurs". Ces tests doivent se porter essentiellement sur les actions suivantes :
*Création d'utilisateurs
*Vérification que les comptes associés aux utilisateurs sont automatiquement créés
*Saisie des écritures types de l'activité
Dans le cas d'une activité aéronautique, cette saisie consiste à saisir des vols
*Vérification que les factures générées sont conformes à ce que l'on attend.

En cas d'écart constaté, il faut nous remonter les anomalies par e-mail de façon la plus précise possible en suivant le [[Bien communiquer avec OpenFlyers#Rapporter_un_écart_de_paramétrage|guide de rapport d'anomalie de paramétrage]].

Il est déconseillé d'utiliser le profil "Admin" pendant la période de test du paramétrage afin d'être certain de ne pas modifier ce qui a été configuré. Sans quoi, l'équipe OpenFlyers n'assure pas le support sur le travail réalisé. Il est néanmoins possible de se connecter avec le profil "Admin" pour "jeter un œil" sur le paramétrage.

Une fois en production, le gestionnaire à toute latitude pour ne garder que le profil "Admin". Néanmoins, là encore, il est déconseillé d'effectuer des modifications du paramétrage sans en maitriser les conséquences. Il vaut mieux demander à l'équipe OpenFlyers d'intervenir, notamment dans le cadre des [[Modèle commercial et compte client OpenFlyers#Bonus_assistance/développement|heures d'assistance]] ou réaliser des tests sur une [[#Plateforme_supplémentaire_de_test|plateforme "sandbox"]].

==Nettoyer la base de données avant le passage en production==
Cette opération est effectuée par l'équipe OpenFlyers dans le cadre du forfait paramétrage. Elle consiste à supprimer toutes les écritures comptables, toutes les écritures d'activités (vols dans le cas d'une structure aéronautique) créées durant les tests de validation du paramétrage.

De plus, il est également possible de réinitialiser les validités. Cela consiste à supprimer toutes les validités détenues par les utilisateurs. Cette opération n'est faisable que lorsqu'il s'agit d'une nouvelle plateforme qui n'était donc pas déjà en production sur la gestion des validités. De même, cette réinitialisation ne peut être effectuée si lors de l'import des utilisateurs, il a été procédé à l'import additionnel de validités.

Enfin, si la structure n'était pas en production sur les réservations et que seules des réservations fictives ont été saisies, alors il est possible de réinitialiser également toutes les réservations.

Une fois ce nettoyage effectué, la structure est considérée comme en production et nous n'intervenons plus directement sur la base de données pour y modifier ou supprimer des écritures comptables. [[Comptabilité#Traçabilité_des_écritures|Ce principe permet de garantir la confiance entre les parties prenantes]].

Ce nettoyage doit être anticipé de plusieurs jours avant la date de mise en production théorique afin de laisser le temps à l'équipe OpenFlyers d'effectuer cette opération avec sérénité. Dans le cas où le passage en production réel est programmé pour le 1er janvier, alors il est recommandé de demander la réinitialisation de la base de données au moins une semaine avant la période des vacances de noël. En effet, '''pendant la période des vacances de Noël nous effectuons un embargo sur les réinitialisations de base de données''' car nous travaillons en effectif réduit et gardons un maximum de disponibilité pour assurer le suivi des clients en production. De plus, les jours fériés venant s'ajouter aux week-ends il est difficile de trouver des jours qui ne soient pas la veille d'un jour férié ou d'un week-end. Enfin, par expérience, toute réinitialisation effectuée sous la pression engendre des problèmes dues à des erreurs de traitement. Par conséquent, il vaut mieux retarder cette opération pour pouvoir l'effectuer sereinement plutôt que de générer des problèmes et des inquiétudes alors que les disponibilités et la concentration de chacun sont réduites du fait des fêtes de fin d'année.

==Passer en production==
Le passage en production doit se faire à une date donnée et définie à l'avance, par exemple un 1er janvier. Cependant :
*Le 1er janvier personne ne travaille chez OpenFlyers et en général dans les structures clientes d'OpenFlyers. Il s'agit donc d'une date théorique.
*Le passage en production côté OpenFlyers est considéré à partir du moment où [[#Nettoyer_la_base_de_données_avant_le_passage_en_production|la réinitialisation de la base de données a été faite]]. Cela peut remonter à plusieurs semaines à l'avance et il est recommandé d'[[#Nettoyer_la_base_de_données_avant_le_passage_en_production|anticiper cette phase]].
*Le passage en production côté structure peut avoir lieu en pratique que le 2, 3 ou 4 janvier pour une mise en production au 1er janvier. Les écritures comptables et d'activités seront saisies rétroactivement.

Comptablement, cela suppose :
*Qu'avant cette date théorique, toutes les écritures ont été saisies dans l'ancien système de gestion utilisé
*A partir de cette date théorique, toutes les écritures seront saisies dans OpenFlyers
Il est primordiale de bien comprendre que les écritures comptables ne doivent être saisies que dans un seul système.

Attention : A la date réelle du passage en production (par exemple 3 jours après la date théorique), il n'est pas encore possible d'exporter les soldes des comptes clients de l'ancien système de gestion car les écritures de l'exercice précédent n'ont pas encore été consolidées. Aussi, nous recommandons fortement de ne pas se précipiter pour rapatrier les soldes des comptes clients et de procéder en 2 temps :
#Passer en production sur la saisie des vols à la date convenue avec des à nouveaux de comptes clients à 0 (donc faux).
#Rapatrier ultérieurement les à nouveaux correspondant à la date de début d'exercice. Les à nouveaux s'inséreront dans les relevés de compte en début d'exercice correctement et les soldes des comptes clients deviendront alors juste.

Le passage en production ne nécessite aucune action particulière si ce n'est de donner les droits de saisie aux utilisateurs concernés.

Pour l'activité aéronautique :
*les premières saisies d'heures de vols mettront automatiquement à jour les compteurs des aéronefs.
*les validités avec expérience récente (par exemple "un vol tous les 3 mois") ne devront être paramétrés comme bloquant que lorsque le passage en production sera effectif depuis une durée supérieure à la période de calcul des validités avec expérience récente (par exemple 3 mois dans l'exemple donné).

Dans tous les cas, tant que les à nouveaux des comptes clients n'auront pas été rapatriés, le calcul du solde de leur compte sera faux. Il ne faut donc pas activer les blocages pour les soldes insuffisants, si cela est prévu, tant que les [[#Rapatrier_les_à_nouveaux|à nouveaux ne seront pas mis à jour]].

Enfin, si la date de passage en production est prévue pour un 1er janvier, pensez au fait que votre structure n'est pas la seule dans ce cas. C'est la raison pour laquelle il faut prévoir un délai côté OpenFlyers pour la réinitialisation, un délai dans l'import des à nouveaux après cette date et également un délai dans le traitement des demandes de dernière minute.

==Rapatrier les à nouveaux des [[Comptabilité#Comptes_de_bilan|comptes de bilan]]==
Le rapatriement des à nouveaux des [[Comptabilité#Comptes_de_bilan|comptes de bilan]] ne doit être effectué qu'une fois que la comptabilité de l'exercice précédent a été consolidée et validée. Cette opération s'effectue donc après le passage en production et peut nécessiter plusieurs semaines dans le cas de consolidation ou de vérifications nécessitant du temps sur l'ancien système de gestion.

L'étendu des soldes de comptes à importer diffère suivant le [[#Définir_le_périmètre_comptable_géré_par_OpenFlyers|périmètre de gestion par OpenFlyers retenu par la structure]] :
#Dans le cas où [[#Gestion_du_chiffre_d'affaire_dans_OpenFlyers|OpenFlyers gère seulement le chiffre d'affaire]], il faut importer uniquement les à nouveaux des comptes clients
#Dans le cas où [[#Gestion_des_charges_dans_OpenFlyers|OpenFlyers gère en plus les charges]], il faut importer également les à nouveaux des comptes fournisseurs et des comptes financiers
#Dans le cas où [[#Gestion_comptable_complète_dans_OpenFlyers|OpenFlyers gère toute la comptabilité]], il faut importer l'intégralité des comptes du bilan

Dans les cas 2 et 3, l'import des comptes de bilan qui ne sont pas des comptes clients, doit s'[[Écritures comptables#Solde_de_compte_de_bilan|effectuer manuellement]].

Dans le 3ème cas, les comptes du bilan qui ne correspondent pas aux clients, fournisseurs ou aux comptes financier peuvent être importés ultérieurement. En effet, il n'y a besoin d'effectuer des contrôles réguliers que sur les comptes financiers et les comptes de tiers.
===Rapatrier les à nouveaux des comptes clients===
La meilleure méthode pour initialiser le solde des comptes clients est d'importer un fichier csv contenant le solde de chaque compte client avec les références du client.

Dans le cadre du forfait paramétrage, nous recommandons de confier cette opération à l'équipe OpenFlyers. Nous vous communiquerons un fichier préformaté au format csv. Il vous faudra juste nous le retourner en ayant renseigné les soldes des comptes clients et en nous indiquant la date comptable retenue pour l'import.

Le rapatriement des à nouveaux s'effectue conformément à la pratique comptable : il s'agit d'une [[Écritures comptables#Solde_de_compte_de_bilan|écriture qui vient débiter ou créditer le compte de l'utilisateur concerné à une date comptable choisie et dont la contre-partie va sur le compte de report à nouveau]].

Voici un exemple :

*La structure passe en production au 1er mai. A cette date, l'import n'est pas effectué. Les soldes de tous les comptes sont à 0 car aucune écriture comptable n'a encore été enregistrée.
*Un utilisateur X effectue une activité le 3 mai qui génère une facture client et donc un débit sur son compte de 200 €.
Ainsi, le compte de l'utilisateur X au 3 mai se présente ainsi :

{| class="wikitable"
!Date!!Intitulé!!Débit!!Crédit
|-
!01/05/xx!!Solde du compte!!000.00 €!!000.00 €
|-
|03/05/xx||Activité||200.00 €||000.00 €
|-
!31/05/xx!!Solde du compte!!200.00 €!!000.00 €
|}

*L'import des à nouveaux s'effectue réellement le 15 mai à la date comptable du 1er mai. Dans la comptabilité précédente, l'utilisateur X présentait au 30 avril un solde positif de 300 €. L'import va donc générer une écriture au crédit sur son compte de 300 € à la date du 1er mai. Après import des à nouveaux, le compte de l'utilisateur X se présentera ainsi :

{| class="wikitable"
!Date!!Intitulé!!Débit!!Crédit
|-
!01/05/xx!!Solde du compte!!000.00 €!!000.00 €
|-
|01/05/xx||Import à nouveau||000.00 €||300.00 €
|-
|03/05/xx||Activité||200.00 €||000.00 €
|-
!31/05/xx!!Solde du compte!!000.00 €!!100.00 €
|}

==[[#Workflow|Mettre en place un workflow adapté à OpenFlyers]]==
Une fois en production, OpenFlyers recommande de [[#Workflow|mettre en place un workflow adapté au logiciel]] afin d'en faciliter l'usage et de respecter les bonnes pratiques en terme de suivi d'activité.

=Terminal de paiement électronique virtuel=
==Principe de fonctionnement du couplage entre OpenFlyers et un TPE virtuel==
Lorsque une plateforme OpenFlyers est couplée à un terminal de paiement par internet fourni par une banque voici la chronologie de son utilisation :
#Un utilisateur autorisé, se connecte à OpenFlyers.
#Il va sur la page OpenFlyers lui permettant de [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement]].
#Il sélectionne le type de paiement "carte bancaire en ligne" (l'intitulé est modifiable pour chaque plateforme)
#Il saisit le montant qu'il souhaite verser sur son compte client.
#Il valide le formulaire de saisie de l'approvisionnement et se retrouve dirigé sur l'interface du terminal de paiement électronique de la banque
#Là, il saisit ses coordonnées bancaires : elles ne sont donc pas transmises à OpenFlyers
#Si la transaction est acceptée par la banque, le serveur OpenFlyers hébergeant la plateforme est automatiquement informé
#Le compte de l'utilisateur est crédité du montant correspondant et la contre-partie va sur le compte de trésorerie correspondant à ce mode de paiement. Cette écriture est automatiquement validée car elle a été sécurisée.
Il n'y a donc rien à faire côté gestion.
Sur le compte de trésorerie, le mouvement apparait comme pour les autres mouvements qui correspondent à des encaissements :
*Dans la colonne '''Compte affecté''' est indiqué le nom du compte de contre-partie, c'est à dire le compte de l'utilisateur avec son nom et prénom.
*Dans la colonne '''Commentaire''' apparait le type de paiement, par exemple "carte bancaire en ligne".

==Mettre en place un TPE virtuel==
A noter qu'il faut être sous la version 3.6 ou supérieure d'OpenFlyers.

Voici comment procéder pour créer un TPE virtuel (Terminal de Paiement Electronique en ligne) :
#Contacter votre banque pour :
#*connaitre le système qu'elle utilise et nous l'indiquer afin de vérifier qu'[[#Liste_des_systèmes_implémentés_par_OpenFlyers|OpenFlyers est bien compatible]]. Il faut aussi nous indiquer le nom de la banque.
#*obtenir son accord de principe sur la mise en place d'un TPE virtuel (normalement cela ne devrait pas poser de problème)
#Nous envoyer un e-mail en nous indiquant le système utilisé par votre banque. Trois cas peuvent se présenter :
#*nous avons déjà fait un interfaçage avec la solution utilisée par votre banque. Dans ce cas, la mise en place peut être très rapide.
#*nous n'avons pas encore fait d'interfaçage mais plusieurs clients d'OF sont intéressés et nous sommes en mesure de le réaliser pour un coût raisonnable. Dans ce cas, le délai peut être de quelques mois ou plus rapide si vous prenez en charge le coût de réalisation.
#*nous n'avons pas fait d'interfaçage et cette solution est très spécifique. Dans ce cas, nous ne ferons un interfaçage que si vous acceptez de supporter les coûts de développement.
#Une fois que nous vous avons répondu positivement, il vous appartient de nous confirmer votre demande de mise en place
#Souscrire à la version 3.6 ou supérieure d'OpenFlyers si la plateforme est sous une version antérieure.
#Nous éditons la facture correspondant au coût de mise en place (voir notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]) et nous vous communiquons les informations nécessaires à votre banque '''qui dépendent du système utilisé par la banque'''. Voici les informations génériques pour toutes les banques :
#*Nom du commerçant ou raison sociale du commerçant : mettre le nom de votre structure
#*Nom de la boutique, du site de e-commerce, intitulé de l'enseigne commerciale : mettre le nom de votre structure
#*Type de site web marchand : indiquer qu'il s'agit d'une solution générique développée l'éditeur logiciel OpenFlyers
#*Nom du client ou nom du propriétaire du TPE : mettre le nom de votre structure
#*Nom du représentant : mettre le nom d'une personne agissant en qualité de représentant de la structure
#*Adresse du site internet, adresse du site marchand : il s'agit de l'adresse de votre plateforme OpenFlyers par exemple http://openflyers.com/demo-fr/
#*Éditeur du site internet, nom de l'hébergeur : S.A.R.L. OPENFLYERS. Les mentions légales (adresse, numéro SIRET, etc.) figurent sur nos factures.
#*Nom et prénom de la personne en charge du site ou interlocuteur technique : Indiquer le nom de votre contact OpenFlyers.
#*Adresse de l'hébergeur : mettre l'adresse courrier d'OpenFlyers indiqué sur nos factures.
#*Adresse e-mail de l'hébergeur : mettre l'adresse e-mail de votre interlocuteur chez OpenFlyers.
#*Numéro de téléphone de l'hébergeur : laisser vide ou mettre le numéro 0892.494.123.
#*Système d'exploitation : Linux 64 bits
#*Environnement de développement : PHP
#*Interlocuteur technique : Mettre le nom de votre interlocuteur chez OpenFlyers.
#*Interlocuteur Administratif ou administrateur web pour l'accès au back-office : il s'agit du back-office de la banque. Il faut indiquer le nom de la personne dans votre structure qui sera en charge d'aller consulter. En général il s'agit de la même personne que celle qui fait office d'administrateur OpenFlyers. Cela peut être aussi une personne en charge de la comptabilité. Mais dans ce cas, il faut qu'elle est aussi des notions en informatique.
#:'''Attention''' : dans le cas d'un [[#Liste_des_systèmes_implémentés_par_OpenFlyers|TPE SIPS ATOS]] il faut préciser dans le formulaire que l'exécutable devant contenir la clé de décryptage doit être compilée pour Windows 64 bits.
#Vous payez la facture
#Vous nous communiquez les éléments de votre banque nous permettant de raccorder OpenFlyers à votre TPE virtuel en suivant la [[#Procédures_TPE|procédure TPE]] correspondante à votre type de TPE.
#:'''Attention''' : dans le cas où la banque vous fait parvenir par courrier des documents, conservez-les. Ne transmettez à OpenFlyers que les certificats finaux que vous aurez récupéré directement soit depuis une interface web de la banque soit depuis un programme à installer sur le PC.
#Nous effectuons le raccordement
#Nous testons et quand c'est positif nous vous envoyons un e-mail. Charge à vous, lorsque c'est demandé par votre banque, de renseigner le PV de test.

Notre prestation ne prévoit pas d'intervention auprès de la banque et nous ne pouvons agir en tant qu'intermédiaire. En effet, la mise du TPE nécessite de la part de la structure la souscription d'un contrat auprès de sa banque : nous ne pouvons signer les papiers contractuels à la place de la structure ni s'engager en son nom. De plus, il est recommandé que la structure soit destinatrice de l'ensemble des documents envoyés par la banque et qu'ensuite elle nous remette uniquement ce qui nous est nécessaire et que nous demandons en fonction du TPE à mettre en place.

Certaines banques vérifient la présence des mentions légales lors de la demande de mise en place du TPE. Ces mentions légales doivent être présentes sur le site vitrine de la structure. La plateforme OpenFlyers doit être considérée comme une sous-partie privative de ce site et n'a donc pas vocation à accueillir les mentions légales.

==TPE virtuel et test==

S'assurer avant de procéder à des tests avec le TPE, que les utilisateurs disposent d'une adresse email valide.

==Liste des systèmes implémentés par OpenFlyers==
OpenFlyers a implémenté jusqu'à présent les interfaces suivantes. Attention, pour certaines banques, il existe plusieurs interfaces. Cela peut dépendre de la région géographique ou d'une évolution au niveau de la banque qui lui fait abandonner un ancien système au profit d'un plus récent.
*CMCIC version 1.2open et version 3.5 utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Mutuel
**CIC
*PAYBOX utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Agricole (e-transactions). ''A noter que la [[#Procédure_Paybox_Vision|procédure de mise en place "Paybox Vision"]] est lourde et impose des actions de la part du gestionnaire de la structure. De plus, elle nécessite de disposer d'une adresse qui ne soit pas en @free.fr ou @orange.fr.''
**Crédit Coopératif
*PAYLINE utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Mutuel (citélis)
*SIPS ATOS utilisé par les banques suivantes :
**Banque Populaire (cyberplus paiement)
**BNP Paribas (mercanet)
**Crédit du Nord (webaffaires)
**Crédit Lyonnais (sherlocks)
**Crédit Mutuel
**HSBC (elysnet)
**La Poste (scellius)
**Société Générale (sogenactif)
*SP PLUS utilisé par les banques suivantes :
**Caisse d'Epargne

==Procédures TPE==
===Procédure CMCICv3===
*Aller sur [https://www.cmcicpaiement.fr/fr/identification/default.cgi l'interface d'administration]
*Dans le champ '''Identifiant''' saisir l'identifiant communiqué par e-mail par la banque
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir le mot de passe communiqué par e-mail par la banque
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''
Une fois connecté, vous êtes soit sur l'interface back-office de production soit sur l'interface back-office de test. L'interface back-office de test est reconnaissable aux mots "test" qui apparaissent un peu partout dans le bandeau supérieur de l'interface.
*Si l'interface indique ''Votre identifiant n'est associé à aucun TPE sur l'environnement de XXX'', basculer sur l'autre interface en cliquant à droite dans la boite '''Environnement''' sur le lien '''Cliquez ici pour basculer vers le Tableau de Bord de XXX.'''
*Cliquer sur le menu '''Paramétrage'''.
*Cliquer sur le sous-menu '''Clé de sécurité'''.
*Sélectionner l'e-mail sur lequel vous souhaitez recevoir le ''code de téléchargement''.
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''.
'''Attention : ''' Ne pas fermer la page '''Obtention de la clé de sécurité''' permettant de récupérer la clé
*Copier depuis sa messagerie e-mail le '''Code de confirmation'''
*Coller ce code dans l'interface '''Obtention de la clé de sécurité'''
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''
*Télécharger le fichier contenant la clé de sécurité.
*Nous transmettre par e-mail cette clé de sécurité en nous précisant si vous l'avez obtenu depuis l'interface de production ou depuis l'interface de test.

===Procédure Paybox Vision===
''Cette procédure débute après que l'identifiant et le mot de passe ait été changé conformément aux préconisations d'e-transactions. L'identifiant doit correspondre à une adresse e-mail autre que @free.fr ou @orange.fr''
*Aller sur [https://guest.e-transactions.fr/Vision l'interface d'administration]
*Dans le champ '''Login''', saisir l'identifiant qui correspond normalement à une adresse e-mail
*Dans le champ '''Mot de passe''', saisir le mot de passe qui a été préalablement modifié
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter'''
*Cliquer sur le menu représentant une clé de mécanicien.
*Dans le tableau, copier/coller sur un fichier texte les champs '''PBX_SITE''', '''PBX_RANG''' et '''PBX_IDENTIFIANT'''. Attention : '''PBX_RANG''' doit être recopié sur 2 chiffres et non pas trois (exemple : 01).
*Dans le tableau, dans le champ '''Réception du ticket de paiement''' sélectionner '''Inactif'''.
*Dans le tableau, compléter le champ '''E-mail de votre intégrateur''' en indiquant notre adresse e-mail de contact. '''Cette opération est indispensable pour pouvoir activer une nouvelle clé HMAC'''.
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Tout en bas de l'interface, saisir des caractères dans le champ '''Phrase de passe''' de façon à ce que le bouton à droite du champ passe à "Fort"
*Cliquer sur le bouton en-dessous du champ intitulé '''Générer la clé'''
*Une fois la clé générée, recopier le contenu de la clé qui apparait en-dessous du bouton '''Générer la clé''' à côté du champ '''Clé :'''
*'''Valider l'e-mail reçu pour acceptation de la clé'''
*Transmettre par e-mail à OpenFlyers les informations suivantes :
**PBX_SITE
**PBX_RANG
**PBX_IDENTIFIANT
**Clé

===Qualité de service des TPE===
Selon les Terminal de Paiement Électroniques virtuel, certains systèmes n'effectuent pas de renvoie de l'avis de débit aux serveurs dans le cas ou le premier envoi à échouer. Ce type de situation est rare mais peut arriver (problème de liaison internet par exemple ou indisponibilité momentanée du serveur recevant les avis de transactions). A contrario, les bons systèmes enregistrent les échecs, attendent un certain délai puis effectuent une nouvelle tentative d'envoi.

De même certains systèmes envoient un e-mail d'erreur lorsque la transaction n'est pas prise en compte par la plateforme OpenFlyers.

Il est donc recommandé de vérifier auprès de sa banque si la solution TPE proposée effectue ce type de surveillance et de renvoi systématique.

Si en exploitation, vous êtes confronté à un problème de prise en compte par votre plateforme OpenFlyers d'un paiement effectué par un utilisateur, il faut vérifier que cette transaction a bien eu lieu. Pour cela, il faut se connecter à l'interface de gestion du TPE proposé par la banque, retrouver la ligne correspondant à la transaction. Cette ligne doit comporter un message d'anomalie indiquant que le serveur OpenFlyers n'a pas accusé réception de l'avis de transaction.

A la suite de quoi, vous pouvez nous remonter l'anomalie pour que nous consultions les logs et ainsi que nous vérifions s'il n'y a pas eu un bug dans OpenFlyers bloquant l'enregistrement de la transaction. Il existe également un [[Gestion des rapports#Tentatives_de_paiement_par_carte_bancaire_en_ligne|rapport listant les tentatives de paiements]] qui permet de vérifier s'il y a bien eu une tentative de paiement d'initiée côté OpenFlyers.

Si à la suite de notre investigation, nous n'avons pas retrouvé d'enregistrement d'avis de transaction cela veut dire que le message n'est pas parvenu au serveur et que vous êtes sur un système de TPE qui n'effectue pas de nouvel envoi en cas d'échec (cf. ci-dessus).

Nous vous recommandons alors de faire remonter le problème auprès de votre banque pour qu'ils améliorent leur processus en mettant en place une surveillance des avis en échec et un renouvellement de l'envoi.

=Workflow=
L'utilisation du logiciel OpenFlyers nécessite la mise en place d'une chronologie des actions quotidiennes et annuelles.

==Workflow des actions quotidiennes==
*Le première action chronologique concerne la réservation qui intervient en amont de la réalisation d'une activité.
*Ensuite, vient la saisie d'activité qui se fait soit :
**en 2 phases :
***Ouverture de l'activité avant de débuter l'activité
***Puis fermeture de l'activité après la réalisation de l'activité
**en 1 phase :
***Fermeture de l'activité qui se fait à l'issue de la réalisation de l'activité

Dans le cas des activités aéronautiques, nous recommandons de donner comme consigne aux pilotes de saisir les vols dans OpenFlyers et ensuite de recopier les valeurs affichées par OpenFlyers sur le carnet de route. En effet, le document qui fait foi est le carnet de route. Cependant, c'est OpenFlyers qui est normalement utilisé pour faire le total des heures dans le cadre du suivi de la maintenance. De ce fait, il est important que les données dans OpenFlyers et sur le carnet de route correspondent rigoureusement. Or, le risque d'erreur est plus faible lorsqu'on recopie des éléments affichés sur un écran plutôt que si on recopie sur un écran des éléments écrits sur un papier. En plus, OpenFlyers fait des calculs automatiquement. En saisissant d'abord sur OpenFlyers, le pilote n'a plus à faire de calcul. Il s'évite ainsi une source d'erreur.

Quelque soit le mode de saisie (ouverture+fermeture ou fermeture uniquement), c'est la saisie de la fermeture qui déclenche la facturation. L'ouverture de l'activité permet d'informer les autres utilisateurs :
*de la prise en compte d'une ressource et donc de son indisponibilité pour une autre activité
*des intentions au cours de la réalisation de l'activité
*du temps d'utilisation prévu (et donc de l'horaire de retour prévu)
*du trajet prévu
Ces informations peuvent être utiles dans un but de sécurité.

A noter que la facturation peut être déclenchée en amont au vu des réservations et non pas de la réalisation de l'activité.

Un autre élément du workflow concerne l'encaissement des paiements des utilisateurs ou la vente de produits. Ces opérations sont déconnectées de la chronologie réservation/réalisation d'une activité.

==Workflow des actions hebdomadaires/mensuelles==
En aval de la réalisation de l'activité, intervient les actions liées à la comptabilité. Il est indispensable de suivre la démarche suivante pour garantir la confiance des parties prenantes (utilisateurs, gestionnaires et l'éditeur du logiciel OpenFlyers).

===Validation des écritures===
Il faut valider régulièrement l'ensemble des écritures par pointage systématique. Cela concerne :
*La [[Introduction#Validation_de_la_saisie_de_l'activité|validation des saisies d'activités]]
*La [[Gestion des produits et des ventes#Validation_d'un_panier_par_un_utilisateur|validation des ventes de produits]].
*La [[Introduction#Validation_de_la_saisie_des_encaissements|validation des encaissements]]
*La [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des saisies de flux comptables divers]].
Cette validation doit être adaptée en fonction de la taille de la structure et des ressources humaines disponibles pour effectuer cette tâche. Dans une petite structure, une validation tous les mois est acceptable, dans une grande structure, une validation toutes les semaines est recommandée.

Concernant la validation des saisies d'activités comme par exemple les vols effectués sur les aéronefs, cette dernière doit être effectuée au plus tard, pour un aéronef considéré, avant la pose d'une APRS (Approbation Pour Remise en Service) afin de garantir le bon calcul des heures de vols de l'aéronef concerné.

Concernant la validation des ventes de produits, cette dernière doit être faite en fonction du type de produit vendu. S'il s'agit d'un produit physique remis en main propre, alors la validation devrait avoir lieu lors de la remise du produit. S'il s'agit d'un produit immatériel, comme des packs d'heures d'activité, alors la validation devrait être décaler de quelques jours, voir d'une semaine, afin de permettre au client d'exercer son droit de rétractation. Néanmoins, cette validation doit intervenir à intervalle régulier pour éviter toute abus de la part des utilisateurs.

Concernant la validation des encaissements, cette dernière s'effectue normalement lors du pointage du type d'encaissement considéré. Ainsi pour les chèques, cela permet de générer le bordereau de remise pour la banque.

Concernant les flux comptables divers, dès qu'ils touchent un compte client, ils devraient être validés au plus tôt afin de garantir au client qu'il n'y aura pas de "disparition" à posteriori de ce flux. Si par la suite une erreur est détectée sur ce flux, il suffira de saisir un flux correctif permettant d'annuler l'erreur. Cette pratique assure la traçabilité des écritures.

===Saisie des factures/paiements fournisseurs===
La saisie des factures fournisseurs et de leur paiement sont à effectuer si la structure a décidé de [[#Gestion_des_charges_dans_OpenFlyers|gérer les charges]] dans OpenFlyers.

Nous recommandons :
*De [[Gestion des achats#Saisie_d'une_facture_fournisseur|saisir les factures fournisseurs après leur paiement]].
*D'effectuer la [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisie des paiements fournisseurs au vu du relevé de banque]], donc normalement, une fois par mois.

==Workflow des actions annuelles==
===Validation des charges===
Lorsque les charges sont gérées dans OpenFlyers, nous recommandons de valider les factures et les paiements fournisseurs juste avant la clôture de la comptabilité.

En effet, il n'est pas utile de les valider plus tôt car :
*Ils n'ont pas d'impact sur les utilisateurs.
*Il est préférable d'attendre que les comptes de trésorerie soient réputés exactes et que le solde des comptes fournisseurs aient été vérifiés. Cela laisse la possibilité de modifier une saisie de facture ou de paiement fournisseur qui aurait été mal ventilée.

===Clôture/ouverture de l'exercice comptable===
Lors du changement d'exercice comptable, il est nécessaire d'effectuer certaines opérations comptables dans OpenFlyers et de procéder à la clôture de l'exercice précédent.

Ces opérations n'ont pas besoin d'être effectuées dès le changement d'exercice. En effet, il est possible de continuer à saisir sur le nouvel exercice sans que le précédent soit clôturer.

De plus, ces opérations nécessitent un paramétrage préalable de la plateforme afin de garantir que les écritures comptables seront correctement exportées dans un ou plusieurs fichiers en vu de leur archivage ou de leur import dans un logiciel de comptabilité.

Un mécanisme de vérification en place dans le logiciel OpenFlyers empêche de désactiver tout compte dont le solde n'est pas nul et dont les écritures n'ont pas été exportées. Cela permet de garantir qu'on garde la "vue" sur tout ce qui impacte le compte d'exploitation en cours et le bilan.

En corolaire, il n'est donc possible de désactiver des utilisateurs ou des ressources que lorsque leurs comptes sont eux-mêmes désactivables.

Aussi, nous recommandons de fixer une politique de gestion des utilisateurs consistant à n'effectuer d'opération de "désactivation" qu'après un décalage d'une ou plusieurs années sans présence dans la structure. Il est judicieux de fixer ce décalage dans tout document contractuel comme les conditions générales de ventes, les statuts ou règlements intérieurs. Ainsi, la "mise à 0" du solde du compte en passant en "pertes et profits" ne pourra être remis en cause par l'utilisateur ou le client à posteriori.

[[Utilisation de la comptabilité#Actions_à_effectuer_par_ordre_chronologique|Voir les procédures correspondantes]].

=[[Créer une plateforme OpenFlyers pour sa structure]]=

Gestion des produits et des ventes

2016-11-24T09:22:54Z

Sgoossens : /* Annuler l'achat d'une validité */

__TOC__

=Présentation=

Cette page décrit le gestionnaire des produits et des ventes, sur comment le configurer et l'utiliser. Ce gestionnaire n'est disponible que si la gestion des comptes est activé. Il permet également d'effectuer la vente de validité.

Le résultat final dépend de la [[Écritures comptables3#Fusion_des_écritures_comptables|fusion des écritures]].

==[[Facturation des clients#Fonctionnement_des_variables_associées_aux_formules_de_tarification|Fonctionnement des variables associées aux formules de facturation]]==

=Configuration=
*Les produits non stockés sans tarif ne sont disponibles à l'achat qu'avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Vente de produit sans tarif]].
*Les produits en vente libre peuvent être achetés par les utilisateurs disposant du droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Achat ventes libres]] ou être vendus par les utilisateurs avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Acheter pour les tiers]].
*Les produits qui ne sont pas en vente libre ne peuvent être vendus qu'avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Acheter pour les tiers]].

Pour définir un produit comme étant en '''Vente libre''', il faut aller dans '''Ventes > Produits''' et cocher la marque correspondante dans la colonne '''Vente libre''' de la ligne du produit concerné.

Voir les [[Formules de calcul#Tarification|formules de tarification]].

Les paragraphes ci-dessous présentes plusieurs exemples de configuration de produit.

==Mettre en place une règle de tarification générale pour les produits==
Nous recommandons fortement de mettre en place cette règle qui simplifie grandement par la suite l'ajout de nouveaux produits à vendre. Cette règle à vocation à s'appliquer tout le temps. Ensuite, on peut rajouter des [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|règles en cascade]] qui viendront modifier le comportement de cette première règle de tarification en modifiant par exemple le compte produit concerné.

*Aller dans '''Ventes > Tarification des produits'''
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE TARIFICATION'''
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Tarification générale des produits''
*Dans le champ '''Formule''', insérer ''%UNIT_PRICE_VALUE*%PRODUCT_QUANTITY''. Cette formule multiplie le tarif unitaire du produit défini dans '''Ventes > Produits''' avec la quantité commandée.
*Dans le champ '''Nom de variable associé à la formule''', insérer ''tarifGeneral''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte Produit''.
*Dans le champ '''Compte Produit à créditer''', sélectionner ''Boutique''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.

==Rediriger vers un autre compte produit le produit d'une vente==
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de toute vente va dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut rediriger le produit de la vente ainsi :

*Aller dans '''Admin > Ventes > Tarification des produits'''.
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification du produit X.
** '''Formule''' : @tarifGeneral
** '''Type de compte à débiter''' : Compte produit
** '''Compte à produit à débiter''' : "Boutique"
** '''Type de compte à créditer''' : Au choix. Normalement cela doit être un compte produit.
** '''Produit''' : Cocher le ou les noms du ou des produits concernés par cette redirection.
** Valider le formulaire
Ainsi la 1ère règle générale créditera le compte produit "Boutique" et la règle ci-dessus débitera du même montant ce compte produit "Boutique" pour créditer à la place un autre compte produit au choix.

==Configuration d'un produit non-stocké "Carte" avec tarif==

===Création d'une variable tarifaire "$tarifCarte"===

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Définition des variables prix''' :
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : tarifCarte
** '''Intitulé''' : Tarification carte
** '''Type de valeur''' : '''Nombre à virgule'''
* Valider le formulaire

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix''' :
* Cliquer sur '''Modifier'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification carte
** '''Valeur''' : xxx
** '''Date de début''' : Une date au choix qui doit être antérieure à celle du début d'exercice comptable

===Création du produit "Carte"===
Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Produits''' :
* Créer un produit :
** '''Nom''' : Carte
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Produit non stocké'''
** '''Prix unitaire''' : Tarification carte

===Création de la règle de tarification pour le produit "Carte"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

==Configuration d'un produit non stocké "Manuel" sans tarif==

===Création du produit "Manuel"===
Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Produits''' :
* Créer un produit :
** '''Nom''' : Manuel
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Produit non stocké'''
** '''Prix unitaire''' : '''Aucun'''

===Création de la règle de tarification pour le produit "Manuel"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

==Configuration du produit Validité==

===Création d'un type de validité à vendre===

Su rendre sur la page '''Admin''' > '''Utilisateurs''' > '''Types de validités''' :
* En bas de la page à gauche du bouton '''Ajouter une validité''', saisir le nom "Cotisation"
* Cliquer sur le bouton '''Ajouter une validité'''
* Activer '''Soumise à échéance'''
* Le cas échéant, activer '''Validité bloquante pour la saisie des vols'''
[[Fichier:Users_TypeValidity1_fr.jpg]]

===Création d'une variable tarifaire "$tarifCotisation"===

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Définition des variables prix''' :
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : tarifCotisation
** '''Intitulé''' : Tarification cotisation
** '''Type de valeur''' : '''Nombre à virgule'''
* Valider le formulaire

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix''' :
* Cliquer sur '''Modifier'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification cotisation
** '''Valeur''' : 1
** '''Date de début''' : Une date au choix qui doit être antérieure à celle du début d'exercice comptable

===Création du produit "Cotisation"===

* Créer un produit :
** '''Nom''' : Cotisation
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Validité'''
** '''Prix unitaire''' : Tarification cotisation

===Création de la règle de tarification pour le produit "Cotisation"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

===Tarification de la validité "Cotisation"===

*'''Admin > Ventes > Validités à vendre''' :
*Dans le cas où il n'y a pas déjà de ligne association le produit à la validité à vendre, créer une ligne contenant :
** '''Validité''' : Cotisation
** '''Produit''' : Cotisation
** '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : Cf. les [[Formules de calcul#Date_d'expiration| formules de calcul de la date d'expiration]]

===Variantes tarifaires sur les validités===
Si le tarif à appliquer sur la vente d'une validité change en fonction des utilisateurs, par exemple en fonction de l'âge, ou en fonction d'autres critères comme par exemple la date de renouvellement de la validité, il faut mettre en place des règles de tarification supplémentaires qui appliqueront des remises ou des surfacturations par rapport au tarif de base. Cette méthode permet d'assurer qu'il n'y a qu'un point d'entrée pour la vente d'une validité donnée et ainsi de permettre de laisser les utilisateurs acheter ou renouveler eux-mêmes leurs validités.

==[[#Tarification_de_la_validité_.22Cotisation.22|Mettre à jour la date d'échéance d'une validité à vendre]]==

==Mise en place de la TVA dans la tarification des produits==
Si vous gérez la TVA, alors il faut rajouter une ligne pour créer les mouvements liés à la TVA. On suppose qu'il existe déjà une [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|ligne de tarification générale]].
*Aller dans '''Ventes > Tarification des produits'''.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE TARIFICATION'''
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Taux TVA standard''
*Dans le champ formule, insérer ''@standardPrice*$tvaFranceNormale/100'' en supposant que la variable associée à la TVA se nomme ''$tvaFranceNormale''.
*Laisser le champ '''Produit''' cliqué pour '''Tous'''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte TVA''.
*Dans le champ '''Compte TVA à créditer''', sélectionner ''TVA collectée''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Remarque : dans le cas où l'on part d'un prix TTC, alors pour retrouver la TVA il faut appliquer la formule suivante :
''@standardPriceTTC*$tvaFranceNormale/(100+$tvaFranceNormale)''

==Suppression de la vente d'une validité==
Il peut être nécessaire de supprimer au moins temporairement la vente d'une validité pour pouvoir, par exemple, la supprimer d'un utilisateur à qui elle a été indument vendue. Pour ce faire, il faut :
*Aller dans '''Ventes > Validités à vendre'''
*Cliquer sur l'icône poubelle de la ligne de validité concernée
Attention : si la suppression est temporaire, il est recommandé d'[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|effectuer une copie d'écran]] pour mémoriser le contenu de la ligne pour pouvoir la remettre en place ultérieurement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Opérations_sur_les_tarifs|Gestion des tarifs]]=

=Utilisation=

==Achat de produit non stocké==
Depuis la page du planning, se rendre sur la page '''Comptes > Acheter'''. Pour avoir une vue des produits sans tarif, s'assurer de posséder le droit '''Vente de produit sans tarif'''.

Pour l'achat d'un seul produit, se placer la ligne de celui-ci :
* '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut. Sélectionner le nom de la personne concernée par l'achat
* '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
* '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur l'icône qui représente un caddy avec un plus intitulée '''Ajouter au panier'''

Pour l'achat de plusieurs produits :
* '''Compte utilisateur''' : Sélectionner le nom de la personne concernée par l'achat
* Pour chacun des produits :
** '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
** '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur le bouton '''Tout ajouter au panier'''

Après un achat, on est redirigé vers le panier. On peut retirer des produits du panier. On peut également en rajouter d'autres en cliquant sur le bouton '''Voir les produits en vente'''.

==Achat de validité==
Les utilisateurs auront le droit d'"Acheter" leur cotisation si leur profil a le droit de '''Mises à jour des dates de péremption de ses validités'''. Sinon seul les profils avec '''Mise à jour de ses validités''' pourront le faire.

[[Fichier:Users_Profil_fr.jpg]]

Dans '''Données''' > '''Validités''', au premier accès, il faut acheter la validité "Cotisation" :
* En bas du tableau, sélectionner dans la liste déroulante "Cotisation". le bouton sur la gauche doit indiquer '''Acheter'''. Si le bouton est désactivé (grisé), c'est que le produit lié à la validité n'a pas l'option '''Ventes libre''' de coché.
* Cliquer sur '''Acheter'''. La validité doit apparaitre dans le tableau et la date limite de validité doit être au 31/12/2012

[[Fichier:Donnés_validité_fr.jpg]]

Si la validité "Cotisation" existe déjà dans le tableau, il faut la renouveler (par exemple, la date actuelle est le 31/12/2011). Dans ce cas, dans la colonne Limite de validité, cliquer sur l'icône "Flèche circulaire" et la date de la validité doit passer au 31/12/2012

L'action de renouvellement/achat de validité est irréversible. Par contre, on peut [[#Annuler_l'achat_d'une_validité|annuler comptablement l'achat d'une validité et modifier la validité pour l'utilisateur concerné]].

==Annuler l'achat d'une validité==
L'achat d'une validité est irréversible pour un utilisateur : dès qu'il a choisi d'acheter une validité, cette opération est comptablement validée et il ne peut revenir en arrière. Cela permet de garantir que l'utilisateur ne va pas s'attribuer des privilèges liés à son achat de validité, effectuer ce qu'il souhaite et ensuite annuler cet achat.

Si on souhaite annuler un tel achat, il faut alors effectuer 2 opérations :
*[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|Annuler l'effet comptable]] de la vente de la validité en saisissant un flux opposé.
*[[#Débrayer-la-vente-d'une-validité-de-façon-temporaire|Débrayer temporairement la vente de la validité]] pour modifier la date d'échéance ou supprimer la validité pour l'utilisateur concerné.

==Débrayer la vente d'une validité de façon temporaire==
Il peut être utile dans certains cas d'attribuer une validité à vendre à un utilisateur sans que cela débite son compte. C'est le cas par exemple pour attribuer une licence fédérale à un utilisateur dont l'achat réel de la licence a été effectuée auprès d'une autre structure.

Dans ce cas, il faut supprimer temporairement le couplage de la validité avec la vente de produit.

*Aller dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre'''
*[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|Faire une copie d'écran]] du tableau pour garder une trace du couplage qu'il faudra remettre en place par la suite
*Supprimer la ligne liant la validité considérée à un produit
*Attribuer la validité aux utilisateurs concernés
*Retourner dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre'''
*Remettre la ligne supprimée en s'aidant de la copie d'écran

==Validation d'un panier par un utilisateur==
*Pour finaliser les achats et les valider, cliquer sur le bouton '''Valider tous les achats'''.
Cette opération peut être effectuée plus tard en modifiant une entrée comptable générée par la vente du produit concerné. Dans ce cas, les produits restent dans le panier. On doit considérer qu'ils ne sont pas réellement vendus tant qu'ils ne sont pas validés.

Cependant un gestionnaire a la possibilité de [[#Validation_des_produits_en_attente_dans_les_paniers_par_un_gestionnaire|valider massivement les produits présents dans les paniers]] et ainsi de valider à posteriori les achats. Ce mode de fonctionnement peut être utile dans un [[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow|workflow]] où seul un gestionnaire/responsable dispose du droit d'effectuer les achats et ne souhaitent pas valider à chaque achat pour ne pas perdre de temps mais reporter cette opération en fin de journée ou en fin de semaine par exemple.

==Validation des produits en attente dans les paniers par un gestionnaire==
*Un gestionnaire peut valider tout ou partie des produits mis dans les paniers de chaque utilisateur :
*'''Ventes > Valider les ventes'''
*Choisir la période de ventes souhaitée dans les champs '''A partir du''' et '''Jusqu'au'''
*Choisir l'utilisateur concerné dans le champ '''Compte utilisateur''' ou laisser ''Tous'' pour faire apparaitre les ventes de tous les utilisateurs
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un tableau liste les produits mis dans des paniers et en attente de validation
*Pointer les produits à valider
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les entrées sélectionnées (cette action est irréversible)'''

Gestion des produits et des ventes

2016-11-24T09:22:36Z

Sgoossens : /* Débrayer la vente de validité de façon temporaire */

__TOC__

=Présentation=

Cette page décrit le gestionnaire des produits et des ventes, sur comment le configurer et l'utiliser. Ce gestionnaire n'est disponible que si la gestion des comptes est activé. Il permet également d'effectuer la vente de validité.

Le résultat final dépend de la [[Écritures comptables3#Fusion_des_écritures_comptables|fusion des écritures]].

==[[Facturation des clients#Fonctionnement_des_variables_associées_aux_formules_de_tarification|Fonctionnement des variables associées aux formules de facturation]]==

=Configuration=
*Les produits non stockés sans tarif ne sont disponibles à l'achat qu'avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Vente de produit sans tarif]].
*Les produits en vente libre peuvent être achetés par les utilisateurs disposant du droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Achat ventes libres]] ou être vendus par les utilisateurs avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Acheter pour les tiers]].
*Les produits qui ne sont pas en vente libre ne peuvent être vendus qu'avec le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Acheter pour les tiers]].

Pour définir un produit comme étant en '''Vente libre''', il faut aller dans '''Ventes > Produits''' et cocher la marque correspondante dans la colonne '''Vente libre''' de la ligne du produit concerné.

Voir les [[Formules de calcul#Tarification|formules de tarification]].

Les paragraphes ci-dessous présentes plusieurs exemples de configuration de produit.

==Mettre en place une règle de tarification générale pour les produits==
Nous recommandons fortement de mettre en place cette règle qui simplifie grandement par la suite l'ajout de nouveaux produits à vendre. Cette règle à vocation à s'appliquer tout le temps. Ensuite, on peut rajouter des [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|règles en cascade]] qui viendront modifier le comportement de cette première règle de tarification en modifiant par exemple le compte produit concerné.

*Aller dans '''Ventes > Tarification des produits'''
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE TARIFICATION'''
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Tarification générale des produits''
*Dans le champ '''Formule''', insérer ''%UNIT_PRICE_VALUE*%PRODUCT_QUANTITY''. Cette formule multiplie le tarif unitaire du produit défini dans '''Ventes > Produits''' avec la quantité commandée.
*Dans le champ '''Nom de variable associé à la formule''', insérer ''tarifGeneral''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte Produit''.
*Dans le champ '''Compte Produit à créditer''', sélectionner ''Boutique''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.

==Rediriger vers un autre compte produit le produit d'une vente==
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de toute vente va dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut rediriger le produit de la vente ainsi :

*Aller dans '''Admin > Ventes > Tarification des produits'''.
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification du produit X.
** '''Formule''' : @tarifGeneral
** '''Type de compte à débiter''' : Compte produit
** '''Compte à produit à débiter''' : "Boutique"
** '''Type de compte à créditer''' : Au choix. Normalement cela doit être un compte produit.
** '''Produit''' : Cocher le ou les noms du ou des produits concernés par cette redirection.
** Valider le formulaire
Ainsi la 1ère règle générale créditera le compte produit "Boutique" et la règle ci-dessus débitera du même montant ce compte produit "Boutique" pour créditer à la place un autre compte produit au choix.

==Configuration d'un produit non-stocké "Carte" avec tarif==

===Création d'une variable tarifaire "$tarifCarte"===

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Définition des variables prix''' :
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : tarifCarte
** '''Intitulé''' : Tarification carte
** '''Type de valeur''' : '''Nombre à virgule'''
* Valider le formulaire

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix''' :
* Cliquer sur '''Modifier'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification carte
** '''Valeur''' : xxx
** '''Date de début''' : Une date au choix qui doit être antérieure à celle du début d'exercice comptable

===Création du produit "Carte"===
Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Produits''' :
* Créer un produit :
** '''Nom''' : Carte
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Produit non stocké'''
** '''Prix unitaire''' : Tarification carte

===Création de la règle de tarification pour le produit "Carte"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

==Configuration d'un produit non stocké "Manuel" sans tarif==

===Création du produit "Manuel"===
Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Produits''' :
* Créer un produit :
** '''Nom''' : Manuel
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Produit non stocké'''
** '''Prix unitaire''' : '''Aucun'''

===Création de la règle de tarification pour le produit "Manuel"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

==Configuration du produit Validité==

===Création d'un type de validité à vendre===

Su rendre sur la page '''Admin''' > '''Utilisateurs''' > '''Types de validités''' :
* En bas de la page à gauche du bouton '''Ajouter une validité''', saisir le nom "Cotisation"
* Cliquer sur le bouton '''Ajouter une validité'''
* Activer '''Soumise à échéance'''
* Le cas échéant, activer '''Validité bloquante pour la saisie des vols'''
[[Fichier:Users_TypeValidity1_fr.jpg]]

===Création d'une variable tarifaire "$tarifCotisation"===

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Définition des variables prix''' :
* Cliquer sur '''Ajouter'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : tarifCotisation
** '''Intitulé''' : Tarification cotisation
** '''Type de valeur''' : '''Nombre à virgule'''
* Valider le formulaire

Se rendre sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix''' :
* Cliquer sur '''Modifier'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : Tarification cotisation
** '''Valeur''' : 1
** '''Date de début''' : Une date au choix qui doit être antérieure à celle du début d'exercice comptable

===Création du produit "Cotisation"===

* Créer un produit :
** '''Nom''' : Cotisation
** '''Unité''' : '''Sans unité'''
** Cocher '''Vente libre'''
** '''Type de vente''' : '''Validité'''
** '''Prix unitaire''' : Tarification cotisation

===Création de la règle de tarification pour le produit "Cotisation"===
Avec la [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|règle de tarification générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger_vers_un_autre_compte_produit_le_produit_d'une_vente|rediriger le produit de la vente]].

===Tarification de la validité "Cotisation"===

*'''Admin > Ventes > Validités à vendre''' :
*Dans le cas où il n'y a pas déjà de ligne association le produit à la validité à vendre, créer une ligne contenant :
** '''Validité''' : Cotisation
** '''Produit''' : Cotisation
** '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : Cf. les [[Formules de calcul#Date_d'expiration| formules de calcul de la date d'expiration]]

===Variantes tarifaires sur les validités===
Si le tarif à appliquer sur la vente d'une validité change en fonction des utilisateurs, par exemple en fonction de l'âge, ou en fonction d'autres critères comme par exemple la date de renouvellement de la validité, il faut mettre en place des règles de tarification supplémentaires qui appliqueront des remises ou des surfacturations par rapport au tarif de base. Cette méthode permet d'assurer qu'il n'y a qu'un point d'entrée pour la vente d'une validité donnée et ainsi de permettre de laisser les utilisateurs acheter ou renouveler eux-mêmes leurs validités.

==[[#Tarification_de_la_validité_.22Cotisation.22|Mettre à jour la date d'échéance d'une validité à vendre]]==

==Mise en place de la TVA dans la tarification des produits==
Si vous gérez la TVA, alors il faut rajouter une ligne pour créer les mouvements liés à la TVA. On suppose qu'il existe déjà une [[#Mettre_en_place_une_règle_de_tarification_générale_pour_les_produits|ligne de tarification générale]].
*Aller dans '''Ventes > Tarification des produits'''.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE TARIFICATION'''
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Taux TVA standard''
*Dans le champ formule, insérer ''@standardPrice*$tvaFranceNormale/100'' en supposant que la variable associée à la TVA se nomme ''$tvaFranceNormale''.
*Laisser le champ '''Produit''' cliqué pour '''Tous'''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte TVA''.
*Dans le champ '''Compte TVA à créditer''', sélectionner ''TVA collectée''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Remarque : dans le cas où l'on part d'un prix TTC, alors pour retrouver la TVA il faut appliquer la formule suivante :
''@standardPriceTTC*$tvaFranceNormale/(100+$tvaFranceNormale)''

==Suppression de la vente d'une validité==
Il peut être nécessaire de supprimer au moins temporairement la vente d'une validité pour pouvoir, par exemple, la supprimer d'un utilisateur à qui elle a été indument vendue. Pour ce faire, il faut :
*Aller dans '''Ventes > Validités à vendre'''
*Cliquer sur l'icône poubelle de la ligne de validité concernée
Attention : si la suppression est temporaire, il est recommandé d'[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|effectuer une copie d'écran]] pour mémoriser le contenu de la ligne pour pouvoir la remettre en place ultérieurement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Opérations_sur_les_tarifs|Gestion des tarifs]]=

=Utilisation=

==Achat de produit non stocké==
Depuis la page du planning, se rendre sur la page '''Comptes > Acheter'''. Pour avoir une vue des produits sans tarif, s'assurer de posséder le droit '''Vente de produit sans tarif'''.

Pour l'achat d'un seul produit, se placer la ligne de celui-ci :
* '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut. Sélectionner le nom de la personne concernée par l'achat
* '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
* '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur l'icône qui représente un caddy avec un plus intitulée '''Ajouter au panier'''

Pour l'achat de plusieurs produits :
* '''Compte utilisateur''' : Sélectionner le nom de la personne concernée par l'achat
* Pour chacun des produits :
** '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
** '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur le bouton '''Tout ajouter au panier'''

Après un achat, on est redirigé vers le panier. On peut retirer des produits du panier. On peut également en rajouter d'autres en cliquant sur le bouton '''Voir les produits en vente'''.

==Achat de validité==
Les utilisateurs auront le droit d'"Acheter" leur cotisation si leur profil a le droit de '''Mises à jour des dates de péremption de ses validités'''. Sinon seul les profils avec '''Mise à jour de ses validités''' pourront le faire.

[[Fichier:Users_Profil_fr.jpg]]

Dans '''Données''' > '''Validités''', au premier accès, il faut acheter la validité "Cotisation" :
* En bas du tableau, sélectionner dans la liste déroulante "Cotisation". le bouton sur la gauche doit indiquer '''Acheter'''. Si le bouton est désactivé (grisé), c'est que le produit lié à la validité n'a pas l'option '''Ventes libre''' de coché.
* Cliquer sur '''Acheter'''. La validité doit apparaitre dans le tableau et la date limite de validité doit être au 31/12/2012

[[Fichier:Donnés_validité_fr.jpg]]

Si la validité "Cotisation" existe déjà dans le tableau, il faut la renouveler (par exemple, la date actuelle est le 31/12/2011). Dans ce cas, dans la colonne Limite de validité, cliquer sur l'icône "Flèche circulaire" et la date de la validité doit passer au 31/12/2012

L'action de renouvellement/achat de validité est irréversible. Par contre, on peut [[#Annuler_l'achat_d'une_validité|annuler comptablement l'achat d'une validité et modifier la validité pour l'utilisateur concerné]].

==Annuler l'achat d'une validité==
L'achat d'une validité est irréversible pour un utilisateur : dès qu'il a choisi d'acheter une validité, cette opération est comptablement validée et il ne peut revenir en arrière. Cela permet de garantir que l'utilisateur ne va pas s'attribuer des privilèges liés à son achat de validité, effectuer ce qu'il souhaite et ensuite annuler cet achat.

Si on souhaite annuler un tel achat, il faut alors effectuer 2 opérations :
*[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|Annuler l'effet comptable]] de la vente de la validité en saisissant un flux opposé.
*[[#Débrayer_la_vente_de_validité_de_façon_temporaire|Débrayer temporairement la vente de la validité]] pour modifier la date d'échéance ou supprimer la validité pour l'utilisateur concerné.

==Débrayer la vente d'une validité de façon temporaire==
Il peut être utile dans certains cas d'attribuer une validité à vendre à un utilisateur sans que cela débite son compte. C'est le cas par exemple pour attribuer une licence fédérale à un utilisateur dont l'achat réel de la licence a été effectuée auprès d'une autre structure.

Dans ce cas, il faut supprimer temporairement le couplage de la validité avec la vente de produit.

*Aller dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre'''
*[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|Faire une copie d'écran]] du tableau pour garder une trace du couplage qu'il faudra remettre en place par la suite
*Supprimer la ligne liant la validité considérée à un produit
*Attribuer la validité aux utilisateurs concernés
*Retourner dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre'''
*Remettre la ligne supprimée en s'aidant de la copie d'écran

==Validation d'un panier par un utilisateur==
*Pour finaliser les achats et les valider, cliquer sur le bouton '''Valider tous les achats'''.
Cette opération peut être effectuée plus tard en modifiant une entrée comptable générée par la vente du produit concerné. Dans ce cas, les produits restent dans le panier. On doit considérer qu'ils ne sont pas réellement vendus tant qu'ils ne sont pas validés.

Cependant un gestionnaire a la possibilité de [[#Validation_des_produits_en_attente_dans_les_paniers_par_un_gestionnaire|valider massivement les produits présents dans les paniers]] et ainsi de valider à posteriori les achats. Ce mode de fonctionnement peut être utile dans un [[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow|workflow]] où seul un gestionnaire/responsable dispose du droit d'effectuer les achats et ne souhaitent pas valider à chaque achat pour ne pas perdre de temps mais reporter cette opération en fin de journée ou en fin de semaine par exemple.

==Validation des produits en attente dans les paniers par un gestionnaire==
*Un gestionnaire peut valider tout ou partie des produits mis dans les paniers de chaque utilisateur :
*'''Ventes > Valider les ventes'''
*Choisir la période de ventes souhaitée dans les champs '''A partir du''' et '''Jusqu'au'''
*Choisir l'utilisateur concerné dans le champ '''Compte utilisateur''' ou laisser ''Tous'' pour faire apparaitre les ventes de tous les utilisateurs
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un tableau liste les produits mis dans des paniers et en attente de validation
*Pointer les produits à valider
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les entrées sélectionnées (cette action est irréversible)'''

Gestion des ressources

2016-10-11T09:13:32Z

Sgoossens : /* Catégorie de type de ressource */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la gestion des ressources pour la version 3 d'OpenFlyers.

=Type de ressource=
==Ajouter un type de ressource==
''L'ensemble de cette procédure étant complexe et peu fréquente au sein d'une structure, il est recommandé de solliciter le support OpenFlyers.''
* Aller sur la page '''Admin > Ressources > Types de ressources > Actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de ressource'''
* Saisir les champs du formulaire :
**'''Tolérance''' : correspond à l'écart toléré entre le compteur arrivé du vol précédent et le compteur départ du vol actuel. Au delà de l'écart une alerte non bloquante prévient de l'écart.
**'''Formule d'ajustement du temps de vol''' voir les [[Formules de calcul#Temps_d'activité|formules de calcul de temps d'activité]])
**'''Autonomie du type de ressource''', il faut indiquer une valeur supérieure à 0 afin de ne pas avoir le [[Alertes de configuration#La_gestion_des_vols_est_activée_mais_l'autonomie_n'est_pas_défini_pour_le_type_de_ressource_X|message d'alerte correspondant]].
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*[[#Places|Configurer les places]] pour le type de ressource
*[[#Statuts|Configurer les statuts]] pour le type de ressource
* Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]]''' et :
** dans la colonne '''Attribution de places''', y affecter les places précédemment configurées aux profils souhaités
** dans la colonne '''Type de ressource visible''', ajouter le type de ressource aux profils souhaités
*Dans le cas où la tarification des heures de vols est en place, il faut également rajouter la ou les règles de tarification nécessaires à la tarification de cette ressource ainsi que les tarifs associés.

==Catégorie de type de ressource==

Le changement de catégorie d'un type de ressource du groupe aéronef vers non-aéronef n'est pas autorisé.

Les catégories du groupe aéronef sont (liste non exhaustive) :
* Avion
* Drône
* Hélicoptère
* Planeur
* Ultra-léger motorisé

Les catégories du groupe non-aéronef sont (liste non exhaustive) :
* Bateau
* Bateau (ski nautique)
* Camion
* Engin de levage
* Enseignant
* Gilet de sauvetage
* Kayak
* Moto
* Planche de surf
* Planche à voile
* Pédalo
* Salle
* Salle de classe
* Simulateur
* Véhicule terrestre

==Places==
Aller sur la page '''Admin > Ressources > Types de ressources > Places'''.

Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).

Exemple pour le type de ressource Robin DR400 :
{| class="wikitable"
!Type de ressource!!N° de siège!!Intitulé
|-
|DR400||0||Pilote
|-
|DR400||1||Instructeur
|}

==Statuts==
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Types de ressources > Actifs'''.
*En bas de la page, dans le tableau '''Statuts autorisés pour chaque type d'aéronef''', cliquer sur le bouton '''Ajouter''' correspondant au type de ressource pour lequel il faut rajouter un statut
*Sélectionner l'intitulé adéquat dans le champ '''Statut''' et le numéro de siège sur lequel il doit être ajouté
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Répéter l'opération pour l'ensemble des statuts devant être attribués aux différentes places du type de ressource.

==Types de vol requis par type d'aéronef==
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Types de ressources > Actifs''', tableau '''Types de vol requis par type d'aéronef'''
*Pour chaque type d'aéronef, '''sélectionner''' les '''types de vol requis'''.

=Ressource=
==Accès à une ressource désactivée==
Pour pouvoir accéder à une ressource désactivée, il faut [[#Réactiver_une_ressource|la réactiver]].

A noter qu'il est possible d'accéder aux informations liées à une ressource désactivée par le biais de [[Gestion des rapports|rapports]] affichant les informations sur toutes les ressources (activées ou désactivées).

==Ajouter une ressource==
*S'il est nécessaire d'associer un nouveau type de ressource, alors il faut au préalable [[#Ajouter_un_type_de_ressource|ajouter un type de ressource]]
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Actives''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire et valider

[[Utilisation de la comptabilité#Créer-un-compte-ressource|Il faut ensuite créer les comptes associés à la ressource]].

==Désactiver une ressource==
Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant.

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut au préalable :
*que les [[Utilisation de la comptabilité#Désactiver-un-compte|comptes associés soient désactivables]] (solde des comptes à 0 et toutes les écritures comptables associées validées)
La liste des comptes associés à un aéronef se trouve dans '''Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Active'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Une ressource est supprimée au lieu d'être désactivée si toutes les conditions suivantes sont remplies :
* Aucune réservation n'est associée à la ressource
* Aucune activité (vol) n'est associée à la ressource
* Aucun compte n'est associé, c'est à dire que les comptes qui avaient été éventuellement créés avec la ressource ont été complètement supprimé lors de leur désactivation.

==Réactiver une ressource==
Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans '''Admin > Ressources > Ressources > Désactivées''', et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment désactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément [[#Désactiver_une_ressource|désactiver une autre ressource]], puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

==Changer la valeur du compteur en cours==
OpenFlyers enregistre la valeur du compteur en cours en considérant qu'il doit correspondre au compteur arrivé du vol le plus récent enregistré.

Cette valeur est visible et modifiable dans '''Ressources > Ressources > Actives''', dans le formulaire '''Données pour la gestion des vols''', c'est le champ '''Dernier compteur enregistré'''.

En modifiant cette valeur enregistrée, on force le compteur ou l'horamètre à prendre une nouvelle valeur qui sera affichée comme compteur départ du prochain vol saisi.

C'est notamment utile lorsqu'il est nécessaire de recaler un compteur pour cause, par exemple, de changement d'horamètre.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton '''Valider''' du formulaire pour enregistrer la nouvelle valeur.

==Changer le total des heures==
Lorsqu'un vol est mal saisi puis validé, il n'est plus possible d'annuler ou de corriger ce vol. Néanmoins, il est possible de corriger le total des heures de vols d'un aéronef pour annuler l'effet du vol saisi.
*Aller dans '''Ressources > Ressources > Actives'''
*Cliquer l'icône "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
*Dans le formulaire '''Données pour la gestion des vols''' :
**modifier le champ '''Date de début de comptabilisation des heures''' en le mettant à une date supérieure au vol mal saisi
**modifier la champ '''Total des heures à la date de début''' pour y inscrire la bonne valeur
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

Exemple de correction :
*Un vol est saisi avec comme date de vol le 1er mai. Le vol saisi est de 2h00.
*Le vol réellement effectué est de 1h30.
*Ce vol n'est plus modifiable car il a été validé avant détection de l'erreur de saisie.
*Nous sommes à la date du 20 mai, les '''Heures total''' affiché dans '''Ressources > Navigabilité''' pour la ligne de l'aéronef concerné sont de 3749:40.
Etant donné, que le "trop saisi" du vol est de 0h30 (2h00-1h30), le total de ces heures devrait être non pas de 3749:40 mais de 3749:10. Il faut donc corriger le problème en mettant les valeurs suivantes :
*champ '''Date de début de comptabilisation des heures''' : 20 mai (en considérant qu'il n'y a pas de vol de saisi à cette date)
*champ '''Total des heures à la date de début''' : 3749:10

Bien débuter avec OpenFlyers

2016-09-13T14:30:15Z

Sgoossens : /* TPE virtuel et test */

=Présentation=
La solution OpenFlyers permet de gérer l'ensemble de l'activité d'une structure autour de 2 éléments principaux :
*La réservation
*La gestion de l'activité réalisée (c'est à dire la gestion des heures de vols dans le cadre d'une activité aéronautique)

La mise en place d'OpenFlyers au sein d'une structure peut se découper en 2 phases :
#La mise en place de la réservation qui est relativement simple à appréhender
#La mise en place de la gestion de l'activité qui nécessite un travail de fond pour bien définir les règles de gestion de la structure aussi bien en terme de politique de relation client qu'en terme de gestion comptable.

=Recommandations=
==Attribuer les profils aux utilisateurs==
*Chaque utilisateur doit disposer d'au moins un profil. Il est recommandé de limiter le nombre de profils par utilisateur à 1 dans la mesure du possible sauf pour des cas particuliers et notamment pour l'attribution de profils "transparents" pour les utilisateurs qui appartiennent à des groupements comme les Comités d’Établissements (C.E.) ou représentant une catégorie spécifique devant être identifiée comme telle (exemple : les formateurs).
*Il ne faut jamais rester seul avec un profil "Admin". Il est recommandé d'être 2 ou 3 personnes à disposer de ce profil. C'est une bonne pratique qui permet d'assurer la continuité d'activité en cas de problème. C'est même une question de bonne gouvernance.
*Il ne faut pas être plus de 2 ou 3 à disposer d'un profil "Admin". En effet, il n'y a pas de raison qu'il y ait plus de 2 ou 3 personnes à disposer des droits pour intervenir sur l'intégralité de la plateforme. Cela crée des risques qu'une personne ne disposant pas de l'expertise fasse de mauvaises manipulations entrainant des coûts de restauration voir de perte de données si le problème n'est pas détecté suffisamment tôt.
*De même, les personnes disposant de profils de gestion larges ("Bureau", "Gestionnaire", etc.) doivent être en nombre limité. En général pas plus de 4 ou 5 personnes. Si les tâches de gestion doivent être réparties entre plusieurs personnes alors il vaut mieux scinder les droits sur des profils spécifiques. Exemple : un profil "Trésorier" ou "Comptable" d'un côté et un profil "Secrétariat" de l'autre.

=Mettre en place la réservation=
La mise en place de la réservation nécessite de définir uniquement :
*Les profils et droits associés pour les utilisateurs
*Les règles concernant les réservations
*Les ressources (les aéronefs dans le cas d'une activité aéronautique)
*Éventuellement les validités afin de générer des alertes pour les utilisateurs à la connexion et/ou à la réservation
Le paramétrage et la mise en production de cette phase peut être très rapide et ne nécessite pas de date clé comme pour la mise en place de la gestion d'activité.

L'import de données externe est également limité à importer uniquement le fichier des utilisateurs. Cependant, plus ce fichier sera complet au moment de l'import et moins de reprises manuelles seront nécessaires. Ainsi, des données comme l'adresse, la date de naissance ou le sexe de chaque utilisateur peuvent être incluses dans le fichier d'import.

Les risques associés à la mise en production des réservations est quasiment nul car il n'y a aucun mouvement comptable de généré et il n'y a pas d'export à effectuer par la suite : les réservations tournent en vase clos.

La mise en place des réservations peut être effectuée indifféremment par l'équipe OpenFlyers dans le cadre du forfait paramétrage ou par un administrateur au sein de la structure cliente.

=Mettre en place la [[Introduction#La_gestion_d'activité_avec_OpenFlyers|gestion d'activité]] sur OpenFlyers=
La mise en place de la [[Introduction#La_gestion_d'activité_avec_OpenFlyers|gestion d'activité]] sur OpenFlyers se fait à n'importe quel moment de l'année. Le passage en production se fait idéalement au 1er janvier pour bénéficier du changement d'exercice comptable et de la clôture de l'exercice précédent pour récupérer les à nouveaux des comptes, notamment ceux des comptes clients.

La mise en place de la gestion d'activité doit être bien préparée. Car une fois en production, les données qui seront saisies généreront des écritures comptables qui seront éventuellement exportées vers un logiciel de comptabilité. Un mauvais paramétrage ou une mauvaise définition des besoins peut engendrer des erreurs latentes qui n'apparaitront pour certaines qu'à la fin du 1er exercice comptable si aucune vérification n'est effectuée d'ici là. Il sera alors difficile d'en retrouver l'origine et la correction des mauvaises écritures sera une tâche laborieuse et fastidieuse.

C'est la raison pour laquelle nous avons défini un ordre chronologique des actions à effectuer afin de limiter tout risque d'erreur.

Les risques associés à la mise en place de la gestion d'activité restent également limités : OpenFlyers n'effectue aucune opération sur des comptes bancaires réels. Par conséquent toute erreur d'écriture comptable peut être corrigée à n'importe quel moment par une contre-écriture. Le point le plus critique que nous avons identifié concerne pour l'aéronautique le décompte des heures de vols par OpenFlyers qui permet de déterminer les visites de maintenance. De ce fait, il est important de bien tester et valider le mode de calcul et de décompte. Le logiciel en lui-même est largement éprouvé puisqu'il approche les 300.000 vols saisis en 5 ans sans aucun problème.

La chronologie pour la mise en place de la gestion d'activité est présentée dans les paragraphes qui suivent.
==Définir le périmètre comptable géré par OpenFlyers==
OpenFlyers peut être utilisé de 3 façons différentes pour la gestion comptable.
===Gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers===
La saisie de l'activité, et donc la génération du chiffre d'affaire au travers des factures clients et des écritures comptables, se fait dans OpenFlyers.

Les comptes clients sont gérés par OpenFlyers.
===Gestion des charges dans OpenFlyers===
En plus de la [[#Gestion_du_chiffre_d'affaire_dans_OpenFlyers|gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers]], dans ce cas, les factures fournisseurs sont également saisies dans OpenFlyers. L'ensemble des écritures courantes, c'est à dire celles qui impactent le compte d'exploitation, sont saisies dans OpenFlyers.

Cela implique que les comptes de tiers sont à jour dans OpenFlyers.

===Gestion comptable complète dans OpenFlyers===
En plus de la [[#Gestion_du_chiffre_d'affaire_dans_OpenFlyers|gestion du chiffre d'affaire]] et de la [[#Gestion_des_charges_dans_OpenFlyers|gestion des charges]] dans OpenFlyers, les écritures du bilan sont également saisies dans OpenFlyers.

Cela implique que l'intégralité du plan comptable de la structure soit à jour dans OpenFlyers.

===Impact sur les exports===
A noter que quelque soit le périmètre choisi, OpenFlyers pourra générer l'export comptable vers le logiciel comptable utilisé pour saisir les "autres" écritures. Il faut donc bien avoir conscience que la bonne et unique façon de fonctionner est la suivante :
*Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers n'est saisi '''que''' dans OpenFlyers
*Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers est saisi '''avant''' tout export
*On n'importe '''jamais''' dans OpenFlyers des données saisies dans un logiciel de comptabilité
Cela peut se résumer au principe d'hygiène de "la marche en avant" appliqué dans les cuisines pour les aliments : les données ne doivent jamais rebrousser chemin et ne doivent jamais se croiser.

==Paramétrer la plateforme==
Nous recommandons vivement de déléguer cette opération à l'équipe OpenFlyers au travers du [[FAQ-client#Comment-fonctionne-le-forfait-paramétrage-?|forfait paramétrage]]. Les avantages sont les suivants :
*Vous gagnez du temps
*Vous tirez profit d'un paramétrage adapté à votre structure grâce à notre connaissance de votre métier
*Vous tirez profit de la puissance de la solution OpenFlyers grâce à notre maitrise de ses fonctionnalités

Si vous souhaitez effectuer vous-même ce paramétrage, alors vous devez avoir reçu au préalable une [[Formations OpenFlyers|formation]] par la SARL OpenFlyers. Cette formation est indispensable afin d'avoir la garantie que le paramétrage que vous mettrez en œuvre sera fait dans l'esprit du logiciel OpenFlyers. Cela garantie la pérennité de votre paramétrage lors des mises à jour d'OpenFlyers.

===Forfait paramétrage===
Nous proposons un forfait paramétrage qui s'appuie sur un questionnaire détaillé complété par la structure cliente. Ce questionnaire est sous la forme d'un fichier tableur communiqué sous 2 formats (Excel et OpenOffice).

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers :
*Mise en place des ressources ;
*Création des profils utilisateurs ;
*Paramétrage du décompte du temps vol ;
*Mise en place de la comptabilité :
**Module de vente des produits ;
**Moteur de création des écritures comptables associées aux ventes (heures de vols, produits) ;
*Définition des validités (licences, qualifications, échéances administratives, légales, médicales, etc.) ;
*Mise en place des rapports types parmi ceux [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator publiés].

Nous attirons votre attention sur le moteur de création des écritures comptables qui permet d'automatiser toutes les écritures comptables qui doivent être générées lors d'une vente de produit. Grâce à sa puissance, nous mettons en place la ventilation automatique des facturations de groupement de clients comme les comités d'entreprises par exemple ou l'application de remises pour des catégories de clients.

Le forfait paramétrage inclut également l'import des utilisateurs par le biais d'un fichier informatique au format OpenOffice ou Excel que nous vous communiquons et que vous nous retournez rempli. Il est possible de personnaliser cet import en reprenant tout ou partie, selon la compatibilité des champs, des extractions en provenance d'un autre logiciel de gestion. Dans ce cas, l'import des champs additionnels nécessite un travail supplémentaire, hors forfait paramétrage, qui est déduit des heures de bonus assistance/développement.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire] si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les abonnements supérieurs, le forfait paramétrage est inclus.

====Chronologie du forfait paramétrage====
La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :
#*Dans le cas où vous disposiez déjà d'un abonnement à une ancienne version 1.3 ou 2.1 d'OpenFlyers, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 3
#*Dans le cas où vous disposiez pas déjà d'une plateforme OpenFlyers, il vous faut d'abord la [[Créer-une-plateforme-OpenFlyers-pour-sa-structure|créer]].
#*Dans le cas où vous disposiez d'une plateforme OpenFlyers sous version à jour, il n'y a pas d'étape 1.
#Dans tous les cas, vous [[Créer-une-plateforme-OpenFlyers-pour-sa-structure#Prise_d'abonnement|créez les factures]] correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
#Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire. Parallèlement à cela, si vous êtes en version 1.3 ou 2.1 nous programmons avec vous une mise à jour de votre plateforme.
#Vous nous retournez le questionnaire paramétrage rempli.
#Nous parcourons le questionnaire pour vérifier qu'il est complet. Si ce n'est pas le cas, nous vous demandons des précisions.
#Une fois que le questionnaire est retourné complet et que votre plateforme est sous version 3, nous nous engageons à mettre en place le paramétrage initial sous 15 jours hors période du 21 décembre au 5 janvier. Ainsi, si la période de paramétrage comprend une partie de cette période, alors la date limite de mise en place du paramétrage est reportée de 15 jours. Exemple : une date limite initiale qui tombe le 26/12 sera reportée au 10/01.
#Ce paramétrage sera suivi par une [[#Tester_la_configuration|validation par vos soins]] (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
#Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une [[#Nettoyer_la_base_de_données_avant_le_passage_en_production|suppression complète des écritures comptables et d'activités]] qui auront été saisies pour tester le paramétrage. Ce nettoyage peut être étendu aux réservations et/ou aux validités.
#Enfin, postérieurement au passage en production, nous vous enverrons, sur votre demande, un fichier .csv contenant la liste des utilisateurs pour que vous puissiez nous le retourner complété des soldes de compte afin que nous procédions à [[#Rapatrier_les_à_nouveaux_des_comptes_clients|l'import des à nouveaux des comptes clients]]. C'est aussi après le passage en production que vous pourrez initialiser les compteurs et potentiels des aéronefs.

==Tester la configuration==
Avant de passer en production, il faut vérifier qu'il n'y a pas de "grosses erreurs". Ces tests doivent se porter essentiellement sur les actions suivantes :
*Création d'utilisateurs
*Vérification que les comptes associés aux utilisateurs sont automatiquement créés
*Saisie des écritures types de l'activité
Dans le cas d'une activité aéronautique, cette saisie consiste à saisir des vols
*Vérification que les factures générées sont conformes à ce que l'on attend.

En cas d'écart constaté, il faut nous remonter les anomalies par e-mail de façon la plus précise possible en suivant le [[Bien communiquer avec OpenFlyers#Rapporter_un_écart_de_paramétrage|guide de rapport d'anomalie de paramétrage]].

Il est déconseillé d'utiliser le profil "Admin" pendant la période de test du paramétrage afin d'être certain de ne pas modifier ce qui a été configuré. Sans quoi, l'équipe OpenFlyers n'assure pas le support sur le travail réalisé. Il est néanmoins possible de se connecter avec le profil "Admin" pour "jeter un œil" sur le paramétrage.

Une fois en production, le gestionnaire à toute latitude pour ne garder que le profil "Admin". Néanmoins, là encore, il est déconseillé d'effectuer des modifications du paramétrage sans en maitriser les conséquences. Il vaut mieux demander à l'équipe OpenFlyers d'intervenir, notamment dans le cadre des [[Modèle commercial et compte client OpenFlyers#Bonus_assistance/développement|heures d'assistance]] ou réaliser des tests sur une [[#Plateforme_supplémentaire_de_test|plateforme "sandbox"]].

==Nettoyer la base de données avant le passage en production==
Cette opération est effectuée par l'équipe OpenFlyers dans le cadre du forfait paramétrage. Elle consiste à supprimer toutes les écritures comptables, toutes les écritures d'activités (vols dans le cas d'une structure aéronautique) créées durant les tests de validation du paramétrage.

De plus, il est également possible de réinitialiser les validités. Cela consiste à supprimer toutes les validités détenues par les utilisateurs. Cette opération n'est faisable que lorsqu'il s'agit d'une nouvelle plateforme qui n'était donc pas déjà en production sur la gestion des validités. De même, cette réinitialisation ne peut être effectuée si lors de l'import des utilisateurs, il a été procédé à l'import additionnel de validités.

Enfin, si la structure n'était pas en production sur les réservations et que seules des réservations fictives ont été saisies, alors il est possible de réinitialiser également toutes les réservations.

Une fois ce nettoyage effectué, la structure est considérée comme en production et nous n'intervenons plus directement sur la base de données pour y modifier ou supprimer des écritures comptables. [[Comptabilité#Traçabilité_des_écritures|Ce principe permet de garantir la confiance entre les parties prenantes]].

Ce nettoyage doit être anticipé de plusieurs jours avant la date de mise en production théorique afin de laisser le temps à l'équipe OpenFlyers d'effectuer cette opération avec sérénité. Dans le cas où le passage en production réel est programmé pour le 1er janvier, alors il est recommandé de demander la réinitialisation de la base de données au moins une semaine avant la période des vacances de noël. En effet, '''pendant la période des vacances de Noël nous effectuons un embargo sur les réinitialisations de base de données''' car nous travaillons en effectif réduit et gardons un maximum de disponibilité pour assurer le suivi des clients en production. De plus, les jours fériés venant s'ajouter aux week-ends il est difficile de trouver des jours qui ne soient pas la veille d'un jour férié ou d'un week-end. Enfin, par expérience, toute réinitialisation effectuée sous la pression engendre des problèmes dues à des erreurs de traitement. Par conséquent, il vaut mieux retarder cette opération pour pouvoir l'effectuer sereinement plutôt que de générer des problèmes et des inquiétudes alors que les disponibilités et la concentration de chacun sont réduites du fait des fêtes de fin d'année.

==Passer en production==
Le passage en production doit se faire à une date donnée et définie à l'avance, par exemple un 1er janvier. Cependant :
*Le 1er janvier personne ne travaille chez OpenFlyers et en général dans les structures clientes d'OpenFlyers. Il s'agit donc d'une date théorique.
*Le passage en production côté OpenFlyers est considéré à partir du moment où [[#Nettoyer_la_base_de_données_avant_le_passage_en_production|la réinitialisation de la base de données a été faite]]. Cela peut remonter à plusieurs semaines à l'avance et il est recommandé d'[[#Nettoyer_la_base_de_données_avant_le_passage_en_production|anticiper cette phase]].
*Le passage en production côté structure peut avoir lieu en pratique que le 2, 3 ou 4 janvier pour une mise en production au 1er janvier. Les écritures comptables et d'activités seront saisies rétroactivement.

Comptablement, cela suppose :
*Qu'avant cette date théorique, toutes les écritures ont été saisies dans l'ancien système de gestion utilisé
*A partir de cette date théorique, toutes les écritures seront saisies dans OpenFlyers
Il est primordiale de bien comprendre que les écritures comptables ne doivent être saisies que dans un seul système.

Attention : A la date réelle du passage en production (par exemple 3 jours après la date théorique), il n'est pas encore possible d'exporter les soldes des comptes clients de l'ancien système de gestion car les écritures de l'exercice précédent n'ont pas encore été consolidées. Aussi, nous recommandons fortement de ne pas se précipiter pour rapatrier les soldes des comptes clients et de procéder en 2 temps :
#Passer en production sur la saisie des vols à la date convenue avec des à nouveaux de comptes clients à 0 (donc faux).
#Rapatrier ultérieurement les à nouveaux correspondant à la date de début d'exercice. Les à nouveaux s'inséreront dans les relevés de compte en début d'exercice correctement et les soldes des comptes clients deviendront alors juste.

Le passage en production ne nécessite aucune action particulière si ce n'est de donner les droits de saisie aux utilisateurs concernés.

Pour l'activité aéronautique :
*les premières saisies d'heures de vols mettront automatiquement à jour les compteurs des aéronefs.
*les validités avec expérience récente (par exemple "un vol tous les 3 mois") ne devront être paramétrés comme bloquant que lorsque le passage en production sera effectif depuis une durée supérieure à la période de calcul des validités avec expérience récente (par exemple 3 mois dans l'exemple donné).

Dans tous les cas, tant que les à nouveaux des comptes clients n'auront pas été rapatriés, le calcul du solde de leur compte sera faux. Il ne faut donc pas activer les blocages pour les soldes insuffisants, si cela est prévu, tant que les [[#Rapatrier_les_à_nouveaux|à nouveaux ne seront pas mis à jour]].

Enfin, si la date de passage en production est prévue pour un 1er janvier, pensez au fait que votre structure n'est pas la seule dans ce cas. C'est la raison pour laquelle il faut prévoir un délai côté OpenFlyers pour la réinitialisation, un délai dans l'import des à nouveaux après cette date et également un délai dans le traitement des demandes de dernière minute.

==Rapatrier les à nouveaux des [[Comptabilité#Comptes_de_bilan|comptes de bilan]]==
Le rapatriement des à nouveaux des [[Comptabilité#Comptes_de_bilan|comptes de bilan]] ne doit être effectué qu'une fois que la comptabilité de l'exercice précédent a été consolidée et validée. Cette opération s'effectue donc après le passage en production et peut nécessiter plusieurs semaines dans le cas de consolidation ou de vérifications nécessitant du temps sur l'ancien système de gestion.

L'étendu des soldes de comptes à importer diffère suivant le [[#Définir_le_périmètre_comptable_géré_par_OpenFlyers|périmètre de gestion par OpenFlyers retenu par la structure]] :
#Dans le cas où [[#Gestion_du_chiffre_d'affaire_dans_OpenFlyers|OpenFlyers gère seulement le chiffre d'affaire]], il faut importer uniquement les à nouveaux des comptes clients
#Dans le cas où [[#Gestion_des_charges_dans_OpenFlyers|OpenFlyers gère en plus les charges]], il faut importer également les à nouveaux des comptes fournisseurs et des comptes financiers
#Dans le cas où [[#Gestion_comptable_complète_dans_OpenFlyers|OpenFlyers gère toute la comptabilité]], il faut importer l'intégralité des comptes du bilan

Dans les cas 2 et 3, l'import des comptes de bilan qui ne sont pas des comptes clients, doit s'[[Écritures comptables#Solde_de_compte_de_bilan|effectuer manuellement]].

Dans le 3ème cas, les comptes du bilan qui ne correspondent pas aux clients, fournisseurs ou aux comptes financier peuvent être importés ultérieurement. En effet, il n'y a besoin d'effectuer des contrôles réguliers que sur les comptes financiers et les comptes de tiers.
===Rapatrier les à nouveaux des comptes clients===
La meilleure méthode pour initialiser le solde des comptes clients est d'importer un fichier csv contenant le solde de chaque compte client avec les références du client.

Dans le cadre du forfait paramétrage, nous recommandons de confier cette opération à l'équipe OpenFlyers. Nous vous communiquerons un fichier préformaté au format csv. Il vous faudra juste nous le retourner en ayant renseigné les soldes des comptes clients et en nous indiquant la date comptable retenue pour l'import.

Le rapatriement des à nouveaux s'effectue conformément à la pratique comptable : il s'agit d'une [[Écritures comptables#Solde_de_compte_de_bilan|écriture qui vient débiter ou créditer le compte de l'utilisateur concerné à une date comptable choisie et dont la contre-partie va sur le compte de report à nouveau]].

Voici un exemple :

*La structure passe en production au 1er mai. A cette date, l'import n'est pas effectué. Les soldes de tous les comptes sont à 0 car aucune écriture comptable n'a encore été enregistrée.
*Un utilisateur X effectue une activité le 3 mai qui génère une facture client et donc un débit sur son compte de 200 €.
Ainsi, le compte de l'utilisateur X au 3 mai se présente ainsi :

{| class="wikitable"
!Date!!Intitulé!!Débit!!Crédit
|-
!01/05/xx!!Solde du compte!!000.00 €!!000.00 €
|-
|03/05/xx||Activité||200.00 €||000.00 €
|-
!31/05/xx!!Solde du compte!!200.00 €!!000.00 €
|}

*L'import des à nouveaux s'effectue réellement le 15 mai à la date comptable du 1er mai. Dans la comptabilité précédente, l'utilisateur X présentait au 30 avril un solde positif de 300 €. L'import va donc générer une écriture au crédit sur son compte de 300 € à la date du 1er mai. Après import des à nouveaux, le compte de l'utilisateur X se présentera ainsi :

{| class="wikitable"
!Date!!Intitulé!!Débit!!Crédit
|-
!01/05/xx!!Solde du compte!!000.00 €!!000.00 €
|-
|01/05/xx||Import à nouveau||000.00 €||300.00 €
|-
|03/05/xx||Activité||200.00 €||000.00 €
|-
!31/05/xx!!Solde du compte!!000.00 €!!100.00 €
|}

==[[#Workflow|Mettre en place un workflow adapté à OpenFlyers]]==
Une fois en production, OpenFlyers recommande de [[#Workflow|mettre en place un workflow adapté au logiciel]] afin d'en faciliter l'usage et de respecter les bonnes pratiques en terme de suivi d'activité.

=Terminal de paiement électronique virtuel=
==Principe de fonctionnement du couplage entre OpenFlyers et un TPE virtuel==
Lorsque une plateforme OpenFlyers est couplée à un terminal de paiement par internet fourni par une banque voici la chronologie de son utilisation :
#Un utilisateur autorisé, se connecte à OpenFlyers.
#Il va sur la page OpenFlyers lui permettant de [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement]].
#Il sélectionne le type de paiement "carte bancaire en ligne" (l'intitulé est modifiable pour chaque plateforme)
#Il saisit le montant qu'il souhaite verser sur son compte client.
#Il valide le formulaire de saisie de l'approvisionnement et se retrouve dirigé sur l'interface du terminal de paiement électronique de la banque
#Là, il saisit ses coordonnées bancaires : elles ne sont donc pas transmises à OpenFlyers
#Si la transaction est acceptée par la banque, le serveur OpenFlyers hébergeant la plateforme est automatiquement informé
#Le compte de l'utilisateur est crédité du montant correspondant et la contre-partie va sur le compte de trésorerie correspondant à ce mode de paiement. Cette écriture est automatiquement validée car elle a été sécurisée.
Il n'y a donc rien à faire côté gestion.
Sur le compte de trésorerie, le mouvement apparait comme pour les autres mouvements qui correspondent à des encaissements :
*Dans la colonne '''Compte affecté''' est indiqué le nom du compte de contre-partie, c'est à dire le compte de l'utilisateur avec son nom et prénom.
*Dans la colonne '''Commentaire''' apparait le type de paiement, par exemple "carte bancaire en ligne".

==Mettre en place un TPE virtuel==
A noter qu'il faut être sous la version 3.6 ou supérieure d'OpenFlyers.

Voici comment procéder pour créer un TPE virtuel (Terminal de Paiement Electronique en ligne) :
#Contacter votre banque pour :
#*connaitre le système qu'elle utilise et nous l'indiquer afin de vérifier qu'[[#Liste_des_systèmes_implémentés_par_OpenFlyers|OpenFlyers est bien compatible]]. Il faut aussi nous indiquer le nom de la banque.
#*obtenir son accord de principe sur la mise en place d'un TPE virtuel (normalement cela ne devrait pas poser de problème)
#Nous envoyer un e-mail en nous indiquant le système utilisé par votre banque. Trois cas peuvent se présenter :
#*nous avons déjà fait un interfaçage avec la solution utilisée par votre banque. Dans ce cas, la mise en place peut être très rapide.
#*nous n'avons pas encore fait d'interfaçage mais plusieurs clients d'OF sont intéressés et nous sommes en mesure de le réaliser pour un coût raisonnable. Dans ce cas, le délai peut être de quelques mois ou plus rapide si vous prenez en charge le coût de réalisation.
#*nous n'avons pas fait d'interfaçage et cette solution est très spécifique. Dans ce cas, nous ne ferons un interfaçage que si vous acceptez de supporter les coûts de développement.
#Une fois que nous vous avons répondu positivement, il vous appartient de nous confirmer votre demande de mise en place
#Souscrire à la version 3.6 ou supérieure d'OpenFlyers si la plateforme est sous une version antérieure.
#Nous éditons la facture correspondant au coût de mise en place (voir notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]) et nous vous communiquons les informations nécessaires à votre banque '''qui dépendent du système utilisé par la banque'''. Voici les informations génériques pour toutes les banques :
#*Nom du commerçant ou raison sociale du commerçant : mettre le nom de votre structure
#*Nom de la boutique, du site de e-commerce, intitulé de l'enseigne commerciale : mettre le nom de votre structure
#*Type de site web marchand : indiquer qu'il s'agit d'une solution générique développée l'éditeur logiciel OpenFlyers
#*Nom du client ou nom du propriétaire du TPE : mettre le nom de votre structure
#*Nom du représentant : mettre le nom d'une personne agissant en qualité de représentant de la structure
#*Adresse du site internet, adresse du site marchand : il s'agit de l'adresse de votre plateforme OpenFlyers par exemple http://demo.openflyers.fr
#*Éditeur du site internet, nom de l'hébergeur : S.A.R.L. OPENFLYERS. Les mentions légales (adresse, numéro SIRET, etc.) figurent sur nos factures.
#*Nom et prénom de la personne en charge du site ou interlocuteur technique : Indiquer le nom de votre contact OpenFlyers.
#*Adresse de l'hébergeur : mettre l'adresse courrier d'OpenFlyers indiqué sur nos factures.
#*Adresse e-mail de l'hébergeur : mettre l'adresse e-mail de votre interlocuteur chez OpenFlyers.
#*Numéro de téléphone de l'hébergeur : laisser vide ou mettre le numéro 0892.494.123.
#*Système d'exploitation : Linux 64 bits
#*Environnement de développement : PHP
#*Interlocuteur technique : Mettre le nom de votre interlocuteur chez OpenFlyers.
#*Interlocuteur Administratif ou administrateur web pour l'accès au back-office : il s'agit du back-office de la banque. Il faut indiquer le nom de la personne dans votre structure qui sera en charge d'aller consulter. En général il s'agit de la même personne que celle qui fait office d'administrateur OpenFlyers. Cela peut être aussi une personne en charge de la comptabilité. Mais dans ce cas, il faut qu'elle est aussi des notions en informatique.
#:'''Attention''' : dans le cas d'un [[#Liste_des_systèmes_implémentés_par_OpenFlyers|TPE SIPS ATOS]] il faut préciser dans le formulaire que l'exécutable devant contenir la clé de décryptage doit être compilée pour Windows 64 bits.
#Vous payez la facture
#Vous nous communiquez les éléments de votre banque nous permettant de raccorder OpenFlyers à votre TPE virtuel en suivant la [[#Procédures_TPE|procédure TPE]] correspondante à votre type de TPE.
#:'''Attention''' : dans le cas où la banque vous fait parvenir par courrier des documents, conservez-les. Ne transmettez à OpenFlyers que les certificats finaux que vous aurez récupéré directement soit depuis une interface web de la banque soit depuis un programme à installer sur le PC.
#Nous effectuons le raccordement
#Nous testons et quand c'est positif nous vous envoyons un e-mail. Charge à vous, lorsque c'est demandé par votre banque, de renseigner le PV de test.

Notre prestation ne prévoit pas d'intervention auprès de la banque et nous ne pouvons agir en tant qu'intermédiaire. En effet, la mise du TPE nécessite de la part de la structure la souscription d'un contrat auprès de sa banque : nous ne pouvons signer les papiers contractuels à la place de la structure ni s'engager en son nom. De plus, il est recommandé que la structure soit destinatrice de l'ensemble des documents envoyés par la banque et qu'ensuite elle nous remette uniquement ce qui nous est nécessaire et que nous demandons en fonction du TPE à mettre en place.

Certaines banques vérifient la présence des mentions légales lors de la demande de mise en place du TPE. Ces mentions légales doivent être présentes sur le site vitrine de la structure. La plateforme OpenFlyers doit être considérée comme une sous-partie privative de ce site et n'a donc pas vocation à accueillir les mentions légales.

==TPE virtuel et test==

S'assurer avant de procéder à des tests avec le TPE, que les utilisateurs disposent d'une adresse email valide.

==Liste des systèmes implémentés par OpenFlyers==
OpenFlyers a implémenté jusqu'à présent les interfaces suivantes. Attention, pour certaines banques, il existe plusieurs interfaces. Cela peut dépendre de la région géographique ou d'une évolution au niveau de la banque qui lui fait abandonner un ancien système au profit d'un plus récent.
*CMCIC version 1.2open et version 3.5 utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Mutuel
**CIC
*PAYBOX utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Agricole (e-transactions). ''A noter que la [[#Procédure_Paybox_Vision|procédure de mise en place "Paybox Vision"]] est lourde et impose des actions de la part du gestionnaire de la structure. De plus, elle nécessite de disposer d'une adresse qui ne soit pas en @free.fr ou @orange.fr.''
**Crédit Coopératif
*PAYLINE utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Mutuel (citélis)
*SIPS ATOS utilisé par les banques suivantes :
**Banque Populaire (cyberplus paiement)
**BNP Paribas (mercanet)
**Crédit du Nord (webaffaires)
**Crédit Lyonnais (sherlocks)
**Crédit Mutuel
**HSBC (elysnet)
**La Poste (scellius)
**Société Générale (sogenactif)
*SP PLUS utilisé par les banques suivantes :
**Caisse d'Epargne

==Procédures TPE==
===Procédure CMCICv3===
*Aller sur [https://www.cmcicpaiement.fr/fr/identification/default.cgi l'interface d'administration]
*Dans le champ '''Identifiant''' saisir l'identifiant communiqué par e-mail par la banque
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir le mot de passe communiqué par e-mail par la banque
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''
Une fois connecté, vous êtes soit sur l'interface back-office de production soit sur l'interface back-office de test. L'interface back-office de test est reconnaissable aux mots "test" qui apparaissent un peu partout dans le bandeau supérieur de l'interface.
*Si l'interface indique ''Votre identifiant n'est associé à aucun TPE sur l'environnement de XXX'', basculer sur l'autre interface en cliquant à droite dans la boite '''Environnement''' sur le lien '''Cliquez ici pour basculer vers le Tableau de Bord de XXX.'''
*Cliquer sur le menu '''Paramétrage'''.
*Cliquer sur le sous-menu '''Clé de sécurité'''.
*Sélectionner l'e-mail sur lequel vous souhaitez recevoir le ''code de téléchargement''.
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''.
'''Attention : ''' Ne pas fermer la page '''Obtention de la clé de sécurité''' permettant de récupérer la clé
*Copier depuis sa messagerie e-mail le '''Code de confirmation'''
*Coller ce code dans l'interface '''Obtention de la clé de sécurité'''
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''
*Télécharger le fichier contenant la clé de sécurité.
*Nous transmettre par e-mail cette clé de sécurité en nous précisant si vous l'avez obtenu depuis l'interface de production ou depuis l'interface de test.

===Procédure Paybox Vision===
''Cette procédure débute après que l'identifiant et le mot de passe ait été changé conformément aux préconisations d'e-transactions. L'identifiant doit correspondre à une adresse e-mail autre que @free.fr ou @orange.fr''
*Aller sur [https://guest.e-transactions.fr/Vision l'interface d'administration]
*Dans le champ '''Login''', saisir l'identifiant qui correspond normalement à une adresse e-mail
*Dans le champ '''Mot de passe''', saisir le mot de passe qui a été préalablement modifié
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter'''
*Cliquer sur le menu représentant une clé de mécanicien.
*Dans le tableau, copier/coller sur un fichier texte les champs '''PBX_SITE''', '''PBX_RANG''' et '''PBX_IDENTIFIANT'''. Attention : '''PBX_RANG''' doit être recopié sur 2 chiffres et non pas trois (exemple : 01).
*Dans le tableau, dans le champ '''Réception du ticket de paiement''' sélectionner '''Inactif'''.
*Dans le tableau, compléter le champ '''E-mail de votre intégrateur''' en indiquant notre adresse e-mail de contact. '''Cette opération est indispensable pour pouvoir activer une nouvelle clé HMAC'''.
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Tout en bas de l'interface, saisir des caractères dans le champ '''Phrase de passe''' de façon à ce que le bouton à droite du champ passe à "Fort"
*Cliquer sur le bouton en-dessous du champ intitulé '''Générer la clé'''
*Une fois la clé générée, recopier le contenu de la clé qui apparait en-dessous du bouton '''Générer la clé''' à côté du champ '''Clé :'''
*'''Valider l'e-mail reçu pour acceptation de la clé'''
*Transmettre par e-mail à OpenFlyers les informations suivantes :
**PBX_SITE
**PBX_RANG
**PBX_IDENTIFIANT
**Clé

===Qualité de service des TPE===
Selon les Terminal de Paiement Électroniques virtuel, certains systèmes n'effectuent pas de renvoie de l'avis de débit aux serveurs dans le cas ou le premier envoi à échouer. Ce type de situation est rare mais peut arriver (problème de liaison internet par exemple ou indisponibilité momentanée du serveur recevant les avis de transactions). A contrario, les bons systèmes enregistrent les échecs, attendent un certain délai puis effectuent une nouvelle tentative d'envoi.

De même certains systèmes envoient un e-mail d'erreur lorsque la transaction n'est pas prise en compte par la plateforme OpenFlyers.

Il est donc recommandé de vérifier auprès de sa banque si la solution TPE proposée effectue ce type de surveillance et de renvoi systématique.

Si en exploitation, vous êtes confronté à un problème de prise en compte par votre plateforme OpenFlyers d'un paiement effectué par un utilisateur, il faut vérifier que cette transaction a bien eu lieu. Pour cela, il faut se connecter à l'interface de gestion du TPE proposé par la banque, retrouver la ligne correspondant à la transaction. Cette ligne doit comporter un message d'anomalie indiquant que le serveur OpenFlyers n'a pas accusé réception de l'avis de transaction.

A la suite de quoi, vous pouvez nous remonter l'anomalie pour que nous consultions les logs et ainsi que nous vérifions s'il n'y a pas eu un bug dans OpenFlyers bloquant l'enregistrement de la transaction. Il existe également un [[Gestion des rapports#Tentatives_de_paiement_par_carte_bancaire_en_ligne|rapport listant les tentatives de paiements]] qui permet de vérifier s'il y a bien eu une tentative de paiement d'initiée côté OpenFlyers.

Si à la suite de notre investigation, nous n'avons pas retrouvé d'enregistrement d'avis de transaction cela veut dire que le message n'est pas parvenu au serveur et que vous êtes sur un système de TPE qui n'effectue pas de nouvel envoi en cas d'échec (cf. ci-dessus).

Nous vous recommandons alors de faire remonter le problème auprès de votre banque pour qu'ils améliorent leur processus en mettant en place une surveillance des avis en échec et un renouvellement de l'envoi.

=Workflow=
L'utilisation du logiciel OpenFlyers nécessite la mise en place d'une chronologie des actions quotidiennes et annuelles.

==Workflow des actions quotidiennes==
*Le première action chronologique concerne la réservation qui intervient en amont de la réalisation d'une activité.
*Ensuite, vient la saisie d'activité qui se fait soit :
**en 2 phases :
***Ouverture de l'activité avant de débuter l'activité
***Puis fermeture de l'activité après la réalisation de l'activité
**en 1 phase :
***Fermeture de l'activité qui se fait à l'issue de la réalisation de l'activité

Dans le cas des activités aéronautiques, nous recommandons de donner comme consigne aux pilotes de saisir les vols dans OpenFlyers et ensuite de recopier les valeurs affichées par OpenFlyers sur le carnet de route. En effet, le document qui fait foi est le carnet de route. Cependant, c'est OpenFlyers qui est normalement utilisé pour faire le total des heures dans le cadre du suivi de la maintenance. De ce fait, il est important que les données dans OpenFlyers et sur le carnet de route correspondent rigoureusement. Or, le risque d'erreur est plus faible lorsqu'on recopie des éléments affichés sur un écran plutôt que si on recopie sur un écran des éléments écrits sur un papier. En plus, OpenFlyers fait des calculs automatiquement. En saisissant d'abord sur OpenFlyers, le pilote n'a plus à faire de calcul. Il s'évite ainsi une source d'erreur.

Quelque soit le mode de saisie (ouverture+fermeture ou fermeture uniquement), c'est la saisie de la fermeture qui déclenche la facturation. L'ouverture de l'activité permet d'informer les autres utilisateurs :
*de la prise en compte d'une ressource et donc de son indisponibilité pour une autre activité
*des intentions au cours de la réalisation de l'activité
*du temps d'utilisation prévu (et donc de l'horaire de retour prévu)
*du trajet prévu
Ces informations peuvent être utiles dans un but de sécurité.

A noter que la facturation peut être déclenchée en amont au vu des réservations et non pas de la réalisation de l'activité.

Un autre élément du workflow concerne l'encaissement des paiements des utilisateurs ou la vente de produits. Ces opérations sont déconnectées de la chronologie réservation/réalisation d'une activité.

==Workflow des actions hebdomadaires/mensuelles==
En aval de la réalisation de l'activité, intervient les actions liées à la comptabilité. Il est indispensable de suivre la démarche suivante pour garantir la confiance des parties prenantes (utilisateurs, gestionnaires et l'éditeur du logiciel OpenFlyers).

===Validation des écritures===
Il faut valider régulièrement l'ensemble des écritures par pointage systématique. Cela concerne :
*La [[Introduction#Validation_de_la_saisie_de_l'activité|validation des saisies d'activités]]
*La [[Gestion des produits et des ventes#Validation_d'un_panier_par_un_utilisateur|validation des ventes de produits]].
*La [[Introduction#Validation_de_la_saisie_des_encaissements|validation des encaissements]]
*La [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des saisies de flux comptables divers]].
Cette validation doit être adaptée en fonction de la taille de la structure et des ressources humaines disponibles pour effectuer cette tâche. Dans une petite structure, une validation tous les mois est acceptable, dans une grande structure, une validation toutes les semaines est recommandée.

Concernant la validation des saisies d'activités comme par exemple les vols effectués sur les aéronefs, cette dernière doit être effectuée au plus tard, pour un aéronef considéré, avant la pose d'une APRS (Approbation Pour Remise en Service) afin de garantir le bon calcul des heures de vols de l'aéronef concerné.

Concernant la validation des ventes de produits, cette dernière doit être faite en fonction du type de produit vendu. S'il s'agit d'un produit physique remis en main propre, alors la validation devrait avoir lieu lors de la remise du produit. S'il s'agit d'un produit immatériel, comme des packs d'heures d'activité, alors la validation devrait être décaler de quelques jours, voir d'une semaine, afin de permettre au client d'exercer son droit de rétractation. Néanmoins, cette validation doit intervenir à intervalle régulier pour éviter toute abus de la part des utilisateurs.

Concernant la validation des encaissements, cette dernière s'effectue normalement lors du pointage du type d'encaissement considéré. Ainsi pour les chèques, cela permet de générer le bordereau de remise pour la banque.

Concernant les flux comptables divers, dès qu'ils touchent un compte client, ils devraient être validés au plus tôt afin de garantir au client qu'il n'y aura pas de "disparition" à posteriori de ce flux. Si par la suite une erreur est détectée sur ce flux, il suffira de saisir un flux correctif permettant d'annuler l'erreur. Cette pratique assure la traçabilité des écritures.

===Saisie des factures/paiements fournisseurs===
La saisie des factures fournisseurs et de leur paiement sont à effectuer si la structure a décidé de [[#Gestion_des_charges_dans_OpenFlyers|gérer les charges]] dans OpenFlyers.

Nous recommandons :
*De [[Gestion des achats#Saisie_d'une_facture_fournisseur|saisir les factures fournisseurs après leur paiement]].
*D'effectuer la [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisie des paiements fournisseurs au vu du relevé de banque]], donc normalement, une fois par mois.

==Workflow des actions annuelles==
===Validation des charges===
Lorsque les charges sont gérées dans OpenFlyers, nous recommandons de valider les factures et les paiements fournisseurs juste avant la clôture de la comptabilité.

En effet, il n'est pas utile de les valider plus tôt car :
*Ils n'ont pas d'impact sur les utilisateurs.
*Il est préférable d'attendre que les comptes de trésorerie soient réputés exactes et que le solde des comptes fournisseurs aient été vérifiés. Cela laisse la possibilité de modifier une saisie de facture ou de paiement fournisseur qui aurait été mal ventilée.

===Clôture/ouverture de l'exercice comptable===
Lors du changement d'exercice comptable, il est nécessaire d'effectuer certaines opérations comptables dans OpenFlyers et de procéder à la clôture de l'exercice précédent.

Ces opérations n'ont pas besoin d'être effectuées dès le changement d'exercice. En effet, il est possible de continuer à saisir sur le nouvel exercice sans que le précédent soit clôturer.

De plus, ces opérations nécessitent un paramétrage préalable de la plateforme afin de garantir que les écritures comptables seront correctement exportées dans un ou plusieurs fichiers en vu de leur archivage ou de leur import dans un logiciel de comptabilité.

Un mécanisme de vérification en place dans le logiciel OpenFlyers empêche de désactiver tout compte dont le solde n'est pas nul et dont les écritures n'ont pas été exportées. Cela permet de garantir qu'on garde la "vue" sur tout ce qui impacte le compte d'exploitation en cours et le bilan.

En corolaire, il n'est donc possible de désactiver des utilisateurs ou des ressources que lorsque leurs comptes sont eux-mêmes désactivables.

Aussi, nous recommandons de fixer une politique de gestion des utilisateurs consistant à n'effectuer d'opération de "désactivation" qu'après un décalage d'une ou plusieurs années sans présence dans la structure. Il est judicieux de fixer ce décalage dans tout document contractuel comme les conditions générales de ventes, les statuts ou règlements intérieurs. Ainsi, la "mise à 0" du solde du compte en passant en "pertes et profits" ne pourra être remis en cause par l'utilisateur ou le client à posteriori.

[[Utilisation de la comptabilité#Actions_à_effectuer_par_ordre_chronologique|Voir les procédures correspondantes]].

=[[Créer une plateforme OpenFlyers pour sa structure]]=

Documentation utilisateur

2016-09-01T08:33:15Z

Sgoossens : /* Message d'alerte adresse IP bloquée */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations utiles pour l'ensemble des utilisateurs finaux d'[[Accueil|OpenFlyers]].

=Accès à OpenFlyers=
==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure aéronautique
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Message d'alerte adresse IP bloquée==

Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter à plusieurs reprises mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure, voici une liste d'actions à effectuer :
*Redémarrer votre ordinateur
*Redémarrer la "box" ADSL
*Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.ogr BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquer les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquer les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion des profils#Généralités|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

=Activité=
==Alertes générées lors de la saisie d'une activité==

===[[Facturation des clients#Alertes_générées_par_le_moteur_de_tarification|Alertes générées par le moteur de tarification]]===

===[[#Alertes_lors_d'une_réservation_ou_une_saisie_de_vol|Alertes générées sur les validités]]===

===L'aéronef est déjà en l'air===
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler_un_vol_ouvert|annuler le vol ouvert]].

===La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)===
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps de vol est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules de calcul#Temps_d'activité|formule de calcul de temps de vol]] définie pour l'aéronef X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer_la_saisie_d'une_durée_de_vol_incompatible_avec_sa_formule_de_calcul|saisir un temps de vol qui ne respecte pas la formule de calcul]].

===Le pilote X est déjà en l'air===
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler_un_vol_ouvert|annuler le vol ouvert]].

===Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus===
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

===Vous êtes actuellement en l'air===
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler_un_vol_ouvert|annuler le vol ouvert]].

===Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée===
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

==Annuler un vol ouvert==
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

==Consulter un vol ouvert==
Pour pouvoir consulter un vol ouvert d'un tiers, il faut disposer du [[Gestion des profils#Gestion_des_vols|droit de "Saisie d'activité pour un tiers"]].
*Sur le planning de réservation, cliquer sur le rectangle de l'aéronef considéré qui doit être sur fond bleu pour indiquer que l'aéronef est en l'air.

==Saisie d'un vol==
*Aller dans '''Vols > Saisir un vol''', remplir le formulaire
*La saisie d'un vol d'une durée inférieure à 15 minutes déclenchera l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement le vol.
*Après la saisie d'un vol, l'utilisateur est renvoyé sur :
**Le planning lors d'un vol en ouverture
**Le formulaire de saisie d'un vol lors d'un nouveau vol en fermeture et que le terrain d'arrivée saisie est différent du terrain par défaut de la structure
**Dans les autres cas, l'[[Documentation utilisateur#Extrait_de_compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
**Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

===Forcer la saisie d'une durée de vol incompatible avec sa formule de calcul===
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La_différence_entre_le_temps_de_vol_calculé_et_le_temps_de_vol_saisi_est_de_:_X:XX_heure(s)|temps de vol incompatible avec la formule de calcul]] associée au type d'aéronef pour lequel on souhaite saisir un vol.

Pour cela, il doit :
*Saisir le vol en modification le compteur arrivé de sorte à obtenir le temps de vol souhaité.
*[[Gestion des ressources#Changer_la_valeur_du_compteur_en_cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de l'aéronef.

Dans le cas où plusieurs vols successifs doivent être saisis, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de l'aéronef qu'une que tous les vols ont été saisis.

=Comptabilité=

==Alertes générées lors de la [[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'écritures_comptables|saisie d'écritures comptables]]==

===Les comptes n'ont pas la même comptabilité===
Cette alerte apparait lors d'une [[Comptabilité#Comptabilités_multiples|comptabilité multiple]] : Le compte débité et le compte crédité doivent être issues de la même comptabilité.

==Créditer son compte utilisateur==
*Aller dans '''Comptes > Approvisionner'''
*Si vous disposez de droit de gestion comptable, choisir dans le champ '''Encaissement de l'utilisateur''' le nom de l'utilisateur concerné
*Si vous disposez de plusieurs comptes sur lesquels vous pouvez choisir où ventiler votre encaissement, choisir dans le champ '''Compte à créditer''' le nom du compte concerné
*Dans le champ '''Type de règlement''', sélectionner le type de règlement
*Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ '''Personne qui reçoit'''
*Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "[[Wikipedia-fr:3-D_Secure|3-D Secure]]" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

==Extrait de compte==
'''OpenFlyers''' offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du [[Gestion des profils|profil et de ses droits]], une colonne '''Actions''' peut apparaître avec des icônes pour permettre de modifier ou supprimer une écriture non validée selon [[Gestion-des-écritures-comptables#Types-d'écritures-comptable-générées-par-OpenFlyers|le type d'écriture comptable qui est générée]].

===Colonne "Numéro de pointage ou de facture"===
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_fournisseur|facture fournisseur]], la colonne affiche le numéro de pointage.
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|facture client]] et que l'utilisateur dispose du [[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|droit de '''Gestion des comptes''']] ou que la facture à afficher lui est destinée :
**Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes [[Fichier:IconHTML.png]] qui amènent aux factures pro-format associées.
**Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes [[Fichier:IconPDF.png]] qui amène aux factures PDF associées.
*:Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.

La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :
* D'[[Écritures comptables#Saisie_d'un_encaissement_(d'un_client)|encaissement client]].
* De [[Écritures comptables#Les_4_grands_types_d'écritures|flux]].
* De [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|facture client]] n'ayant pas de facture associée.

==Imprimer un extrait de compte==
*Afficher l'extrait de compte souhaité
*[[Trucs et astuces#Imprimer_avec_un_navigateur|Imprimer avec la commande du navigateur]]

==Transférer de l'argent==
Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :
*Aller sur '''Comptes >Transférer'''
*Dans le champ '''Compte à créditer''' choisir le nom de la personne concernée
*Dans le champ '''Montant''', saisir le montant que l'on souhaite transférer
*Remplir éventuellement le champ '''Commentaires'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' : '''Attention''' cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération, il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.

=E-mails automatiques=
==Alertes par e-mail uniquement sur les plateformes de production==
Les [[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|e-mails d'alertes de solde]] ou de [[#E-mail-de-rappel-de-réservation|rappel des réservations]] ne sont pas envoyés sur les plateformes qui ne sont pas en production afin de ne pas polluer les messageries des utilisateurs.

Les différentes notifications d'e-mail de réservation sont paramétrables du côté de [[#Affichage-et-fiche-personnelle|la fiche utilisateur]].

==E-mail d'annulation de réservation==
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme
* Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :
<pre>Plateforme de démonstration : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre>

Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]].

Exemple de corps :
<pre>Bonjour,

Notification d'annulation de la réservation suivante :

La réservation pour le/la type-de-ressource F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :

http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=Documentation utilisateur#Notification_des_réservations_annulées

Plateforme de démonstration
http://demo.openflyers.fr</pre>

==E-mail de mise en maintenance==

Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme
* Suivi du texte " : Confirmation d'une mise en maintenance sur OpenFlyers"

Exemple de titre :
<pre>Plateforme de démonstration : Confirmation d'une mise en maintenance sur OpenFlyers</pre>

Le corps est composé :
* Du texte "Bonjour,"
* D'une ligne indiquant :
** la ressource mise en maintenance
** la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
** la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
* D'une ligne indiquant le commentaire de maintenance si existant
* D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération de maintenance
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
* Le nom de la structure
* L'adresse de la structure

Exemple de corps :
<pre>Bonjour,

La mise en maintenance pour le type-de-ressource F-ABCD du 01/04/2015 à 08:00 au 01/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Remplacement roue est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=Documentation utilisateur#Notification_des_réservations_par_e-mail

Plateforme de démonstration
http://demo.openflyers.fr</pre>

==E-mail de notification de réservation==

Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme
* Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :
<pre>Plateforme de démonstration. Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>

Le corps est composé :
* Du texte :
<pre>"Bonjour,"

Notification de création de la réservation suivante :</pre>
* D'une ligne indiquant :
** le type de ressource et la ressource réservés
** la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
** la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
* D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
* D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
* D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
* D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
* Du texte :
<pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of3/Documentation-utilisateur#Notification-des-réservations-par-e-mail</pre>
* Le nom de la structure
* L'adresse de la structure

Exemple de corps :
<pre>Bonjour,

Ceci est une notification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la type-de-ressource F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=Documentation utilisateur#Notification_des_réservations_par_e-mail

Plateforme de démonstration
http://demo.openflyers.fr</pre>

==E-mail de rappel de réservation==
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme
* Suivi du texte " : Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :
<pre>Plateforme de démonstration : Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers</pre>

Le corps est composé :
* Du texte :
<pre>Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :</pre>
* Du corps de l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]] où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
* Du texte :
<pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=Documentation utilisateur#Rappel_des_réservations_par_e-mail</pre>
* Le nom de la structure

Exemple de corps :
<pre>Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :

La réservation pour le/la type-de-ressource F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
http://doc-fr.openflyers.com/index.php?title=Documentation utilisateur#Rappel_des_réservations_par_e-mail

Plateforme de démonstration</pre>

=Ergonomie=
==Optimiser la navigation dans OpenFlyers==

===Navigation par onglet===
Afin d'avoir à disposition les différentes pages dont vous avez besoin pour effectuer une action, il est possible d'afficher chacune d'entre elles dans un [[Wikipedia-fr:Onglet_%28informatique%29|onglet]] du navigateur.
Lorsque vous effectuez un clic gauche sur un lien situé dans une page donnée pour accéder à une autre page, la page initiale est remplacée par la page de destination. Ce qui rend fastidieux la réalisation des tâches nécessitant un accès répétitif à certaines pages.

===Clic droit et clic molette===
Afin de gagner en efficacité et en confort d'utilisation, pensez à utiliser les autres boutons de la souris qui vous permettent d'ouvrir une page dans un '''nouvel onglet'''. Pour cela il existe deux méthodes lorsqu'on survole un lien dans un navigateur Internet pour ouvrir la page de destination dans un nouvel onglet :
*'''Le clic droit :''' il permet d'afficher un menu contextuel qui contient une action nommée « Ouvrir le lien dans un nouveau onglet ».
*'''Le clic molette :''' il est encore plus efficace que le clic droit, car il correspond directement à l'action « Ouvrir le lien dans un nouveau onglet ».

Normalement le clic molette est configuré pour cette action. Dans le cas contraire, il faut [[Trucs et astuces#Modifier_le_comportement_la_souris|en modifier le comportement]].

[[Fichier:OF3.5-clics-1.png]]

L'exemple suivant explique comment modifier successivement les validités de plusieurs utilisateurs :
*Dans un premier onglet, ouvrir le tableau présentant la liste des utilisateurs.
[[Fichier:OF3.5-clics-2.png]]
*Effectuer un '''clic droit''' ou '''clic molette''' sur le pictogramme des validités pour déplier un second onglet.
[[Fichier:OF3.5-clics-3.png]]
*Effectuer et enregistrer les modifications dans le second onglet, présentant les validités d'un utilisateur.
[[Fichier:OF3.5-clics-4.jpg]]
*Replier le second onglet en cliquant sur la croix ou en pressant '''CTRL + W'''.
[[Fichier:OF3.5-clics-5.png]]
*Retour au premier onglet, présentant la liste des utilisateurs. Répéter les opérations du 2 au 4 pour les autres utilisateurs concernés.

Il est possible de naviguer rapidement d'un onglet à l'autre sans utiliser la souris en utilisant simplement les raccourcis clavier : '''CTRL + TAB''' pour avancer d'un onglet ou '''CTRL + SHIFT + TAB''' pour reculer d'un onglet.

[[Fichier:OF3.5-clics-6.png]]

=Fiche utilisateur (Données)=
==Affichage et fiche personnelle==
===Affichage du menu contextuel===
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

===Choisir l'unité de temps===
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

===Notification de la maintenance par e-mail===
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_de_mise_en_maintenance|e-mail des réservations de maintenance]] le concernant.

===Notification des réservations par e-mail===
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

===Notification des réservations annulées===
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

===Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail===
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par [[#E-mail_de_rappel_de_réservation|e-mail un rappel de réservation]].

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations ayant une ressource d'assignée et débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[#Alertes_par_e-mail_uniquement_sur_les_plateformes_de_production|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

===Recevoir un e-mail pour toute réservation===
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion des profils#Réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une case à cocher '''Recevoir un e-mail pour toute réservation'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail lorsqu'une nouvelle réservation est créée par n'importe quel utilisateur.

==(In)disponibilités==
Lorsque vous êtes intervenant (formateur, instructeur, moniteur, mécanicien, etc.), vous pouvez gérer vos disponibilités en allant dans '''Données > (in)disponibilités'''

Il existe deux types de disponibilités :
:Les disponibilités régulières qui reviennent chaque semaine, par exemple : le lundi de 9h00 à 18h00.
:Les disponibilités exceptionnelles (ou les indisponibilités exceptionnelles) sont ponctuelles : présent (ou absent) le 1er décembre de 8h00 à 12h00.

Vous pouvez cumulés ces modes pour avoir une flexibilité maximum.

:Exemple :
::- disponible du Lundi 8 h 00 au Mercredi 19 h 00 en permanent
::- disponible du Vendredi 8 h 00 au Samedi 19 h 00 en permanent
::- Absent du 15 Juillet au 30 Juillet pour raison de congé
:Attention à ne pas créer des incohérences.

De même, si vous faites une pause déjeuner, il faut créer des disponibilités par demi-journées pour chaque jour concerné, en présence régulière en créant une disponibilité tous les jours de 9h à 12h et une disponibilité tous les jours de 14h à 18h (par ex.).

En cas de problème, affichez la liste des disponibilités et supprimez tous les créneaux puis reconstruisez les disponibilités.

==Réinitialiser son mot de passe==
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquez sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''Identifiant''' avec votre nom d'utilisateur utilisé pour la connexion sur l'application OpenFlyers
*Cliquez sur le bouton '''Enregistrer'''
*Si le nom d'utilisateur est présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail a été envoyé à l'adresse du compte nom-utilisateur. Cliquez sur le lien dans l'email afin de poursuivre la réinitialisation du mot de passe.'''
*Récupérez l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''[nom-de-la-plateforme] Demande de réinitialisation du mot de passe à XXhXX (UTC)'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean DUPONT,

Une demande de réinitialisation de mot de passe a été effectué.
Pour poursuivre l'opération, cliquez ici.
Si vous n'avez pas fait la demande, veuillez ignorer l'email.

Vous pouvez également saisir ou copier le lien suivant dans votre navigateur internet afin d'accéder à la page de réinitilisalisation de mot de passe :
http://nom-de-la-plateforme.openflyers.fr/index.php?menuAction=password_reset&token=154551560257977557617df

L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquez sur la partie du texte correspondant au lien coloré ou copiez dans votre navigateur internet lien contenu à la fin de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseignez les champs :
**'''Réinitialisation du mot de passe''' avec votre nouveau mot de passe
**'''Répétition du mot de passe''' avec la confirmation de votre nouveau mot de passe
*Cliquez sur le bouton '''Réinitialiser'''

Après avoir réinitialisé votre mot de passe, l'application vous connecte automatiquement en vous redirigeant sur la page du planning.

=Planning=
==Codes couleurs==
[[Fichier:Codes couleurs.png]]

==Éphémérides==
Nous calculons les éphémérides d'après les définitions officielles.

Ainsi, les heures de lever et de coucher du soleil correspondent au passage du centre du soleil sous l'horizon, c'est à dire lorsque le centre du soleil est situé 3 degrés sous l'horizon. En effet, il est considéré, en première approximation que le soleil a un diamètre apparent de 6 degrés.

Les heures du jour et de la nuit aéronautique correspondent au passage du soleil 6 degrés sous l'horizon. Il s'agit de la définition officielle, aussi bien française, qu'internationale (OACI). Notre formule de calcul est validée pour les latitudes inférieures à 65 degrés. Sa précision est de l'ordre de la minute sous des latitudes inférieures à 50 degrés. La précision diminue au fur et à mesure que la latitude augmente, c'est à dire que l'on se rapproche des pôles.

Conséquence du calcul : les résultats trouvés ne correspondent pas à la simple addition de + ou - 30 minutes. Mais il n'a jamais été écrit dans un texte officiel que la journée aéronautique commençait au lever du soleil moins trente minutes, et que la nuit aéronautique commençait au coucher du soleil plus trente minutes. Dans la règlementation française, il est admis d'utiliser + ou - 30 minutes pour faire les calculs sous des latitudes comprises entre 30 et 60 degrés et 15 minutes sous les latitudes inférieures à 30 degrés). Pour l'Europe, voir le [http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32012R0923&from=EN Règlement n°923/2012 concernant les Standardised European Rules of the Air) - Article 2 - Définition 97]. Pour la France voir la [http://www.developpement-durable.gouv.fr/IMG/pdf/SERA_RCA_consolide.pdf version consolidée des règles de l'air, définition de la "Nuit"].

Mises en garde :
*Le programme calcule les heures à partir des coordonnées géographiques de l'aérodrome indiqué comme étant la base aéronautique de la plateforme OpenFlyers considérée. Si les heures sont erronées, il faut contacter l'administrateur OpenFlyers de la plateforme afin qu'il vérifie le code OACI renseigné pour la plateforme.
*Certains pays n'utilisent pas la nuit aéronautique et ne permettent pas le vol en dehors du lever et du coucher du soleil. D'autres pays utilisent d'autres types de définition pour déterminer si le vol est de jour ou de nuit comme notamment une référence à la luminosité réelle mesurée.

Remarque :
*Si l'utilisateur ne souhaite pas utiliser la définition réelle mais une approximation, comme le fait d'ajouter ou retrancher 30 minutes, il suffit d'effectuer l'opération de calcul à partir des heures de lever ou de coucher du soleil.

=Rapports=
Tous les rapports sont regroupés sur une même page qui est accessible depuis '''Données > Rapports''' ou côté admin '''Rapports > Structure > Visualiser''' (si on dispose d'un droit spécifique).

Cette page est constituée de 2 parties :
*Une liste de champs dans le formulaire général
*Une liste de rapports

Les données qui doivent être saisies dans les champs du formulaire général varient en fonction des rapports.

Les données prises en compte dans les rapports sont affichés dans le titre du rapport au-dessus du tableau de résultat.

Aussi, si on constate que malgré le fait d'avoir préciser une valeur, celle-ci semble ignorer par le rapport, il faut vérifier si cette donnée apparait dans la liste données prises en compte. Si c'est le cas, alors il y a potentiellement un bug. Si ce n'est pas le cas, alors c'est "normal".

La version 4 d'OpenFlyers proposera une interface différente où on choisira d'abord son rapport et ensuite les données pour les seules variables prises seront demandées.

=Réservations=
==Immobiliser une ressource==
Les utilisateurs disposant du droit '''[[Gestion des profils#Réservation|Gestion des disponibilités des ressources]]''' peuvent rendre une ressource indisponible pour un créneau horaire donné. Cela permet d'indiquer aux autres utilisateurs que la ressource considérée n'est pas disponible.

Il n'est pas possible d'avoir plus d'un créneau d'immobilisation sur une même ressource et la même période.

=[[Gestion des validités|Validités]]=
Un utilisateur peut [[Gestion des profils#Type_de_validité_que_l'utilisateur_peut_gérer|gérer uniquement les validités définies comme telles pour son profil]] en allant dans '''Données > Validités'''.

De plus :
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Généralités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Généralités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion des profils#Généralités|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Gestionnaire_des_ventes|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Pour renouveler une validité détenue, il faut cliquer sur l'icône [[Fichier:Refresh.png]] qui apparaît dans la colonne '''Limite de validité'''.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Données_>_Validités_>_Alertes_?|Alertes ?]].
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Données > Validités > Alertes ?==
La colonne '''Alertes ?''' permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les rappels à la connexion de ses validités arrivant à expiration ou ayant expirées.

Le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' permet de définir le délai de rappel des validités arrivant à expiration.

==Alertes sur les validités==
===Alerte à la connexion===
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur.

Pour la validités à échéance, l'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

===Alertes lors d'une réservation ou une saisie de vol===
Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'un vol comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

FAQ utilisateur

2016-05-10T12:36:18Z

Sgoossens : /* Page d'accueil incohérente avec un message d'erreur */

=Connexion=
==[[Documentation utilisateur#Réinitialiser_son_mot_de_passe|J'ai perdu mon mot de passe]]==

==[[Documentation utilisateur#Impossible_de_se_connecter_à_la_plateforme_OpenFlyers_de_sa_structure|Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure]]==

==[[Documentation utilisateur#Message_d'alerte_adresse_IP_bloquée|Message d'alerte adresse IP bloquée]]==

==[[Documentation utilisateur#Page_indisponible|Page indisponible]]==

==A chaque fois que je change de page, je reviens sur la page d'identification ?==
C'est un problème de "cookie". Il faut que vous modifiez la configuration de votre navigateur de manière à autoriser les cookies qui proviennent d'OpenFlyers.

Pour Firefox, cela se configure sur "Outils/Options" puis onglet "vie privée" puis "Accepter les cookies"

Pour Internet Explorer, cela se configure sur "Outils/Options internet" puis "Confidentialité" puis vous réglez le paramétrage d'acceptation des cookies de manière à ce qu'ils soient acceptés pour OpenFlyers.

===Variante du problème : la déconnexion n'est pas systématique mais aléatoire===
Dans ce cas, il peut s'agir aussi d'un problème de proxy (si vous êtes sur un réseau d'entreprise par exemple) ou de fournisseurs d'accès (accès depuis un mobile, depuis un hôtel, bref, tout type d'accès qui change régulièrement l'adresse IP et ainsi ne permet de maintenir un accès authentifié dans la durée. La solution est présentée dans la procédure [[#Utiliser_OpenFlyers_sur_un_smartphone|Utiliser OpenFlyers sur un smartPhone]].

===Cas particulier sur iPhone===
Penser à mettre à jour le logiciel de l'iPhone. OpenFlyers fonctionne correctement pour une version 4.02.

==Plusieurs membres peuvent-ils ouvrir des sessions en même temps (sans le savoir) ?==
Oui, c'est même le but premier : permettre à plusieurs personnes de consulter en même temps le cahier de réservation.

Vous pouvez même avoir une personne qui ouvre plusieurs sessions avec son identifiant. Mais pour cela, elle doit utiliser des ordinateurs ou des navigateurs différents.
==Suite à une migration, impossible de naviguer dans la nouvelle version d'OpenFlyers==
Lorsque nous migrons d'une version vers une autre, bien souvent nous le faisons en changeant les "DNS". Cela peut occasionner des problèmes d'accès. Il peut également apparaitre des problèmes de "cache".

Voici différentes techniques qui permettent d'imposer à votre navigateur d'utiliser des DNS actualisées et d'utiliser un cache à jour :
#Faites un CTRL+R (ou icone de "rafraichissement"). Bien souvent cela suffit au navigateur pour qu'il vide son cache et le ré-actualise
#Vider le cache dans le navigateur
#Supprimer les cookies dans le navigateur
#Faites un ipconfig /flushdns en ligne de commande (menu démarrer, puis "Exécutez", taper "cmd")
#Forcer les nouvelles DNS dans le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts en ajoutant une ligne du genre : xxx.xxx.xxx.xxx xxx.openflyers.zz (nous demandez pour connaitre les valeurs à utiliser)
#Penser à éteindre et rallumer complètement l'ordinateur

==Page d'accueil incohérente avec un message d'erreur==
Si en vous connectant, vous vous retrouvez bloqué sur une page d'accueil autre que le planning avec un message d'erreur, lisez ce qui suit :

Le problème est rencontré lorsque vous définissez une page "par défaut" depuis l'affichage "Smartphone" d'OpenFlyers autre que celle du planning. Pour corriger ceci, il faut :
*vous connecter sous la version "affichage Smartphone" d'OpenFlyers en cliquant sur "Smartphone" sur la page de connexion.
*une fois connecté, cliquez sur '''Menu > Planning > Journalier > Ressources et utilisateurs'''
*si le planning est visible, cliquez sur le bouton "favoris"
*:[[Fichier:SmartphoneMenuButtons.png]]
*déconnectez vous, et reconnectez vous sous la version "affichage Classique"
*par défaut, la page d'accueil est le planning journalier, l'application est utilisable à nouveau

=Navigation dans OpenFlyers=
OpenFlyers est un logiciel qui s'utilise grâce à votre navigateur internet. Les plus connus sont Chrome, Firefox, Internet Explorer ou Safari.
Une certaine configuration est nécessaire afin de faire fonctionner OpenFlyers : la configuration des cookies.
Si vous rencontrez des problèmes d'utilisations tels que :

*Impossibilité de se connecter alors que votre identifiant et mot de passe est correct
*Impossibilité d'aller d'un page à l'autre une fois connecté (et retour sur la page de connexion)

Voila comment régler votre navigateur.

==[https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr Comment autoriser les cookies sous Chrome]==

==Comment autoriser les cookies sous Internet Explorer==
*'''Outils > Options internet'''
*Onglet '''Confidentialité'''
*Positionner le niveau de sécurité au maximum à '''Moyenne'''
*Bouton '''OK'''

==Comment autoriser les cookies sous iPhone / Safari==
*'''Réglages > Safari'''
*Régler '''Accepter les cookies'''
[[Fichier:Accepter-cookies-iPhone-Safari.png]]

==Comment autoriser les cookies sous Firefox==
*'''Outils > Options'''
*Onglet '''vie privée'''
*Cocher '''Accepter les cookies'''
*Bouton '''OK'''

==Problème de navigation sur un réseau GSM==
OpenFlyers est accessible sur les smartphones par le biais du navigateur embarqué. Cependant, des problèmes de session peuvent survenir du fait du changement dynamique de l'adresse IP du smartphone du fait du réseau GSM. Pour palier à ce problème et éviter des déconnexions intempestives, il faut se connecter en HTTPS.

De plus, et toujours en HTTPS, il est possible de [[#Transmettre_l'identifiant_et_le_mot_de_passe_dans_l'URL|rajouter le couple identifiant/mot de passe à la suite de l'URL sécurisée]] et d'enregistrer cette URL en favori. Ainsi, il n'est plus nécessaire de saisir systématiquement son identifiant et son mot de passe.

==Problèmes de navigation sous iPhone==
*Penser à mettre à jour le logiciel de l'iPhone. OpenFlyers fonctionne correctement pour une version au moins 4.02.
*Activer l'[[#Comment_autoriser_les_cookies_sous_iPhone_/_Safari|acceptation des cookies]]
*Si la navigation était possible sur une version précédente d'OpenFlyers et qu'elle n'est plus possible sur une nouvelle version d'OpenFlyers, alors il peut être nécessaire de vider le cache du navigateur Safari de l'iPhone :
**'''Réglages > Safari'''
**'''Effacer cookies et données'''

==Transmettre l'identifiant et le mot de passe dans l'URL==
Si vous souhaitez transmettre le couple identifiant/mot de passe dans l'URL dans le but de pouvoir les sauver facilement, vous avez besoin d'un [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf abonnement HTTPS] et alors l'URL doit avoir la forme :
https://mySpaceName.openflyers.tld?login=myLogin&password=myPassword
où :
*mySpaceName doit être remplacé par le nom du compte openflyers
*tld doit être remplacé par l'extension (comme de, fr, us, etc.)
*myLogin doit être remplacé par votre identifiant
*myPassword doit être remplacé par votre mot de passe

=Planning=
==Comment saisir une date rapidement dans la gestion des validités ?==
En cliquant sur l'icône "calendrier" placé par défaut au mois courant, vous pourrez vous déplacer mois par mois ou année par année en cliquant sur les flèches respectives. Pour des dates plus anciennes, passez le curseur de votre souris sur l'endroit où se trouve le texte correspondant à "Mois Année". Ce texte s'encadre alors d'une bordure. Faites un clic dessus et une nouvelle petite fenêtre va s'ouvrir. Là vous pourrez saisir l'année en tapant les chiffres avec votre clavier.

==[[Documentation utilisateur#Éphémérides|Comment sont calculées les heures de lever et coucher du soleil ?]]==

==Que se passe t-il en cas de conflit de réservation ?==
Il ne peut y avoir de conflit de réservation. C'est l'un des principes durs d'OpenFlyers : à chaque instant donné, il ne peut y avoir plus d'une réservation pour chaque pilote, chaque avion ou chaque instructeur.

Si vous arrivez à faire des réservations qui se chevauchent (pour un avion, un instructeur ou un pilote), alors vous avez mis en évidence un bug, et il faut nous le signaler pour que nous y remédions.

==Si je suis en train de consulter une page, et qu'un autre utilisateur fait une modification sur cette page, vais-je voir la modification sans lancer un rafraichissement ?==
Non vous ne verrez pas la modification. Cependant, ce n'est pas grave car au moment où vous essayerez de faire votre réservation, OpenFlyers vérifiera à ce moment-là que le créneau que vous souhaitez est toujours disponible (pour empêcher les conflits justement).

==Un nouvel instructeur créé n'apparait pas sur le planning ?==
Il faut [[Gestion des utilisateurs#Gestion_des_disponibilités_des_intervenants|définir des disponibilités]] pour l'instructeur concerné.

=Paiements=
==[[Documentation utilisateur#Créditer_son_compte_utilisateur|Comment créditer son compte utilisateur ?]]==

=Vols=
== Affichage des temps de vol==
* Les temps de vol des carnets de route s'affichent selon l' "Unité de temps par défaut de la structure", paramétré par l'administrateur
* Les temps de vol sur les comptes s'affichent selon l' "Unité de temps" défini par l'utilisateur connecté"
* La saisie des vols est fonction du paramétrage de la gestion des vols "Unité de temps par défaut de la structure", paramétré par l'administrateur
* Les compteurs des avions s'affichent selon l' "Unité de temps des compteurs de type d'aéronef", paramétré par l'administrateur

==Nos avions ont des compteurs en heures, centièmes, peut-on avoir un affichage en heures, minutes ?==
Chaque utilisateur paramètre son affichage du temps de vol comme il le souhaite dans Données/Affichage et fiche personnelle
[http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=UserDoc2.0#Date_and_time_format Patron de date et heure]

==Comment saisir plusieurs pilotes pour un vol ?==
Saisir les vols dans OF comme dans le carnet de route de l'avion

==[[Documentation utilisateur#Saisie_d'un_vol|Comment saisir un vol de moins de 15 minutes]]==

==[[Documentation utilisateur#Consulter_un_vol_ouvert|Comment voir les détails d'un vol en cours ?]]==

== Comment partager les coûts d'un vol ?==
Si un pilote veux partager les frais du vol (sans être pilote) il doit faire un transfert de son compte vers le compte du pilote
Menu '''Comptes > Transférer'''

==Peut-on ouvrir un vol sur une période réservée par un autre pilote ?==
Lorsque l'on tente d'ouvrir un vol sur une période déjà réservée, un message d'alerte non-bloquant apparait indiquant que l'aéronef est déjà réservé.

==Une ressource reste en "bleu" c'est à dire "en l'air", comment corriger ce problème ?==
*Dans la page du planning, il faut cliquer sur le nom de la ressource qui apparait dans un cartouche bleu à gauche du planning.
*On se retrouve alors sur le formulaire de saisie des vols avec le vol "ouvert" qui pose problème. Il suffit d'annuler ce vol ou de le fermer selon le cas.

==Pourquoi ne voit-on pas tous les vols d'un instructeur sur son compte ?==
Seuls les vols générant des écritures comptables qui impactent un compte sont visible sur le compte concerné.

=Divers=
==Peut-il y avoir des accès à plusieurs sur la base ?==
Oui, sinon deux membres ne pourraient pas consulter le cahier en même temps.

Par contre, lorsqu'un membre réserve un avion, au moment où OpenFlyers teste la disponibilité du créneau, il empêche toute autre écriture sur la base concernant les réservations. Le but est d'empécher justement les conflits de réservation.

=Actions dynamiques non prises en compte par OpenFlyers=
OpenFlyers met en oeuvre des actions dites "dynamiques" c'est à dire qui ne nécessite pas un rafraîchissement complet de la page pour être prises en comptes. Ces actions sont basées sur le principe "[http://fr.wikipedia.org/wiki/Asynchronous_JavaScript_and_XML AJAX]". Elles nécessitent l'activation du moteur [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] du navigateur pour être opérationnelles.

De plus, certaines commandes [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] ne sont pas reconnues par tous les navigateurs.

Ainsi, lorsque vous lancez une action dynamique dans OpenFlyers qui reste sans résultat, avant de rapporter l'anomalie sur le [http://bts.openflyers.org BTS] il faut vérifier :
#L'activation de [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] dans le navigateur utilisé.
#Recharger la page en faisant CTRL+R par exemple pour forcer la mise à jour du dernier script JavaScript d'OpenFlyers.
#Tester avec un autre navigateur
#Dans le cas où JavaScript est activé, il faut rapporter l'anomalie sur le [http://bts.openflyers.org BTS] en précisant le navigateur sur lequel l'action est inefficace et le navigateur sur lequel l'action est efficace.
Vous pouvez également nous facilitez la correction de l'anomalie en nous rapportant le message d'erreur [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] s'il y lieu.

=Comment exporter les données ?=
OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier coller. Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce HTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page.

Il a cependant un paramétrage à faire pour que les textes soit correctement encodé (affichage des caractères accentués) et que les cellules numériques affichent le format correct

*Allez dans l'onglet Outils/Options/Chargement&Enegistrement/Compatibilité HTML (Tools/Options/Load&Save/HTML Compatibility)
*Cocher "Utiliser l'environnement linguistique Anglais (USA) pour les nombres", ("Use English (USA) locale numbers")
*Par la même occasion vous pouvez aussi changer le Jeu d'encodage (Character set) par Unicode (UTF-8)

Le programme interprète alors le point comme le séparateur décimal et vous avez directement le bon copier/coller Si vous avec choisi l'encodage UTF-8 les caractères accentués seront aussi correctement traduits (A rechanger si vous avez à faire des copier coller depuis des programmes à l'encodage CP1252 "Windows Microsoft")

Pour les exports au format csv voir [[FAQ export]].

=Paramétrage et données personnelles=

==Peut-on être averti automatiquement des réservations annulées ?==
Dans la version 3 d'OpenFlyers, il est possible pour chaque utilisateur de paramétrer OpenFlyers de sort à être averti par e-mail lorsqu'un créneau se libère. Voici comment configurer cela :
*'''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans '''Fiche personnelle''', sélectionner '''Notification des réservations annulées'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

==Peut-on être averti des réservations sur plusieurs adresses e-mail ?==

Il est possible d'utiliser plusieurs adresses e-mails afin d'être averti des réservations.

Voici comment procéder :
*'''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans '''Fiche personnelle''' puis au niveau du champ '''E-mail'''
*Rentrer chacune des adresses e-mails en les séparant d'une virgule
'''Attention : il ne faut jamais mettre d'espace : ni dans l'adresse e-mail elle même, ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails'''

Exemple valide :
<pre>jesuisuntest@test.fr,jesuisuntest@test.com</pre>

Exemples non valides :
<pre>jesuisuntest@test.fr , jesuisuntest@test.com
jesuisuntest@test.fr , jesuisuntest@test.com
jesuisuntest@test.fr, jesuisuntest@test.com</pre>

Accéder à l'application et aller dans le menu Données > Affichage et fiche personnelle

==Comment changer mes options d'affichage ?==
Aller dans le menu '''Données > Affichage et fiche personnelle''' rubrique '''Option d'affichage'''

Dans les champs choisissez les paramètres selon vos souhaits: langue, heure local ou UTC, format monétaire,...

Sélectionner les avions et instructeurs que sous voulez afficher

==Comment modifier mes paramétrages ?==
Aller dans le menu '''Données > Affichage et fiche personnelle''' rubrique '''Fiche personnelle'''

Charger une photo pour le trombinoscope

La date de naissance, le sexe et la nationalité sont obligatoire pour que les statistiques DGAC puisse être calculés

Mettez votre email et vos numéros de téléphone pour qu'on puisse vous contacter. Vous pouvez choisir ceux qui sont public ou non.

Dans ce dernier cas seul les personnes avec des droits administrateur pourrons voir ces infos.

==Comment modifier la langue de l'interface ?==
Pour modifier la langue de l'interface :
*Menu '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Modifier le contenu du champ '''Langue'''
*Valider en appuyant sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

==J'ai oublié mon mot de passe, comment le récupérer ?==
Il n'est pas possible de "retrouver" son mot de passe perdu dans OpenFlyers. En effet, ces derniers sont cryptés dans la base de données pour des raisons de confidentialités.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous n'avez pas besoin de demander à votre administrateur une ré-initialisation, OpenFlyers dispose d'une procédure de ré-initialisation automatique :
*Sur la page de connexion d'une plateforme OpenFlyers, cliquer sur le lien "Mot de passe oublié"
*:[[Fichier:FAQ_user_forgottenPassword.png]]
*Sur la page qui s'affiche il y a deux zones de saisie. Saisissez l'email que vous avez indiqué dans votre page personnelle. Il vous sera envoyé un email vous donnant votre identifiant et un code d'activation
*Revenez sur la page de ré-initialisation et mettez ces informations. Un nouvel email vous sera envoyé avec votre mot de passe

Vous pouvez maintenant accéder à l'application. Pour mettre un mot de passe personnalisé voir [[#Comment_changer_de_mot_de_passe|Comment changer son mot de passe]]

==Comment changer de mot de passe==
*Dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Aller en bas de la page, dans le formulaire '''Changer de mot de passe''' et saisissez votre nouveau mot de passe

Un indicateur vous indique le niveau de fiabilité. Mélanger les minuscules/majuscules/chiffres et sigles pour augmenter la difficulté pour des robots de trouver votre mot de passe. La sécurité de l'application de votre club sera ainsi accrue.

=Trucs et astuces=
==Fenêtre en ligne de commande==
===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant '''sélectionner''' et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

=Utiliser OpenFlyers sur un smartphone=
OpenFlyers est accessible sur les smartphones par le biais du navigateur embarqué.

Afin de faciliter l'identification sur les smartphones ne permettant pas d'enregistrer l'identifiant et le mot de passe (à priori problème rencontré sur les iPhone d'Apple mais pas sur les Galaxy de Samsung), il est possible de [[#Transmettre_l'identifiant_et_le_mot_de_passe_dans_l'URL|rajouter le couple identifiant/mot de passe à la suite de l'URL sécurisée]] et ainsi d'enregistrer cette URL en favori.

De plus, l'utilisation d'une URL sécurisée permet à priori d'éviter les problèmes de déconnexion intempestives liées aux changements d'adresse IP qui surviennent sur le réseau des GSMs.

=Comment imprimer la doc ?=
Si vous souhaitez imprimer la doc, il vous suffit de :
*cliquer sur le lien "version imprimable" de la "boîte à outils" présente sur le côté gauche des pages du wiki. Vous obtiendrez ainsi une version des pages destinée à être imprimer.
*ou bien, utiliser la fonction imprimer de votre navigateur. Une mise en page spécifique est générée pour obtenir un format papier

Si vous imprimer avec une Imprimante pdf ([http://www.pdfforge.org/pdfcreator pdfCreator] par exemple) vous générerez alors un format pdf pour archivage

=Problèmes=
==Signaler un problème==
Si vous rencontrer une anomalie ou un bug dans l'application OpenFlyers, il faut le rapporter sur le [http://bts.openflyers.org BTS] pour une prise en compte la plus rapide possible et pour permettre un meilleur traitement et suivi.

Pour rapporter une anomalie il faut :
*Aller sur la page http://bts.openflyers.org
*S'inscrire sur le BTS en cliquant sur '''Signup for a new account''' : il faut choisir un identifiant, une adresse e-mail puis cliquer sur '''Signup'''.
Un e-mail est envoyé par le BTS permettant de valider votre adresse e-mail. Cliquer sur le lien présent sur cet e-mail.
*Sur le formulaire qui apparait, Choisir :
**Un mot de passe dans les champs '''Password''' et '''Confirm Password'''
**Compléter éventuellement le champ '''Real Name'''
*Cliquer sur le bouton '''Update account'''
Votre compte pour rapporter un problème sur le BTS est ainsi créé. Un nouveau formulaire d'identification s'affiche automatiquement :
*Renseigner les champs '''Username''' et '''Password'''
*Sélectionner éventuellement sur '''Remember my login in this browser''' afin de ne plus avoir à s'identifier lors d'une nouvelle connexion depuis le même navigateur internet.
*Dé-sélectionner éventuellement le champ '''Only allow your session to be used from this IP address.''' qui limite les possibilités de connexion
*Cliquer sur '''Login'''
*Aller dans l'onglet '''Preferences'''
*En bas du formulaire, modifier le champ '''Language''' pour choisir '''french'''.
*Cliquer sur '''Update Prefs'''
Vous pouvez alors tranquillement rapporter un bug depuis le formulaire '''Rapporter un bogue'''

==Problème d'auto-complétion des terrains==
*Si les terrains d'arrivée et de départ ne s'affichent pas, vérifier la [[Compatibilité des navigateurs#Versions_supportées|compatibilité de votre navigateur]].
*La version 2.1 d'OpenFlyers n'est pas supportée par Internet Explorer 10.
*En revanche, la version 3.0.3 d'OpenFlyers est supportée par les versions d'Internet Explorer supérieures à 8.

Utilisation de la comptabilité

2015-09-04T09:13:26Z

Sgoossens : /* Solder un compte */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Account#R.C3.A8gles_de_saisies_de_la_comptabilit.C3.A9_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Exemple de compte de contre-partie dans le cas de la mise à zéro du solde d'un compte ressource : compte de bilan '''Report à nouveau'''

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments.2Fflows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment.2Fflow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[ODT_bill_template|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[UserDoc3#Colonne_.22Num.C3.A9ro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Account#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Account#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Accounting_Specic_Advise#Facturation_automatique_.C3.A0_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[CustomerPricing3#Cascade_d.27.C3.A9critures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Accounting_Specic_Advise#Initialisation_du_solde_d.27heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers affiche une [[Configuration-alerts3#L.27exercice_comptable_courant_a_plus_d.27un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Getting_started_with_OpenFlyers#Validation_des_.C3.A9critures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il faut quand même faire l'export et l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration_Accounting3#Comptes_d.27export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d.27export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Getting_started_with_OpenFlyers#Validation_des_.C3.A9critures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilit.C3.A9|Export de la comptabilité]]
#[[Accounting_import_in_a_third_accounting_software|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Accounting_entries#.C3.89critures_de_fin_d.27exercice_avant_la_cl.C3.B4ture_de_la_comptabilit.C3.A9|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder_les_comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Use_Accounting3#Validation_d.27un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_.C3.A9critures_lors_de_l.27export|en marquant les écritures]].
#[[#Gestion_de_l.27exercice_comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Accounting_entries#.C3.89critures_de_d.C3.A9but_d.27exercice_apr.C3.A8s_l.27ouverture_de_la_comptabilit.C3.A9|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Use_Accounting3#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration_Accounting3#Comptes_d.27export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d.27export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_.C3.A9critures_lors_de_l.27export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Accounting import in a third accounting software|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

==Gestion de l'exercice comptable==
Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

==Retrouver les écritures non validées==
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures ont été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne "Ecritures non validées", colonne "Date de première écriture" l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque l'export.

==Solder les comptes==
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Utilisation de la comptabilité

2015-05-20T07:44:30Z

Sgoossens : /* Export de la comptabilité */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Account#R.C3.A8gles_de_saisies_de_la_comptabilit.C3.A9_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments.2Fflows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment.2Fflow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[ODT_bill_template|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[UserDoc3#Colonne_.22Num.C3.A9ro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Account#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Account#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Accounting_Specic_Advise#Facturation_automatique_.C3.A0_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[CustomerPricing3#Cascade_d.27.C3.A9critures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Accounting_Specic_Advise#Initialisation_du_solde_d.27heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers affiche une [[Configuration-alerts3#L.27exercice_comptable_courant_a_plus_d.27un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Getting_started_with_OpenFlyers#Validation_des_.C3.A9critures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il faut quand même faire l'export et l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration_Accounting3#Comptes_d.27export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d.27export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Getting_started_with_OpenFlyers#Validation_des_.C3.A9critures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilit.C3.A9|Export de la comptabilité]]
#[[Accounting_import_in_a_third_accounting_software|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Accounting_entries#.C3.89critures_de_fin_d.27exercice_avant_la_cl.C3.B4ture_de_la_comptabilit.C3.A9|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder_les_comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Use_Accounting3#Validation_d.27un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_.C3.A9critures_lors_de_l.27export|en marquant les écritures]].
#[[#Gestion_de_l.27exercice_comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Accounting_entries#.C3.89critures_de_d.C3.A9but_d.27exercice_apr.C3.A8s_l.27ouverture_de_la_comptabilit.C3.A9|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Use_Accounting3#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration_Accounting3#Comptes_d.27export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d.27export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_.C3.A9critures_lors_de_l.27export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Accounting import in a third accounting software|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

==Gestion de l'exercice comptable==
Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

==Retrouver les écritures non validées==
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures ont été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne "Ecritures non validées", colonne "Date de première écriture" l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque l'export.

==Solder les comptes==
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Utilisation de la comptabilité

2015-05-20T07:43:56Z

Sgoossens : /* Export de la comptabilité */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===

Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===

Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==

*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la date et l'heure courante. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Account#R.C3.A8gles_de_saisies_de_la_comptabilit.C3.A9_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments.2Fflows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment.2Fflow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[ODT_bill_template|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[UserDoc3#Colonne_.22Num.C3.A9ro_de_pointage_ou_de_facture.22|colonne numéro de pointage ou de facture]]
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

*Aller dans '''Admin > Configuration > Import de template ODT''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture client
*:'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. les [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

'''Attention :''' seuls les [[Account#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Account#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.

*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Accounting_Specic_Advise#Facturation_automatique_.C3.A0_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[CustomerPricing3#Cascade_d.27.C3.A9critures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Accounting_Specic_Advise#Initialisation_du_solde_d.27heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers affiche une [[Configuration-alerts3#L.27exercice_comptable_courant_a_plus_d.27un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Getting_started_with_OpenFlyers#Validation_des_.C3.A9critures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il faut quand même faire l'export et l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration_Accounting3#Comptes_d.27export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d.27export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Getting_started_with_OpenFlyers#Validation_des_.C3.A9critures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilit.C3.A9|Export de la comptabilité]]
#[[Accounting_import_in_a_third_accounting_software|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Accounting_entries#.C3.89critures_de_fin_d.27exercice_avant_la_cl.C3.B4ture_de_la_comptabilit.C3.A9|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder_les_comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Use_Accounting3#Validation_d.27un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_.C3.A9critures_lors_de_l.27export|en marquant les écritures]].
#[[#Gestion_de_l.27exercice_comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Accounting_entries#.C3.89critures_de_d.C3.A9but_d.27exercice_apr.C3.A8s_l.27ouverture_de_la_comptabilit.C3.A9|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Use_Accounting3#Les_exports_comptables|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration_Accounting3#Comptes_d.27export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
3 parties se superposent :
*'''Solder les comptes'''
*'''Gestion de l'exercice comptable'''
*'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à a période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d.27export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_.C3.A9critures_lors_de_l.27export|Marquer les écritures]]'''.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
*Il faut ensuite [[Accounting import in a third accounting software|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

==Gestion de l'exercice comptable==
Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

==Retrouver les écritures non validées==
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les vols, aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.
*Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
*Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures ont été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne "Ecritures non validées", colonne "Date de première écriture" l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque l'export.

==Solder les comptes==
*Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
*Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
*Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le chmp '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité, normalement il s'agit du compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Alertes utilisateur

2015-04-20T08:14:16Z

Sgoossens : /* Votre navigateur n'accepte pas les cookies */

__TOC__

=Présentation=

L'objet de cette page est de décrire les alertes qui peuvent apparaître du côté utilisateur.

=Alertes à la connexion=
==[[UserDoc3#Alerte_.C3.A0_la_connexion|Alertes à la connexion sur les validités]]==

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ_user3#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

Si les cookies sont déjà autorisés, il faut vérifier dans la barre d'adresse du navigateur que l'URL utilisée pour accéder à la plateforme OpenFlyers corresponde bien à celle de votre plateforme. En effet, il existe des sites internets qui usurpent les adresses des sites internets. Cette adresse doit être sous la forme : '''nom-de-la-plateforme'''.openflyers.'''tld''' où nom-de-la-plateforme dépend de la structure et '''tld''' à "fr", "be", etc.

=Alertes lors de réservation=
==[[UserDoc3#Alertes_lors_d.27une_r.C3.A9servation_ou_une_saisie_de_vol|Alerte sur les validités lors d'une réservation]]==

==L'instructeur n'est pas disponible pendant le créneau souhaité==

Lorsqu'un utilisateur tente d'effectuer une réservation avec une personne en seconde place, une alerte s'affiche si cette dernière a :
*ses disponibilités qui sont indéfinies
*ses disponibilités qui ne concordent pas avec le créneau souhaité

=[[UserDoc3#Alertes_g.C3.A9n.C3.A9r.C3.A9es_lors_de_la_saisie_d.27une_activit.C3.A9|Alertes lors de saisie d'activité]]=

=[[UserDoc3#Alertes_g.C3.A9n.C3.A9r.C3.A9es_lors_de_la_saisie_d.27.C3.A9critures_comptables|Alertes lors de la saisie d'écritures comptables]]=

=La visualisation du compte XXX n'est pas autorisée=
Cette alerte s'affiche lorsqu'un utilisateur tente d'afficher l'extrait d'un compte auquel il n'a pas le droit.

Compatibilité des navigateurs

2015-04-15T15:57:29Z

Sgoossens : /* Versions supportées */

__TOC__

=Présentation=
Cette page présente la compatibilité des versions d'OpenFlyers pour chaque navigateur.

D'une façon générale nous déconseillons l'usage du navigateur Internet Explorer qui souffre depuis toujours d'un retard dans la mise en place des technologies du web et le respect des standards. A la place, nous recommandons sur Windows, l'usage de [[Wikipedia-fr:Google Chrome|Google Chrome]] ou de [[Wikipedia-fr:Mozilla Firefox|Mozilla Firefox]].

==Navigateur compatible avec l'armoire à clés==
Pour un fonctionnement avec une armoire à clé, le club doit être en HTTPS mais le dialogue entre le navigateur et le daemon est en HTTP. Le mixage des contenus HTTPS et HTTP est considéré comme anormal par les navigateurs car il y a une possibilité d'intrusion « Man in the middle ». Ce risque n'existe pas sur le réseau local. Il faut neutraliser ce bouclier dans les navigateurs :

*IE toute version: ne fonctionne pas avec l'armoire
*Firefox il faut mettre le paramètre security.mixed_content.block_active_content à false
**Ouvrir Firefox
**Saisir dans la barre d’adresse : about:config
**Rechercher : security.mixed_content.block_active_content
**Double-cliquer pour changer la valeur de true en : false
*Chrome il faut ajouter le paramètre --allow-running-insecure-content
**Clic droit sur l’icône Google Chrome sur le bureau.
**Sélectionner Propriétés
**A la fin des informations du champ Cible ajouter " --allow-running-insecure-content" (il y a un espace avant le premier tiret).
**Cliquer sur OK.

=Versions supportées=
Le tableau ci-dessous présente les versions des navigateurs les plus utilisés à partir desquelles le logiciel OpenFlyers peut être utilisé.

{| class="wikitable center"
!OpenFlyers
![[Wikipedia-fr:Internet Explorer|Internet Explorer]]
![[Wikipedia-fr:Google Chrome|Google Chrome]]
![[Wikipedia-fr:Mozilla Firefox|Mozilla Firefox]]
![[Wikipedia-fr:Opera|Opera]]
![[Wikipedia-fr:Safari_(logiciel)|Safari]]
|-
|'''version 1.3''' || version >= 8 || version >= 4 || version >= 3.5 || version >= 10.5 || version >= 5
|-
|'''version 2.1''' || versions 8 et 9|| version >= 4 || version >= 3.5 || version >= 10.5 || version >= 5
|-
|'''version 3.5''' || version >= 8 || version >= 4 || version >= 3.5 || version >= 10.5 || version >= 5
|-
|'''version 4''' || non supporté || version >= 4 || version >= 3.5 || version >= 10.5 || version >= 5
|}

Fichier:Table4 update refresh.png

2015-01-27T13:46:52Z

Sgoossens :

Fichier:Table4 update saved.png

2015-01-27T13:45:13Z

Sgoossens :

Fichier:Table4 update blocked.png

2015-01-27T13:43:36Z

Sgoossens :

Documentation utilisateur

2015-01-22T15:16:49Z

Sgoossens : /* Réinitialiser son mot de passe */

__TOC__

=Accès à OpenFlyers=
==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#J.27ai_oubli.C3.A9_mon_mot_de_passe.2C_comment_le_r.C3.A9cup.C3.A9rer_.3F|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure aéronautique
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[#A_chaque_fois_que_je_change_de_page.2C_je_reviens_sur_la_page_d.27identification_.3F|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Message d'alerte adresse IP bloquée==

Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure, voici une liste d'actions à effectuer :
*Redémarrer votre ordinateur
*Redémarrer la "box" ADSL
*Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_r.C3.A9solutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fen.C3.AAtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.ogr BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier.2FColler_dans_une_fen.C3.AAtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fen.C3.AAtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularit.C3.A9_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

=Fiche utilisateur=
==Données > Affichage et fiche personnelle==
===Affichage du menu contextuel===
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

===Choisir l'unité de temps===
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

===Recevoir un e-mail pour toute réservation===
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Profile-management3#R.C3.A9servation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une case à cocher '''Recevoir un e-mail pour toute réservation'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail lorsqu'une nouvelle réservation est créée par n'importe quel utilisateur.

==Gérer ses disponibilités==
Lorsque vous êtes intervenant (formateur, instructeur, moniteur, mécanicien, etc.), vous pouvez gérer vos disponibilités en allant dans '''Données > (in)disponibilités'''

Il existe deux types de disponibilités :
:Les disponibilités régulières qui reviennent chaque semaine, par exemple : le lundi de 9h00 à 18h00.
:Les disponibilités exceptionnelles (ou les indisponibilités exceptionnelles) sont ponctuelles : présent (ou absent) le 1er décembre de 8h00 à 12h00.

Vous pouvez cumulés ces modes pour avoir une flexibilité maximum.

:Exemple :
::- disponible du Lundi 8 h 00 au Mercredi 19 h 00 en permanent
::- disponible du Vendredi 8 h 00 au Samedi 19 h 00 en permanent
::- Absent du 15 Juillet au 30 Juillet pour raison de congé
:Attention à ne pas créer des incohérences.

De même, si vous faites une pause déjeuner, il faut créer des disponibilités par demi-journées pour chaque jour concerné, en présence régulière en créant une disponibilité tous les jours de 9h à 12h et une disponibilité tous les jours de 14h à 18h (par ex.).

En cas de problème, affichez la liste des disponibilités et supprimez tous les créneaux puis reconstruisez les disponibilités.

==Réinitialiser son mot de passe==
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à xxx.openflyers.fr'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions à la connexion. Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant
*En cas de validité obsolète
Un message s'affiche au moment de la connexion indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

=Activité=
==Consulter un vol ouvert==
Pour pouvoir consulter un vol ouvert d'un tiers, il faut disposer du [[Profile-management3#Gestion_des_vols|droit de "Saisie d'activité pour un tiers"]].
*Sur le planning de réservation, cliquer sur le rectangle de l'aéronef considéré qui doit être sur fond bleu pour indiquer que l'aéronef est en l'air.

==Saisie d'un vol==
*Aller dans '''Vols > Saisir un vol''', remplir le formulaire
*La saisie d'un vol d'une durée inférieure à 15 minutes déclenchera l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement le vol.
*Après la saisie d'un vol, renvoie sur :
**Le planning lors d'un vol en ouverture
**Le formulaire de saisie d'un vol lors d'un nouveau vol en fermeture et que le terrain d'arrivée saisie est différent du terrain par défaut de la structure
**Dans les autres cas, l'[[UserDoc3#Extrait_de_compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
**Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

===Alerte '''Vous êtes actuellement en l'air'''===
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. Il faut cliquer sur le bouton permettant de saisir ce vol pour ensuite le supprimer s'il n'a pas lieu d'être.

===Alerte '''L'aéronef est déjà en l'air'''===
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec et aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut effectuer la procédure suivante :
*Revenir sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Comptabilité=

==Créditer son compte utilisateur==
*Aller dans '''Comptes > Approvisionner'''
*Si vous disposez de droit de gestion comptable, choisir dans le champ '''Encaissement de l'utilisateur''' le nom de l'utilisateur concerné
*Si vous disposez de plusieurs comptes sur lesquels vous pouvez choisir où ventiler votre encaissement, choisir dans le champ '''Compte à créditer''' le nom du compte concerné
*Dans le champ '''Type de règlement''', sélectionner le type de règlement
*Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ '''Personne qui reçoit'''
*Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "[[Wikipedia-fr:3-D_Secure|3-D Secure]]" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

==Extrait de compte==
'''OpenFlyers''' offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du [[Profile-management3|profil et de ses droits]], une colonne '''Actions''' peut apparaître avec des icônes pour permettre de modifier ou supprimer une écriture non validée selon [[OF_Accounting_entries3#Types_d.27.C3.A9critures_comptable_g.C3.A9n.C3.A9r.C3.A9es_par_OpenFlyers|le type d'écriture comptable qui est générée]].

===Colonne "Numéro de pointage ou de facture"===
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_fournisseur|facture fournisseur]], la colonne affiche le numéro de pointage.
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|facture client]] et que l'utilisateur dispose du [[Profile-management3#Gestion_des_comptes|droit de '''Gestion des comptes''']] ou que la facture à afficher lui est destinée :
**Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes [[Fichier:IconHTML.png]] qui amènent aux factures pro-format associées.
**Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes [[Fichier:IconPDF.png]] qui amène aux factures PDF associées.
*:Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.

La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :
* D'[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|encaissement client]].
* De [[Accounting_entries#Les_4_grands_types_d.27.C3.A9critures|flux]].
* De [[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|facture client]] n'ayant pas de facture associée.

==Imprimer un extrait de compte==
*Afficher l'extrait de compte souhaité
*[[Tips-and-tricks#Imprimer_avec_un_navigateur|Imprimer avec la commande du navigateur]]

==Transférer de l'argent==
Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :
*Aller sur '''Comptes >Transférer'''
*Dans le champ '''Compte à créditer''' choisir le nom de la personne concernée
*Dans le champ '''Montant''', saisir le montant que l'on souhaite transférer
*Remplir éventuellement le champ '''Commentaires'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' : '''Attention''' cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.

=Planning=
==Éphémérides==
Nous calculons les éphémérides d'après les définitions officielles.

Ainsi, les heures de lever et de coucher du soleil correspondent au passage du centre du soleil sous l'horizon, c'est à dire lorsque le centre du soleil est situé 3 degrés sous l'horizon. En effet, il est considéré, en première approximation que le soleil a un diamètre apparent de 6 degrés.

Les heures du jour et de la nuit aéronautique correspondent au passage du soleil 6 degrés sous l'horizon. Il s'agit de la définition officielle, aussi bien française, qu'internationale (OACI). Notre formule de calcul est validée pour les latitudes inférieures à 65 degrés. Sa précision est de l'ordre de la minute sous des latitudes inférieures à 50 degrés. La précision diminue au fur et à mesure que la latitude augmente, c'est à dire que l'on se rapproche des pôles.

Conséquence du calcul : les résultats trouvés ne correspondent pas à la simple addition de + ou - 30 minutes. Mais il n'a jamais été écrit dans un texte officiel que la journée aéronautique commençait au lever du soleil moins trente minutes, et que la nuit aéronautique commençait au coucher du soleil plus trente minutes. Dans la règlementation française, il est admis d'utiliser + ou - 30 minutes pour faire les calculs sous des latitudes comprises entre 30 et 60 degrés et 15 minutes sous les latitudes inférieures à 30 degrés). Pour l'Europe, voir le [http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32012R0923&from=EN Règlement n°923/2012 concernant les Standardised European Rules of the Air) - Article 2 - Définition 97]. Pour la France voir la [http://www.developpement-durable.gouv.fr/IMG/pdf/SERA_RCA_consolide.pdf version consolidée des règles de l'air, définition de la "Nuit"].

Mises en garde :
*Le programme calcule les heures à partir des coordonnées géographiques de l'aérodrome indiqué comme étant la base aéronautique de la plateforme OpenFlyers considérée. Si les heures sont erronées, il faut contacter l'administrateur OpenFlyers de la plateforme afin qu'il vérifie le code OACI renseigné pour la plateforme.
*Certains pays n'utilisent pas la nuit aéronautique et ne permettent pas le vol en dehors du lever et du coucher du soleil. D'autres pays utilisent d'autres types de définition pour déterminer si le vol est de jour ou de nuit comme notamment une référence à la luminosité réelle mesurée.

Remarque :
*Si l'utilisateur ne souhaite pas utiliser la définition réelle mais une approximation, comme le fait d'ajouter ou retrancher 30 minutes, il suffit d'effectuer l'opération de calcul à partir des heures de lever ou de coucher du soleil.

=Rapports=
Tous les rapports sont regroupés sur une même page qui est accessible depuis '''Données > Rapports''' ou côté admin '''Rapports > Structure > Visualiser''' (si on dispose d'un droit spécifique).

Cette page est constituée de 2 parties :
*Une liste de champs dans le formulaire général
*Une liste de rapports

Les données qui doivent être saisies dans les champs du formulaire général varient en fonction des rapports.

Les données prises en compte dans les rapports sont affichés dans le titre du rapport au-dessus du tableau de résultat.

Aussi, si on constate que malgré le fait d'avoir préciser une valeur, celle-ci semble ignorer par le rapport, il faut vérifier si cette donnée apparait dans la liste données prises en compte. Si c'est le cas, alors il y a potentiellement un bug. Si ce n'est pas le cas, alors c'est "normal".

La version 4 d'OpenFlyers proposera une interface différente où on choisira d'abord son rapport et ensuite les données pour les seules variables prises seront demandées.

=Réservations=
==Immobiliser une ressource==
Les utilisateurs disposant du droit '''[[Profile-management3#R.C3.A9servation|Gestion des disponibilités des ressources]]''' peuvent rendre une ressource indisponible pour un créneau horaire donné. Cela permet d'indiquer aux autres utilisateurs que la ressource considérée n'est pas disponible.

=Validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance. Ainsi, les validités sans échéance ou les validités avec formule d'expérience ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur.

L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie de vol==
Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'un vol comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

Alertes utilisateur

2014-06-19T13:47:13Z

Sgoossens : /* L'instructeur n'est pas disponible pendant le créneau souhaité */

__TOC__

=Présentation=

L'objet de cette page est de décrire les alertes qui peuvent apparaître du côté utilisateur.

=La visualisation du compte XXX n'est pas autorisée=

Cette alerte s'affiche lorsqu'un utilisateur tente d'afficher l'extrait d'un compte auquel il n'a pas le droit.

=L'instructeur n'est pas disponible pendant le créneau souhaité=

Lorsqu'un utilisateur tente d'effectuer une réservation avec une personne en seconde place, une alerte s'affiche si cette dernière a :
*ses disponibilités qui sont indéfinies
*ses disponibilités qui ne concordent pas avec le créneau souhaité

FAQ comptabilité

2014-04-09T09:09:22Z

Sgoossens : /* Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ? */

__TOC__
=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
'''Attention''' : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une [[#Ecriture_d.27apurement_des_comptes_de_r.C3.A9sultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Comptes > Gestion-Export''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Configuration > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[#Caract.C3.A8res_accentu.C3.A9s_dans_les_format_d.27exports|à regarder du coté de la FAQ]].

=Gestion des règlements=
==Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?==

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit "'''Encaisser ses paiements'''".
#Aller dans '''[[Profile-management3|Admin > Utilisateurs > Profils]]'''
#Aller dans l'onglet '''[[Profile-management3#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]'''
#Rajouter à son profil le droit '''Encaisser ses paiements'''
#Sous la colonne '''Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements''' sont définis les types de compte utilisateurs :
#*Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
#*Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit "'''Encaisser ses paiements'''".

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans '''Comptes > Encaissements > Types d'encaissements''', le drapeau "Accessible aux personnes autorisées à saisir pour tous" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?==
Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs"

==Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?==
Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

==[[OF_Use_Accounting3#Validation_des_r.C3.A8glements_clients|Validation des règlements clients]]==

==Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?==
Oui, OpenFlyers permet de [[OF_Configuration_Accounting3#Types_d.27encaissements|créer autant de type d'encaissements]] qu'on le souhaite.

==Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?==
Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page '''Comptes > Pointer > Carte bancaire (ou équivalent)''' est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la [[OF_doc-en:Export_generator_3#Payments_list_ordered_by_type|liste des encaissements triés par type]].

=Facturation des heures de vols=
==Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?==
Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux [[Extrafield3#Cr.C3.A9er_une_colonne_suppl.C3.A9mentaire_dans_les_factures_des_heures_de_vols|champs additionnels]].

==Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?==
Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :
*On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
*[[#Comment_mettre_.C3.A0_jour_le_tarif_des_a.C3.A9ronefs_.3F|En utilisant les variables]], on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

==Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...==
Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

==Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?==
*Aller '''Vente > Produits'''
*Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
*Aller dans '''Vente > Tarification des heures > Règles de tarification'''
*Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ '''Produit''' en attribuant l'un des produits créés
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

=Avoirs=
==[[OF_Use_Accounting3#Saisie_d.27un_avoir_client|Comment saisir un avoir client ?]]==
Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

=Facturations diverses=
La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :
#directement au niveau comptable en [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_.3F|saisissant le mouvement de facturation client]].
#en passant par le [[Admin_sale_manager2.1|gestionnaire de ventes]]
La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :
*elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
*elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
*une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

==Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?==
*'''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Saisir le [[Accounting_entries#Saisie_d.27une_facture_client|mouvement de facturation client]] en :
**Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
**Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
**Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

==[[Admin_sale_manager2.1#Mettre_en_place_de_la_vente_d.27une_cotisation_annuelle|Comment facturer une cotisation ?]]==

==Comment facturer les taxes d'atterrissages ?==
Pour les terrains sur lesquels les taxes d'atterrissages sont récurrentes, alors il vaut mieux passer par le gestionnaire des ventes en créant des types de ventes pour les aérodromes concernés.

Pour les autres taxes d'atterrissages, alors il vaut mieux [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_.3F|saisir directement le mouvement comptable]] correspondant.

==[[CustomerPricing3#Num.C3.A9rotation_des_factures_clients|Peut-on modifier le compteur des factures clients ?]]==

=Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?=
Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'annuler son "effet" en créant une écriture opposée.

Ce choix permet de garder une traçabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes de membres.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Si le transfert a été fait par le module Saisir un flux alors la modification est possible tant que le process de validation n'a pas été effectué

=Où sont passés les éditions des à nouveaux ?=
Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'[[Accounting_entries#.C3.89criture_d.27apurement_des_comptes_de_r.C3.A9sultat|opération de report d'à nouveau]].

=Gestion des tarifs=
==[[OF_Use_Accounting3#Mettre_.C3.A0_jour_les_tarifs|Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?]]==

=[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?]]=

=[[Getting_started_with_OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=
==Quand et comment exporter ?==
[[OF_Use_Accounting3#Les_exports_comptables|Les exports comptable sous OF 3]].

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel, Sage ou Quadratus.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur, c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie aéronef, c'est le type de compte aéronef suivi de l'immatriculation
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les formats d'imports pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ_export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice.2FLibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ_export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice.2FLibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes [http://fr.wikipedia.org/wiki/Structured_Query_Language SQL] permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir [[FAQ_export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice.2FLibreOffice|FAQ csv reading with Oo]]

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu '''Admin > Rapports > Visualiser'''
*Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
*Cliquer sur le bouton Visualiser
*Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
*Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
*Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
*Cliquer dans la case A1 en haut à droite
*Cliquer sur Édition/Coller

==Exporter le résultat des requêtes SQL en XML==
Quelle est le format enregistré au format XML ?

Le format [http://fr.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language XML] est un format texte avec des balises, il comportent toutes les infos de la base de données relative à la requête. Il est lisible avec un éditeur de texte mais il n'est pas directement exploitable. Il faut créer un programme de lecture.

==Exporter vers Ciel Compta Evolution==
*Côté OpenFlyers, utiliser le format XImport
*Côté Ciel (description valable pour la version 8.1) : '''Divers > Relation Expert > Import...'''

=A quoi servent les comptes d'export ?=
Pour chaque compte, il faut préciser un compte d'export qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

==Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes aéronefs ?==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Membres > Comptes membres''' ou '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

==Comment attribuer un code d'export comptable - Autre comptes ?==
*Aller dans '''Comptes > Liste les comptes > Tous les comptes'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champs (javascript doit être activé sur l'ordinateur)

==Comment attribuer un code d'export comptable - Méthode groupée ?==
La modification par lot peut etre effectué depuis '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation des comptes''' avec l'importation d'un fichier au format csv

==Comment attribuer un code d'export comptable - Numérotation automatique ?==
Dans '''Admin > Comptes > Membres > Gerer les comptes d'export''' mettez une formule

On peut utiliser les wildcards suivants :
- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT_TYPE
- %AUTO_INCREMENT
- %AUTHENTICATION_LOGIN
- %RESOURCE_NAME

On peut utiliser les fonctions suivantes :
- substr
- strtolower
- strtoupper

Exemples :
- 411+%LASTNAME vous créera un compte d'export 411dupont,411dupond,....
- 411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
- 411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
- 411+%ACCOUNT_TYPEE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
- 411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?==
Les codes des journaux ne sont pas paramétrables : voici ceux utilisés dans les exports comptables :
* les transactions liées aux vols sont dans un journal de vente VT,
* les règlements sont dans un journal de banque BQ,
* tous les autres mouvements sont dans un journal d'ordres divers OD

==Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' (La requête des A nouveaux est disponible à [[OF_doc-en:Export_generator#Carry_forwards|Report A Nouveaux]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
*que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*que tous vos comptes aient un compte d'export,
*que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Comment_exporter_les_.C3.A9critures_.3F|Comment exporter les écritures]]

Une fois le changement d'exercice il faut [[#Quelles_sont_les_.C3.A9critures_de_fin_d.27ann.C3.A9e_.C3.A0_passer_en_comptabilit.C3.A9_.3F|Apurer les comptes]]

==Comment exporter les écritures ?==
Dans le bas de la page '''Admin > Comptes > Import/export''' vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d.27export_.3F|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case '''Marquer les écritures'''.

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==[[OF_Use_Accounting3#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es_afin_de_pouvoir_r.C3.A9aliser_l.27export|Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?]]==

=A quoi sert le grand livre ?=
Le grand livre sert à lister l'ensemble des écritures comptables.

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment lister toutes les écritures ?=
C'est la liste des mouvements : '''comptes > mouvements > liste'''

=[[OF_Configuration_Accounting3#Param.C3.A9trage_g.C3.A9n.C3.A9ral_des_comptabilit.C3.A9s|Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?]]=

=Visibilité de la colonne "compte affecté" dans les comptes utilisateurs=

La colonne "compte affecté" contient les comptes de contre-partie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles mais ne sont accessibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Ainsi, les utilisateurs standards ne pourront consulter le contenu de ces comptes.

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.
Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide)
Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut
*Créer la formule de tarification manquante
*Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

=[[OF_Use_Accounting3#D.C3.A9sactiver_un_compte|Quelles sont les règles de clôture de compte ?]]=

=Comment fonctionne un type compte requis ?=

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page [[Profile-management3#Page_Profils_Plus|Profils plus]].

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte '''requis''' suit les [[#Quelles_sont_les_r.C3.A8gles_de_cl.C3.B4ture_de_compte_.3F|règles de clôture de compte]].

Configuration de la comptabilité

2014-04-09T09:09:10Z

Sgoossens : /* Paramétrage général des comptabilités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Account|comptabilité]] dans Openflyers 3.

=[[Getting_started_with_OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d.27activit.C3.A9_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Aller dans le formulaire '''[[AdminDoc3#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]''' :

[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]
*Champ '''Gestion des comptes''' : activer ce champ et valider pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : Activer ce champ si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser sur '''Désactivé(e)'''. Lorsque ce champ est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA non applicable : article 294 du CGI" pour une structure dans les DOM.
*Exemple de valeurs possibles pour le champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
**"Facture PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*'''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[ODT_bill_template#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[ODT_bill_template#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilité'''.
[[Fichier:OF3_DDT_comptabilite.png]]

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
* '''Nom''' : Nom de la comptabilité
* '''Unité''' : L'unité employé
* '''Symbole''' : Le symbole de l'unité
* '''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
* '''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
* '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un e-mail d'alerte lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil.
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'e-mail d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'e-mail d'alerte.
Exemple de message incluant le montant du solde du compte pour éviter tout problème de "communication" :
<pre>Cher client/adhérent

Votre compte au sein de la société/l'association X présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de X €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
</pre>
Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € qui permet d'avoir une traçabilité du montant "vu" par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==

Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[UserDoc3#Restriction_d.27acc.C3.A8s|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[UserDoc3#Restriction_d.27acc.C3.A8s|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils un [[Profile-management3#Gestion_des_comptes|droit permettant de surpasser une restriction sur les soldes]] qui seraient ainsi mise en place.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Créer un compte comptable=
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Comptes X''' où X dépend du [[Account#Pr.C3.A9sentation_des_comptes|type de compte]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

=Types d'encaissements=
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que l'on souhaite. Cela permet de créer, outre les types d'encaissements courants tels que les paiements par espèce, carte bancaire, chèque ou virement de définir des types de paiements plus spécifiques comme les chèques vacances, les bons de comités d'entreprises, etc.

La définition des types d'encaissements se fait en allant dans le menu '''Comptes > Encaissements > Types d'encaissements'''. A partie de ce menu, on peut :
*Classer les types d'encaissements (en utilisant les flèches haut/bas dans la colonne '''Ordonner''' à droite du tableau qui liste les types d'encaissement.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter un type d'encaissement'''.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
Une fois qu'un type d'encaissement est créé, il faut [[#Ventilation_des_types_d.27encaissements|définir la ventilation]] qui doit lui être associée.

==Ventilation des types d'encaissements==
La ventilation des types d'encaissements se fait depuis le menu '''Comptes > Encaissements > Ventilation des types d'encaissements'''. Elle permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.

=[[Getting_started_with_OpenFlyers#Passer_en_production|Passer en production sur la saisie des vols dans OpenFlyers]]=

=Spécificités métiers=
==[[Accounting_Specic_Advise#G.C3.A9rer_les_bapt.C3.AAmes_dans_OpenFlyers_pour_un_a.C3.A9ro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type de vol "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Utilisation de la comptabilité

2014-03-26T15:30:00Z

Sgoossens : /* Créer un compte ressource */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Définitions=

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments.2Fflows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment.2Fflow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

Openflyers propose par défaut deux modèles de factures qui permettent d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées ;
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote'''
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

A la colonne '''Numéro de pointage ou de facture''', un nombre est affiché.

[[Image:numéro-de-pointage-ou-de-facture.png]]

Pour ces cas-là et quand il s'agit de numéro de facture et non de pointage, c'est-à-dire lorsque les entrées sont validées, une icône PDF apparaît à côté. Quand les entrées ne sont pas validées, il n'y a donc pas d'icône. Il suffit de cliquer dessus pour voir apparaître la facture.

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

*'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''
*Depuis la page du planning de réservation, Cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Configuration/Import de template odt''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
*Vous préparer un fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture de vol
*:'''page 2''' : Duplicata d'une facture de vol
*:'''page 3''' : Facture client qui comprend les validités et les achats
*:'''page 4''' : Duplicata d'une facture validités/achats
*:'''page 5''' : Facture de réservation
*:'''page 6''' : Duplicata d'une facture de réservation
*Vous pouvez importer le fichier de modèles de facture au format odt : '''Facturation client'''

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Dans les bons de commandes et les factures, on affiche autant de lignes d'écritures que de types de vente impactés.

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie utilisateur ou de catégorie client
* Pour la TVA, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton "Générer PDF" en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton "Sauver dans un fichier CSV" en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]].
*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[OF_Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si les écritures de fin d'année doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'année seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel.

Chronologie classique des opérations à effectuer :
*Validation des écritures (heures de vols, encaissements, factures fournisseurs et flux divers)
*Export/import dans un logiciel de comptabilité
*[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]
*Validation des écritures de fin d'année
*Ultime export pour stockage des écritures en les marquant dans OpenFlyers
*Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.

==Retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export==
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour voir directement les écritures non validées, il suffit d'aller dans '''Comptes > Mouvements''' puis de rechercher l'écriture de la date considérée. Son contenu vous permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement ou d'un flux.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.

Pour vérifier les encaissements restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.

Pour vérifier les factures, il faut aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.

Pour vérifier les ventes, il faut aller dans '''Comptes > Acheter''' puis '''sélectionner un utilisateur'''. Cliquer sur '''Voir le panier''' puis '''Valider tous les achats'''.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

==Réaliser l'export comptable==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*se connecter à la plateforme OpenFlyers
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es_afin_de_pouvoir_r.C3.A9aliser_l.27export|trouver les écritures non validées et les valider]].
Là, 2 formulaires apparaissent l'un au-dessous de l'autre :
*Le 1er concerne la '''Gestion de l'exercice comptable'''
*Le 2nd concerne s'intitule '''Export de la comptabilité'''
Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans '''valeur d'export''' c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.

'''Conseils OpenFlyers :'''
*Exporter toujours au moins une fois sans marquer les écritures exportées. Ainsi, s'il y a un problème de transmission et que le fichier d'export se retrouve corrompu, il sera toujours possible de réexporter les mêmes écritures.

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.

==Traiter une alerte "Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export"==
Si dans '''Comptes > Gestion / Export''', vous avez une alerte qui indique :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Alors avant de pouvoir réaliser l'export il faut définir un code compte d'export pour le ou les comptes considérés :
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Compte Y''' où Y correspond au type de compte Y de l'alerte
*Identifier la ligne correspond au compte concerné (les comptes sont classés par ordre alphabétique)
*Renseigner le champ de la ligne du compte et de la colonne '''Compte d'export''' puis cliquer en dehors du tableau pour permettre l'enregistrement de cette valeur

=Écritures de fin d'année=
==Passage d'un exercice comptable à l'autre==
Lors du changement d'exercice comptable, il est nécessaire d'effectuer certaines opérations comptables dans OpenFlyers et de procéder à la clôture de l'exercice précédent.

Ces opérations n'ont pas besoin d'être effectuées dès le changement d'exercice. En effet, il est possible de continuer à saisir sur le nouvel exercice sans que le précédent soit clôturer.

Cependant, nous recommandons de ne pas tarder car l'une des actions à effectuer consiste [[Accounting_entries#.C3.89criture_d.27apurement_des_comptes_de_r.C3.A9sultat|à ramener le solde des comptes de charges et de produits à 0]]. Or cette opération est plus simple s'il n'y a pas encore eu d'écriture sur le nouvel exercice.

OpenFlyers affiche une alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice annuel.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, la clôture OpenFlyers doit être faite après la clôture de la comptabilité dans ce logiciel. il est ainsi possible de vérifier que l'A nouveaux est identique dans la 2 logiciels en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' et en visualisant le rapport [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator_3#Carry_forwards Carry forwards].

OpenFlyers n'implémente pas de fonctionnalité permettant de générer automatiquement les écritures du bilan (amortissements, report à nouveau, etc.). Mais cela peut se faire manuellement en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il faut quand même faire l'export et l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) en vu de leur conservation.

Pour clôturer un exercice il faut que :
*toutes les [[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|écritures du bilan]] aient été saisies
*toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*tous les comptes aient un compte d'export,
*toutes les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''. Au début de la page apparait un tableau '''Statistiques''' :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Selon l'état des opérations déjà effectuées sur la plateforme, il est possible ou non de clôturer. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car il y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Les_exports_comptables|Comment exporter les écritures]].

Utilisation de la comptabilité

2014-03-26T15:29:08Z

Sgoossens : /* Opérations sur les comptes */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Définitions=

=Opérations sur les comptes=

==Créer un compte==

===Créer un compte ressource===

Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur la page ''''Admin > Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

==Créer un type de compte==

===Créer un type de compte ressource===

Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur la page '''Admin > Comptes > Aéronefs > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Validation d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Retrouver les flux supprimés sans permission==

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#People_who_have_deleted_encashments.2Fflows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "[[OF_doc-en::Export_generator_3#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment.2Fflow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
# Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
# Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
# Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
# Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
# Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
# Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

Openflyers propose par défaut deux modèles de factures qui permettent d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées ;
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote'''
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

A la colonne '''Numéro de pointage ou de facture''', un nombre est affiché.

[[Image:numéro-de-pointage-ou-de-facture.png]]

Pour ces cas-là et quand il s'agit de numéro de facture et non de pointage, c'est-à-dire lorsque les entrées sont validées, une icône PDF apparaît à côté. Quand les entrées ne sont pas validées, il n'y a donc pas d'icône. Il suffit de cliquer dessus pour voir apparaître la facture.

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

*'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''
*Depuis la page du planning de réservation, Cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Configuration/Import de template odt''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
*Vous préparer un fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture de vol
*:'''page 2''' : Duplicata d'une facture de vol
*:'''page 3''' : Facture client qui comprend les validités et les achats
*:'''page 4''' : Duplicata d'une facture validités/achats
*:'''page 5''' : Facture de réservation
*:'''page 6''' : Duplicata d'une facture de réservation
*Vous pouvez importer le fichier de modèles de facture au format odt : '''Facturation client'''

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Dans les bons de commandes et les factures, on affiche autant de lignes d'écritures que de types de vente impactés.

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie utilisateur ou de catégorie client
* Pour la TVA, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton "Générer PDF" en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton "Sauver dans un fichier CSV" en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]].
*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[OF_Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si les écritures de fin d'année doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'année seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel.

Chronologie classique des opérations à effectuer :
*Validation des écritures (heures de vols, encaissements, factures fournisseurs et flux divers)
*Export/import dans un logiciel de comptabilité
*[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]
*Validation des écritures de fin d'année
*Ultime export pour stockage des écritures en les marquant dans OpenFlyers
*Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.

==Retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export==
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour voir directement les écritures non validées, il suffit d'aller dans '''Comptes > Mouvements''' puis de rechercher l'écriture de la date considérée. Son contenu vous permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement ou d'un flux.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.

Pour vérifier les encaissements restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.

Pour vérifier les factures, il faut aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.

Pour vérifier les ventes, il faut aller dans '''Comptes > Acheter''' puis '''sélectionner un utilisateur'''. Cliquer sur '''Voir le panier''' puis '''Valider tous les achats'''.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

==Réaliser l'export comptable==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*se connecter à la plateforme OpenFlyers
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es_afin_de_pouvoir_r.C3.A9aliser_l.27export|trouver les écritures non validées et les valider]].
Là, 2 formulaires apparaissent l'un au-dessous de l'autre :
*Le 1er concerne la '''Gestion de l'exercice comptable'''
*Le 2nd concerne s'intitule '''Export de la comptabilité'''
Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans '''valeur d'export''' c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.

'''Conseils OpenFlyers :'''
*Exporter toujours au moins une fois sans marquer les écritures exportées. Ainsi, s'il y a un problème de transmission et que le fichier d'export se retrouve corrompu, il sera toujours possible de réexporter les mêmes écritures.

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.

==Traiter une alerte "Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export"==
Si dans '''Comptes > Gestion / Export''', vous avez une alerte qui indique :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Alors avant de pouvoir réaliser l'export il faut définir un code compte d'export pour le ou les comptes considérés :
*Aller dans '''Comptes > Lister les comptes > Compte Y''' où Y correspond au type de compte Y de l'alerte
*Identifier la ligne correspond au compte concerné (les comptes sont classés par ordre alphabétique)
*Renseigner le champ de la ligne du compte et de la colonne '''Compte d'export''' puis cliquer en dehors du tableau pour permettre l'enregistrement de cette valeur

=Écritures de fin d'année=
==Passage d'un exercice comptable à l'autre==
Lors du changement d'exercice comptable, il est nécessaire d'effectuer certaines opérations comptables dans OpenFlyers et de procéder à la clôture de l'exercice précédent.

Ces opérations n'ont pas besoin d'être effectuées dès le changement d'exercice. En effet, il est possible de continuer à saisir sur le nouvel exercice sans que le précédent soit clôturer.

Cependant, nous recommandons de ne pas tarder car l'une des actions à effectuer consiste [[Accounting_entries#.C3.89criture_d.27apurement_des_comptes_de_r.C3.A9sultat|à ramener le solde des comptes de charges et de produits à 0]]. Or cette opération est plus simple s'il n'y a pas encore eu d'écriture sur le nouvel exercice.

OpenFlyers affiche une alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice annuel.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, la clôture OpenFlyers doit être faite après la clôture de la comptabilité dans ce logiciel. il est ainsi possible de vérifier que l'A nouveaux est identique dans la 2 logiciels en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' et en visualisant le rapport [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator_3#Carry_forwards Carry forwards].

OpenFlyers n'implémente pas de fonctionnalité permettant de générer automatiquement les écritures du bilan (amortissements, report à nouveau, etc.). Mais cela peut se faire manuellement en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il faut quand même faire l'export et l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) en vu de leur conservation.

Pour clôturer un exercice il faut que :
*toutes les [[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|écritures du bilan]] aient été saisies
*toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*tous les comptes aient un compte d'export,
*toutes les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''. Au début de la page apparait un tableau '''Statistiques''' :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Selon l'état des opérations déjà effectuées sur la plateforme, il est possible ou non de clôturer. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car il y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Les_exports_comptables|Comment exporter les écritures]].

FAQ utilisateur

2014-03-13T12:57:57Z

Sgoossens : /* Impossible de me connecter à la plateforme OpenFlyers de ma structure aéronautique */

=Connexion=
==[[UserDoc3#R.C3.A9initialiser_son_mot_de_passe|J'ai perdu mon mot de passe]]==

==Impossible de me connecter à la plateforme OpenFlyers de ma structure aéronautique==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#J.27ai_oubli.C3.A9_mon_mot_de_passe.2C_comment_le_r.C3.A9cup.C3.A9rer_.3F|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure aéronautique
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[#A_chaque_fois_que_je_change_de_page.2C_je_reviens_sur_la_page_d.27identification_.3F|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==[[UserDoc3#Message_d.27alerte_adresse_IP_bloqu.C3.A9e|Message d'alerte adresse IP bloquée]]==

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à l'espace OpenFlyers de votre structure aéronautique. Voici une liste d'actions à effectuer :
*Redémarrer votre ordinateur
*Redémarrer la "box" ADSL
*Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_r.C3.A9solutions_DNS|tester les résolutions DNS]].
===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fen.C3.AAtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.ogr BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier.2FColler_dans_une_fen.C3.AAtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure_aéro''' par le sous-domaine correspondant à votre structure aéronautique) :
<bash>ping structure_aéro.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3.0 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of21.openflyers.net [91.121.47.179] avec 32 octets de données :
Réponse de 91.121.47.179 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur5-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 91.121.47.179" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].
====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure_aéro.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure_aéro.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure_aéro.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fen.C3.AAtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularit.C3.A9_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure_aéro par le sous-domaine de l'espace OpenFlyers de votre structure aéronautique) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure_aéro.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>91.121.47.179 structure_aéro.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3.0alpha :
<pre>87.98.143.237 structure_aéro.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==A chaque fois que je change de page, je reviens sur la page d'identification ?==
C'est un problème de "cookie". Il faut que vous modifiez la configuration de votre navigateur de manière à autoriser les cookies qui proviennent d'OpenFlyers.

Pour Firefox, cela se configure sur "Outils/Options" puis onglet "vie privée" puis "Accepter les cookies"

Pour Internet Explorer, cela se configure sur "Outils/Options internet" puis "Confidentialité" puis vous réglez le paramétrage d'acceptation des cookies de manière à ce qu'ils soient acceptés pour OpenFlyers.

===Variante du problème : la déconnexion n'est pas systématique mais aléatoire===
Dans ce cas, il peut s'agir aussi d'un problème de proxy (si vous êtes sur un réseau d'entreprise par exemple) ou de fournisseurs d'accès (accès depuis un mobile, depuis un hôtel, bref, tout type d'accès qui change régulièrement l'adresse IP et ainsi ne permet de maintenir un accès authentifié dans la durée. La solution est présentée dans la procédure [[#Utiliser_OpenFlyers_sur_un_smartphone|Utiliser OpenFlyers sur un smartPhone]].

===Cas particulier sur iPhone===
Penser à mettre à jour le logiciel de l'iPhone. OpenFlyers fonctionne correctement pour une version 4.02.

==Plusieurs membres peuvent-ils ouvrir des sessions en même temps (sans le savoir) ?==
Oui, c'est même le but premier : permettre à plusieurs personnes de consulter en même temps le cahier de réservation.

Vous pouvez même avoir une personne qui ouvre plusieurs sessions avec son identifiant. Mais pour cela, elle doit utiliser des ordinateurs ou des navigateurs différents.
==Suite à une migration, impossible de naviguer dans la nouvelle version d'OpenFlyers==
Lorsque nous migrons d'une version vers une autre, bien souvent nous le faisons en changeant les "DNS". Cela peut occasionner des problèmes d'accès. Il peut également apparaitre des problèmes de "cache".

Voici différentes techniques qui permettent d'imposer à votre navigateur d'utiliser des DNS actualisées et d'utiliser un cache à jour :
#Faites un CTRL+R (ou icone de "rafraichissement"). Bien souvent cela suffit au navigateur pour qu'il vide son cache et le ré-actualise
#Vider le cache dans le navigateur
#Supprimer les cookies dans le navigateur
#Faites un ipconfig /flushdns en ligne de commande (menu démarrer, puis "Exécutez", taper "cmd")
#Forcer les nouvelles DNS dans le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts en ajoutant une ligne du genre : xxx.xxx.xxx.xxx xxx.openflyers.zz (nous demandez pour connaitre les valeurs à utiliser)
#Penser à éteindre et rallumer complètement l'ordinateur

==Page d'accueil incohérente avec un message d'erreur==
Si en vous connectant, vous vous retrouvez bloqué sur une page d'accueil autre que le planning avec un message d'erreur, lisez ce qui suit pour contourner ce bug qui sera traité prochainement :

Le problème est rencontré lorsque vous définissez une page "par défaut" depuis l'affichage "Smartphone" d'OpenFlyers autre que celle du planning. Pour corriger ceci, il faut :
*vous connecter sous la version "affichage Smartphone" d'OpenFlyers en cliquant sur "Smartphone" sur la page de connexion.
*une fois connecté, cliquez sur '''Menu > Planning > Journalier > Ressources et utilisateurs'''
*si le planning est visible, cliquez sur le bouton "favoris"
*:[[Fichier:SmartphoneMenuButtons.png]]
*déconnectez vous, et reconnectez vous sous la version "affichage Classique"
*par défaut, la page d'accueil est le planning journalier, l'application est utilisable à nouveau

=Navigation dans OpenFlyers=
OpenFlyers est un logiciel qui s'utilise grâce à votre navigateur internet. Les plus connus sont Chrome, Firefox, Internet Explorer ou Safari.
Une certaine configuration est nécessaire afin de faire fonctionner OpenFlyers : la configuration des cookies.
Si vous rencontrez des problèmes d'utilisations tels que :

*Impossibilité de se connecter alors que votre identifiant et mot de passe est correct
*Impossibilité d'aller d'un page à l'autre une fois connecté (et retour sur la page de connexion)

Voila comment régler votre navigateur.
==Comment autoriser les cookies avec Firefox==
Allez dans le menu Outils puis choisissez Option
[[Image:Ff-1.jpg]]

Dans la rubrique '''Vie privée''', cochez '''Accepter les cookies'''.
[[Image:Ff-2.jpg]]

==Comment autoriser les cookies avec Internet Explorer==
Double cliquez sur la mappemonde situé dans la barre de tache (en bas).

[[Image:Ie-1.jpg]]
Sélectionnez les '''Sites de confiances'''. Sélectionnez le niveau bas. Cliquez ensuite sur le bouton '''Sites'''.

[[Image:Ie-2.jpg]]
Rajoutez l'adresse du site de la réservation en décochant Â« Exigez un serveur sécurisé â€¦ Â».

[[Image:Ie-3.jpg]]

'''Fermez puis redémarrez Internet Explorer.'''

==Problème de navigation sur un réseau GSM==
OpenFlyers est accessible sur les smartphones par le biais du navigateur embarqué. Cependant, des problèmes de session peuvent survenir du fait du changement dynamique de l'adresse IP du smartphone du fait du réseau GSM. Pour palier à ce problème et éviter des déconnexions intempestives, il faut se connecter en HTTPS.

De plus, et toujours en HTTPS, il est possible de [[#Transmettre_l.27identifiant_et_le_mot_de_passe_dans_l.27URL|rajouter le couple identifiant/mot de passe à la suite de l'URL sécurisée]] et d'enregistrer cette URL en favori. Ainsi, il n'est plus nécessaire de saisir systématiquement son identifiant et son mot de passe.

==Problèmes de navigation sous iPhone==
*Penser à mettre à jour le logiciel de l'iPhone. OpenFlyers fonctionne correctement pour une version au moins 4.02.
*Activer l'[[#Autoriser_les_cookies_sous_iPhone_.2F_Safari|acceptation des cookies]]
*Si la navigation était possible sur une version précédente d'OpenFlyers et qu'elle n'est plus possible sur une nouvelle version d'OpenFlyers, alors il peut être nécessaire de vider le cache du navigateur Safari de l'iPhone :
**'''Réglages > Safari'''
**'''Effacer cookies et données'''

==Transmettre l'identifiant et le mot de passe dans l'URL==
Si vous souhaitez transmettre le couple identifiant/mot de passe dans l'URL dans le but de pouvoir les sauver facilement, vous avez besoin d'un [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf abonnement HTTPS] et alors l'URL doit avoir la forme :
https://mySpaceName.openflyers.tld?login=myLogin&password=myPassword
où :
*mySpaceName doit être remplacé par le nom du compte openflyers
*tld doit être remplacé par l'extension (comme de, fr, us, etc.)
*myLogin doit être remplacé par votre identifiant
*myPassword doit être remplacé par votre mot de passe

=Planning=
==Que se passe t-il en cas de conflit de réservation ?==
Il ne peut y avoir de conflit de réservation. C'est l'un des principes durs d'OpenFlyers : à chaque instant donné, il ne peut y avoir plus d'une réservation pour chaque pilote, chaque avion ou chaque instructeur.

Si vous arrivez à faire des réservations qui se chevauchent (pour un avion, un instructeur ou un pilote), alors vous avez mis en évidence un bug, et il faut nous le signaler pour que nous y remédions.

==Si je suis en train de consulter une page, et que quelqu'un fait une modif sur cette page, vais-je voir la modif sans lancer un rafraichissement ?==
Non vous ne verrez pas la modification. Cependant, ce n'est pas grave car au moment où vous essayerez de faire votre réservation, OpenFlyers vérifiera à ce moment-là que le créneau que vous souhaitez est toujours disponible (pour empêcher les conflits justement).

==Comment saisir une date rapidement dans la gestion des validités ?==
En cliquant sur l'icône "calendrier" placé par défaut au mois courant, vous pourrez vous déplacer mois par mois ou année par année en cliquant sur les flèches respectives. Pour des dates plus anciennes, passez le curseur de votre souris sur l'endroit où se trouve le texte correspondant à "Mois Année". Ce texte s'encadre alors d'une bordure. Faites un clic dessus et une nouvelle petite fenêtre va s'ouvrir. Là vous pourrez saisir l'année en tapant les chiffres avec votre clavier.

==A propos des horaires de la nuit aéronautique==

Nous calculons les éphémérides d'après les définitions officielles.

Ainsi, les heures de lever et de coucher du soleil correspondent au passage du centre du soleil sous l'horizon (donc 3 degrés sous l'horizon puisqu'il est considéré, en première approximation que le soleil a un diamètre apparent de 6 degrés).

Les heures du jour et de la nuit aéronautique correspondent au passage du soleil 6 degrés sous l'horizon. Il s'agit de la définition officielle, aussi bien française, qu'internationale (OACI). Le calcul est validé pour les latitudes inférieures à 65 degrés. Sa précision est de l'ordre de la minute sous des latitudes inférieures à 50 degrés. La précision diminue au fur et à mesure que la latitude augmente (c'est à dire que l'on se rapproche des pôles).

Conséquence du calcul : les résultats trouvés ne correspondent pas (forcément) à la simple addition de + ou - 30 minutes. Mais il n'a jamais été écrit dans un texte officiel que la journée aéronautique correspondait au lever du soleil moins trente minutes, et que la nuit aéronautique correspondait au coucher du soleil plus trente minutes. La seule chose que vous trouverez, si vous vous penchez sur les textes, c'est qu'il est admis d'utiliser + ou - 30 minutes pour faire les calculs sous des latitudes comprises entre 30 et 60 degrés et 15 minutes sous les latitudes inférieures à 30 degrés). Voir [http://www.anpi.asso.fr/Reglesair.pdf Règles de l'air - Chapitre 1er - Définitions]
Attention: certains pays n'utilisent pas la nuit aéronautique et ne permettent pas le vol en dehors du lever et du coucher du soleil

Le résultat proposé est donc le bon résultat. Si vous ne souhaitez pas utiliser ce résultat, il vous suffit de retrancher ou d'ajouter 30 minutes au calcul du lever et du coucher du soleil.

Cependant, nous attirons votre attention sur l'intérêt d'utiliser le bon calcul : il vous met du bon côté du point de vue de la sécurité. En effet, si en été vous y gagnez, c'est parce que le soleil met plus de temps à se coucher. Par contre en hiver, notre calcul fait "perdre" une dizaine de minutes : c'est parce que le soleil met moins de temps à se coucher. Calculer l'écart entre la nuit aéronautique et le coucher du soleil (et comparer avec les 30 minutes) vous permettra d'avoir une idée de la "vitesse" avec laquelle se couche le soleil, donc de vous méfier encore plus de l'arrivée de la nuit et de ne pas vous faire surprendre par le crépuscule.

Qui ne s'est jamais retrouvé au sol en ayant voulu "tangenter" avec la nuit et s'est surpris à constater qu'il faisait bien sombre, tout d'un coup ?

Le programme calcule les heures de coucher/lever du soleil à partir des coordonnées géographique du terrain de base. Si vous constatez que vos heures sont erronées, demander à votre administrateur qu'il vérifie le code OACI dans vos paramètres club

=Paiements=
==[[UserDoc3#Cr.C3.A9diter_son_compte_utilisateur|Comment créditer son compte utilisateur ?]]==

=Saisie des vols=
== Affichage des temps de vol==
* Les temps de vol des carnets de route s'affichent selon l' "Unité de temps par défaut de la structure", paramétré par l'administrateur
* Les temps de vol sur les comptes s'affichent selon l' "Unité de temps" défini par l'utilisateur connecté"
* La saisie des vols est fonction du paramétrage de la gestion des vols "Unité de temps par défaut de la structure", paramétré par l'administrateur
* Les compteurs des avions s'affichent selon l' "Unité de temps des compteurs de type d'aéronef", paramétré par l'administrateur

==Nos avions ont des compteurs en heures, centièmes, peut-on avoir un affichage en heures, minutes ?==
Chaque utilisateur paramètre son affichage du temps de vol comme il le souhaite dans Données/Affichage et fiche personnelle
[http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=UserDoc2.0#Date_and_time_format Patron de date et heure]

== Comment saisir plusieurs pilotes pour un vol ?==
Saisir les vols dans OF comme dans le carnet de route de l'avion

==[[UserDoc3#Saisie_d.27un_vol|Comment saisir un vol de moins de 15 minutes]]==

== Comment partager les coûts d'un vol ?==
Si un pilote veux partager les frais du vol (sans être pilote) il doit faire un transfert de son compte vers le compte du pilote
Menu Comtes/Transférer

==Peut-on ouvrir un vol sur une période réservée par un autre pilote ?==
Lorsque l'on tente d'ouvrir un vol sur une période déjà réservée, un message d'alerte non-bloquant apparait indiquant que l'aéronef est déjà réservé.

==Une ressource reste en "bleu" c'est à dire "en l'air", comment corriger ce problème ?==
*Dans la page du planning, il faut cliquer sur le nom de la ressource qui apparait dans un cartouche bleu à gauche du planning.
*On se retrouve alors sur le formulaire de saisie des vols avec le vol "ouvert" qui pose problème. Il suffit d'annuler ce vol ou de le fermer selon le cas.

=Divers=
==Peut-il y avoir des accès à plusieurs sur la base ?==
Oui, sinon deux membres ne pourraient pas consulter le cahier en même temps.

Par contre, lorsqu'un membre réserve un avion, au moment où OpenFlyers teste la disponibilité du créneau, il empêche toute autre écriture sur la base concernant les réservations. Le but est d'empécher justement les conflits de réservation.

=Actions dynamiques non prises en compte par OpenFlyers=
OpenFlyers met en oeuvre des actions dites "dynamiques" c'est à dire qui ne nécessite pas un rafraîchissement complet de la page pour être prises en comptes. Ces actions sont basées sur le principe "[http://fr.wikipedia.org/wiki/Asynchronous_JavaScript_and_XML AJAX]". Elles nécessitent l'activation du moteur [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] du navigateur pour être opérationnelles.

De plus, certaines commandes [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] ne sont pas reconnues par tous les navigateurs.

Ainsi, lorsque vous lancez une action dynamique dans OpenFlyers qui reste sans résultat, avant de rapporter l'anomalie sur le [http://bts.openflyers.org BTS] il faut vérifier :
#L'activation de [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] dans le navigateur utilisé.
#Recharger la page en faisant CTRL+R par exemple pour forcer la mise à jour du dernier script JavaScript d'OpenFlyers.
#Tester avec un autre navigateur
#Dans le cas où JavaScript est activé, il faut rapporter l'anomalie sur le [http://bts.openflyers.org BTS] en précisant le navigateur sur lequel l'action est inefficace et le navigateur sur lequel l'action est efficace.
Vous pouvez également nous facilitez la correction de l'anomalie en nous rapportant le message d'erreur [http://fr.wikipedia.org/wiki/JavaScript JavaScript] s'il y lieu.

=Comment exporter les données ?=
OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier coller. Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce HTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page.

Il a cependant un paramétrage à faire pour que les textes soit correctement encodé (affichage des caractères accentués) et que les cellules numériques affichent le format correct

*Allez dans l'onglet Outils/Options/Chargement&Enegistrement/Compatibilité HTML (Tools/Options/Load&Save/HTML Compatibility)
*Cocher "Utiliser l'environnement linguistique Anglais (USA) pour les nombres", ("Use English (USA) locale numbers")
*Par la même occasion vous pouvez aussi changer le Jeu d'encodage (Character set) par Unicode (UTF-8)

Le programme interprète alors le point comme le séparateur décimal et vous avez directement le bon copier/coller Si vous avec choisi l'encodage UTF-8 les caractères accentués seront aussi correctement traduits (A rechanger si vous avez à faire des copier coller depuis des programmes à l'encodage CP1252 "Windows Microsoft")

Pour les exports au format csv voir [[FAQ csv reading with Oo]]

=Paramétrage et données personnelles=

==Peut-on être averti automatiquement des réservations annulées ?==
Dans la version 3 d'OpenFlyers, il est possible pour chaque utilisateur de paramétrer OpenFlyers de sort à être averti par e-mail lorsqu'un créneau se libère. Voici comment configurer cela :
*'''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans '''Fiche personnelle''', sélectionner '''Notification des réservations annulées'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

==Peut-on être averti des réservations sur plusieurs adresses e-mail ?==

Il est possible d'utiliser plusieurs adresses e-mails afin d'être averti des réservations.

Voici comment procéder :
*'''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans '''Fiche personnelle''' puis au niveau du champ '''E-mail'''
*Rentrer chacune des adresses e-mails en les séparant d'une virgule
'''Attention : il ne faut jamais mettre d'espace : ni dans l'adresse e-mail elle même, ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails'''

Exemple valide :
<pre>jesuisuntest@test.fr,jesuisuntest@test.com</pre>

Exemples non valides :
<pre>jesuisuntest@test.fr , jesuisuntest@test.com
jesuisuntest@test.fr , jesuisuntest@test.com
jesuisuntest@test.fr, jesuisuntest@test.com</pre>

Accéder à l'application et aller dans le menu Données > Affichage et fiche personnelle

==Comment changer mes options d'affichage ?==
Aller dans le menu '''Données > Affichage et fiche personnelle''' rubrique '''Option d'affichage'''

Dans les champs choisissez les paramètres selon vos souhaits: langue, heure local ou UTC, format monétaire,...

Sélectionner les avions et instructeurs que sous voulez afficher

==Affichage des dates et des heures==
Chaque utilisateur paramètre son affichage des dates et des heures comme il le souhaite dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''

Ressources sur les [[http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=UserDoc2.0#Date_and_time_format patrons de date et heure]]

==Comment modifier mes paramétrages ?==
Aller dans le menu '''Données > Affichage et fiche personnelle''' rubrique '''Fiche personnelle'''

Charger une photo pour le trombinoscope

La date de naissance, le sexe et la nationalité sont obligatoire pour que les statistiques DGAC puisse être calculés

Mettez votre email et vos numéros de téléphone pour qu'on puisse vous contacter. Vous pouvez choisir ceux qui sont public ou non.

Dans ce dernier cas seul les personnes avec des droits administrateur pourrons voir ces infos.

==Comment modifier la langue de l'interface ?==
Pour modifier la langue de l'interface :
*Menu '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Modifier le contenu du champ '''Langue'''
*Valider en appuyant sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

==J'ai oublié mon mot de passe, comment le récupérer ?==
Il n'est pas possible de "retrouver" son mot de passe perdu dans OpenFlyers. En effet, ces derniers sont cryptés dans la base de données pour des raisons de confidentialités.

Si vous avez oublié votre mot de passe, vous n'avez pas besoin de demander à votre administrateur une ré-initialisation, OpenFlyers dispose d'une procédure de ré-initialisation automatique :
*Sur la page de connexion d'une plateforme OpenFlyers, cliquer sur le lien "Mot de passe oublié"
*:[[Fichier:FAQ_user_forgottenPassword.png]]
*Sur la page qui s'affiche il y a deux zones de saisie. Saisissez l'email que vous avez indiqué dans votre page personnelle. Il vous sera envoyé un email vous donnant votre identifiant et un code d'activation
*Revenez sur la page de ré-initialisation et mettez ces informations. Un nouvel email vous sera envoyé avec votre mot de passe

Vous pouvez maintenant accéder à l'application. Pour mettre un mot de passe personnalisé voir [[#Comment_changer_de_mot_de_passe|Comment changer son mot de passe]]

==Comment changer de mot de passe==
*Dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Aller en bas de la page, dans le formulaire '''Changer de mot de passe''' et saisissez votre nouveau mot de passe

Un indicateur vous indique le niveau de fiabilité. Mélanger les minuscules/majuscules/chiffres et sigles pour augmenter la difficulté pour des robots de trouver votre mot de passe. La sécurité de l'application de votre club sera ainsi accrue.

=Trucs et astuces=
==Autoriser les cookies==
===Autoriser les cookies sous Firefox===
*'''Outils > Options'''
*Onglet '''vie privée'''
*Cocher '''Accepter les cookies'''
*Bouton '''OK'''

===Autoriser les cookies sous Internet Explorer===
*'''Outils > Options internet'''
*Onglet '''Confidentialité'''
*Positionner le niveau de sécurité au maximum à '''Moyenne'''
*Bouton '''OK'''

===Autoriser les cookies sous iPhone / Safari===
*'''Réglages > Safari'''
*Régler '''Accepter les cookies'''
[[Fichier:Accepter-cookies-iPhone-Safari.png]]

==Fenêtre en ligne de commande==
===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant '''sélectionner''' et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

=Utiliser OpenFlyers sur un smartphone=
OpenFlyers est accessible sur les smartphones par le biais du navigateur embarqué.

Afin de faciliter l'identification sur les smartphones ne permettant pas d'enregistrer l'identifiant et le mot de passe (à priori problème rencontré sur les iPhone d'Apple mais pas sur les Galaxy de Samsung), il est possible de [[#Transmettre_l.27identifiant_et_le_mot_de_passe_dans_l.27URL|rajouter le couple identifiant/mot de passe à la suite de l'URL sécurisée]] et ainsi d'enregistrer cette URL en favori.

De plus, l'utilisation d'une URL sécurisée permet à priori d'éviter les problèmes de déconnexion intempestives liées aux changements d'adresse IP qui surviennent sur le réseau des GSMs.

=Comment imprimer la doc ?=
Si vous souhaitez imprimer la doc, il vous suffit de :
*cliquer sur le lien "version imprimable" de la "boîte à outils" présente sur le côté gauche des pages du wiki. Vous obtiendrez ainsi une version des pages destinée à être imprimer.
*ou bien, utiliser la fonction imprimer de votre navigateur. Une mise en page spécifique est générée pour obtenir un format papier

Si vous imprimer avec une Imprimante pdf ([http://www.pdfforge.org/pdfcreator pdfCreator] par exemple) vous générerez alors un format pdf pour archivage

=Problèmes=
==Signaler un problème==
Si vous rencontrer une anomalie ou un bug dans l'application OpenFlyers, il faut le rapporter sur le [http://bts.openflyers.org BTS] pour une prise en compte la plus rapide possible et pour permettre un meilleur traitement et suivi.

Pour rapporter une anomalie il faut :
*Aller sur la page http://bts.openflyers.org
*S'inscrire sur le BTS en cliquant sur '''Signup for a new account''' : il faut choisir un identifiant, une adresse e-mail puis cliquer sur '''Signup'''.
Un e-mail est envoyé par le BTS permettant de valider votre adresse e-mail. Cliquer sur le lien présent sur cet e-mail.
*Sur le formulaire qui apparait, Choisir :
**Un mot de passe dans les champs '''Password''' et '''Confirm Password'''
**Compléter éventuellement le champ '''Real Name'''
*Cliquer sur le bouton '''Update account'''
Votre compte pour rapporter un problème sur le BTS est ainsi créé. Un nouveau formulaire d'identification s'affiche automatiquement :
*Renseigner les champs '''Username''' et '''Password'''
*Sélectionner éventuellement sur '''Remember my login in this browser''' afin de ne plus avoir à s'identifier lors d'une nouvelle connexion depuis le même navigateur internet.
*Dé-sélectionner éventuellement le champ '''Only allow your session to be used from this IP address.''' qui limite les possibilités de connexion
*Cliquer sur '''Login'''
*Aller dans l'onglet '''Preferences'''
*En bas du formulaire, modifier le champ '''Language''' pour choisir '''french'''.
*Cliquer sur '''Update Prefs'''
Vous pouvez alors tranquillement rapporter un bug depuis le formulaire '''Rapporter un bogue'''

==Problème d'auto-complétion des terrains==
*Si les terrains d'arrivée et de départ ne s'affichent pas, vérifier la [[Browsers_compatibility#Versions_support.C3.A9es|compatibilité de votre navigateur]].
*La version 2.1 d'OpenFlyers n'est pas supportée par Internet Explorer 10.
*En revanche, la version 3.0.3 d'OpenFlyers est supportée par les versions d'Internet Explorer supérieures à 8.

Documentation utilisateur

2014-03-13T12:55:02Z

Sgoossens : /* Réinitialiser son mot de passe */

__TOC__

=Données > Affichage et fiche personnelle=
==Choisir l'unité de temps==
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==Recevoir un e-mail pour toute réservation==
*Aller dans '''Données > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Profile-management3#R.C3.A9servation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une case à cocher '''Recevoir un e-mail pour toute réservation'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail lorsqu'une nouvelle réservation est créée par n'importe quel utilisateur.

=Comptabilité=

==Créditer son compte utilisateur==
*Aller dans '''Comptes > Approvisionner'''
*Si vous disposez de droit de gestion comptable, choisir dans le champ '''Encaissement de l'utilisateur''' le nom de l'utilisateur concerné
*Si vous disposez de plusieurs comptes sur lesquels vous pouvez choisir où ventiler votre encaissement, choisir dans le champ '''Compte à créditer''' le nom du compte concerné
*Dans le champ '''Type de règlement''', sélectionner le type de règlement
*Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ '''Personne qui reçoit'''
*Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "[[Wikipedia-fr:3-D_Secure|3-D Secure]]" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

==Extrait de compte==

'''OpenFlyers''' offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédits sont affichés en vert gras. En fonction du [[Profile-management3|profil et de ses droits]], une colonne '''Actions''' peut apparaître avec des icônes pour permettre de modifier ou supprimer une écriture non validée selon [[OF_Accounting_entries3#Types_d.27.C3.A9critures_comptable_g.C3.A9n.C3.A9r.C3.A9es_par_OpenFlyers|le type d'écriture comptable qui est générée]].

=Gérer ses disponibilités=
Lorsque vous êtes intervenant (formateur, instructeur, moniteur, mécanicien, etc.), vous pouvez gérer vos disponibilités en allant dans '''Données > (in)disponibilités'''

Il existe deux types de disponibilités :
:Les disponibilités régulières qui reviennent chaque semaine, par exemple : le lundi de 9h00 à 18h00.
:Les disponibilités exceptionnelles (ou les indisponibilités exceptionnelles) sont ponctuelles : présent (ou absent) le 1er décembre de 8h00 à 12h00.

Vous pouvez cumulés ces modes pour avoir une flexibilité maximum.

:Exemple :
::- disponible du Lundi 8 h 00 au Mercredi 19 h 00 en permanent
::- disponible du Vendredi 8 h 00 au Samedi 19 h 00 en permanent
::- Absent du 15 Juillet au 30 Juillet pour raison de congé
:Attention à ne pas créer des incohérences.

De même, si vous faites une pause déjeuner, il faut créer des disponibilités par demi-journées pour chaque jour concerné, en présence régulière en créant une disponibilité tous les jours de 9h à 12h et une disponibilité tous les jours de 14h à 18h (par ex.).

En cas de problème, affichez la liste des disponibilités et supprimez tous les créneaux puis reconstruisez les disponibilités.

=Message d'alerte adresse IP bloquée=

Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à capam.openflyers.fr'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

=Restriction d'accès=
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions à la connexion. Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant
*En cas de validité obsolète
Un message s'affiche au moment de la connexion indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

=Saisie d'un vol=
*Aller dans '''Vols > Saisir un vol''', remplir le formulaire
*La saisie d'un vol d'une durée inférieure à 15 minutes déclenchera l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur "Confirmer la validation" au dessous de ce message pour saisir définitivement le vol.

=Validités=
==Alertes lors d'une réservation ou une saisie de vol==
Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'un vol comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

Historique des versions

2014-02-25T14:36:57Z

Sgoossens : /* OpenFlyers version 3 */

=Présentation=
L'objet de cette page est de lister les nouvelles fonctionnalités liées à chaque version

=OpenFlyers version 1.3.4=
*Réservation
*Couplage à une liste de diffusion

=OpenFlyers version 2.1=
*Saisie des heures de vol
*Facturation des heures de vol
*Affichage des METARs et TAFs
*Rapports personnalisables
*Gestion des qualifications
*Surbooking ou réservation par type d'aéronef
*Calcul du potentiel restant et du potentiel estimé restant

=OpenFlyers version 3=
*Affichage du risque de givrage carburateur
*Champs additionnels définissable librement pour la gestion des fiches utilisateurs, des réservations, des heures de vols
*Export des rapports au format CSV pour import direct dans un tableur
*Import personnalisable pour synchronisation des données utilisateurs
*Menu spécifique pour les smartphones
*Apparition de la notion de validité qui remplace et élargit la notion de qualifications
*[[Product_sale_manager3#Configuration_d.27un_produit_validit.C3.A9_.22Cotisation.22|Vente de validités]] (exemples : licence fédérale, cotisation, etc.)
*[[Account#Comptabilit.C3.A9s_multiples|Comptabilités multiples]] pour une même plateforme (exemple d'utilisation : gestion de sections, gestion de packs d'heures de vols, etc.)
*Gestion complète de la comptabilité courante grâce à l'efficacité du module de [[Purchase-management3|gestion des achats]]
*Apparition de la notion de ressource en lieu et place de la notion d'aéronef élargissant les usages possibles d'OpenFlyers
*Version alpha du module de suivi de navigabilité
*Fonctionnalité de regroupement des duplicata de factures sur un seul fichier PDF
*Fonctionnalité multi-onglet

Gestion des validités

2014-02-25T14:16:33Z

Sgoossens : /* Imposer des types de validité pour des types de ressource différents */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la gestion des validités dans OpenFlyers.

=Définition=
Le terme "validité" est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, certificat, échelon, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les "types de validités" permettent de définir des validités qui seront attribuées aux utilisateurs. Différents critères permettent de les définir :

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

=Messages d'alerte=
OpenFlyers distingue 2 types de messages d'alertes :
*Les [[#Alertes_non_bloquantes|alertes non bloquantes]] qui peuvent être surpassées par l'utilisateur.
*Les [[#Alertes_bloquantes|alertes bloquantes]] qui empêchent d'enregistrer la saisie en cours.

==Alertes non bloquantes==
Les alertes non bloquantes apparaissent en '''orange'''.

==Alertes bloquantes==
Les alertes bloquantes apparaissent en '''rouge'''.

=Gestion des types de validités=
La gestion des types de validité, s'effectue côté '''admin''' depuis le menu '''Utilisateurs > Types de validités'''.

Cette page contient la liste des types de validités et présente l'ensemble des éléments permettant de définir complètement chaque type de validité.

==Paramètres de configuration==
'''Attention :''' lorsque vous effectuez une modification sur le tableau des types de validité, il faut cliquer en dehors du tableau pour que le choix soit pris en compte et sauvegardé.

===Nom===
Nom choisi pour désigner une validité

===Soumise à échéance===
Indique si la validité doit contenir une date d'échéance ou non

===Gestion du code identifiant===
Indique si un champ "code identifiant" est éditable pour y renseigner un code associé à la validité de l'utilisateur. Exemples : numéro de membre, numéro de licence, numéro de qualification, identifiant, etc.

===Gestion de la date d'obtention===
Indique si un champ "date d'obtention" doit être associé à la validité.
Exemples : date de délivrance d'un permis, date d'obtention d'un brevet, 1ère date d'inscription

===Validité bloquante pour la saisie des vols===
Indique le comportement pour ce type de validité que doit adopter OpenFlyers lors d'une tentative de saisie de vols dont une validité requise est périmée ou absente. Si la validité est configurée comme bloquante, alors la saisie du vol sera bloquée et impossible. C'est utile en mode ouverture/fermeture de vol où il est alors possible lors de l'ouverture du vol d'interdite un utilisateur de saisir son vol s'il manque un certain nombre de validités.

===Alerte à la connexion===
Définit le comportement souhaité à la connexion. 4 types de comportements sont possibles lorsqu'une validité à échéance est périmée :
*Pas de gestion
*Alerte à la connexion
*Accès restreint au profil X (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme)
*Pas d'accès
Remarque : Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement celles possèdées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance. Ainsi, les validités sans échéance ou les validités avec formule d'expérience ne sont pas contrôlées.

===Formule d'expérience===
Lorsque ce champ est renseigné avec une formule, alors le type de validité devient une "validité avec expérience". Dans ce cas, la validité ne peut plus être attribuée à un utilisateur. Elle sert uniquement lors de la saisie des vols en l'associant à un type de vol. Elle sert à vérifier que l'utilisateur remplit des critères variables au cours du temps.
Exemples :
*avoir plus de 3 atterrissages dans les 90 derniers jours
*ne pas dépasser plus de 90h dans les 30 derniers jours

==Commandes associées==
===Lister===
Liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

===Ordonner===
Permet de trier les types de validités dans l'ordre que l'on souhaite.

===Supprimer===
L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer un type de validité. Cependant, si cette validité a été attribuée à au moins un utilisateur, alors une alerte bloquante, avec la liste des utilisateurs, empêchera la suppression de cette validité. Il faudra d'abord retirer la validité aux utilisateurs concernés.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance.

Le paramétrage des types de validités peut induire 4 types de comportements lorsqu'une validité à échéance est périmée :
*Pas de gestion.
*Alerte à la connexion : il s'agit d'une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]].
*Accès restreint au profil X (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme) : il s'agit d'une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]] mais qui induit des restrictions sur les droits de l'utilisateur.
*Pas d'accès : il s'agit d'une [[#Alertes_bloquantes|alerte bloquante]].

Ce paramétrage s'effectue au travers de 3 champs :
*le champ '''[[#Alerte_.C3.A0_la_connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[#Soumise_.C3.A0_.C3.A9ch.C3.A9ance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion
*le champ '''[[#Formule_d.27exp.C3.A9rience|Formule d'expérience]]''' qui doit être vide. Si ce champ n'est pas vide, alors la validité est une validité à échéance et ne peut être attribué à un utilisateur. Dans ce cas, on ne peut contrôler à la connexion que l'utilisateur possède cette validité.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[#Alertes_bloquantes|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'un vol==
Lors de la saisie d'un vol, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#S'il n'y a qu'une seule personne pour ce vol, le logiciel vérifie la présence des validités requises pour les types de vols sélectionnés. Il y a 2 comportement possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]].
#*Une [[#Alertes_bloquantes|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[#Param.C3.A9trage_g.C3.A9n.C3.A9ral_du_contr.C3.B4le_des_validit.C3.A9s_pour_la_saisie_des_vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité.
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contr.C3.B4le_des_validit.C3.A9s_.C3.A0_la_connexion|comme à la connexion]].

=Paramétrage du contrôle des validités=
==Paramétrage du contrôle des validités pour les réservations==
Lors d'une réservation, le contrôle des validités s'effectue en fonction du type de ressource sélectionné pour la réservation.

Un comportement général, restrictif, permissif ou sans contrôle, est défini pour toutes les ressources. Puis, pour chaque type de ressource, on définit les validités requises.

===Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations===
Pour paramétrer, ce contrôle, il faut :
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis '''Configuration > Paramétrage'''.
*Dans le formulaire '''[[AdminDoc3#Gestion_des_r.C3.A9servations|Gestion des réservations]]''', champ '''Gestion des validités''', il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
**'''En mode "Restriction" pour les réservations''' : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
**'''En mode "Avertissement" pour les réservations''' : cela fera apparaitre des alertes non-bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validité requises pour une ressource donnée
**'''Désactivé'''
*Puis cliquer sur le bouton '''Valider''' associé au formulaire

===Paramétrage pour chaque type de ressources des validités requises lors d'une réservation===
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir l'item de menu '''Ressources > Types de ressources'''.
*Dans le tableau qui liste les types de ressources, cliquer sur l'icône dans la colonne '''Action''' symbolisant une check-list [[Fichier:Checklist.png]] et intitulée '''Validité'''.

On se retrouve avec un tableau qui permet de déterminer les validités requises lors de la réservation d'une ressource donnée.

Les validités peuvent se suppléer les unes les autres. C'est la règle "ou" présente entre chaque validité d'une même ligne.

Si on souhaite que les validités s'ajoutent et soient toutes nécessaires, alors il faut les disposer sur des lignes différentes qui sont séparées par la règle "et" présente en début de ligne.

Exemples types :
*Si on souhaite qu'une validité A soit requise, il faut cliquer sur la check verte de cette validité sur la 1ère ligne. Une deuxième ligne apparait alors avec aucune validité de sélectionnée.

*Si on souhaite qu'une validité A et qu'une validité B soient toutes les 2 requises, il faut cliquer sur la check verte de la validité A de la 1ère ligne puis sur la check verte de la validité B de la 2ème ligne qui est apparue. Une 3ème ligne apparait alors également avec aucune validité de sélectionnée.

*Si on souhaite qu’indifféremment les validités A ou B soient requises, il cliquer sur les check vertes de chacune des validités de la 1ère ligne.

Exemple pratique : On souhaite qu'un utilisateur dispose d'un brevet PPL ou d'un brevet BB et qu'il dispose également d'une visite médicale de classe 1 ou de classe 2. Pour cela, on va cliquer :
*sur les validités "PPL" et "BB" de la 1ère ligne.
*sur les validités "Visite médicale classe 1" et "Visite médicale classe 2" de la 2ème ligne.

''Conseil OpenFlyers'' :
*En mode restreint, ne pas oublier d’attribuer les validités aux membres pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines avant d'activer les restrictions.

==Paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols==
Le paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols s'effectue en fonction du type de vols

===Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols===
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Dans le formulaire '''[[AdminDoc3#Gestion_des_vols|Gestion des vols]]''', champ '''Gestion des validités lors de la saisie d'un vol''', il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
**'''En mode "Restreint"''' : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
**'''En mode "Avertissement"''' : cela fera apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour une ressource donnée. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du [[#Validit.C3.A9_bloquante_pour_la_saisie_des_vols|paramétrage du type de validité]].
**'''Désactivé'''
*Puis cliquer sur le bouton '''Valider''' associé au formulaire.

===Paramétrage pour chaque type de vol des validités requises===
Les validités requises lors de la saisie d'un vol dépendent des types de vols sélectionnés pour ce vol. Le paramétrage des validités requises pour chaque type de vol s'effectue ainsi :
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis '''Vols > Types de vol'''
*Dans le tableau '''Types de validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné''', cocher les validités requises pour chaque type de vol

===Imposer des types de validité pour des types de ressource différents===

Pour rendre obligatoire une validité pour un type de ressource en particulier il faut tout d'abord [[Tutorial3#D.C3.A9finir_les_types_de_vol|créer un type de vol]] pour chacun de ces types.

Ensuite il faut [[AdminDoc3#Types_de_vol_requis_par_type_d.27a.C3.A9ronef||associer ce nouveau type de vol au type de ressource concerné]].

Pour terminer il suffit de [[Validity-management3#Param.C3.A9trage_pour_chaque_type_de_vol_des_validit.C3.A9s_requises|définir les validités requises pour ce type de vol]].

=Gestion des validités des utilisateurs=

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*Aller dans '''Admin'''
*Puis '''Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).
Vous accédez à la page de saisie des Validités :
*Sélectionner la validité à ajouter et Valider.

==[[#Lister|Lister tous les utilisateurs détenant une validité]]==

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).
Vous accédez à la page de saisie des Validités : les modifications s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée.

''Note :''
*Les modifications sont prises en compte en cliquant en dehors du champ de saisie.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).
Vous accédez à la page de saisie des Validités : les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.
Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle, cela veut dire que [[Product_sale_manager3#Configuration_d.27un_produit_validit.C3.A9_.22Cotisation.22|la validité est à vendre]]. Pour pouvoir supprimer une validité vendue alors qu'elle n'aurait pas du l'être il faut suivre la procédure suivante :
*[[OF_Use_Accounting3#Annuler_l.27effet_d.27une_.C3.A9criture_comptable|Annuler l'effet d'une écriture comptable]]
*[[Product_sale_manager3#Suppression_de_la_vente_d.27une_validit.C3.A9|Supprimer la vente d'une validité]] en prenant soin de noter le contenu de la ligne concernée. Nous recommandons pour cela d'[[Tips-and-tricks#Effectuer_une_copie_d.27.C3.A9cran|effectuer une copie d'écran]].
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
*[[Product_sale_manager3#Tarification_de_la_validit.C3.A9_.22Cotisation.22|Remettre en place la tarification de la validité]]

Gestion des validités

2014-02-25T14:06:31Z

Sgoossens : /* Paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la gestion des validités dans OpenFlyers.

=Définition=
Le terme "validité" est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, certificat, échelon, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les "types de validités" permettent de définir des validités qui seront attribuées aux utilisateurs. Différents critères permettent de les définir :

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

=Messages d'alerte=
OpenFlyers distingue 2 types de messages d'alertes :
*Les [[#Alertes_non_bloquantes|alertes non bloquantes]] qui peuvent être surpassées par l'utilisateur.
*Les [[#Alertes_bloquantes|alertes bloquantes]] qui empêchent d'enregistrer la saisie en cours.

==Alertes non bloquantes==
Les alertes non bloquantes apparaissent en '''orange'''.

==Alertes bloquantes==
Les alertes bloquantes apparaissent en '''rouge'''.

=Gestion des types de validités=
La gestion des types de validité, s'effectue côté '''admin''' depuis le menu '''Utilisateurs > Types de validités'''.

Cette page contient la liste des types de validités et présente l'ensemble des éléments permettant de définir complètement chaque type de validité.

==Paramètres de configuration==
'''Attention :''' lorsque vous effectuez une modification sur le tableau des types de validité, il faut cliquer en dehors du tableau pour que le choix soit pris en compte et sauvegardé.

===Nom===
Nom choisi pour désigner une validité

===Soumise à échéance===
Indique si la validité doit contenir une date d'échéance ou non

===Gestion du code identifiant===
Indique si un champ "code identifiant" est éditable pour y renseigner un code associé à la validité de l'utilisateur. Exemples : numéro de membre, numéro de licence, numéro de qualification, identifiant, etc.

===Gestion de la date d'obtention===
Indique si un champ "date d'obtention" doit être associé à la validité.
Exemples : date de délivrance d'un permis, date d'obtention d'un brevet, 1ère date d'inscription

===Validité bloquante pour la saisie des vols===
Indique le comportement pour ce type de validité que doit adopter OpenFlyers lors d'une tentative de saisie de vols dont une validité requise est périmée ou absente. Si la validité est configurée comme bloquante, alors la saisie du vol sera bloquée et impossible. C'est utile en mode ouverture/fermeture de vol où il est alors possible lors de l'ouverture du vol d'interdite un utilisateur de saisir son vol s'il manque un certain nombre de validités.

===Alerte à la connexion===
Définit le comportement souhaité à la connexion. 4 types de comportements sont possibles lorsqu'une validité à échéance est périmée :
*Pas de gestion
*Alerte à la connexion
*Accès restreint au profil X (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme)
*Pas d'accès
Remarque : Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement celles possèdées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance. Ainsi, les validités sans échéance ou les validités avec formule d'expérience ne sont pas contrôlées.

===Formule d'expérience===
Lorsque ce champ est renseigné avec une formule, alors le type de validité devient une "validité avec expérience". Dans ce cas, la validité ne peut plus être attribuée à un utilisateur. Elle sert uniquement lors de la saisie des vols en l'associant à un type de vol. Elle sert à vérifier que l'utilisateur remplit des critères variables au cours du temps.
Exemples :
*avoir plus de 3 atterrissages dans les 90 derniers jours
*ne pas dépasser plus de 90h dans les 30 derniers jours

==Commandes associées==
===Lister===
Liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

===Ordonner===
Permet de trier les types de validités dans l'ordre que l'on souhaite.

===Supprimer===
L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer un type de validité. Cependant, si cette validité a été attribuée à au moins un utilisateur, alors une alerte bloquante, avec la liste des utilisateurs, empêchera la suppression de cette validité. Il faudra d'abord retirer la validité aux utilisateurs concernés.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance.

Le paramétrage des types de validités peut induire 4 types de comportements lorsqu'une validité à échéance est périmée :
*Pas de gestion.
*Alerte à la connexion : il s'agit d'une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]].
*Accès restreint au profil X (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme) : il s'agit d'une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]] mais qui induit des restrictions sur les droits de l'utilisateur.
*Pas d'accès : il s'agit d'une [[#Alertes_bloquantes|alerte bloquante]].

Ce paramétrage s'effectue au travers de 3 champs :
*le champ '''[[#Alerte_.C3.A0_la_connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[#Soumise_.C3.A0_.C3.A9ch.C3.A9ance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion
*le champ '''[[#Formule_d.27exp.C3.A9rience|Formule d'expérience]]''' qui doit être vide. Si ce champ n'est pas vide, alors la validité est une validité à échéance et ne peut être attribué à un utilisateur. Dans ce cas, on ne peut contrôler à la connexion que l'utilisateur possède cette validité.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[#Alertes_bloquantes|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'un vol==
Lors de la saisie d'un vol, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#S'il n'y a qu'une seule personne pour ce vol, le logiciel vérifie la présence des validités requises pour les types de vols sélectionnés. Il y a 2 comportement possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[#Alertes_non_bloquantes|alerte non bloquante]].
#*Une [[#Alertes_bloquantes|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[#Param.C3.A9trage_g.C3.A9n.C3.A9ral_du_contr.C3.B4le_des_validit.C3.A9s_pour_la_saisie_des_vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité.
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contr.C3.B4le_des_validit.C3.A9s_.C3.A0_la_connexion|comme à la connexion]].

=Paramétrage du contrôle des validités=
==Paramétrage du contrôle des validités pour les réservations==
Lors d'une réservation, le contrôle des validités s'effectue en fonction du type de ressource sélectionné pour la réservation.

Un comportement général, restrictif, permissif ou sans contrôle, est défini pour toutes les ressources. Puis, pour chaque type de ressource, on définit les validités requises.

===Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations===
Pour paramétrer, ce contrôle, il faut :
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis '''Configuration > Paramétrage'''.
*Dans le formulaire '''[[AdminDoc3#Gestion_des_r.C3.A9servations|Gestion des réservations]]''', champ '''Gestion des validités''', il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
**'''En mode "Restriction" pour les réservations''' : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
**'''En mode "Avertissement" pour les réservations''' : cela fera apparaitre des alertes non-bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validité requises pour une ressource donnée
**'''Désactivé'''
*Puis cliquer sur le bouton '''Valider''' associé au formulaire

===Paramétrage pour chaque type de ressources des validités requises lors d'une réservation===
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir l'item de menu '''Ressources > Types de ressources'''.
*Dans le tableau qui liste les types de ressources, cliquer sur l'icône dans la colonne '''Action''' symbolisant une check-list [[Fichier:Checklist.png]] et intitulée '''Validité'''.

On se retrouve avec un tableau qui permet de déterminer les validités requises lors de la réservation d'une ressource donnée.

Les validités peuvent se suppléer les unes les autres. C'est la règle "ou" présente entre chaque validité d'une même ligne.

Si on souhaite que les validités s'ajoutent et soient toutes nécessaires, alors il faut les disposer sur des lignes différentes qui sont séparées par la règle "et" présente en début de ligne.

Exemples types :
*Si on souhaite qu'une validité A soit requise, il faut cliquer sur la check verte de cette validité sur la 1ère ligne. Une deuxième ligne apparait alors avec aucune validité de sélectionnée.

*Si on souhaite qu'une validité A et qu'une validité B soient toutes les 2 requises, il faut cliquer sur la check verte de la validité A de la 1ère ligne puis sur la check verte de la validité B de la 2ème ligne qui est apparue. Une 3ème ligne apparait alors également avec aucune validité de sélectionnée.

*Si on souhaite qu’indifféremment les validités A ou B soient requises, il cliquer sur les check vertes de chacune des validités de la 1ère ligne.

Exemple pratique : On souhaite qu'un utilisateur dispose d'un brevet PPL ou d'un brevet BB et qu'il dispose également d'une visite médicale de classe 1 ou de classe 2. Pour cela, on va cliquer :
*sur les validités "PPL" et "BB" de la 1ère ligne.
*sur les validités "Visite médicale classe 1" et "Visite médicale classe 2" de la 2ème ligne.

''Conseil OpenFlyers'' :
*En mode restreint, ne pas oublier d’attribuer les validités aux membres pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines avant d'activer les restrictions.

==Paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols==
Le paramétrage du contrôle des validités pour la saisie des vols s'effectue en fonction du type de vols

===Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols===
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis choisir '''Configuration > Paramétrage'''.
*Dans le formulaire '''[[AdminDoc3#Gestion_des_vols|Gestion des vols]]''', champ '''Gestion des validités lors de la saisie d'un vol''', il faut choisir le comportement général parmi les choix suivants :
**'''En mode "Restreint"''' : cela fera apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y aura une absence de validités requises pour une ressource donnée
**'''En mode "Avertissement"''' : cela fera apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour une ressource donnée. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du [[#Validit.C3.A9_bloquante_pour_la_saisie_des_vols|paramétrage du type de validité]].
**'''Désactivé'''
*Puis cliquer sur le bouton '''Valider''' associé au formulaire.

===Paramétrage pour chaque type de vol des validités requises===
Les validités requises lors de la saisie d'un vol dépendent des types de vols sélectionnés pour ce vol. Le paramétrage des validités requises pour chaque type de vol s'effectue ainsi :
*Aller dans '''Admin'''.
*Puis '''Vols > Types de vol'''
*Dans le tableau '''Types de validités requises (si seul à bord) pour un type de vol donné''', cocher les validités requises pour chaque type de vol

===Imposer des types de validité pour des types de ressource différents===

Pour rendre obligatoire une validité pour un type de ressource en particulier il faut tout d'abord [[Tutorial3#D.C3.A9finir_les_types_de_vol|créer un type de vol]] pour chacun de ces types. Ensuite il faut [[AdminDoc3#Types_de_vol_requis_par_type_d.27a.C3.A9ronef||associer ce nouveau type de vol au type de ressource concerné]]. Pour terminer il suffit de [[Validity-management3#Param.C3.A9trage_pour_chaque_type_de_vol_des_validit.C3.A9s_requises|définir les validités requises pour ce type de vol]].

=Gestion des validités des utilisateurs=

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*Aller dans '''Admin'''
*Puis '''Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).
Vous accédez à la page de saisie des Validités :
*Sélectionner la validité à ajouter et Valider.

==[[#Lister|Lister tous les utilisateurs détenant une validité]]==

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).
Vous accédez à la page de saisie des Validités : les modifications s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée.

''Note :''
*Les modifications sont prises en compte en cliquant en dehors du champ de saisie.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Utilisateurs'''.
*Cliquer sur l’icône Lister (la plus à droite).
Vous accédez à la page de saisie des Validités : les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.
Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle, cela veut dire que [[Product_sale_manager3#Configuration_d.27un_produit_validit.C3.A9_.22Cotisation.22|la validité est à vendre]]. Pour pouvoir supprimer une validité vendue alors qu'elle n'aurait pas du l'être il faut suivre la procédure suivante :
*[[OF_Use_Accounting3#Annuler_l.27effet_d.27une_.C3.A9criture_comptable|Annuler l'effet d'une écriture comptable]]
*[[Product_sale_manager3#Suppression_de_la_vente_d.27une_validit.C3.A9|Supprimer la vente d'une validité]] en prenant soin de noter le contenu de la ligne concernée. Nous recommandons pour cela d'[[Tips-and-tricks#Effectuer_une_copie_d.27.C3.A9cran|effectuer une copie d'écran]].
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
*[[Product_sale_manager3#Tarification_de_la_validit.C3.A9_.22Cotisation.22|Remettre en place la tarification de la validité]]

Documentation administrateur

2014-02-25T13:57:01Z

Sgoossens : /* Type de ressource */

__TOC__
=Présentation=
Cette page est destinée à contenir la documentation administrateur de la version 3.0.

*[[formula pool|Choix de formules pour le calcul du temps de vol et pour la tarification]]
*[[OF_doc-en::Main_Page#Export_generation|Page du Wiki en anglais pour les statistiques]]

=Présentation générale=

Nous allons configurer ensemble une structure aéronautique en partant d'une base de donnée vierge afin de comprendre les mécanismes de fonctionnement d'openflyers.
=Sécurisation=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Menu Configuration=
==Configuration > Paramétrage==
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.
===Gestion des réservations===
[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.png|gestion des réservations]]

====Mode de réservation====
=====Réservations standards=====
Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

=====Réservation par type de ressource=====
La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :
*pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
*créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

====Réservation multi-ressources====
Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

'''Attention :''' cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

====Affichage du nom des ressources dans le planning====

Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.

====Heure TU de début et fin d'activité====
Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.

====Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de====
Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

====Limitation dans le temps des réservations====
Permet de limiter dans le temps les réservations.

====Limitation du nombre de réservations====
Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

====Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)====
Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

====Durée minimale d'une réservation====
Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

====Durée par défaut d'une réservation====
Permet de définir la durée par défaut.

====Afficher ces champs====
Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :
*Même jour
*Places à disposition
*Lieu de départ
*Lieu d'arrivée

====[[Validity-management3#Param.C3.A9trage_g.C3.A9n.C3.A9ral_du_contr.C3.B4le_des_validit.C3.A9s_pour_les_r.C3.A9servations|Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations]]====

===Gestion des vols===

[[Image:018_parametrage_gestion_vol.jpg|gestion des vols]]

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

On a le choix entre les [[Introduction#Modes_de_saisie_ouverture.2Bfermeture_ou_fermeture_seule|modes ouverture+fermeture et fermeture seule]].

Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

[[Image:020_parametre_gestion_vols.jpg|gestion des vols detail]]

*Unité de temps par défaut de la structure aéronautique
Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.
*Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord
Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.
*Gestion du temps de vol: il y a deux modes
**Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
**Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
*Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
*Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
*Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes

====[[Validity-management3#Param.C3.A9trage_g.C3.A9n.C3.A9ral_du_contr.C3.B4le_des_validit.C3.A9s_pour_la_saisie_des_vols|Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols]]====

===[[OF_Configuration_Accounting3#Param.C3.A9trage_g.C3.A9n.C3.A9ral_de_la_gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]===

==Configuration > Structure > Configuration de la structure==
Ce menu permet de paramétrer les informations "postales" de la structure, c'est la première partie du formulaire.

[[image:006_config_club.jpg|saisie des coordonnées postales]]

La seconde partie concerne le logo de la structure aéronautique, l'adresse de son site internet et l'adresse sous laquelle seront envoyés les mails de confirmation des réservations

[[image:007_config_club_suite.jpg|configuration du logo]]

Nous allons déterminer la position géographique de la structure, pour cela on le sélectionne dans le menu déroulant. S'il n'est pas présent, il faudra remplir les zones prévues à cet effet. C'est à partir de ces coordonnées que sont calculées les heures de coucher et lever de soleil.

[[Image:008_config_club_suite.jpg|configuration des coordonnées]]

Si la structure possède une liste de diffusion, celle ci peut être couplée à OpenFlyers, il suffit d'y mettre son nom et de sélectionner quel logiciel gère la liste.

[[Image:010_config_club_suite.jpg|liste de diffusion]]

La case ''même jour'' permet de pré-sélectionner pour la fin d'une réservation le même jour que la date de début de réservation.

La case ''Commentaire sur les réservations'' laisse la possibilité au pilote de laisser un commentaire sur le vol.

[[Image:011_config_club_suite.jpg|option diverses]]

*L'heure de début et de fin d'activité permet de déterminer la taille de la frise de réservation. Il ne faut pas laisser de minuit à minuit car openflyers vérifie alors sur toute la plage horaire si il y a des réservations, et cela allonge inutilement le temps de traitement.

*la durée minimale spécifie la durée en dessous du quelle aucune réservation n'est possible.
*la durée par défaut pré-sélectionne la durée d'un réservation, bien sûr cela est modifiable par le pilote, mais pas en dessous de la valeur saisie dans la cellule précédente .

[[Image:012_config_club_suite.jpg|heure de début et fin]]

===Champ '''Responsable OpenFlyers'''===
Permet de désigner l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaitront sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

De plus, il ne sera pas bloqué en cas de validité périmée et pourra ainsi mettre à jour ses validités même si des restrictions existent pour les utilisateurs avec une validité périmée.

==Configuration > Structure > Flux d'informations==
La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

[[Image:009_config_club_suite.jpg|cellule info]]

De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

==[[Extrafield3|Configuration > Champ(s) additionnel(s)]]==

==Configuration > Export SQL==
===Configuration > Export SQL > Complet===
Permet d'exporter l'intégralité de la base de données
===Configuration > Export SQL > Table person===
Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

=Menu Ressources=

==Type de ressource==

===Ajouter un type de ressource===

* Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Ressources > Actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
* Saisir les champs du formulaire (voir les [[Formula_pool#Calcul_du_temps_de_vol|formules de calcul de temps de vol]]) et valider
* [[#Places|Configurer les places]] pour le type de ressource
* Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > [[Profile-management3#Page_Profils_Plus|Profils plus]]''' et :
** dans la colonne '''Attribution de places''', y affecter les places précédemment configurées aux profils souhaités
** dans la colonne '''Type de ressource visible''', ajouter le type de ressource aux profils souhaités

===Places===
Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Places'''.

Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).

Exemple pour le type de ressource Robin DR400 :
{| class="wikitable"
!Type de ressource!!N° de siège!!Intitulé
|-
|DR400||0||Pilote
|-
|DR400||1||Instructeur
|}

===Types de vol requis par type d'aéronef===

*Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Ressources > Actifs''', tableau '''Types de vol requis par type d'aéronef'''
*Pour chaque type d'aéronef, '''sélectionner''' les '''types de vol requis'''.

==Ressource==

===Ajouter une ressource===

*S'il est nécessaire d'associer un nouveau type de ressource, alors il faut au préalable [[AdminDoc3#Ajouter_un_type_de_ressource|ajouter un type de ressource]]
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Actives''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire et valider

===Désactiver une ressource===

Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant.

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut au préalable :
*que les [[OF_Use_Accounting3#D.C3.A9sactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]
La liste des comptes associés à un aéronef se trouve dans '''Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Active'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

===Réactiver une ressource===

Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans '''Admin > Ressources > Ressources > Désactivées''', et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément [[#D.C3.A9sactiver_une_ressource|désactiver une autre ressource]], puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

===Changer la valeur du compteur en cours===
OpenFlyers enregistre la valeur du compteur en cours en considérant qu'il doit correspondre au compteur arrivé du vol le plus récent enregistré.

Cette valeur est visible et modifiable dans '''Ressources > Ressources > Actives''', dans le formulaire '''Données pour la gestion des vols''', c'est le champ '''Dernier compteur enregistré'''.

En modifiant cette valeur enregistrée, on force le compteur ou l'horamètre à prendre une nouvelle valeur qui sera affichée comme compteur départ du prochain vol saisi.

C'est notamment utile lorsqu'il est nécessaire de recaler un compteur pour cause, par exemple, de changement d'horamètre.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton '''Valider''' du formulaire pour enregistrer la nouvelle valeur.

=[[User-management3|Gestion des utilisateurs]]=

=Comptabilité=
==Généralités==
===Date par défaut dans les formulaires===
Normalement OpenFlyers propose comme date par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) la date de la dernière écriture correspondante enregistrée. Si ce n'est pas le cas, alors c'est une anomalie qu'il faut rapporter sur le [http://bts.openflyers.org BTS].
==Exports==
Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.

=[[Import_module3|Module d'import]]=

FAQ client

2014-02-10T13:55:51Z

Sgoossens : /* Comment effectuer un changement de main administratif ? */

=Fonctionnement d'OpenFlyers=
==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Fonctionnement_.C3.A9conomique|Fonctionnement économique]]==

==Fonctionnement applicatif==
Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

Le logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Arbitrage_des_demandes_de_d.C3.A9veloppements#Financement_des_d.C3.A9veloppements|Nouveaux développements]]==

==De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?==
Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera ou Safari. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur.

=Les bases de données=
==Les données stockées sont-elles bien protégées ?==
Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.
==Comment récupérer notre base de données ?==
Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données :
*[[AdminDoc3#Configuration_.3E_Export_SQL_.3E_Complet|Procédure version 3]]

==Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?==
Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir [http://www.openflyers.com/pricing/catalog-price le catalogue tarifaire]).

==Peut-on importer notre ancienne base de données externe OF 1.3.x lors du passage en production sur la solution hébergée OpenFlyers ?==
Oui, il est tout a fait possible de reprendre votre ancienne base de données OF 1.3.x.

Le coût est à partir de 50 € HT/heure, le temps effectif étant déterminé lors de l'import. Il faut nous faire parvenir un export complet de la base SQL de votre plateforme.

Il faut au préalable que vous ayez créé une [https://client.openflyers.com/newSubscription.php?lang=francais plateforme client ], puis nous signaler l'identifiant de votre plateforme.

Il faut ensuite vous créer la ou les factures, selon l'abonnement choisi, à partir de votre [http://client.openflyers.com/ clientmanager]

Vous acquittez les factures correspondant à la migration de votre base de données, de votre abonnement et éventuellement de la migration de votre plateforme de la version 2.1 en 3.0

Puis, l'idéal est de fixer un rendez-vous, par exemple, le XX-XX-2012 à 9 h. Puis, à cette même date :
*vous bloquez votre accès sur votre plateforme OF le jour J à 9h00 ;
*vous nous envoyez la base de données en suivant ;
*nous migrons, dès réception, votre base de données vers la version 2.1 (ou la version 3.0) sur nos serveurs ;
*une fois cela fait, on vous envoie un e-mail ;
*vous mettez en place de votre côté une redirection vers la nouvelle URL OF.

Il faut compter environ 2 heures maximum pour procéder à la migration (suivant les difficultés que nous rencontrerons avec votre base de données).

Les opérations d'export/import sont ainsi synchronisées et l'interruption de service est la plus courte possible.

=Compte client OpenFlyers=

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Acc.C3.A9der_.C3.A0_son_compte_client_OpenFlyers|Comment accéder à mon compte client ?]]==

==Comment modifier des éléments de la fiche client ?==
Il vous suffit de vous [[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Acc.C3.A9der_.C3.A0_son_compte_client_OpenFlyers|connecter à votre plateforme]] OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

==Comment effectuer un changement de main administratif ?==

Lors d'un changement de main administratif, il faut nous faire parvenir '''un courrier signé de votre président avec copie d'un PV d'AG ou de CA''' permettant de prouver qu'il est bien président. Ce courrier peut être scanné et envoyé par e-mail.

Après cela, vous pouvez mettre à jour votre [[#Comment_acc.C3.A9der_.C3.A0_mon_compte_client_.3F|compte client]].

Si, suite à ce changement de main, vous n'avez plus les identifiants pour accéder à votre '''compte client''' ou au '''compte administrateur de la plateforme''' veuillez contacter [http://www.openflyers.com/support notre support].

==[[Modèle_commercial_et_compte_client_OpenFlyers#Renouveler_son_abonnement_OpenFlyers|Comment renouveler l'abonnement ?]]==

==Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation==
Le message d'alerte '''votre cotisation n'est pas à jour''' correspond à un message lié à la configuration de la plateforme OpenFlyers et non pas à l'abonnement OpenFlyers de cette plateforme. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa qualification/validité cotisation au sein de la structure.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

Cf. [[Validity-management3#Gestion_des_validit.C3.A9s_des_utilisateurs|Gestion des validités des utilisateurs dans OpenFlyers 3]].

==Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement==
L'abonnement OpenFlyers est dans la majorité des cas (sauf abonnement "Corporate Jet") calculé en fonction du nombre de ressources souhaitées. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez une ressource en cours d'année, alors vous devez demander par e-mail la création d'une facture complémentaire correspondant à une nouvelle ressource ou la mise à jour de votre prélèvement mensuel :
*Dans le cas où vous acquittez un abonnement annuel : le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.
*Dans le cas où vous êtes en prélèvement mensuel (avec majoration de 20% par rapport au tarif annuel) alors le tarif appliqué sera rajouté au prélèvement mensuel avec la majoration de 20%. De plus, des frais de dossier de 50 € HT pour la mise à jour du prélèvement automatique seront à payer en sus.

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ressource est prise pour toute l'année.

Par contre, s'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un nouvel abonnement pour la nouvelle ressource : il suffit de [[#Comment_d.C3.A9sactiver_une_ressource_.3F|désactiver l'ancienne ressource]] avant d'[[#Comment_cr.C3.A9er_une_ressource_.3F|activer la nouvelle]].

==Comment remplacer une ressource par une autre ?==
Pour remplacer une ressource par une autre, il faut d'abord désactiver la ressource à substituer.

Si vous ne souhaitez pas désactiver cette ressource, alors vous pouvez nous demander de [[#Changement_du_nombre_de_ressources_en_cours_d.27ann.C3.A9e_et_mise_.C3.A0_jour_de_l.27abonnement|créer une facture complémentaire d'abonnement pour une ressource supplémentaire]].

===Comment désactiver une ressource ?===

*[[AdminDoc1.2#D.C3.A9sactiver_un_avion|Désactiver un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc2.1#D.C3.A9sactiver_un_a.C3.A9ronef|Désactiver un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3#D.C3.A9sactiver_une_ressource|Désactiver une ressource avec la version 3.0.3 d'OpenFlyers]]

===Comment créer une ressource ?===

*[[AdminDoc1.2#Ajouter_un_avion|Ajouter un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc2.1#Ajouter_un_a.C3.A9ronef|Ajouter un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3#Ajouter_une_ressource|Ajouter une ressource avec la version 3.0.3 d'OpenFlyers]]

==Facturation des ressources réelles et virtuelles==
A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef ('''Admin > Flotte > Aéronefs''' colonne Aéronefs réels).

==[[Créer_une_plateforme_OpenFlyers_pour_sa_structure#Prise_d.27abonnement|Nous avons créé une plateforme de test, comment passer en production ?]]==

==[[Getting_started_with_OpenFlyers#Forfait_param.C3.A9trage|Comment fonctionne le forfait paramétrage ?]]==
===[[Getting_started_with_OpenFlyers#Chronologie_du_forfait_param.C3.A9trage|Quelle est la chronologie du paramétrage ?]]===

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?==
Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire].

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?==
Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

==Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?==
Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos [http://www.openflyers.com/license/conditionsgenerales1_3.pdf conditions générales].

==L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?==
Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

=Plateforme OpenFlyers=
==[[Créer_une_plateforme_OpenFlyers_pour_sa_structure|Comment créer une plateforme ?]]==

==Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création==
Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis [https://client.openflyers.com Client Manager], avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par e-mail.
*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

==Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version X et nous voudrions tester la version Y==
===Quelles alternatives ?===
====soit vous migrez directement de la version X vers la version Y====
'''Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]])'''

*avantages :
:*Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
:*Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les éléments
*inconvénients :
:*vous payez de suite la tarification de la version Y
:*vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)
Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un e-mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version X et la version Y.

====soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test====
*avantages :
:*vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
:*vous ne payez pas la différence de coût entre la version X et la version Y pendant que vous testez
*inconvénients :
:*lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre [[#Comment_cr.C3.A9er_une_plateforme_.3F|la procédure de création de plateforme]].

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version X à la version Y (passage en production sur la version Y), voici ce qu'il faudra faire :
*nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)
Alors nous effectuerons les actions suivantes :
*migration de la base de données X vers la Y
*changement du pointage de votre adresse nom_de_la_plateforme.openflyers.fr par exemple de la X vers la version Y
Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle Y (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la version Y

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).

====Forfait paramétrage====
N'oubliez-pas que nous proposons [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|le forfait paramétrage]] pour la configuration d'OpenFlyers.

===Quel est le délai pour migrer une base de données ?===
Il faut compter 1 semaine

==Comment se fait la migration vers une version supérieure ?==
#Il faut avoir pris connaissance des [[FAQ_client#Quelles_sont_les_cons.C3.A9quences_d.27une_migration_.3F|conséquences d'une migration]] et accepter le fait qu'elle est irréversible
#Il faut en faire la demande par e-mail
#Nous créons alors les factures liées à la migration, à la différence de tarif et au forfait paramétrage selon votre abonnement et les options souscrites (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).
#Vous payez.
#Nous procédons alors à cette migration et nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine pour palier les problèmes de cache DNS.
#Selon ce qui a été convenu nous effectuons ou le client effectue [[Upgrade3|le nettoyage lié au passage à la version 3]].
#Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|Forfait paramétrage]]

==Quelles sont les conséquences d'une migration ?==
*Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure
*Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le [http://bts.openflyers.org BTS] pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
*Après une migration, il peut être nécessaire de forcer le rafraichissement du "cache" du navigateur en appuyant sur CTRL+R (ou icône "Actualiser" ou "Rafraichir" suivant les navigateurs) afin d'obliger le navigateur à charger en mémoire les scripts qui correspondent à la nouvelle version.
*De même, l'accès à la plateforme via son URL peut ne pas fonctionner pendant 1 ou 2 jours du fait des serveurs disposant de "caches DNS". Afin de palier à ce défaut, nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine qui permet quand même d'accéder à la plateforme.

==La configuration nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?==
Si vous souhaitez utiliser en production rapidement votre plateforme OpenFlyers (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "[[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]]".

Ce forfait est également valable pour un client utilisateur de la version 1.3.x et qui souhaite migrer sans attendre à la version 3.0.3 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

==Nous avons une version 3 en test==
===mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?===
Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

===Peut-on garder la configuration de la version 3 et migrer uniquement les réservations de la 1.3.x ?===
Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :
*demander la migration par e-mail de la 1.3.x vers la 3 avec passage en prod sur la 3 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
*reprendre la configuration faite sur la 3 en test sur la nouvelle 3
*envoyer un nouveau e-mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 3 en test

==[[Getting_started_with_OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Comment mettre en place une solution de paiement en ligne par carte bancaire pour les comptes clients ?]]==

==Comment passer à la gestion des comptes et la comptabilité dans OpenFlyers ?==
Pour activer la gestion des comptes et de la comptabilité dans OpenFlyers, vous pouvez suivre les FAQ dédiées à la comptabilité ainsi que les documentations qui présentent les modules de comptabilité :
*[[FAQ_accounting2.1|FAQ comptabilité version 2.1]]
*[[FAQ_accounting3|FAQ comptabilité version 3.0]]
*[[Accueil#Comptabilit.C3.A9|Documentations sur la comptabilité]]
dont [[Account#Mise_en_place_de_la_comptabilit.C3.A9_dans_OpenFlyers|Quelques conseils sur la mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]

=Support=
==Quels sont les supports techniques ?==
Il existe à ce jour 3 types de support :
*le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
*le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.
*le [http://www.openflyers.com/support support ponctuel par téléphone] qui peut vous permettre de vous dépanner si nous pouvons vous fournir la réponse en temps réel.

==[[How_to_communicate_with_OpenFlyers#Cr.C3.A9er_un_compte_d.27acc.C3.A8s_au_support-forum|Comment créer son accès au support-forum ?]]==

==Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur==
Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'[[Wikipedia-fr:Sender_Policy_Framework|authentification SPF]] que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.

Utilisation de la comptabilité

2014-01-06T15:36:35Z

Sgoossens : /* Passage d'un exercice comptable à l'autre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Définitions=

=Opérations sur les comptes=
==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

Openflyers propose par défaut deux modèles de factures qui permettent d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées ;
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote'''
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

A la colonne '''Numéro de pointage ou de facture''', un nombre est affiché.

[[Image:numéro-de-pointage-ou-de-facture.png]]

Pour ces cas-là et quand il s'agit de numéro de facture et non de pointage, c'est-à-dire lorsque les entrées sont validées, une icône PDF apparaît à côté. Quand les entrées ne sont pas validées, il n'y a donc pas d'icône. Il suffit de cliquer dessus pour voir apparaître la facture.

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

*'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''
*Depuis la page du planning de réservation, Cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Configuration/Import de template odt''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
*Vous préparer un fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture de vol
*:'''page 2''' : Duplicata d'une facture de vol
*:'''page 3''' : Facture client qui comprend les validités et les achats
*:'''page 4''' : Duplicata d'une facture validités/achats
*:'''page 5''' : Facture de réservation
*:'''page 6''' : Duplicata d'une facture de réservation
*Vous pouvez importer le fichier de modèles de facture au format odt : '''Facturation client'''

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Dans les bons de commandes et les factures, on affiche autant de lignes d'écritures que de types de vente impactés.

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie utilisateur ou de catégorie client
* Pour la TVA, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton "Générer PDF" en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton "Sauver dans un fichier CSV" en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]].
*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[OF_Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si les écritures de fin d'année doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'année seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel.

Chronologie classique des opérations à effectuer :
*Validation des écritures (heures de vols, encaissements, factures fournisseurs et flux divers)
*Export/import dans un logiciel de comptabilité
*[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]
*Validation des écritures de fin d'année
*Ultime export pour stockage des écritures en les marquant dans OpenFlyers
*Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.

==Retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export==
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour voir directement les écritures non validées, il suffit d'aller dans '''Comptes > Mouvements''' puis de rechercher l'écriture de la date considérée. Son contenu vous permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement ou d'un flux.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.

Pour vérifier les encaissements restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.

Pour vérifier les factures, il faut aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.

Pour vérifier les ventes, il faut aller dans '''Comptes > Acheter''' puis '''sélectionner un utilisateur'''. Cliquer sur '''Voir le panier''' puis '''Valider tous les achats'''.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

==Réaliser l'export comptable==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*se connecter à la plateforme OpenFlyers
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es_afin_de_pouvoir_r.C3.A9aliser_l.27export|trouver les écritures non validées et les valider]].
Là, 2 formulaires apparaissent l'un au-dessous de l'autre :
*Le 1er concerne la '''Gestion de l'exercice comptable'''
*Le 2nd concerne s'intitule '''Export de la comptabilité'''
Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans '''valeur d'export''' c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.

'''Conseils OpenFlyers :'''
*Exporter toujours au moins une fois sans marquer les écritures exportées. Ainsi, s'il y a un problème de transmission et que le fichier d'export se retrouve corrompu, il sera toujours possible de réexporter les mêmes écritures.

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.

=[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]=
==Passage d'un exercice comptable à l'autre==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin > Rapports > Structure > Visualiser" (nous avons mis la requête des A nouveaux disponible à [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator#Carry_forwards Carry forwards]).

OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut que :
*toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*tous vos comptes aient un compte d'export,
*les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
L'exercice comptable débute au 01/01/2008
Avec un tableau '''Statistiques''' :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Les_exports_comptables|Comment exporter les écritures]]

Utilisation de la comptabilité

2014-01-06T15:36:23Z

Sgoossens : /* Passage d'un exercice comptable à l'autre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Définitions=

=Opérations sur les comptes=
==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

Openflyers propose par défaut deux modèles de factures qui permettent d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées ;
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote'''
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

A la colonne '''Numéro de pointage ou de facture''', un nombre est affiché.

[[Image:numéro-de-pointage-ou-de-facture.png]]

Pour ces cas-là et quand il s'agit de numéro de facture et non de pointage, c'est-à-dire lorsque les entrées sont validées, une icône PDF apparaît à côté. Quand les entrées ne sont pas validées, il n'y a donc pas d'icône. Il suffit de cliquer dessus pour voir apparaître la facture.

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

*'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''
*Depuis la page du planning de réservation, Cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Configuration/Import de template odt''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
*Vous préparer un fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture de vol
*:'''page 2''' : Duplicata d'une facture de vol
*:'''page 3''' : Facture client qui comprend les validités et les achats
*:'''page 4''' : Duplicata d'une facture validités/achats
*:'''page 5''' : Facture de réservation
*:'''page 6''' : Duplicata d'une facture de réservation
*Vous pouvez importer le fichier de modèles de facture au format odt : '''Facturation client'''

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Dans les bons de commandes et les factures, on affiche autant de lignes d'écritures que de types de vente impactés.

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie utilisateur ou de catégorie client
* Pour la TVA, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton "Générer PDF" en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton "Sauver dans un fichier CSV" en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]].
*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[OF_Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si les écritures de fin d'année doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'année seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel.

Chronologie classique des opérations à effectuer :
*Validation des écritures (heures de vols, encaissements, factures fournisseurs et flux divers)
*Export/import dans un logiciel de comptabilité
*[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]
*Validation des écritures de fin d'année
*Ultime export pour stockage des écritures en les marquant dans OpenFlyers
*Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.

==Retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export==
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour voir directement les écritures non validées, il suffit d'aller dans '''Comptes > Mouvements''' puis de rechercher l'écriture de la date considérée. Son contenu vous permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement ou d'un flux.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.

Pour vérifier les encaissements restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.

Pour vérifier les factures, il faut aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.

Pour vérifier les ventes, il faut aller dans '''Comptes > Acheter''' puis '''sélectionner un utilisateur'''. Cliquer sur '''Voir le panier''' puis '''Valider tous les achats'''.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

==Réaliser l'export comptable==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*se connecter à la plateforme OpenFlyers
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es_afin_de_pouvoir_r.C3.A9aliser_l.27export|trouver les écritures non validées et les valider]].
Là, 2 formulaires apparaissent l'un au-dessous de l'autre :
*Le 1er concerne la '''Gestion de l'exercice comptable'''
*Le 2nd concerne s'intitule '''Export de la comptabilité'''
Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans '''valeur d'export''' c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.

'''Conseils OpenFlyers :'''
*Exporter toujours au moins une fois sans marquer les écritures exportées. Ainsi, s'il y a un problème de transmission et que le fichier d'export se retrouve corrompu, il sera toujours possible de réexporter les mêmes écritures.

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.

=[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]=
==Passage d'un exercice comptable à l'autre==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin > Rapports > Structure > Visualiser" (nous avons mis la requête des A nouveaux disponible à [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator#Carry_forwards Carry forwards]).

OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut que :
*toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*tous vos comptes aient un compte d'export,
*les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
L'exercice comptable débute au 01/01/2008
Avec un tableau '''Statistiques''' :
[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Les_exports_comptables|Comment exporter les écritures]]

Fichier:Tableau statistiques gestion export.png

2014-01-06T15:35:07Z

Sgoossens :

Utilisation de la comptabilité

2014-01-06T15:10:13Z

Sgoossens : /* Passage d'un exercice comptable à l'autre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Account|comptabilité]].

=Définitions=

=Opérations sur les comptes=
==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
* le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
* les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées, [[#R.C3.A9aliser_l.27export_comptable|exportées]] et enregistrées comme telles, c'est à dire qu'elles ne pourront plus être exportées.
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

=Saisie d'écritures comptables=
==Saisie d'un flux==
*Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
*Remplir le champ '''commentaires'''
*Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer pour assurer la [[Account#Tra.C3.A7abilit.C3.A9_des_.C3.A9critures|traçabilité des écritures]]. De ce fait, le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

==[[Accounting_entries#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d.27un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d.27un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

=Opérations sur les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs==
*Aller sur la page '''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]

*Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ai un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

=Factures fournisseurs=
==Saisie des factures fournisseurs==
Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://nom-de-plateforme.openflyers.fr/index.php
*Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :
[[Image:saisie_facture_fournisseur_vierge.png]]

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
[[Image:facture_fournisseur_à_compléter.png]]
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut et le formulaire à la forme suivante :

[[Image:saisie_facture_ fournisseur_vierge.png]]

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d.27une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_d.C3.A9j.C3.A0_enregistr.C3.A9|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Suppression d'une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
[[Image:achats-liste-des-factures-fournisseurs.png]]

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures) ;

[[Image:numéro-de-pointage.png]]

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Suppression d'un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;

[[Image:achats-types-de-factures-fournisseurs.png]]

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

[[Image:icône-poubelle.png]]

==[[Accounting_entries#Saisie_d.27un_paiement_.28.C3.A0_un_fournisseur.29|Saisie d'un paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://demo.openflyers.fr/index.php

Openflyers propose par défaut deux modèles de factures qui permettent d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter''' ;
[[Image:comptes-acheter.png]]
*les validités qui ont été achetées/renouvelées ;
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote'''
[[Image:comptes-etat-pilote.png]]

A la colonne '''Numéro de pointage ou de facture''', un nombre est affiché.

[[Image:numéro-de-pointage-ou-de-facture.png]]

Pour ces cas-là et quand il s'agit de numéro de facture et non de pointage, c'est-à-dire lorsque les entrées sont validées, une icône PDF apparaît à côté. Quand les entrées ne sont pas validées, il n'y a donc pas d'icône. Il suffit de cliquer dessus pour voir apparaître la facture.

==Importer son [[ODT_bill_template|modèle de facture]]==

*'''/!\ En important un [[ODT_bill_template|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''
*Depuis la page du planning de réservation, Cliquer sur le menu '''Admin''' : [[Image:accueil_espace_client.png]]
*Cliquer sur le menu '''Configuration/Import de template odt''' :
[[Image:configuration-import-de-templates-odt.png]]
*Vous préparer un fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
*:'''page 1''' : Facture de vol
*:'''page 2''' : Duplicata d'une facture de vol
*:'''page 3''' : Facture client qui comprend les validités et les achats
*:'''page 4''' : Duplicata d'une facture validités/achats
*:'''page 5''' : Facture de réservation
*:'''page 6''' : Duplicata d'une facture de réservation
*Vous pouvez importer le fichier de modèles de facture au format odt : '''Facturation client'''

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Dans les bons de commandes et les factures, on affiche autant de lignes d'écritures que de types de vente impactés.

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie utilisateur ou de catégorie client
* Pour la TVA, on effectue la somme des débits et crédits effectués sur les comptes de catégorie TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton "Générer PDF" en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton "Sauver dans un fichier CSV" en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
Cf. [[Accounting_entries#Saisie_d.27un_encaissement_.28d.27un_client.29|mouvements associés à un encaissement client]].
*'''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
Attention : il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Validation des règlements clients==
Le comptable, trésorier, secrétaire, etc. doit valider les règlements avant de remettre l'argent à la banque, que la saisie soit faite pas un pilote ou par une personne tierce.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, le trésorier doit faire une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements le trésorier dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".

Voici la description de la tâche de validation des règlements par le trésorier :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date.
*Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
*Cette pages affiche les règlements que les pilotes ont saisies et qui sont en attente de validation
*Cocher les règlements dont vous possédez les chèques.
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, le trésorier les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
*Si des saisies sont erronées, corrigez-les puis les cocher.
*Supprimer les saisies inopportunes.
*Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquez sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
*On passe sur la page de la liste de vos règlements validés, faite une vérification
*Imprimez la bordereau de remise en banque, utilisez le menu de votre navigateur '''Fichier > Imprimer'''.
*Valider le bordereau. "'''Attention, cette action est irréversible'''"
*Faire les opérations ci-dessus pour chaque type de règlement
*Porter les remises en banque

La validation régulière de vos règlements permet de bloquer les modifications par les pilotes et augmente la fiabilité de votre comptabilité

=Cas particuliers=
==Gestion des baptêmes==
===Utiliser le [[OF_Configuration_Accounting3#Gestion_des_bapt.C3.AAmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Les taxes==
===Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers===
Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :
*La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
*Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

=Les exports comptables=
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si les écritures de fin d'année doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'année seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel.

Chronologie classique des opérations à effectuer :
*Validation des écritures (heures de vols, encaissements, factures fournisseurs et flux divers)
*Export/import dans un logiciel de comptabilité
*[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]
*Validation des écritures de fin d'année
*Ultime export pour stockage des écritures en les marquant dans OpenFlyers
*Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.

==Retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export==
Dans le module de gestion des exports, vous pouvez avoir un message qui dit :
"La 1ère écriture NON VALIDEE date de 06/01/2008 00:00 et il y en a 408"
Cela veut dire qu'il y a au moins un vol, un paiement ou un transfert de compte qui date du 6 janvier 2008 qui n'a pas été validé.

Pour voir directement les écritures non validées, il suffit d'aller dans '''Comptes > Mouvements''' puis de rechercher l'écriture de la date considérée. Son contenu vous permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement ou d'un flux.

Pour vérifier les vols restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Vols > Liste des vols''' puis '''Valider les vols sélectionnés''' pour chaque aéronef.

Pour vérifier les encaissements restant à valider, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.

Pour vérifier les transferts, il suffit d'aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.

Pour vérifier les factures, il faut aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.

Pour vérifier les ventes, il faut aller dans '''Comptes > Acheter''' puis '''sélectionner un utilisateur'''. Cliquer sur '''Voir le panier''' puis '''Valider tous les achats'''.

De plus, le nombre d'écritures non validées correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.

Enfin, OpenFlyers ne vous permettra d'exporter QUE la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il vous empêche d'exporter une période qui inclut cette écriture.

==Réaliser l'export comptable==
Pour exporter la comptabilité, il faut :
*se connecter à la plateforme OpenFlyers
*Aller côté '''Admin'''
*Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver_les_.C3.A9critures_non_valid.C3.A9es_afin_de_pouvoir_r.C3.A9aliser_l.27export|trouver les écritures non validées et les valider]].
Là, 2 formulaires apparaissent l'un au-dessous de l'autre :
*Le 1er concerne la '''Gestion de l'exercice comptable'''
*Le 2nd concerne s'intitule '''Export de la comptabilité'''
Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans '''valeur d'export''' c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.

'''Conseils OpenFlyers :'''
*Exporter toujours au moins une fois sans marquer les écritures exportées. Ainsi, s'il y a un problème de transmission et que le fichier d'export se retrouve corrompu, il sera toujours possible de réexporter les mêmes écritures.

'''Remarques :'''
*Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.

=[[Accounting_entries#Ecritures_de_fin_d.27ann.C3.A9e|Écritures de fin d'année]]=
==Passage d'un exercice comptable à l'autre==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin > Rapports > Structure > Visualiser" (nous avons mis la requête des A nouveaux disponible à [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator#Carry_forwards Carry forwards]).

OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut que :
*toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*tous vos comptes aient un compte d'export,
*les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Les_exports_comptables|Comment exporter les écritures]]

FAQ client

2013-05-15T07:40:09Z

Sgoossens : /* Comment remplacer une ressource par une autre ? */

=Fonctionnement d'OpenFlyers=
==Fonctionnement économique==
OpenFlyers fonctionne sur le modèle économique d'une ASP (=Application Service Provider) ou SaaS (= Software as a Service). On parle également de "cloud computing" (informatique dans les nuages). C'est-à-dire que nous fournissons un service applicatif par le biais d'internet pour lequel nous facturons un abonnement annuel.

Les avantages de ce système pour les clients finaux sont les suivants :
*la maintenance logiciel est déportée et ne nécessite plus le déplacement d'un technicien. Cela permet également de mettre en œuvre plus rapidement des correctifs à la demande ;
*le coût des développements est mutualisé entre les différents clients ;
*nous assurons nous-mêmes la pérennité des données par sauvegardes journalières sur plusieurs serveurs en plusieurs lieux et cela sur 20 jours glissants.

De plus, OpenFlyers existe en plusieurs versions dont certaines sont disponibles en téléchargement. Vous pouvez retrouver [http://wiki.openflyers.org/index.php?title=FAQ#May_I_install_OpenFlyers_on_my_own_server.3F plus d'infos sur notre support libre].

==Fonctionnement applicatif==
Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

Le logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

==Nouveaux développements==
Le conditions générales d'OpenFlyers donne la possibilité aux clients de choisir eux-mêmes les développements qui leur seront le plus profitable. Le fonctionnement est le suivant :
*Tout client désireux de voir développer une nouvelle fonctionnalité peut faire une demande de devis développement par an. Cette demande doit être effectuée par e-mail en précisant le nom de la structure aéronautique cliente.
*En fonction du coût en heures de développement, ce développement peut être financé les heures de bonus développement dont bénéficie chaque client. Plusieurs clients peuvent mutualiser leurs bonus de développement. Les développements peuvent être également financés en partie ou en totalité par une facturation spécifique dans le cas où le bonus développement ne permet pas de couvrir l'intégralité du coût en heures.
*A l'issue d'une demande de devis, un client peut demander un nouveau devis à condition qu'il ait accepté le 1er devis. Le but est de limiter le temps consacré par l'équipe OpenFlyers à effectuer des devis.
Nous mutualisons les développements : tous nos développements sont intégrés au sein de l'unique version en cours de développement. Ainsi, tous les clients bénéficient des demandes de chacun d'entre-eux.

==De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?==
Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera ou Safari. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur.

=Les bases de données=
==Les données stockées sont-elles bien protégées ?==
Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.
==Comment récupérer notre base de données ?==
Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données en allant dans Admin, puis grâce à Configuration/Export SQL/Complet

==Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?==
Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir [http://www.openflyers.com/pricing/catalog-price le catalogue tarifaire]).

==Peut-on importer notre ancienne base de données externe OF 1.3.x lors du passage en production sur la solution hébergée OpenFlyers ?==
Oui, il est tout a fait possible de reprendre votre ancienne base de données OF 1.3.x.

Le coût est à partir de 50 € HT/heure, le temps effectif étant déterminé lors de l'import. Il faut nous faire parvenir un export complet de la base SQL de votre plateforme.

Il faut au préalable que vous ayez créé une [https://client.openflyers.com/newSubscription.php?lang=francais plateforme client ], puis nous signaler l'identifiant de votre plateforme.

Il faut ensuite vous créer la ou les factures, selon l'abonnement choisi, à partir de votre [http://client.openflyers.com/ clientmanager]

Vous acquittez les factures correspondant à la migration de votre base de données, de votre abonnement et éventuellement de la migration de votre plateforme de la version 2.1 en 3.0

Puis, l'idéal est de fixer un rendez-vous, par exemple, le XX-XX-2012 à 9 h. Puis, à cette même date :
*vous bloquez votre accès sur votre plateforme OF le jour J à 9h00 ;
*vous nous envoyez la base de données en suivant ;
*nous migrons, dès réception, votre base de données vers la version 2.1 (ou la version 3.0) sur nos serveurs ;
*une fois cela fait, on vous envoie un e-mail ;
*vous mettez en place de votre côté une redirection vers la nouvelle URL OF.

Il faut compter environ 2 heures maximum pour procéder à la migration (suivant les difficultés que nous rencontrerons avec votre base de données).

Les opérations d'export/import sont ainsi synchronisées et l'interruption de service est la plus courte possible.

=Compte client OpenFlyers=
==Comment accéder à mon compte client ?==
L'identifiant permettant d'accéder à votre compte client correspond au sous-domaine de votre plateforme.

Par exemple, si votre plateforme est référencée par l'adresse :
http://mermoz.openflyers.fr

Alors le sous-domaine est '''mermoz'''.

C'est donc '''mermoz''' qu'il faut utiliser comme identifiant pour vous connecter au [https://client.openflyers.com compte client].

Si vous n'avez pas le mot de passe, vous pouvez le réactiver avec la fonction '''Mot de passe oublié ?''' qui est sur la page d'identification.

Une adresse e-mail vous sera demandée. Vous pourrez saisir l'adresse e-mail de la structure aéronautique ou celle du contact qui ont été saisies dans la fiche client (il s'agit des adresses e-mails sur lesquelles sont envoyées nos e-mails d'alerte de renouvellement ou d'information).

Dans le but de ne pas être submergés par les demandes, nous facturons la ré-initialisation manuelle, par nos soins, du mot de passe ou la mise à jour des adresses e-mails présentes sur la fiche client pour les abonnement First Price (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).

==Comment modifier des éléments de la fiche client ?==
Il vous suffit de vous [[#Comment_acc.C3.A9der_.C3.A0_mon_compte_client_.3F|connecter à votre plateforme]] OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

==Comment renouveler l'abonnement ?==
Afin de pouvoir renouveler l'abonnement, vous devez :
#Vous [[FAQ_client#Comment_acc.C3.A9der_.C3.A0_mon_compte_client_.3F|connecter]] sur votre compte client OpenFlyers
#Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire])
#Ensuite, payer soit :
#*par carte bancaire en cliquant sur le lien "paiement par carte bancaire" (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate)
#*par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction)
#*par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier)

===Variation du nombre de ressources lors du renouvellement===
Lors du renouvellement, le nombre minimum de ressources proposées, dans l'interface de renouvellement de l'abonnement, correspond au nombre de ressources activées dans la plateforme OpenFlyers.

Si vous souhaitez augmenter le nombre de ressources pour l'année suivante, il suffit de modifier la valeur proposée par défaut.

Si vous souhaitez diminuer le nombre de ressources pour l'année suivante, il faut désactiver des ressources dans la plateforme OpenFlyers afin que le nombre proposé par défaut diminue.

==Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation==
Le message d'alerte '''votre cotisation n'est pas à jour''' correspond à un message lié à la configuration d'OpenFlyers. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa cotisation au sein de la structure.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

==Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement==
L'abonnement OpenFlyers est dans la majorité des cas (sauf abonnement "Corporate Jet") calculé en fonction du nombre de ressources souhaitées. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez une ressource en cours d'année, alors vous devez demander par e-mail la création d'une facture complémentaire correspondant à une nouvelle ressource ou la mise à jour de votre prélèvement mensuel :
*Dans le cas où vous acquittez un abonnement annuel : le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.
*Dans le cas où vous êtes en prélèvement mensuel (avec majoration de 20% par rapport au tarif annuel) alors le tarif appliqué sera rajouté au prélèvement mensuel avec la majoration de 20%. De plus, des frais de dossier de 50 € HT pour la mise à jour du prélèvement automatique seront à payer en sus.

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ressource est prise pour toute l'année.

Par contre, s'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un nouvel abonnement pour la nouvelle ressource : il suffit de [[#Comment_d.C3.A9sactiver_une_ressource_.3F|désactiver l'ancienne ressource]] avant d'[[#Comment_cr.C3.A9er_une_ressource_.3F|activer la nouvelle]].

==Comment remplacer une ressource par une autre ?==

===Comment désactiver une ressource ?===

*[[AdminDoc1.2#D.C3.A9sactiver_un_avion|Désactiver un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc2.1#D.C3.A9sactiver_un_a.C3.A9ronef|Désactiver un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3.0.2#D.C3.A9sactiver_une_ressource|Désactiver une ressource avec la version 3.0.3 d'OpenFlyers]]

===Comment créer une ressource ?===

*[[AdminDoc1.2#Ajouter_un_avion|Ajouter un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc2.1#Ajouter_un_a.C3.A9ronef|Ajouter un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3.0.2#Ajouter_une_ressource|Ajouter une ressource avec la version 3.0.3 d'OpenFlyers]]

==Facturation des ressources réelles et virtuelles==
A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef (Admin / Flotte / Aéronefs colonne Aéronefs réels).

==Nous avons créé une plateforme de test, comment passer en production ?==
Pour passer en production, il suffit de lancer la facturation dans votre [https://client.openflyers.com compte client OpenFlyers].

Vous trouverez plus d'explications sur comment vous connecter à la question [[FAQ_client#Comment_renouveler_l.27abonnement_.3F|Comment renouveler l'abonnement]].

'''Attention :''' si vous souhaitez bénéficier du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]], il ne faut pas oublier de cocher la case prévue à cet effet.

A noter que le passage en production n'impacte pas la base de données : toutes les données déjà saisies (hormis les réservations qui sont susceptibles d'être supprimées pendant la période de test) restent présentes.

Si vous souhaitez supprimer des données saisies pendant la période de test avant de passer en production, vous pouvez le faire de deux manières :
*vous créez une nouvelle plateforme et vous paramétrez cette plateforme à l'identique de la première plateforme. Vous passez ensuite en production sur cette nouvelle plateforme.
ou
*vous nous demandez par e-mail un effacement des types d'écritures que vous ne souhaitez pas conserver lors de votre passage en production : ainsi vous n'aurez pas besoin de paramétrer une nouvelle plateforme. Vous pouvez retrouver le coût de cet effacement dans le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire] "Ré-initialisation des comptes et des heures de vols". A noter qu'il est inclus dans le cas d'un abonnement Première ou Corporate Jet.

==Comment fonctionne le forfait paramétrage ?==
Nous mettons à votre disposition un forfait paramétrage qui vous permet de vous éviter de consacrer du temps au paramétrage. Vous tirez ainsi profit d'un paramétrage "aux petits oignons" spécialement concocté par nous grâce à notre très bonne connaissance des contraintes qui sont les vôtres.

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers y compris l'import des utilisateurs à condition que vous nous communiquiez les données sous la forme d'un fichier informatique (csv, open office, excel, etc.) et en particulier :
*la configuration du décompte du temps vol ;
*la configuration de la comptabilité avec la création des codes comptables (sous réserve de nous fournir également les données sous format électronique) ;
*la configuration du module de tarification ;
*la configuration des qualifications ;
*la mise en place de nos reports parmi ceux [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator publiés].

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire] si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les autres abonnements, le forfait paramétrage est inclus.

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :
#Dans le cas où vous êtes sous version 1.3.x, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 2.1 en nous précisant que vous souhaitez le forfait paramétrage.
#Nous créons les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
#Vous devez souscrire au nouvel abonnement OpenFlyers.
#Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire.
#Une fois que vous avez rempli le questionnaire (en y joignant le cas échéant un fichier contenant la liste des utilisateurs) il faut compter quinze jours pour la mise en place du paramétrage initial.
#Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
#Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables qui auront été saisies pour tester le paramétrage.

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?==
Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire].

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?==
Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

==Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?==
Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos [http://www.openflyers.com/license/conditionsgenerales1_3.pdf conditions générales].

==L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?==
Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

=Plateforme OpenFlyers=
==Comment créer une plateforme ?==
Il vous suffit d'aller sur [http://www.openflyers.com www.openflyers.com] et de cliquer en haut à gauche sur "[http://client.openflyers.com/newSubscription.php essayer gratuitement]"

Après création de votre plateforme vous aurez une plateforme de test d'automatiquement créée.

Cette procédure est gratuite et vous pouvez rester en test aussi longtemps que vous le souhaitez.

Ensuite, il vous faudra [[#Nous_avons_cr.C3.A9.C3.A9_une_plateforme_de_test.2C_comment_passer_en_production_.3F|passer en production]] en profitant si vous le souhaitez du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]].

==Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création==
Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis [https://client.openflyers.com Client Manager], avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par e-mail.
*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

==Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version X et nous voudrions tester la version Y==
===Quelles alternatives ?===
====soit vous migrez directement de la version X vers la version Y====
'''Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]])'''

*avantages :
:*Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
:*Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les éléments
*inconvénients :
:*vous payez de suite la tarification de la version Y
:*vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)
Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un e-mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version X et la version Y.

====soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test====
*avantages :
:*vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
:*vous ne payez pas la différence de coût entre la version X et la version Y pendant que vous testez
*inconvénients :
:*lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre [[#Comment_cr.C3.A9er_une_plateforme_.3F|la procédure de création de plateforme]].

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version X à la version Y (passage en production sur la version Y), voici ce qu'il faudra faire :
*nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)
Alors nous effectuerons les actions suivantes :
*migration de la base de données X vers la Y
*changement du pointage de votre adresse nom_de_la_plateforme.openflyers.fr par exemple de la X vers la version Y
Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle Y (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la version Y

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).

====Forfait paramétrage====
N'oubliez-pas que nous proposons [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|le forfait paramétrage]] pour la configuration d'OpenFlyers.

===Quel est le délai pour migrer une base de données ?===
Il faut compter 1 semaine, mais en moyenne c'est fait sous 24 heures

==Comment se fait la migration vers une version supérieure ?==
#Il faut avoir pris connaissance des [[FAQ_client#Quelles_sont_les_cons.C3.A9quences_d.27une_migration_.3F|conséquences d'une migration]] et accepter le fait qu'elle est irréversible
#Il faut en faire la demande par e-mail
#Nous créons alors les factures liées à la migration, à la différence de tarif et au forfait paramétrage selon votre abonnement et les options souscrites (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).
#Vous payez.
#Nous procédons alors à cette migration et nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine pour palier les problèmes de cache DNS.
#Selon ce qui a été convenu nous effectuons ou le client effectue [[Upgrade3.0.x|le nettoyage lié au passage à la version 3.0.x]].
#Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|Forfait paramétrage]]

==Quelles sont les conséquences d'une migration ?==
*Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure
*Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le [http://bts.openflyers.org BTS] pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
*Après une migration, il peut être nécessaire de forcer le rafraichissement du "cache" du navigateur en appuyant sur CTRL+R (ou icône "Actualiser" ou "Rafraichir" suivant les navigateurs) afin d'obliger le navigateur à charger en mémoire les scripts qui correspondent à la nouvelle version.
*De même, l'accès à la plateforme via son URL peut ne pas fonctionner pendant 1 ou 2 jours du fait des serveurs disposant de "caches DNS". Afin de palier à ce défaut, nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine qui permet quand même d'accéder à la plateforme.

==La configuration nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?==
Si vous souhaitez utiliser en production rapidement votre plateforme OpenFlyers (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "[[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]]".

Ce forfait est également valable pour un client utilisateur de la version 1.3.x et qui souhaite migrer sans attendre à la version 3.0.3 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

==Nous avons une version 3 en test==
===mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?===
Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

===Peut-on garder la configuration de la version 3 et migrer uniquement les réservations de la 1.3.x ?===
Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :
*demander la migration par e-mail de la 1.3.x vers la 3 avec passage en prod sur la 3 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
*reprendre la configuration faite sur la 3 en test sur la nouvelle 3
*envoyer un nouveau e-mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 3 en test

==Comment passer à la gestion des comptes et la comptabilité dans OpenFlyers ?==
Pour activer la gestion des comptes et de la comptabilité dans OpenFlyers, vous pouvez suivre les FAQ dédiées à la comptabilité ainsi que les documentations qui présentent les modules de comptabilité :
*[[FAQ_accounting2.1|FAQ comptabilité version 2.1]]
*[[FAQ_accounting3.0|FAQ comptabilité version 3.0]]
*[[Accueil#Comptabilit.C3.A9|Documentations sur la comptabilité]]
dont [[Account#Mise_en_place_de_la_comptabilit.C3.A9_dans_OpenFlyers|Quelques conseils sur la mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]

=Support=
==Quels sont les supports techniques ?==
Il existe à ce jour 3 types de support :
*le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
*le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.
*le [http://www.openflyers.com/support support ponctuel par téléphone] qui peut vous permettre de vous dépanner si nous pouvons vous fournir la réponse en temps réel.

==Comment créer son accès au support-forum ?==
#Aller sur le site internet http://www.openflyers.com
#Cliquer sur "Support"
#Cliquer sur "S'identifier" à droite de "Choix: Recherche"
#Cliquer sur "Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -"
#Renseigner le formulaire "Créer un nouveau profil"
#Activer le compte par le biais de l'e-mail qui est automatiquement envoyé dès que le profil est créé
Si vous ne recevez pas d'e-mail pour confirmer la création du compte, vérifiez que l'e-mail n'a pas été classé dans les messages indésirables. Si vous n'en trouvez nulle trace, vous pouvez nous envoyer un e-mail pour valider la création du compte. Mais attention : si vous ne recevez pas d'e-mail cela veut dire que vous ne recevrez pas non plus d'e-mail vous notifiant un nouveau message sur les fils auxquels vous aurez participé.

==Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur==
Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'[[Wikipedia-fr:Sender_Policy_Framework|authentification SPF]] que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.

FAQ client

2013-05-14T13:08:29Z

Sgoossens : /* Comment remplacer une ressource par une autre ? */

=Fonctionnement d'OpenFlyers=
==Fonctionnement économique==
OpenFlyers fonctionne sur le modèle économique d'une ASP (=Application Service Provider) ou SaaS (= Software as a Service). On parle également de "cloud computing" (informatique dans les nuages). C'est-à-dire que nous fournissons un service applicatif par le biais d'internet pour lequel nous facturons un abonnement annuel.

Les avantages de ce système pour les clients finaux sont les suivants :
*la maintenance logiciel est déportée et ne nécessite plus le déplacement d'un technicien. Cela permet également de mettre en œuvre plus rapidement des correctifs à la demande ;
*le coût des développements est mutualisé entre les différents clients ;
*nous assurons nous-mêmes la pérennité des données par sauvegardes journalières sur plusieurs serveurs en plusieurs lieux et cela sur 20 jours glissants.

De plus, OpenFlyers existe en plusieurs versions dont certaines sont disponibles en téléchargement. Vous pouvez retrouver [http://wiki.openflyers.org/index.php?title=FAQ#May_I_install_OpenFlyers_on_my_own_server.3F plus d'infos sur notre support libre].

==Fonctionnement applicatif==
Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

Le logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

==Nouveaux développements==
Le conditions générales d'OpenFlyers donne la possibilité aux clients de choisir eux-mêmes les développements qui leur seront le plus profitable. Le fonctionnement est le suivant :
*Tout client désireux de voir développer une nouvelle fonctionnalité peut faire une demande de devis développement par an. Cette demande doit être effectuée par e-mail en précisant le nom de la structure aéronautique cliente.
*En fonction du coût en heures de développement, ce développement peut être financé les heures de bonus développement dont bénéficie chaque client. Plusieurs clients peuvent mutualiser leurs bonus de développement. Les développements peuvent être également financés en partie ou en totalité par une facturation spécifique dans le cas où le bonus développement ne permet pas de couvrir l'intégralité du coût en heures.
*A l'issue d'une demande de devis, un client peut demander un nouveau devis à condition qu'il ait accepté le 1er devis. Le but est de limiter le temps consacré par l'équipe OpenFlyers à effectuer des devis.
Nous mutualisons les développements : tous nos développements sont intégrés au sein de l'unique version en cours de développement. Ainsi, tous les clients bénéficient des demandes de chacun d'entre-eux.

==De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?==
Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera ou Safari. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur.

=Les bases de données=
==Les données stockées sont-elles bien protégées ?==
Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.
==Comment récupérer notre base de données ?==
Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données en allant dans Admin, puis grâce à Configuration/Export SQL/Complet

==Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?==
Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir [http://www.openflyers.com/pricing/catalog-price le catalogue tarifaire]).

==Peut-on importer notre ancienne base de données externe OF 1.3.x lors du passage en production sur la solution hébergée OpenFlyers ?==
Oui, il est tout a fait possible de reprendre votre ancienne base de données OF 1.3.x.

Le coût est à partir de 50 € HT/heure, le temps effectif étant déterminé lors de l'import. Il faut nous faire parvenir un export complet de la base SQL de votre plateforme.

Il faut au préalable que vous ayez créé une [https://client.openflyers.com/newSubscription.php?lang=francais plateforme client ], puis nous signaler l'identifiant de votre plateforme.

Il faut ensuite vous créer la ou les factures, selon l'abonnement choisi, à partir de votre [http://client.openflyers.com/ clientmanager]

Vous acquittez les factures correspondant à la migration de votre base de données, de votre abonnement et éventuellement de la migration de votre plateforme de la version 2.1 en 3.0

Puis, l'idéal est de fixer un rendez-vous, par exemple, le XX-XX-2012 à 9 h. Puis, à cette même date :
*vous bloquez votre accès sur votre plateforme OF le jour J à 9h00 ;
*vous nous envoyez la base de données en suivant ;
*nous migrons, dès réception, votre base de données vers la version 2.1 (ou la version 3.0) sur nos serveurs ;
*une fois cela fait, on vous envoie un e-mail ;
*vous mettez en place de votre côté une redirection vers la nouvelle URL OF.

Il faut compter environ 2 heures maximum pour procéder à la migration (suivant les difficultés que nous rencontrerons avec votre base de données).

Les opérations d'export/import sont ainsi synchronisées et l'interruption de service est la plus courte possible.

=Compte client OpenFlyers=
==Comment accéder à mon compte client ?==
L'identifiant permettant d'accéder à votre compte client correspond au sous-domaine de votre plateforme.

Par exemple, si votre plateforme est référencée par l'adresse :
http://mermoz.openflyers.fr

Alors le sous-domaine est '''mermoz'''.

C'est donc '''mermoz''' qu'il faut utiliser comme identifiant pour vous connecter au [https://client.openflyers.com compte client].

Si vous n'avez pas le mot de passe, vous pouvez le réactiver avec la fonction '''Mot de passe oublié ?''' qui est sur la page d'identification.

Une adresse e-mail vous sera demandée. Vous pourrez saisir l'adresse e-mail de la structure aéronautique ou celle du contact qui ont été saisies dans la fiche client (il s'agit des adresses e-mails sur lesquelles sont envoyées nos e-mails d'alerte de renouvellement ou d'information).

Dans le but de ne pas être submergés par les demandes, nous facturons la ré-initialisation manuelle, par nos soins, du mot de passe ou la mise à jour des adresses e-mails présentes sur la fiche client pour les abonnement First Price (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).

==Comment modifier des éléments de la fiche client ?==
Il vous suffit de vous [[#Comment_acc.C3.A9der_.C3.A0_mon_compte_client_.3F|connecter à votre plateforme]] OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

==Comment renouveler l'abonnement ?==
Afin de pouvoir renouveler l'abonnement, vous devez :
#Vous [[FAQ_client#Comment_acc.C3.A9der_.C3.A0_mon_compte_client_.3F|connecter]] sur votre compte client OpenFlyers
#Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire])
#Ensuite, payer soit :
#*par carte bancaire en cliquant sur le lien "paiement par carte bancaire" (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate)
#*par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction)
#*par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier)

===Variation du nombre de ressources lors du renouvellement===
Lors du renouvellement, le nombre minimum de ressources proposées, dans l'interface de renouvellement de l'abonnement, correspond au nombre de ressources activées dans la plateforme OpenFlyers.

Si vous souhaitez augmenter le nombre de ressources pour l'année suivante, il suffit de modifier la valeur proposée par défaut.

Si vous souhaitez diminuer le nombre de ressources pour l'année suivante, il faut désactiver des ressources dans la plateforme OpenFlyers afin que le nombre proposé par défaut diminue.

==Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation==
Le message d'alerte '''votre cotisation n'est pas à jour''' correspond à un message lié à la configuration d'OpenFlyers. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa cotisation au sein de la structure.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

==Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement==
L'abonnement OpenFlyers est dans la majorité des cas (sauf abonnement "Corporate Jet") calculé en fonction du nombre de ressources souhaitées. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez une ressource en cours d'année, alors vous devez demander par e-mail la création d'une facture complémentaire correspondant à une nouvelle ressource ou la mise à jour de votre prélèvement mensuel :
*Dans le cas où vous acquittez un abonnement annuel : le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.
*Dans le cas où vous êtes en prélèvement mensuel (avec majoration de 20% par rapport au tarif annuel) alors le tarif appliqué sera rajouté au prélèvement mensuel avec la majoration de 20%. De plus, des frais de dossier de 50 € HT pour la mise à jour du prélèvement automatique seront à payer en sus.

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ressource est prise pour toute l'année.

Par contre, s'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un nouvel abonnement pour la nouvelle ressource : il suffit de [[#Comment_d.C3.A9sactiver_une_ressource_.3F|désactiver l'ancienne ressource]] avant d'[[#Comment_cr.C3.A9er_une_ressource_.3F|activer la nouvelle]].

==Comment remplacer une ressource par une autre ?==

===Comment désactiver une ressource ?===

*[[AdminDoc1.2#D.C3.A9sactiver_un_avion|Désactiver un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc2.1#D.C3.A9sactiver_un_a.C3.A9ronef|Désactiver un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3.0#D.C3.A9sactiver_une_ressource|Désactiver une ressource avec la version 3.0 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3.0.2#D.C3.A9sactiver_une_ressource|Désactiver une ressource avec la version 3.0.3 d'OpenFlyers]]

===Comment créer une ressource ?===

*[[AdminDoc1.2#Ajouter_un_avion|Ajouter un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc2.1#Ajouter_un_a.C3.A9ronef|Ajouter un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3.0#Ajouter_une_ressource|Ajouter une ressource avec la version 3.0 d'OpenFlyers]]
*[[AdminDoc3.0.2#Ajouter_une_ressource|Ajouter une ressource avec la version 3.0.3 d'OpenFlyers]]

==Facturation des ressources réelles et virtuelles==
A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef (Admin / Flotte / Aéronefs colonne Aéronefs réels).

==Nous avons créé une plateforme de test, comment passer en production ?==
Pour passer en production, il suffit de lancer la facturation dans votre [https://client.openflyers.com compte client OpenFlyers].

Vous trouverez plus d'explications sur comment vous connecter à la question [[FAQ_client#Comment_renouveler_l.27abonnement_.3F|Comment renouveler l'abonnement]].

'''Attention :''' si vous souhaitez bénéficier du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]], il ne faut pas oublier de cocher la case prévue à cet effet.

A noter que le passage en production n'impacte pas la base de données : toutes les données déjà saisies (hormis les réservations qui sont susceptibles d'être supprimées pendant la période de test) restent présentes.

Si vous souhaitez supprimer des données saisies pendant la période de test avant de passer en production, vous pouvez le faire de deux manières :
*vous créez une nouvelle plateforme et vous paramétrez cette plateforme à l'identique de la première plateforme. Vous passez ensuite en production sur cette nouvelle plateforme.
ou
*vous nous demandez par e-mail un effacement des types d'écritures que vous ne souhaitez pas conserver lors de votre passage en production : ainsi vous n'aurez pas besoin de paramétrer une nouvelle plateforme. Vous pouvez retrouver le coût de cet effacement dans le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire] "Ré-initialisation des comptes et des heures de vols". A noter qu'il est inclus dans le cas d'un abonnement Première ou Corporate Jet.

==Comment fonctionne le forfait paramétrage ?==
Nous mettons à votre disposition un forfait paramétrage qui vous permet de vous éviter de consacrer du temps au paramétrage. Vous tirez ainsi profit d'un paramétrage "aux petits oignons" spécialement concocté par nous grâce à notre très bonne connaissance des contraintes qui sont les vôtres.

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers y compris l'import des utilisateurs à condition que vous nous communiquiez les données sous la forme d'un fichier informatique (csv, open office, excel, etc.) et en particulier :
*la configuration du décompte du temps vol ;
*la configuration de la comptabilité avec la création des codes comptables (sous réserve de nous fournir également les données sous format électronique) ;
*la configuration du module de tarification ;
*la configuration des qualifications ;
*la mise en place de nos reports parmi ceux [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export_generator publiés].

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire] si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les autres abonnements, le forfait paramétrage est inclus.

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :
#Dans le cas où vous êtes sous version 1.3.x, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 2.1 en nous précisant que vous souhaitez le forfait paramétrage.
#Nous créons les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
#Vous devez souscrire au nouvel abonnement OpenFlyers.
#Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire.
#Une fois que vous avez rempli le questionnaire (en y joignant le cas échéant un fichier contenant la liste des utilisateurs) il faut compter quinze jours pour la mise en place du paramétrage initial.
#Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
#Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables qui auront été saisies pour tester le paramétrage.

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?==
Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire].

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

==J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?==
Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

==Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?==
Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos [http://www.openflyers.com/license/conditionsgenerales1_3.pdf conditions générales].

==L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?==
Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

=Plateforme OpenFlyers=
==Comment créer une plateforme ?==
Il vous suffit d'aller sur [http://www.openflyers.com www.openflyers.com] et de cliquer en haut à gauche sur "[http://client.openflyers.com/newSubscription.php essayer gratuitement]"

Après création de votre plateforme vous aurez une plateforme de test d'automatiquement créée.

Cette procédure est gratuite et vous pouvez rester en test aussi longtemps que vous le souhaitez.

Ensuite, il vous faudra [[#Nous_avons_cr.C3.A9.C3.A9_une_plateforme_de_test.2C_comment_passer_en_production_.3F|passer en production]] en profitant si vous le souhaitez du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]].

==Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création==
Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis [https://client.openflyers.com Client Manager], avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par e-mail.
*Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

==Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version X et nous voudrions tester la version Y==
===Quelles alternatives ?===
====soit vous migrez directement de la version X vers la version Y====
'''Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]])'''

*avantages :
:*Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
:*Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les éléments
*inconvénients :
:*vous payez de suite la tarification de la version Y
:*vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)
Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un e-mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version X et la version Y.

====soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test====
*avantages :
:*vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
:*vous ne payez pas la différence de coût entre la version X et la version Y pendant que vous testez
*inconvénients :
:*lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre [[#Comment_cr.C3.A9er_une_plateforme_.3F|la procédure de création de plateforme]].

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version X à la version Y (passage en production sur la version Y), voici ce qu'il faudra faire :
*nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)
Alors nous effectuerons les actions suivantes :
*migration de la base de données X vers la Y
*changement du pointage de votre adresse nom_de_la_plateforme.openflyers.fr par exemple de la X vers la version Y
Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle Y (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la version Y

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).

====Forfait paramétrage====
N'oubliez-pas que nous proposons [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|le forfait paramétrage]] pour la configuration d'OpenFlyers.

===Quel est le délai pour migrer une base de données ?===
Il faut compter 1 semaine, mais en moyenne c'est fait sous 24 heures

==Comment se fait la migration vers une version supérieure ?==
#Il faut avoir pris connaissance des [[FAQ_client#Quelles_sont_les_cons.C3.A9quences_d.27une_migration_.3F|conséquences d'une migration]] et accepter le fait qu'elle est irréversible
#Il faut en faire la demande par e-mail
#Nous créons alors les factures liées à la migration, à la différence de tarif et au forfait paramétrage selon votre abonnement et les options souscrites (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).
#Vous payez.
#Nous procédons alors à cette migration et nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine pour palier les problèmes de cache DNS.
#Selon ce qui a été convenu nous effectuons ou le client effectue [[Upgrade3.0.x|le nettoyage lié au passage à la version 3.0.x]].
#Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. [[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|Forfait paramétrage]]

==Quelles sont les conséquences d'une migration ?==
*Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure
*Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le [http://bts.openflyers.org BTS] pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
*Après une migration, il peut être nécessaire de forcer le rafraichissement du "cache" du navigateur en appuyant sur CTRL+R (ou icône "Actualiser" ou "Rafraichir" suivant les navigateurs) afin d'obliger le navigateur à charger en mémoire les scripts qui correspondent à la nouvelle version.
*De même, l'accès à la plateforme via son URL peut ne pas fonctionner pendant 1 ou 2 jours du fait des serveurs disposant de "caches DNS". Afin de palier à ce défaut, nous fournissons une URL de substitution pendant une semaine qui permet quand même d'accéder à la plateforme.

==La configuration nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?==
Si vous souhaitez utiliser en production rapidement votre plateforme OpenFlyers (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "[[#Comment_fonctionne_le_forfait_param.C3.A9trage_.3F|forfait paramétrage]]".

Ce forfait est également valable pour un client utilisateur de la version 1.3.x et qui souhaite migrer sans attendre à la version 3.0.3 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

==Nous avons une version 3 en test==
===mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?===
Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

===Peut-on garder la configuration de la version 3 et migrer uniquement les réservations de la 1.3.x ?===
Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :
*demander la migration par e-mail de la 1.3.x vers la 3 avec passage en prod sur la 3 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
*reprendre la configuration faite sur la 3 en test sur la nouvelle 3
*envoyer un nouveau e-mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 3 en test

==Comment passer à la gestion des comptes et la comptabilité dans OpenFlyers ?==
Pour activer la gestion des comptes et de la comptabilité dans OpenFlyers, vous pouvez suivre les FAQ dédiées à la comptabilité ainsi que les documentations qui présentent les modules de comptabilité :
*[[FAQ_accounting2.1|FAQ comptabilité version 2.1]]
*[[FAQ_accounting3.0|FAQ comptabilité version 3.0]]
*[[Accueil#Comptabilit.C3.A9|Documentations sur la comptabilité]]
dont [[Account#Mise_en_place_de_la_comptabilit.C3.A9_dans_OpenFlyers|Quelques conseils sur la mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]

=Support=
==Quels sont les supports techniques ?==
Il existe à ce jour 3 types de support :
*le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
*le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.
*le [http://www.openflyers.com/support support ponctuel par téléphone] qui peut vous permettre de vous dépanner si nous pouvons vous fournir la réponse en temps réel.

==Comment créer son accès au support-forum ?==
#Aller sur le site internet http://www.openflyers.com
#Cliquer sur "Support"
#Cliquer sur "S'identifier" à droite de "Choix: Recherche"
#Cliquer sur "Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -"
#Renseigner le formulaire "Créer un nouveau profil"
#Activer le compte par le biais de l'e-mail qui est automatiquement envoyé dès que le profil est créé
Si vous ne recevez pas d'e-mail pour confirmer la création du compte, vérifiez que l'e-mail n'a pas été classé dans les messages indésirables. Si vous n'en trouvez nulle trace, vous pouvez nous envoyer un e-mail pour valider la création du compte. Mais attention : si vous ne recevez pas d'e-mail cela veut dire que vous ne recevrez pas non plus d'e-mail vous notifiant un nouveau message sur les fils auxquels vous aurez participé.

==Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur==
Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'[[Wikipedia-fr:Sender_Policy_Framework|authentification SPF]] que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.

Documentation administrateur

2013-05-14T13:02:47Z

Sgoossens : /* Menu Flotte */

__TOC__
=Présentation=
Cette page est destinée à contenir la documentation administrateur de la version 3.0.

*[[formula pool|Choix de formules pour le calcul du temps de vol et pour la tarification]]
*[[OF_doc-en::Main_Page#Export_generation|Page du Wiki en anglais pour les statistiques]]

=Présentation générale=

Nous allons configurer ensemble une structure aéronautique en partant d'une base de donnée vierge afin de comprendre les mécanismes de fonctionnement d'openflyers.
=Sécurisation=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Menu Configuration=
==Configuration > Paramétrage==
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.
===Gestion des réservations===
[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.jpg|gestion des réservations]]

Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve un appareil en fonction de son nom (immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

Vous avez la possibilité de limiter dans le temps et en nombre les réservations de vos adhérents.

Il est possible de demander au pilote d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

La case même jour et observation sont des options activables afin qu'elles apparaissent sur la page de réservation
====Réservation par type====
La réservation par type permet non pas de choisir un appareil particulier mais un type d'appareil. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :

- pouvoir donner la priorité à un aéronef par rapport à un autre et ainsi pousser tel ou tel aéronef à voler plus en fonction des souhaits de programmation des visites d'entretiens ;

- créer un aéronef fictif supplémentaire pour mettre en place du surbooking.

Si des aéronefs de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'ils sont réservés ou immobilisés, alors c'est le 1er aéronef disponible qui est choisi par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des aéronefs à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur un aéronef donné.

===Gestion des licences/qualifications===
[[Image:015_parametrage_gestion_licences.jpg|gestion des licences]]

On choisit si on souhaite gérer les licences, si c'est le cas, on a deux possibilités.

La gestion des licences et des cotisations consiste, pour les licences, à vérifier lors de la connexion sur le logiciel si les dates de validité de ces licences ont expiré ou non.
Si on choisit le mode restriction et qu'une date a expiré, le pilote sera averti de cette expiration et basculé dans un mode qui l'empêchera de réserver un appareil.
Dans le mode avertissement, le pilote sera informé de la licence expirée mais pourra continuer à réserver.
Pour les qualifications, chaque type d'aéronef se voit attribuer un liste de qualifications nécessaires pour pouvoir le réserver. Si la liste des qualifications requises pour un type d'aéronef n'est pas identique à celle que possède le pilote, alors la réservation est impossible.
===Gestion des cotisations===
[[Image:016_parametrage_gestion_cotisations.jpg|gestion des cotisations]]

On choisit si on souhaite gérer les cotisations, si c'est le cas, on a deux possibilités.

La cotisation est au sens large le droit d'admission pour appartenir à une structure aéronautique. Lors de la connexion au logiciel, la date de validité de la cotisation est vérifiée, si elle a expiré l'utilisateur est basculé sous un profil défini par l'administrateur. Ceci peux être en mode
*pas d'acces
*pas de gestion (acces sous son profil normal)
*profil visiteur (droit de voir mais pas de réservé)
*....

===Gestion des vols===

[[Image:018_parametrage_gestion_vol.jpg|gestion des vols]]

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

Si on choisit la fermeture des vols seulement le pilote devra remplir à l'issue de son vol un formulaire qui fait office de carnet de route de l'aéronef ; il y renseigne le même type d'informations, entre autres les index de départ et d'arrivée, ce qui permettra à Openflyers de calculer le coût du vol.

Si on choisit ouverture et fermeture des vols on doit lors de la prise de l'aéronef renseigner un formulaire où l'on précise la durée estimée, la destination ainsi que d'autres informations.
L'ouverture du vol permet surtout de faire un vérification sur le solde du compte pilote et permettre ou non de voler sur l'appareil.
L'ouverture du vol permet enfin de gérer l'armoire à clef Openflyers et ainsi libérer ou non la clef en fonction des nombreux critères (solde du compte, qualification à jour...)
Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

[[Image:020_parametre_gestion_vols.jpg|gestion des vols detail]]

*Unité de temps par défaut de la structure aéronautique
Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.
*Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord
Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.
*Gestion du temps de vol: il y a deux modes
**Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
**Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
*Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
*Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
*Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes

===Gestion des comptes===

[[Image:AdminDoc3.0.2_parametre_gestion_comptes.png|gestion des comptes détail]]

Ici nous activons le mode gestion des comptes et celle de la TVA

Il est possible de modifier :
*la mention s'il n'y a pas de TVA
*le titre des factures non validées (ex: "Facture proforma", "Bon de commande" ou "Devis")
*l'action à effectuer si le solde du pilote est inférieur au minimum
*le solde minimum
*la limite avant l'envoi d'un e-mail d'alerte le contenu de cet e-mail et la fréquence des envois

==Configuration > Structure > Configuration de la structure==
Ce menu permet de paramétrer les informations "postales" de la structure, c'est la première partie du formulaire.

[[image:006_config_club.jpg|saisie des coordonnées postales]]

La seconde partie concerne le logo de la structure aéronautique, l'adresse de son site internet et l'adresse sous laquelle seront envoyés les mails de confirmation des réservations

[[image:007_config_club_suite.jpg|configuration du logo]]

Nous allons déterminer la position géographique de la structure, pour cela on le sélectionne dans le menu déroulant. S'il n'est pas présent, il faudra remplir les zones prévues à cet effet. C'est à partir de ces coordonnées que sont calculées les heures de coucher et lever de soleil.

[[Image:008_config_club_suite.jpg|configuration des coordonnées]]

Si la structure possède une liste de diffusion, celle ci peut être couplée à OpenFlyers, il suffit d'y mettre son nom et de sélectionner quel logiciel gère la liste.

[[Image:010_config_club_suite.jpg|liste de diffusion]]

La case ''même jour'' permet de pré-sélectionner pour la fin d'une réservation le même jour que la date de début de réservation.

La case ''Commentaire sur les réservations'' laisse la possibilité au pilote de laisser un commentaire sur le vol.

[[Image:011_config_club_suite.jpg|option diverses]]

*L'heure de début et de fin d'activité permet de déterminer la taille de la frise de réservation. Il ne faut pas laisser de minuit à minuit car openflyers vérifie alors sur toute la plage horaire si il y a des réservations, et cela allonge inutilement le temps de traitement.

*la durée minimale spécifie la durée en dessous du quelle aucune réservation n'est possible.
*la durée par défaut pré-sélectionne la durée d'un réservation, bien sÃ»r cela est modifiable par le pilote, mais pas en dessous de la valeur saisie dans la cellule précédente .

[[Image:012_config_club_suite.jpg|heure de début et fin]]

==Configuration > Structure > Flux d'informations==
La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

[[Image:009_config_club_suite.jpg|cellule info]]

De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

==[[Champs additionnels|Configuration > Champ(s) additionnel(s)]]==

=Menu Ressources=
==Menu Ressources > Types de ressources > Places==
Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).

=Menu Admin > Utilisateurs=
==[[Profile-management3.0|Utilisateurs > Profils]]==

==Utilisateurs > Profils plus==
*Pour chaque profil, définir dans la colonne '''Attribution de place''' les places que peuvent utiliser les profils concernés.

Il faut au moins attribuer à un profil une place de 1ère rang (numéro de place 0) qui aura été définie au préalable dans le menu [[#Menu_Ressources_.3E_Types_de_ressources_.3E_Places|Ressources > Types de ressources > Places]].

*Pour chaque profil, il faut définir les '''Types de ressources visibles'''. Un profil ne pourra voir que les ressources dont le type de ressource lui a été défini comme visible.

==Utilisateurs > Utilisateurs==

Vous pouvez maintenant ajouter les utilisateurs d'OpenFlyers. Cette liste devra comprendre les utilisateurs de votre structure aéronautique mais aussi les divers utilisateurs d'OpenFlyers (par exemple : le secrétaire, le mécanicien, l'utilisateur "invité" affiché constamment en poste libre, etc.)

Il y 2 moyens d'ajouter les utilisateurs.

*Tout d'abord l'import des utilisateurs grâce à un fichier en format csv (format géré par le logiciel Excel).
Cela permet un certain gain de temps pour la mise en place d'OpenFlyers.
Vous pourrez le faire à partir du menu Configuration/Import/Importer des utilisateurs.

La marche à suivre et les informations sur cette technique sont clairement données sur la page ainsi obtenue.
N'oubliez pas de paramétrer le

*L'ajout peut aussi se faire manuellement via un formulaire accessible à partir du menu Utilisateurs/Utilisateurs en cliquant en bas de page sur le bouton AJOUTER UN UTILISATEUR.

Nota : Certains utilisateurs apparaissent sur fond rouge dans la liste. C'est que les champs Date de naissance/Sexe/Nationalité n'ont pas été renseignés.

=Comptabilité=
==Généralités==
===Date par défaut dans les formulaires===
Normalement OpenFlyers propose comme date par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) la date de la dernière écriture correspondante enregistrée. Si ce n'est pas le cas, alors c'est une anomalie qu'il faut rapporter sur le [http://bts.openflyers.org BTS].
==Exports==
Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.

=Menu Flotte=

==Ajouter une ressource==

*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Actives''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire et valider

==Désactiver une ressource==

Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant.

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut au préalable :
*que les [[OF_Use_Accounting3.0.2#D.C3.A9sactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]
La liste des comptes associés à un aéronef se trouve dans '''Comptes > Aéronefs > Comptes aéronef'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Ressources > Active'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

==Réactiver une ressource==

Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans '''Admin > Ressources > Ressources > Désactivées''', et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément [[#D.C3.A9sactiver_une_ressource|désactiver une autre ressource]], puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

=[[Import_module3.0.2|Module d'import]]=